Каковы правила выдачи трудовой книжки при увольнении

На основании статьи 234 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки. Кроме того, на основании статьи 237 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить работнику моральный вред, причиненный неправомерными действиями или бездействием.

Актуально

Несмотря на объявленную «электронизацию», трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей(утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225)).Между тем судебная практика по делам «о задержках» весьма противоречива.

Внесение записи в трудовую книжку при расторжении договора

Продолжаете вести бумажные трудовые книжки? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите полный алгоритм работы с бумажными трудовыми книжками с учетом последних изменений законодательства.
Факт увольнения работника подтверждается соответствующим приказом, на основании которого делается запись в трудовой книжке. Запись содержит сроки увольнения и основания для прекращения трудовых отношений.

Порядок внесения записей регламентируется Порядком по заполнению трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

Увольнение сотрудника предполагает, что записи, которые были внесены в документ во время работы у данного работодателя, заверяются итоговыми подписями руководства и работника, а также печатью (при наличии). Об этом свидетельствует п. 36 Порядка по приказу № 320н. Подпись работника может отсутствовать, если нет возможности передать ему документ лично в руки.

Сама запись об увольнении производится в следующем порядке:

• в графе 1 проставляется порядковый номер записи;
• графа 2 отражает дату увольнения;
• графа 3 содержит сведения о самом увольнении (его причинах);
• графа 4 дает информацию о приказе, на основании которого расторгнут трудовой договор.

Запись о расторжении трудового договора должна включать ссылку на основание ― соответствующую статью ТК РФ.

ВНИМАНИЕ! Действующими с 01.09.2021 правилами ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено (раньше работники расписывались под записью об увольнении). Подробнее о новых правилах оформления трудовой книжки, действующих с сентября 2022 года, читайте здесь.

Прочую информацию об оформлении трудовой книжки можно получить из статьи «Роструд разрешил “штамповать” трудовые книжки».

Наказание работодателя

В соответствии со ст. 21 ТК РФ, руководитель обязан выдать трудовой договор и корректно заполненную трудовую книжку работнику после его увольнения.

Если нарушение законодательства и ТК будет выявлено, работодателю грозит как минимум административная ответственность, согласно ст. 5.27 КоАП.

В этом случае на имя ИП, собственника организации либо уполномоченного лица отдела кадров будет выписан штраф от 1000 до 5 000 рублей, а само предприятие облагается штрафом в 30 000 – 50 000 рублей. Для должностного лица штраф будет составлять от 100 000 до 200 000 рублей с возможностью дисквалификации не менее чем на 1 год.

Получение трудовой книжки при увольнении

Выдача трудовой книжки при увольнении регламентируется законодательством. Согласно ст. 84.1 ТК РФ ее необходимо передать работнику в последний рабочий день, который и считается днем увольнения.

Однако в некоторых случаях в день увольнения сотрудник может отсутствовать на рабочем месте или отказаться от получения книжки. При таких обстоятельствах следует отправить ему по почте уведомление, содержащее просьбу явиться в организацию для получения трудовой книжки или предложение переслать документ почтой. Почтовая пересылка допускается только после получения письменного согласия на это уволенного сотрудника. Соблюдение этой процедуры снимает с работодателя дальнейшую ответственность за несвоевременную отправку документа.

О том, какие действия необходимо совершить при некоторых случаях увольнения сотрудников, см. в статье «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением».

Направьте уведомление работнику

Работодатель может направить трудовую книжку работнику почтой, но только получив его согласие (ст. 84.1 ТК). А чтобы получить такое разрешение от работника, который не выходит на связь или отказывается забирать книжку лично, работодателю следует написать ему письмо — официальное уведомление, в котором он сообщает работнику, что соблюдает закон, готов отдать книжку сразу и предлагает удобные варианты ее получения:

• забрать лично;
• получить почтой.

Уведомление оформляется в свободной форме, но желательно прописать в нем причину прекращения трудового договора и дату последнего дня работы. Сообщите о своей обязанности хранить трудовую книжку согласно ст. 84.1 ТК, попросите явиться за документом и предложите направить ее почтой. Обязательно предупредите, что в противном случае она так и будет лежать у вас в архиве, пока работник ее не заберет.

Образец уведомления работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой

Со дня направления такого уведомления работнику работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Поэтому направьте уведомление в день увольнения заказным письмом с описью вложения на адрес работника, который вам известен. Если отправите на следующий день, то нарушите требование закона о выдаче книжки в день увольнения.

Не получается отдать книжку лично — сразу же готовьте и несите на почту уведомление. Почтовый штамп с датой отправки подтвердит, что сроки вы не пропустили.

Все это время книжка должна храниться у работодателя, он не вправе с ней что-либо делать. Если работник не может прийти, но согласен на отправку почтой, вы должны получить от него официальное согласие, т. е. такое же письмо. В спорной ситуации вы сможете доказать, что направили книжку почтой с разрешения работника, а письмо будет этому подтверждением.

Однако конфликтный работник может намеренно вам не отвечать на письмо. В этом случае доказательством того, что вы не удерживаете его книжку у себя, станет то самое уведомление, которое вы направили ему, опись вложения и почтовая квитанция. Сроки, в которые работник должен явиться за книжкой, законом не установлены. Если за книжкой так и не пришли, храните ее у себя до востребования в течение 50 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Бывает и так, что направленную книжку не забирают на почте (уехали отпуск, лежат в больнице, находятся в СИЗО и т. п.). Она лежит в отделении и затем возвращается обратно к вам. В этом случае безопаснее для себя будет принять книжку и хранить до востребования, как и указано в п. 43 раздела VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Если работник одумается и придет за трудовой позже, то напишет письменное заявление о выдаче ему трудовой книжки. Вы обязаны предоставить ему документ в течение 3 рабочих дней с момента поступления такого заявления (ст. 84.1 ТК РФ).

А если ваш работник умер, то в его трудовую нужно внести соответствующую запись о прекращении трудового договора и выдать на руки одному из его родственников под расписку или выслать по почте, но также с письменного согласия родственника (п. 37 раздела IV Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225).

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Выдача трудовой книжки сторонним гражданам

Иногда допускается передача документа и без участия уволенного лица. В случае смерти сотрудника трудовую книжку также следует оформить по всем правилам, внести соответствующие записи и передать родственникам умершего. Документ может быть отправлен почтой по их письменному заявлению. Подтверждением наличия родственной связи может быть любой документ: свидетельство о рождении, о браке и пр.

Получить трудовую книжку вправе и доверенное лицо уволенного работника. При этом требуется предъявить оформленную доверенность, содержащую следующие данные:

• сведения о заинтересованных лицах (доверителе и получателе), реквизиты удостоверяющих их личность документов;
• характер совершаемых доверяемых действий;
• образцы подписей;
• сроки действия документа.

Выдачу книжки необходимо закрепить распиской доверенного лица о ее получении. Если выдача документа невозможна по причине отказа в получении или невостребованности, его следует хранить до востребования. Максимальный срок хранения работодателем составляет 75 лет, если документ закончен делопроизводством после 01.01.2003, и 50 лет, если до 01.01.2003 (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Более подробную информацию о сроках хранения документов см. в статье «Каков срок хранения кадровых документов в организации».

Работодатель не возвращает трудовую книжку

Если работодатель не возвращает работнику трудовой документ, изначально стоит попробовать решить данный конфликт в мирном порядке. И только если руководитель игнорирует законную просьбу бывшего работника, последнему следует принимать жесткие и оперативные меры.

Не имеет значения, по какой причине работник не смог забрать трудовую своевременно, работодатель все равно обязан ему вернуть ее по первому требованию. Отказ является нарушением законодательства РФ и влечет за собой административную, а также в некоторых случаях материальную ответственность в виде достаточно крупных штрафных санкций.

