Трудовая книжка работника в 2022 году (ведение, выдача, учет), книга учета движения трудовых книжек, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки, скачать бланк и образец заполнения

Новый бланк трудовой книжки с 2023 года

Обратите внимание! Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н утверждена новая форма трудовой книжки. Приказ вступил в силу с 1 сентября 2022 года, но новые бланки можно будет применять лишь с 1 января 2023 года. Вместе с тем трудовые книжки старого образца (а также вкладыши) действуют без ограничения срока.

Трудовые книжки необходимо оформлять каждому сотруднику в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной.

Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2022 году, трудовая книжка открывается в электронной форме. Это правило едино для всех, то есть у работника в данном случае выбора нет.

Зачем же тогда утверждены новые бланки? Все просто — их будут заполнять, если работник выбрал бумажный вариант ведения ТК, а его действующая книжка утрачена или пришла в негодность. Если в ней закончилось место, то будет оформлен вкладыш на новом бланке.

В трудовую книжку вносится вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.

Заказать кадровое обслуживание от 1С

Зачем нужна приходно-расходная книга?

Для осуществления учёта трудовых книжек (иначе ТК), предоставляемых сотрудникам, а также вкладышей в данные документы необходимо завести и своевременно заполнять соответствующую приходно-расходную книгу – журнал, в который уполномоченным лицом вносятся регистрационные записи.

С её помощью осуществляется контроль за расходами, связанными с приобретением новых бланков, а также операциями, связанными с поступлением и передачей данных документов.

Ранее индивидуальные предприниматели не могли заполнять трудовые книжки сотрудников, однако данная обязанность появилась у них после внесения изменений в трудовое законодательство, согласно 309 статье ТК РФ.

Электронный формат трудовой книжки

Обратите внимание! С 2022 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно.

В соответствии с законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, до конца 2020 года каждый сотрудник должен был подать заявление о том, в каком варианте вести его трудовую книжку — бумажном или электронном. Если выбран первый вариант или заявление по какой-то причине не было подано, то в 2022 году его ТК ведется в бумажном виде. Однако право выбора по-прежнему за работником. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой, вести ее в бумажном виде работодатель перестанет.

Порядок перехода на электронные ТК Минтруд разъяснил в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. Каждый работодатель должен был уведомить своих работников о возможности перехода на электронный вариант документа до 31 октября 2022 года. Если работник выбрал второй вариант, бумажная ТК выдается ему на руки в течение 3 рабочих дне. Перед этим в ней делается запись о том, что сотрудник представил работодателю заявления о переходе на электронный формат трудовой книжки.

Порядок внесения записи о выборе сотрудником электронной трудовой книжки следующий:

в графе 1 — порядковый номер записи;
в графе 2 — дата выдачи трудовой книжки на руки работнику;
в графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
в графе 4 указывается заявление работника, а также отражается дата и номер его регистрации.

Затем сведения о трудовой деятельности, включая факт подачи заявления о переходе на электронную ТК, направляются в ПФР в составе формы СЗВ-ТД. Срок — не позднее 15 числа месяц, следующего за тем, в котором работник написал заявление о смене формата книжки.

После перехода на электронную ТК вернуться к ее ведению на бумажном носителе работник уже не сможет.

Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?

Факт приобретения трудкнижки в рамках схемы, которую мы предлагаем, отражается в бухрегистрах проводкой Дт 76 Кт 51 (в сумме, соответствующей закупочной цене бланков).

Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.

При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).

При компенсировании стоимости книжки работником фиксируется удержание суммы из его зарплаты: Дт 70 Кт 73 (или Дт 50 Кт 73, если компенсация прошла через кассу).

Если сотрудник отказался компенсировать стоимость трудкнижки (а у него, как мы уже знаем, есть на это право), в регистрах отражается возникновение прочего расхода: Дт 91 Кт 73.

Узнать больше об особенностях учета БСО в «1С» вы можете в статье «Порядок ведения учета БСО в “1С:Бухгалтерия” (нюансы)».

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Своим приказом № 320н Минфин изменил некоторые правила ведения и учета бумажных трудовых. Они, в отличие от бланка, уже вступили в силу.

Основания для заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

приказ о приеме на работу, переводе, поощрении, увольнении;
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

язык заполнения – русский;
даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Наряду с этим с сентября 2022 года в ТК можно ставить штамп с типовой записью и разрешено использовать комбинированный способ — частично штамп, частично вручную. Также запись можно сделать при помощи технических средств;
не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);
не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;
Примечание
: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

Обратите внимание! По новым правилам работника больше не нужно знакомить со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под роспись в личной карточке. Также отменено требование заверять его подписью все записи, внесенные в ТК за время работы у этого работодателя.

помимо периодов работы, в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.

Если в журнале допущена ошибка

Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

Требования

Обложка приходно-расходной книги выполняется из картона или другого плотного материала.

