Изменился порядок ведения трудовых книжек. Повлияло ли это на бухучет?

Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?

С 01.09.2021 действуют новые правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек. В том числе по новому порядку более не требуется применять установленные унифицированные формы книг и журналов учета книжек, а нужно утвердить собственные.
Что касается самих трудовых книжке нового образца, то их нужно будет применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Как вести трудовые книжки по новым правилам, подробно разъясняется в готовом решении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Напомним! С 2022 года заводить бумажную трудовую книжку для работника, который впервые устаивается на работу, не нужно. На такого работника оформляйте только электронную версию документа. Подробности см. здесь.

Приобретение работодателем бланков трудовых книжек, как и любая другая хозяйственная операция, подлежит отражению в бухгалтерском учете. Списание трудовых книжек также подлежит учету. Таким образом, ведение бухгалтерского учета трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Если же работодатель — ИП, он будет вести учет трудкнижек только в части соблюдения требований по их заполнению и хранению.

Узнать больше о специфике ведения и хранения трудкнижек вы можете в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Кассовый чек при удержании из зарплаты в «1С:ЗУП 8» (ред. 3)

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3 в соответствии с требованиями законодательства начиная с версии 3.1.10.78 добавлена возможность отмечать удержания, которые могут являться основанием для оформления кассовых чеков, и передавать эту информацию в бухгалтерскую программу.

Для удержаний с назначением Прочее удержание в пользу третьих лиц

,
Удержание в счет расчетов по прочим операциям
и видом операции по зарплате
Удержание по прочим операциям с работниками
на закладке
Бухгалтерский учет
добавлен флаг
Является основанием оформления кассового чека
(рис. 1).

Рис. 1. Настройка удержания

Когда хотя бы одно удержание предусматривает оформление кассового чека и в настройках установлен соответствующий флаг, в документе Отражение зарплаты в бухучете

на закладке
Удержанная зарплата
дополнительно появляются колонки:
Чек
,
Описание удержания для чека
. Колонки заполняются автоматически из документа
Удержание по прочим операциям
, регистрирующего удержание сотрудника.

Пример

Работодатель (столовая) вне рамок трудовых отношений оказывает услугу: предоставляет своим сотрудникам обеды и удерживает их стоимость из зарплаты работников.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 настроено «Удержание за обеды»

с установленным флагом
Является основанием оформления кассового чека
(рис. 1).

Для сотрудника С.С. Горбункова зарегистрирован документ Удержание по прочим операциям

в поле
Удержание – «Удержание за обеды»
(рис. 2). Поле
Удержание
доступно, когда в программе настроено несколько различных видов удержания. Если настроен один вид удержания, то он подразумевается по умолчанию.

Рис. 2. Документ «Удержание по прочим операциям»

После расчета зарплаты сформирован документ Отражение зарплаты в бухучете

(рис. 3).

Поля Чек

и
Описание удержания для чека
заполняются в документе автоматически.

Рис. 3. Документ «Отражение зарплаты в бухучете» в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3).

В процессе синхронизации «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» (ред. 3) с программой «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) документ Отражение зарплаты в бухучете

передается в «1С:Бухгалтерию 8» (ред. 3.0).

В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?

Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:

• Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
• С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).

Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:

• трудкнижки следует принимать к учету с выделением НДС (то есть как ТМЦ);
• при взимании компенсации возникает внереализационный доход, а при неосуществлении компенсации — безвозмездная реализация.

Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.

В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:

• трудовые книжки закупаются работодателем не в целях реализации сотрудникам;
• предоставление трудкнижки работнику — не услуга.

С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике. Однако наше мнение: трудовая книжка не является товаром, и сейчас мы расскажем почему.

Доводы в пользу того, что трудовая книжка не товар

Трудкнижку не следует считать товаром, поскольку:

• Товар — это имущество, которое реализуется или же подлежит реализации, то есть передаче от одного лица другому на возмездной основе (п. 3 ст. 38 НК РФ, п. 1 ст. 39 НК РФ). Передача товара на возмездной основе закрепляется договором (ст. 423 ГК РФ). Договор (или сделка) предполагает волеизъявление 2 и более сторон (ст. 154 ГК РФ, п. 50 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25). В то же время передача трудкнижки от работодателя к работнику происходит не в силу их волеизъявления, а в силу предписаний ТК РФ и Правил. Фактически закон обязует их осуществить правоотношение в виде передачи трудкнижки, в то время как граждане и юрлица свободны в заключении договоров (п. 1 ст. 421 ГК РФ).
• Согласно пп. 3–4 Порядка, утвержденного приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н, единственным «легальным» продавцом книжек является ГОЗНАК (или уполномоченные организации). Иные лица их реализовать не вправе (апелляционное определение Брянского облсуда от 07.05.2013 по делу № 33 1206/ 2013).
• Компания, взимающая с сотрудника плату за трудкнижку, получает сумму, не большую и не меньшую, чем она потратила, то есть фактически возмещает собственные затраты на ее приобретение. Реализацией такие операции не признаются (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 02.03.07 № А56-44214/2006).

Есть и еще один нюанс: взимание компенсации предусмотрено только Правилами, в то время как ТК РФ — более высокий по правовой иерархии законодательный акт — о ней не упоминает и не ставит перед работодателем такой обязанности.

Расходы на трудовые

По окончании месяца уполномоченный сотрудник организации представляет в бухгалтерию отчет о средствах, полученных за оформленные бланков. К нему прикладывается приходной ордер.

Работник не платит за оформление трудовой при поступлении на должность. После того, как в документ вносят сведения о работнике, он перестает быть собственностью нанимателя. Хотя он хранится в кадровом отделе, но принадлежит сотруднику и выдается ему при уходе из организации согласно ст. 84.1 ТК РФ.

Плату за бланк взимают с сотрудника при выдаче книжки согласно размеру понесенных начальником затрат согласно п. 46, 47 ПП РФ от 16.04.2003 № 225, Определению ВС РФ в от 06.09.2007 № КАС07‑416 . Дата выдачи книжки ушедшему из организации работнику фиксируется в специальной книге учета.

Плата за документы о рабочей деятельности и стаже не взимается с персонала, если:

• Наниматель допускает неправильное заполнение бланка.
• Происходит порча документа по вине руководства.
• Фиксируется факт массовой утраты книжек в результате ЧС.

Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?

Факт приобретения трудкнижки в рамках схемы, которую мы предлагаем, отражается в бухрегистрах проводкой Дт 76 Кт 51 (в сумме, соответствующей закупочной цене бланков).

Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.

При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).

При компенсировании стоимости книжки работником фиксируется удержание суммы из его зарплаты: Дт 70 Кт 73 (или Дт 50 Кт 73, если компенсация прошла через кассу).

Если сотрудник отказался компенсировать стоимость трудкнижки (а у него, как мы уже знаем, есть на это право), в регистрах отражается возникновение прочего расхода: Дт 91 Кт 73.

Узнать больше об особенностях учета БСО в «1С» вы можете в статье «Порядок ведения учета БСО в “1С:Бухгалтерия” (нюансы)».

Записи в учете при покупке бланков

Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.

Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.

В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».

Какие журналы учета трудкнижек должны использоваться?

В соответствии с п. 40 Правил, утвержденных приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, работодатель должен самостоятельно разработать и вести журналы по учету:

• Движения трудовых книжек и вкладышей в нее. В журнале нужно указать серию и номер трудовых книжек, принятых от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
• Бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В этом журнале фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

Формы журналов, действующие до 31.08.2021, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, утратили силу. Но их можно взять за основу при разработке собственных книг (журналов). Скачать формы можно бесплатно по ссылкам ниже.

• Журнал учета чистых бланков и вкладышей — то есть приходно-расходной книги, в которой указываются сведения о поставщиках БСО. За ее ведение, как правило, отвечает бухгалтерия.

• Журнал учета заполненных трудовых книжек и вкладышей. Ведение этого документа обычно в компетенции кадровой службы.