Если уволенному работнику не возвращают трудовую книжку после его официального увольнения, ему необходимо первым делом обратиться в орган Роструда. Его представители займутся не только решением проблемы возврата трудовой заявителя, но и довольно жесткой проверкой работодателя, законности его действий в соответствии с ТК РФ.

Ответственность работодателя за несвоевременную передачу трудовой книжки

Итак, работодатель обязан произвести выдачу трудовой книжки при увольнении сотрудника в последний рабочий день либо направить документы иными способами, если увольняемое лицо не находилось на рабочем месте.

В случае задержки выдачи документа, внесения неверных записей всю ответственность несет работодатель. Он же обязан возместить работнику дни просрочки за неполученный документ в размере среднего заработка (ст. 165 ТК РФ). Новый день увольнения подтверждается приказом, на основании чего обязательно нужно сделать в книжке другую запись. Предыдущая запись при этом признается недействительной.

ВАЖНО! Неверные сведения в документе могут быть оспорены работником в судебном порядке.

Но даже если работодатель не отказывается от внесения исправлений, он все равно может понести ответственность, в том числе по иску о возмещении материального ущерба, если работник был лишен возможности трудоустроиться. Также компенсация положена в случаях незаконного увольнения, перевода на другую должность без получения согласия гражданина (ст. 234 ТК РФ).

Работодатель понесет ответственность и при его отказе в предъявлении информации сотрудникам. Это касается не только выдачи самого документа, но и копий. В этих ситуациях для руководящих лиц может наступить уголовная ответственность на основании положений ст. 140 УК РФ. Наказанием могут послужить штрафы в крупных размерах или запрет занимать определенные должности.

О том, как построить кадровую политику, в том числе в отношении сбора и хранения необходимой документации, см. в статье «Порядок ведения кадрового учета на предприятии».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Выдача документа с опозданием без уважительных причин чревата для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 руб., а также приостановкой деятельности до 90 дней. Для предпринимателей сумма штрафа составит от 1 000 до 5 000 руб. При повторных противоправных действиях подобного характера штрафы могут быть увеличены до 70 000 руб. для юридических лиц и до 20 000 руб. для ИП (пп. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Но при некоторых обстоятельствах ответственность за задержку выдачи трудовой книжки с работодателя снимается. Это происходит, если последний рабочий день не совпадает с днем увольнения. Например, при увольнении женщины, находящейся в декретном отпуске, передать ей документ в тот же день не всегда возможно в связи с ее отсутствием на рабочем месте. То же относится и к лицам, совершившим прогул. В таких случаях документ необходимо отправить работнику не позднее трех дней после его обращения.

Как рассчитать компенсацию за несвоевременную выдачу

Период для расчета исчисляется:

• со дня, следующего за днем, когда работодатель должен был выдать документ или направить уведомление о необходимости его получения (ст. 14 и ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);
• по день вручения или отправки уведомления (Определение Московского городского суда от 12.05.2012 №4г/8-3684/12, от 14.02.2012 по делу №33-3861).

В основе расчета компенсации за задержку выдачи трудовой книжки — правила исчисления среднего заработка. Они изложены в ст. 139 ТК РФ. Подход используется и при взыскании денежных сумм за время вынужденного прогула, вызванного задержкой выдачи книжки (п. 62 Постановление Пленума ВС от 17.03.2004 №2). Основные особенности порядка исчисления средней заработной платы определены Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 №922. Расчет среднедневного заработка осуществляется последовательным делением данных столбцов 2, 3 и 4.

Если трудовая задержана на 5 дней, сумма компенсации составит 10 665,1 рубля (результат получается умножением данных графы 1 на количество дней задержки — 5). Возмещение выплачивается:

• по заявлению работника;
• в результате добровольного решения работодателя;
• во исполнение решения суда.