Перед тем, как начинать заполнение, приходно-расходная книга должна быть:

пронумерована;
прошита;
опломбирована;
заверена.

Номера ставятся на каждой странице книги. Первая страница нумеруется цифрой «1», далее – по порядку. После завершения одной книги заводится новая, где нумерацию рекомендуется начинать заново.

Прошивка книги прихода-расхода трудовых выполняется следующим образом:

шилом или дыроколом делают два-три отверстия по вертикали со стороны переплета (между отверстиями нужно оставить не более трех сантиметров);
через отверстия два-три раза протягивается капроновая нить или лента (можно использовать обычную нить в несколько сложений или канцелярский шпагат);
на последнюю страницу книги выводятся концы прошивки длиной около 7 см и завязываются узлом.

Бланк трудовой книжки в 2022 году

Обратите внимание! С 2022 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно. До конца 2022 года каждый из них должен был подать заявление о том, в каком варианте вести их трудовую. Если заявление по какой-то причине не было подано, то в 2022 году заполняется бумажная ТК. Однако у работника осталось право выбора. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести бумажную работодатель перестанет.

Форма трудовой книжки действующая в 2022 году ().

Вкладыш в трудовую книжку ();

Заказать кадровое обслуживание от 1С

Это может быть интересно

Образцы заполнения трудовых книжек

Что это такое бланки и для чего они нужны

Под бланками строгой отчетности подразумеваются квитанции, которые удостоверяют факт принятия денежных средств от физических лиц. Каждый бланк всегда имеет два экземпляра:

один после заполнения отдается клиенту,
второй остается в организации.

Бланки актуальны только при наличных расчетах, при безналичных перечислениях использование таких бланков невозможно, как в отношениях между юридическими лицами.

По своей сути бланки являются альтернативой кассовому чеку. При этом использование бланков наиболее интересно небольшим компаниям, поскольку они позволяют экономить средства, которые затрачиваются на покупку и обслуживание контрольно-кассовой техники.

Бланки обычно покупаются в специализированных магазинах, разрабатываются организациями самостоятельно или печатаются в типографиях определенными тиражами. Все бланки входят в тираж в определенной хронологии, нумеруются и регистрируются в книге учета.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ();
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ().

Примечание

: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

Согласно положениям приказа № 320н, работодатели могут самостоятельно разрабатывать форму книг по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, а также книгу учёта движения трудовых книжек. Вместе с тем никто не запрещает вести книги по действующим формам, пока они не закончатся.

Ошибки

В случае отсутствия книги прихода-расхода бланков трудовых составляется докладная записка или рапорт на имя первого руководителя компании. Затем книга покупается, оформляется и регистрируется датой вышеуказанного документа.

Заполнение графы 6 обязательно, причем грубой ошибкой будет указание в ней факта приобретения бланка сотрудником самостоятельно.

Это недопустимо, так как бланки являются документацией строгой отчетности, должны иметь несколько степеней защиты, выпускаться только ГОЗНАКом, распространяться им же, возможно – через официальных дистрибьюторов, приобретаться исключительно по договору.

Ошибочным будет назначить ответственным за заполнение книги кадровика. Делать это должен исключительно бухгалтер. В службе кадров ведется вторая книга – учета движения трудовых и вкладышей.

Бухгалтерский учет

Полученные от работников денежные средства учитываются как доходы от реализации прочего имущества на счете 91, субсчет 1 «Прочие доходы», в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если деньги внесены в кассу) или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при наличии заявления работника на удержание из зарплаты):
Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Применение пломбы и сургучной печати

Если для работодателя предпочтительнее пломба, то она должна быть изготовлена с помощью специального устройства, порядок применения которого регламентируется ГОСТ 31282-2004.

Такое устройство должно:

иметь признаки идентификации;
защищать журнал от несанкционированных изменений в его структуре;
обеспечивать защиту пломбы от намеренного нарушения ее целостности.

В числе самых удобных пломб, которые предусмотрены указанным ГОСТ, — пленочные. В их структуре есть участки, на которых можно фиксировать дату опломбирования документа.

Работодателю также следует издать локальный НПА, регламентирующий:

порядок применения пломбирующих устройств;
порядок учета пломб (например, в отдельном журнале);
действия работников при обнаружении нарушения целостности пломб.

Что же касается применения сургучной печати, то оно может выглядеть менее предпочтительным в сравнении с пломбами, поскольку:

сургуч может рассыпаться со временем (в то время как рассматриваемые журналы имеют длительный срок хранения);
сургуч перед применением нужно разогревать с помощью потенциально огнеопасных устройств, и их использование в офисе работодателя может быть нежелательным.

Но если опечатывание сургучом все же выбрано, на уровне локального же НПА следует закрепить:

формат печати (ее содержание);
порядок применения печати сотрудниками;
перечни документов, которые заверяются такой печатью.

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним