Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Когда понадобится приказ по личному составу

На основании норм Трудового кодекса РФ можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распорядительных актах, приказах все кадровые вопросы:

• прием на работу (ст. 68 ТК РФ);
• перевод на другую работу или должность (ст. 62 ТК РФ);
• расторжение трудового соглашения (ст. 84.1 ТК РФ);
• предоставление планового отпуска или отзыв из отпуска (ст. 116 ТК РФ);
• отправление в командировку (ст. 166 ТК РФ);
• поощрение или дисциплинарное взыскание с работника (ст. 193 ТК РФ).

Соответствующие приказы являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят приказы сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

Структура приказа

Структура является одним из важных элементов их классификации. Распоряжения по личному составу делятся на 2 вида:

1. Простые. Характерным признаком является наличие одного распорядительного действия (уволить, принять и т. д.).
2. Сложные. Характерным признаком является наличие нескольких распорядительных разделов. Такой вариант распространен, но трудоемкий в использовании.

В зависимости от адресата делятся на:

• индивидуальные — включающие сведения об одном работнике;
• сводные — включают сведения о нескольких сотрудниках.

Сводный приказ по личному составу по окончании каждого пункта должен содержать ссылку на основание (письменное) для осуществления конкретного распорядительного действия.

Формируя приказы сложного и сводного форматов, не стоит включать в один документ сведения с различными сроками хранения. Из-за этого их будет сложно отнести к бумагам короткого или длительного срока хранения.

Основным внутренним элементом является раздел, состоящий из пунктов. Пункты включаются при наличии основания. Это значит, что нужно в обязательном порядке привести ссылку на такое основание. Например, если работодатель создает распорядительный документ о назначении на должность, пункты включаются на основании:

• личного заявления;
• трудового соглашения;
• служебной записки.

В приказ лучше включить термин «основание», после него указать ссылку на конкретный документ. При оформлении (к примеру, о назначении) разработчик должен использовать формулировки, имеющие юридическое значение.

Типовая структура приказа по личному составу включает блоки, содержащие:

• распорядительное действие работодателя;
• Ф.И.О. сотрудника, иную информацию о нем;
• дату вступления в силу конкретного пункта;
• другие важные сведения.

Распоряжения могут сопровождаться различными приложениями, необходимыми для полного раскрытия содержания (перечень должностей, разъяснения и т. д.). Мы подготовили примеры приказов по личному составу на 2022 год для разных ситуаций. Используйте их в работе.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов. Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников.

Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ. Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Пример приказа о приеме на работу на основе унифицированной формы

Образец приказа по личному составу в текстовом формате

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом). Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Другие типы приказов по личному составу

Существуют и другие виды приказов по личному составу. Приведем только примерный перечень их укрупненных групп:

• прием на работу, увольнение, перевод относятся к группе организационных приказов по личному составу;
• дисциплинарные приказы: о наказании или поощрении;
• регламентарные: о различных видах отпусков, о направлении в командировку;
• зарплатные: об установлении окладов, системы надбавок и различных доплат;
• мотивирующие: о применении премий и иных дополнительных вознаграждений;
• технического характера: об изменении, уточнении или отмене приказа при необходимости.

Каждая следующая группа приказов в перечне отличается от предыдущей, но все они регламентируют взаимодействие работодателя со штатом работников, по отдельности с каждым сотрудником или с их группами.

Пример дисциплинарного приказа

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

•эксплуатация зданий, помещений;

•транспортное обслуживание, внутренняя связь;

•обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

•приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

•об определении места для курения;

•о переходе на электронную пропускную систему;

•ремонте помещений;

•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

•организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

•выделении транспортных средств для решения различных задач;

•выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

•проведении инструктажа по ГО и ЧС;

•об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

• АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно»[6], а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

Внесение изменений в приказ

Вносить правки и корректировки в уже официально изданный приказ можно на основании другого приказа. В таком приказе необходимо указать причину изменений, обязательно нужно указать приказ, в который вносятся правки, последствия изменений. Ознакомление работника с такими актами обязательно.

Корректировки чаще всего вносятся в результате:

• изменений в действующем законодательстве;
• изменений обстоятельств, которые имеют значение для исполнения распоряжения, например изменение обстоятельств места и времени;
• изменений первоначальных личных обстоятельств у сотрудника, в отношении которого выносится распорядительный акт.

Таким образом, поправки необходимы, если изменились обстоятельства или правовая основа, и в действующем виде приказ неактуален и не обеспечивает достижение поставленной при его составлении цели.

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ. В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Отмена приказа

Отмена приказа по личному составу производится на основании решения руководства отдельным распорядительным актом. В приказе об отмене, аналогично акту о внесении правок, необходимо указать основание отмены и ссылку на отменяемое распоряжение, последующие изменения в правоотношениях, действия, которые необходимо совершить. Распорядительный акт также должен быть предоставлен для ознакомления работнику, чьи права и интересы он затрагивает.

Отмена распорядительного акта может стать необходимой в связи с изменением первоначальных обстоятельств, при которых принималось первоначальное распоряжение. В деятельности хозяйствующих субъектов такие случаи возникают достаточно часто.

Чаще всего требуется отмена следующих распорядительных актов:

• о приеме на работу;
• о прекращении трудовых отношений по инициативе работника или работодателя (например, если выяснится, что причина нарушения трудовых обязанностей или трудового распорядка является уважительной);
• о направлении в командировку;
• о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска;
• о досрочном прекращении действия дисциплинарного взыскания.

Требования к содержанию

Для оформления распоряжения можно (но с 2013 года не обязательно) применять образец приказа по личному составу из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Это значит, что работодатель вправе разработать и утвердить форму по образцу, утвержденному в организации. Вне зависимости от того, какой вариант избирает учреждение, документ должен быть сформирован в соответствии с требованиями делопроизводства.

Нужно включить ряд обязательных элементов:

1. Наименование.
2. Номер, дата формирования.
3. Название учреждения.
4. Основная часть.

В основной части нужно указать:

• смысл;
• перечень сотрудников, которых он касается;
• дату вступления в силу;
• обоснование для разработки;
• основания.

В заключении перечислите сотрудников, которые несут ответственность за исполнение распоряжений.

Формулировки, применяемые в приказе по личному составу, должны совпадать с формулировками ТК РФ. Увольняя работника, нужно указать причины, точно совпадающие с соответствующей статьей и пунктом ТК РФ. Поощряя или наказывая работника, формулировать причины и виды наказаний из ст. 191, 192, 193 ТК РФ.

Ф.И.О. сотрудника пишется полностью. Название занимаемой должности — так, как упомянуто в штатном расписании.

С распоряжением по личному составу нужно знакомить всех упомянутых в нем сотрудников под подпись.

Образцы кадровых приказов (типовые формы, бланки и заполненные)

Перед Вами разработанные нашими юристами типовые формы (бланки) приказов для кадрового делопроизводства. Если Вам какие-то из них понравятся и подойдут, то Вы можете утвердить их для своей компании. Сейчас большинство работодателей сами утверждают для себя формы первичных учетных документов, в т.ч. приказов — согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Образцы приказов для кадровика

Примерная форма журнала регистрации приказов >>