Срок хранения журналов (приказ Росархива России от 20.12.2019 № 236):

• учета бланков в архиве организации — 5 лет;
• учета трудкнижек и вкладышей — 75 лет.

Зарплата в денежной и неденежной форме

Работодатель должен оплачивать труд работника (ст. 129 ТК РФ). Статья 131 ТК РФ указывает, что выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте Российской Федерации (в рублях) и в отдельных случаях – в иностранной валюте и в неденежной форме.

Оплатить труд в неденежной форме можно в соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника. При этом натуральная оплата труда не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы.

При разрешении споров, возникших в связи с выплатой работнику заработной платы в неденежной форме, следует учитывать статью 4 Конвенции МОТ от 01.07.1949 № 95 об охране заработной платы, ратифицированной Указом Президиума Верховного Совета СССР от 31.01.1961 № 31.

В ней указано, что выплата заработной платы в такой форме может быть признана обоснованной при доказанности следующих юридически значимых обстоятельств:

• работник добровольно пожелал и подтвердил письменным заявлением получение заработной платы в неденежной форме;
• выплачиваемая заработная плата в неденежной форме не превышает 20% от начисленного месячного заработка;
• выплата заработной платы в натуральной форме обычна или желательна в данной отрасли промышленности или профессии (например, сельскохозяйственном секторе экономики);
• подобного рода выплаты подходят для личного потребления работника и его семьи или приносят ему известного рода пользу;
• при выплате работнику заработной платы в натуральной форме соблюдены требования разумности и справедливости в отношении стоимости товаров, передаваемых ему в качестве оплаты труда, т. е. их стоимость во всяком случае не должна превышать уровень рыночных цен, сложившихся для этих товаров в данной местности в период начисления выплат.

Может случиться, что получаемые работником товары и услуги столь выгодны ему, что он изъявляет желание приобрести их в счет заработной платы в большем объеме, нежели 20%. Работодатель вправе пойти навстречу такому пожеланию, но только не в качестве оплаты труда, а в счет заработной платы, по сути продавая эти товары или услуги своему работнику как контрагенту.

Если сотрудник получает от работодателя товары или услуги не в качестве оплаты труда (и не нарушает требования статьи 131 ТК РФ и статьи 4 Конвенции МОТ № 95), то передача товаров и предоставление услуг с удержанием их стоимости из зарплаты для работодателя оказываются обычной реализацией. Контрагентом в этой сделке выступает сотрудник.

Уплата приобретенных им товаров и услуг подлежит подтверждению кассовым чеком даже в тех случаях, когда стоимость товаров и услуг удерживается из зарплаты. Такое удержание не является «удержанием» в смысле статьи 138 ТК РФ и не подлежит ограничению.

Технические нюансы: как прошить журнал учета трудовых книжек

Технология прошивки журналов учета трудкнижек нигде законодательно не закреплена. Для решения этого вопроса предлагаем вам воспользоваться рекомендациями Минфина, отраженными в письме от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 и касающимися правил подготовки копий документов, истребуемых ФНС при налоговых проверках.

Итак, Минфин советует:

• осуществлять сшивание прочной нитью 2–4 проколами при выводе нити на оборотную сторону документа;
• скреплять сшиваемый документ подписями ответственных лиц с указанием их Ф. И. О.;
• указывать сведения о количестве листов, дате подписания журнала;
• сшивать документ так, чтобы любая его страница могла быть легко прочитана или отксерокопирована.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс: С 1 сентября 2021 г. опломбировать книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек такое требование не предусмотрено. Исключение… Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение, чтобы узнать в каких случаях книга должна быть опломбиирована.

Применение пломбы и сургучной печати

Если для работодателя предпочтительнее пломба, то она должна быть изготовлена с помощью специального устройства, порядок применения которого регламентируется ГОСТ 31282-2004.

Такое устройство должно:

• иметь признаки идентификации;
• защищать журнал от несанкционированных изменений в его структуре;
• обеспечивать защиту пломбы от намеренного нарушения ее целостности.

