Справка 2-НДФЛ в 2022 году: бланк, коды и порядок выдачи работникам

Для чего нужна справка о доходах

Функция, которую выполняет справка о доходах физического лица, — информирование уполномоченных органов и организаций (например банков) о размере заработка граждан и суммах удержанного с него налога. Составление этого документа является одной из основных задач любого бухгалтера, который занимается вопросами заработной платы.
До 2022 года этот документ назывался 2-НДФЛ, и, кроме выдачи на руки работникам, налоговые агенты ежегодно оформляли его и сдавали в ИФНС на всех сотрудников организации. Теперь ситуация изменилась. Отдельной 2-НДФЛ больше не существует. Для отчетности ее включили в состав расчета 6-НДФЛ. Приказом ФНС № ЕД-7-11/[email protected] от 15.10.2020 утверждена новая форма справки 2-НДФЛ в 2022 году для выдачи на руки налогоплательщикам. Она носит название «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Но функционал документа, его назначение и требования к его выдаче не изменились.

ВАЖНО!

Смотрим в Приказе ФНС № ЕД-7-11/[email protected] от 28.09.2021, какие изменения в 2-НДФЛ в 2022 году, — с 01.01.2022 действует обновленная форма расчета 6-НДФЛ и справок о доходах и налогах физлиц. Расчет за 4 квартал 2022 года вместе со справочными приложениями необходимо сдавать по новой форме.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали последние изменения в форме 2-НДФЛ и составили новые образцы. Используйте эти инструкции бесплатно.

Когда требуется подтверждение доходов для ипотечного кредита

Для оформления в банке ипотечного кредита на приобретение жилья заемщику требуется подтвердить доходы. Иногда банки требуют предоставить сведения от работодателя (или нескольких, если человек работает по совместительству) по форме, разработанной и утвержденной самой кредитной организацией, но чаще применяется официальный бланк, который разработала и утвердила ФНС.

Использование такого бланка имеет ряд преимуществ:

• банку легко проверить достоверность указанных в документе сведений;
• документ подтверждает официальное трудоустройство и тот факт, что с человека удерживают подоходный налог.

Основное предназначение — подтверждение источника постоянного дохода заемщика, необходимого для своевременного погашения ипотеки. Но в некоторых ситуациях сделать справку 2-НДФЛ для ипотеки необходимо не для банка, а для:

• оформления виз;
• трудоустройства;
• расчета суммы алиментов;
• усыновления или оформления опеки на детей;
• оформления пособий и пенсий;
• оформления льгот.

Как получить справку о доходах в 2022 году

По нормам Трудового кодекса РФ, работодатели обязаны выдать работнику документ о доходах:

• при увольнении вместе с трудовой книжкой и остальными документами;
• в любой момент по запросу — на изготовление документа дается 3 дня после получения заявления (ст. 62 ТК РФ).

Никаких других оснований для изготовления 2-НДФЛ для сотрудника в 2022 году у работодателей нет. Никакие органы и службы не вправе ее запрашивать, минуя налогоплательщика.

ВАЖНО!

Обратите внимание, что срок сдачи 2-НДФЛ истек 01.03.2021 и больше направлять этот документ в ИФНС не требуется. Он теперь включен в состав расчета 6-НДФЛ в виде приложения № 1.

Бланк расчета и приложения к нему утверждены Приказом ФНС России № ЕД-7-11/[email protected] от 15.10.2020. Отдельная отчетность 2-НДФЛ в 2022 году для налоговых агентов не предусмотрена.

Как заполняется этот отчет, подробно рассказано в статье «Как заполнить форму 6-НДФЛ за 4 квартал 2022 года. Полное руководство».

ВАЖНО!

При запросе работником, в том числе уже уволенным, сведений о заработной плате и удержанном налоге за прошлые периоды организация выдает документ по форме, которая действовала в тот период. Учитывайте и действовавший на тот момент порядок заполнения, который обычно утвержден тем же приказом ФНС, что и бланк.

Способы сдачи 2-НДФЛ в ИФНС

С 01.01.2020 года изменились лимиты, дающие право работодателям сдавать отчет на бумаге. В 2022 году 2-НДФЛ на бумаге могли сдать налоговые агенты, выплатившие доход не более, чем 25 сотрудникам. С 2020 года их численность сократилась до 10 человек.

Таким образом, направить 2-НДФЛ за 2022 год в ИФНС можно (п. 2 ст. 230 НК РФ):

• На бумаге — если численность сотрудников, которым выплачен доход, не превышает 10 человек.

Те, кто выплатил доход 10 сотрудникам и менее, могут сдать отчет так как им удобно: на бумаге или электронно. А вот те, у кого сотрудников больше — выбора не имеют, они сдают его только в электронном формате.

• В электронной форме — если сотрудников, получивших доход, 11 человек и больше.

Справка в электронной форме направляется по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через операторов электронного документооборота. Перед этим ее нужно подписать ЭЦП.

У многих работодателей возникают вопросы относительно предельной численности сотрудников, позволяющей сдавать 2-НДФЛ на бумаге. Формулировка, указанная в п. 2 ст. 230 НК РФ, довольно размыта и указывает на количество сотрудников — до 10 человек. И у многих это вызывает закономерный вопрос: включительно или нет. До недавнего времени официальных разъяснений по этому вопросу не было и при сдаче отчета на местах между ИФНС и налогоплательщиками часто возникали споры. Точку в этих спорах поставила ФНС, выпустив Письмо от 15.11.2019 № БС-4-11/[email protected], в котором указало, на то, что отчет сдается в электронной форме, при численности сотрудников свыше 10 человек:

Образец заявления для получения сведений о доходах

По нормам ТК РФ, письменное заявление работника о запросе сведений о доходах не является обязательным. Но рекомендуется его затребовать — это выгодно как работнику, так и работодателю. С даты его получения начинается трехдневный срок для изготовления справки. Если возникнут разногласия по этому поводу, проще окажется доказать правоту.

Написать заявление о выдаче 2-НДФЛ при увольнении в 2022 году разрешается в произвольной форме, главное, чтобы были подпись заявителя и дата составления. Вот так выглядит примерный образец:

Подтверждение информации о работе ИП

В своей деятельности предприниматель является сам себе работодателем и работником. Для подтверждения своей деятельности в финансовых и государственных структурах обычно достаточно предъявления выписки из ЕГРИП, свидетельства о внесении в ЕГРИП, а для подтверждения дохода — декларации о доходах с отметкой о приеме в налоговом органе. Но при возникновении потребности бизнесмен вправе сам себе выдать необходимую справку. В таком случае документ выдается на имя предпринимателя и им же подписывается. Вероятнее всего, информацию все же потребуется подтвердить документами из налоговой.

В различных жизненных ситуациях требуются документы о профессиональной занятости и наличии доходов. Индивидуальный предприниматель вправе давать различные варианты деловых подтверждений как в свободной, так и в унифицированной форме.

Коды доходов и вычетов

ФНС Приказом № ММВ-7-11/820 от 24.10.2017 утвердила целый ряд кодов доходов и вычетов, которые необходимо использовать при заполнении документа о доходах (бывшей 2-НДФЛ). Они необходимы для обозначения операций в документе.

Отдельные коды ФНС присвоила доходам граждан от операций с финансовыми инструментами: появился код инвестиционного вычета «619». Он соответствует сумме положительного финансового результата, полученного налогоплательщиком по операциям на индивидуальном инвестиционном счете. Код дохода «дивиденды» не изменился, их по-прежнему обозначают 1010.

Подробнее о кодировке доходов: как отразить больничный в справке 2-НДФЛ

Налоговым агентам следует внимательно следить за верным указанием кодов налоговых вычетов. Например, стандартный вычет на ребенка обозначают кодом 126. Если ошибиться, то придется доказывать, что вычет предоставлен законно и его сумма не превышает предусмотренную Налоговым кодексом РФ. Если налоговый агент необоснованно увеличил сумму вычета, тем самым он уменьшил сумму налога к уплате, фактически обманув бюджет. В этом случае его заставят не только вернуть разницу с учетом пени по нормам статьи 75 НК РФ, но и заплатить штраф в размере 20% от этой суммы, по нормам статьи 123 НК РФ.

