Основные требования при оформлении трудовой книжки
Общие правила установлены в статьях и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в приказе Минтруда от 19.05.21 № 320н «Об (см. «С 1 сентября трудовые книжки нужно заполнять по новым правилам: обзор основных изменений»). Этим документом утверждены форма трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения (далее — Порядок № 320н).
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.
Во-первых, все записи рекомендовано вносить ручкой. Она может быть шариковая, гелевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. При этом они должны быть светостойкие (т.е. не выцветающие со временем), поскольку трудовая книжка может служить работнику до самой пенсии. В качестве альтернативного варианта предусмотрено внесение записей при помощи принтеров и прочих технических средств, либо путем проставления штампов. Также возможно совмещение вариантов. К примеру, одна часть записи может быть внесена в виде штампа, а другая часть этой же записи — заполнена вручную (п. Порядка № 320н).
Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).
В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2022). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.
В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. и Порядка № 320н).
Внимание
С 2022 года работникам дано право отказаться от трудовых книжек на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных Пенсионного фонда. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя. Подробнее см. «Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику» и «Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р?».
Если работник решил перейти на электронную трудовую книжку, работодатель должен выдать ему на руки оригинал бумажной трудовой. Сделать это надо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о переходе на ЭТК. Процедура внесения записи в трудовую книжку для этого случая описана в пункте Порядка № 320н. Хранить в личном деле копию бумажной трудовой книжки работника, который перешел на ЭТК, не надо (см. «Надо ли хранить копию бумажной трудовой, если работник выбрал электронную: ответ Роструда»).
Заявление об увольнении по собственному желанию
Трудовое законодательство не устанавливает специальных требований к форме и содержанию заявления, но есть несколько нюансов, которые помогут работодателю избежать рисков. В первую очередь следует обратить внимание на содержание заявления. Желательная формулировка: «Прошу уволить меня по собственному желанию». Текст заявления можно написать от руки или предоставить в печатном виде, но обязательный реквизит заявления – личная подпись работника.
В заявлении должна быть дата увольнения. Если работник не проставил дату в заявлении, то рекомендуем попросить его вписать дату лично либо переписать заявление. Если в заявлении не указана дата или она внесена работодателем самостоятельно, то есть риск, что суд признает увольнение незаконным, например: Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 15.03.2018 N 33-5761/2018 по делу N 2-6966/2017.
Заполнение трудовой при первом трудоустройстве
До 31 декабря 2022 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства. Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.
Составить и распечатать трудовой договор
Изменение титульного листа
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже, в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».
Сведения о приеме на работу
Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».
Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.
Под заголовком располагается непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата приема на работу. Таковой является дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).
Отметим, что по действующим правилам издание приказа (распоряжения) о приеме на работу — это право, а не обязанность работодателя (см. «Работодателям разрешили не оформлять приказ о приеме на работу»). Если приказ не оформлялся, то в графе 2 следует указать дату заключения трудового договора (см. письма Минтруда от 13.12.21 № 14-6/ООГ-11862 и № 14-2/ООГ-11865, см. «Приказы о приеме на работу не оформляются: Минтруд разъяснил, как заполнять трудовую»).
В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе или трудовом договоре) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о приказе или трудовом договоре: наименование документа, а также его дата и номер (при наличии).
Внимание
С 2022 года работодатели обязаны сдавать форму СЗВ-ТД, если произошло любое из следующих кадровых событий: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, подача сотрудником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная). Также см. «Новая СЗВ‑ТД: как с 1 июля заполнять поле «код выполняемой функции»».
Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
Заполнение трудовой книжки при увольнении
Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.
В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8). Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул.
В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).
Важно
В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.
В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).
После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. Заверять записи подписью увольняемого работника не надо (Порядок № 320н не содержит такого требования).
Примеры записей об увольнении
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи Трудового кодекса Российской Федерации
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Как уволить по инициативе работника
Заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию в 2022 году имеет ряд нюансов. Когда требуется внести запись в трудовую книжку при увольнении по собственному желанию, уместна формулировка в графе 3 «расторгнутый трудовой договор», а не «уволен по собственному желанию». Некоторые юристы рекомендуют при записи при увольнении по собственному желанию в трудовой книжке написать: «по инициативе работника», так как она соответствует приведенной в законе формулировке. Предлагаем посмотреть несколько примеров заполнения трудовой книжки при увольнении по собственному желанию.
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.
При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. Порядка № 320н). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.
В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».
В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.
Важно
Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может лишь указать ему на ошибку, но исправлять ее без письменного заявления сотрудника и соответствующих документов не вправе (п. Порядка № 320н).
Основания для расторжения трудового договора с работником по его желанию
По закону гражданину не нужны особые причины для смены места работы. Если он готов отработать положенный двухнедельный срок, то можно ничего не объяснять. Фразы «Прошу расторгнуть трудовой договор по собственному желанию» достаточно.
Если же есть особые обстоятельства, вынуждающие этот срок сократить, их необходимо подтвердить:
- Новоиспеченному пенсионеру достаточно сослаться на возраст.
- Беременной женщине или заболевшему сотруднику нужно приложить справку от врача.
- Студенту, магистранту, аспиранту стоит взять в ректорате справку о зачислении на очное отделение.
- Для уезжающего доказательством является приказ о переводе (собственный или супруга(-и)).
Сложнее тем, кто уходит с работы для ухода за больным родственником. Здесь наниматель может потребовать не только медицинскую справку и документ, подтверждающий родство, но и доказательства того, что за больным больше некому ухаживать.
Если начальство не соблюдает нормы ТК РФ, складывается неоднозначная ситуация. Один согласится принять заявление и отпустить сотрудника день в день при одном упоминании нарушения. Другой же настоит на подтверждении этого факта. А пока Государственная инспекция проведет проверку, две недели истекут.
Как заверить копию
Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. ТК РФ).
Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно
Что подразумевается под другими основаниями увольнения?
Другие основания увольнения, не поименованные в ст. 77 ТК РФ, относятся к работникам определенных категорий или отраслей деятельности. Законодательно их перечень не ограничивается, существует только требование об установлении законом федерального уровня. ТК РФ, в частности, предусматривает их:
- для руководителя юрлица (ст. 278);
- совместителя (ст. 288);
- работника работодателя-физлица (ст. 307);
- надомника (ст. 312);
- иностранца (ст. 327.6);
- педагогического работника (ст. 336);
- руководителя (заместителя руководителя) государственной или муниципальной научной организации (ст. 336.3);
- работника заграничного представительства (ст. 341);
- работника религиозной организации (ст. 347);
- работника работодателя-нотариуса (ст. 351.4).
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Дубликат трудовой книжки
Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется, в частности, в случае утраты трудовой книжки.
При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.
Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.