В числе самых удобных пломб, которые предусмотрены указанным ГОСТ, — пленочные. В их структуре есть участки, на которых можно фиксировать дату опломбирования документа.

Работодателю также следует издать локальный НПА, регламентирующий:

• порядок применения пломбирующих устройств;
• порядок учета пломб (например, в отдельном журнале);
• действия работников при обнаружении нарушения целостности пломб.

Что же касается применения сургучной печати, то оно может выглядеть менее предпочтительным в сравнении с пломбами, поскольку:

• сургуч может рассыпаться со временем (в то время как рассматриваемые журналы имеют длительный срок хранения);
• сургуч перед применением нужно разогревать с помощью потенциально огнеопасных устройств, и их использование в офисе работодателя может быть нежелательным.

Но если опечатывание сургучом все же выбрано, на уровне локального же НПА следует закрепить:

• формат печати (ее содержание);
• порядок применения печати сотрудниками;
• перечни документов, которые заверяются такой печатью.

Кто составляет акт о списании

Составляет и подписывает бумагу специально создаваемая комиссия. В ее состав входят не менее трех человек из числа сотрудников организации, как правило, это работники кадровой службы и бухгалтерии. В обязанности комиссии входит:

• выявить подлежащие уничтожению бумаги;
• убедиться, что их необходимо утилизировать, в том числе: проверить срок хранения, если уничтожается невостребованная бумага, убедиться в наличии ошибок, поскольку дальнейшее заполнение трудовой книжки при испорченном бланке не допускается, или в непригодности документа для дальнейшего использования;
• составить акт и подписать его;
• осуществить самостоятельно или лично проконтролировать процесс физического уничтожения.

Нарушения в учете трудовых книжек: ответственность

Нарушения в учете трудовых книжек, которые приводят к несвоевременному снабжению сотрудников трудкнижками, могут быть поводом для применения к работодателю следующих санкций, предусмотренных п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• штрафа в 1 000–5 000 рублей для работодателей в статусе ИП и должностных лиц;
• штрафа в 30 000–50 000 рублей для работодателей в статусе юрлиц.

Нарушение порядка бухучета трудкнижек может привести к штрафу в размере 5000–10 000 рублей, налагаемому на должностное лицо (п. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

В обоих случаях повторные нарушения приводят к существенному ужесточению санкций.

В случае если трудкнижки будут утеряны из архива предприятия при личном попустительстве работодателя, то к руководителю фирмы могут быть применены санкции, предусмотренные ст. 325 УК РФ: штраф в размере до 200 000 рублей, исправительные работы, лишение свободы.

Узнать больше о порядке несения предприятием ответственности за нарушения в порядке учета и хранения трудкнижек вы можете в статье «Какова ответственность за неприменение или утерю БСО?».

Итоги

Бухгалтерский учет трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Выбор счетов для его ведения — вопрос очень спорный и неоднозначно трактуемый чиновниками. Мы предлагаем применять схему, при которой трудкнижки принимаются к учету в качестве БСО.

Узнать больше об особенностях учета трудовых книжек вы можете в статьях:

• ;
• «Как правильно заверить трудовую книжку — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Реализация трудовых книжек сотрудникам (проводки)

Выполняя бухгалтерский учет трудовых книжек (проводки тут несложные), уполномоченный представитель нанимателя может указать их на счету 10 «Материалы». Записи ведутся в следующем виде:

• ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60 – Бланки оприходованы, без учета НДС.
• ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 10 – Списание цены документа при приеме на работу нового специалиста. Возмещение стоимости предполагается после расторжения трудового договора с гражданином.

Наниматели, оформляющие проводки по трудовым книжкам, отмечают бланки в статье прочих расходов. Их отражают на забалансовом счете в качестве бланков строгой отчетности. По рекомендации чиновников Минфина бухгалтерский учет трудовых книжек фиксируется в следующей виде – проводки:

• ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76 – Сведения о покупке бланков, не учитывая налог на добавленную стоимость.
• ДЕБЕТ 006 – Принятие документов на забалансовый учет.
• КРЕДИТ 006 – Применение бланков для оформления трудовых.