Полный перечень кодов вычетов приведен в приложении к Приказу ФНС № ММВ-7-11/[email protected] от 10.09.2015.

Штрафы за 2-НДФЛ

Размер штрафа зависит от вида правонарушения:

• Справка сдана с опозданием (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Штраф составит 200 руб. за каждый непредставленный в срок документ. Если вы опоздали со сдачей 2-НДФЛ по 25 сотрудникам вас оштрафуют на 5 000 руб.

• В 2-НДФЛ допущены ошибки (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

За ошибку в справке штраф составит 500 руб. Если, например, вы подали 25 справок и 5 из них с ошибками, то штраф на вас наложат в размере 2 500 руб. Обратите внимание, что налоговый орган не уточняет за какие именно ошибки положен штраф. В статье ст. 126.1 НК РФ говорится лишь о недостоверных сведениях, а вот, что к ним относится законодатель не уточняет.

В своем письме от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 ФНС РФ указывает, что к недостоверным сведениям относятся арифметические ошибки, искажения суммовых показателей и иные ошибки, влекущих неблагоприятные последствия для бюджета. Касается это и ошибок в ИНН, ФИО, дате рождения и паспортных данных сотрудника.

Но если вы обнаружили ошибку раньше, чем налоговики, и подали корректирующую 2-НДФЛ — штрафа не будет (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Как выглядит справка в 2022 году

Для выдачи работникам действует не 2-НДФЛ за 2022 год для работника, а справка о доходах и суммах налога. Ее форма ничем не отличается от упраздненной 2-НДФЛ. Вот так выглядит образец заполнения по новой форме:

Алгоритм заполнения документа:

1. Указать период и дату выдачи справки 2-НДФЛ для сотрудников (справки о доходах).
2. Вписать данные налогового агента (организации) — наименование, код ОКПО, ИНН, номер телефона, адрес.
3. Отразить данные налогоплательщика — Ф.И.О., ИНН, дату рождения, реквизиты и код документа, удостоверяющего личность, код статуса налогоплательщика.
4. Привести действующую ставку налога — в примере стандартные 13%.
5. Привести в разделе 3 коды полученных налогоплательщиком доходов за каждый месяц (в примере зарплата — код 2000).
6. Сообщить об использованных вычетах с указанием их кодов.
7. Указать общие суммы выплат и удержанного налога.

Заверяет справку своей личной подписью тот бухгалтер, который ее составлял.

Сколько действует документ, подтверждающий размер зарплаты

Банки самостоятельно устанавливают период справки 2-НДФЛ для ипотеки — некоторым достаточно информации за текущий год, некоторые хотят иметь данные за три года. Пожелание банка о периоде необходимо учитывать при обращении с заявлением к работодателю.

Документ, предоставляемый в банк, требуется свежий. Справка, взятая в январе, не подойдет для предоставления кредитору в июне. Необходимо уточнить эту информацию у кредитного менеджера банка, в котором оформляется ипотечный кредит. Иногда не подойдут сведения, которые получены в прошлом месяце, а случается и так, что допустимо предоставить информацию, оформленную 3 месяца назад.

Исправление ошибок

Если справочные документы в составе расчета 6-НДФЛ содержат ошибку, налоговый агент оформляет уточненную форму. В поле «№» необходимо указать номер первоначальной справки (в которой была допущена ошибка). Дату оформления ставят текущую. В поле «Номер корректировки» надо указать код 01 или 02 и т. д. (в зависимости от того, какая по счету корректировка).

ВАЖНО!

Если в справочном документе допущена ошибка, сдается полная уточненная форма 6-НДФЛ, а не один лист. Если исправления вносятся только в расчет 6-НДФЛ, подавать в составе корректировки справки по налогоплательщикам не требуется.