Итоги

Процедура оформления увольнения сотрудников включает обязательную выдачу им соответствующей документации, в том числе трудовой книжки. Своевременная выдача трудовой книжки при увольнении с верно внесенными записями заверяется подписью сотрудника. Ответственность за дальнейшее хранение документа с работодателя при этом снимается.

Если передать трудовую книжку не представляется возможным, необходимо письменно запросить у уволенного сотрудника разрешение на почтовую пересылку. В некоторых случаях допускается передача документа и доверенным лицам.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Материальная ответственность перед уволенным сотрудником

Несвоевременная выдача трудовой создает уволенному сотруднику немалые трудности. Прежде всего, он не может предъявить документ новому нанимателю, что выступает обязательным условием при приеме на работу. В результате сотруднику придется оставаться без средств к существованию неопределенное время. Не стоит забывать и о моральном ущербе.

Поэтому вполне справедливо, что работодателю помимо штрафов в казну за то, что он игнорирует предписания ТК, придется провести выплаты уволенному сотруднику (Ст. 234 ТК). Размер компенсации определяется:

• суммой неполученного заработка за отрезок времени, который прошел от момента увольнения до даты выдачи сотруднику его трудовой;
• моральным ущербом, нанесенным уволенному работнику.

Важно! Негативные для работодателя последствия наступают и тогда, когда он не отправил уволенному уведомление, описанное выше.

Обязанности работодателя в случае увольнения сотрудника

Несмотря на то, что предприятия подают персонифицированные сведения на своих работников в контрольные органы, основным документом о стаже по-прежнему является трудовая книжка. Именно здесь указаны точные периоды и места занятости гражданина. Поскольку при оформлении пенсии в ПФР в обязательном порядке предоставляется и трудовая книжка, хранить ее нужно, «как зеницу ока».

Обязанность работодателя вернуть физлицу при его увольнении трудовую закреплена в стат. 84.1 ТК РФ, в которой сказано, что в последний день занятости специалиста, то есть при расторжении договора, предприятие должно осуществить все расчеты, а также выдать трудовую книжку увольняющемуся лицу. При этом записи о стаже выполняются не в произвольном порядке, а в строгом соответствии с законодательными формулировками.

Обратите внимание! При невозможности выдать человеку трудовую книжку в последний день работы, предприятие обязано известить его о необходимости лично явиться за документом или о согласии на почтовое отправление. Только в этом случае работодатель не будет нести ответственность за несвоевременную выдачу книжки. Если сотрудник обратился письменно за трудовой, срок выдачи для работодателя составляет 3 дня (рабочих) от даты такого обращения.

Административная ответственность за отказ выдать документы

Помимо материального ущерба бывшему сотруднику, компания может понести и другие обязательства за не вовремя выданный документ. Работодателю может быть предъявлен штраф в соответствии с административным кодексом РФ.

Размеры, согласно части первой статьи 5.27.1 КоАП в Российской Федерации могут быть следующими:

• На индивидуальных предпринимателей налагается штраф суммой от тысячи до пяти тысяч рублей.
• Для компаний – от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.
• На должностных лиц – предупреждение или сумма от тысячи до пяти тысяч.

В случае повторных правонарушений, размеры штрафов могут быть увеличены:

• для компаний и предприятий – от пятидесяти до семидесяти тысяч рублей.
• для руководителей организаций – от десяти до двадцати тысяч рублей или отстранение от работы сроком на год или три года.
• для индивидуальных предпринимателей – от десяти до двадцати тысяч рублей.

Для привлечения работодателя к административной ответственности работнику следует обратиться в уполномоченные органы по труду и занятости. Согласно статье 5.27 КоАП РФ, они помогут привлечь нарушителя к ответу.

В случаях, когда по заявлению бывшего работника компании привлекается трудовая инспекция, сотрудники обязаны будут проверить все факты. Так как большинство организаций бояться быть вовлеченными в подобные ситуации и нарваться на штраф, как правило, угроза привлечь уполномоченные органы, может помочь вернуть трудовую книжку.