Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»

Эксперты 1С напоминают об особенностях учета расходов на командировки за пределы Российской Федерации и рассказывают об отражении таких расходов на примере «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 с учетом новых возможностей программы.

Служебные поездки за рубеж не прекращались даже в условиях ограничений и самоизоляции в связи с коронавирусом. Достаточно, например, вспомнить пожарных, вирусологов и эпидемиологов, направляемых в помощь иностранным государствам. Да и в коммерческих организациях командировки за пределы РФ распространены. При этом порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов на командировки в валюте, а также расчетов с подотчетными лицами по таким командировкам часто вызывает вопросы. Рассмотрим особенности учета расходов на загранкомандировки и их отражение в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0.

Порядок возмещения командировочных расходов

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:

• при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;
• даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;
• при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);
• при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы с приложением подтверждающих расходы документов (п. 26 Положения о командировках).

Прилагающиеся к авансовому отчету оправдательные документы о расходах, связанных с командировкой, должны иметь перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и штатный работник организации (письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

1С:ИТС

Подробнее о порядке возмещения работникам командировочных расходов, в том числе о расчете суточных, см. в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

Отражение расчетов по загранкомандировкам

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.

На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:

• аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);
• выдана корпоративная банковская карта в валюте;
• аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);
• выдана корпоративная банковская карта в рублях.

Рассмотрим особенности учета и отражения в программе каждого из этих вариантов.

Можно ли перечислить на зарплатную карточку сотруднику?

Чтобы перевод на зарплатную карту считался законным, должны соблюдаться условия:

• В договоре с банком оговорена возможность перечисления командировочных сумм на карточку. Когда такого пункта нет, все переводимые суммы относят к заработной плате, они подлежат обложению налогами.
• В платежном поручении правильно указано назначение платежа.
• Ошибки и опечатки в платежках не допускаются.

Если условия соблюдены, ничто не мешает работодателю перечислить командировочные суммы работнику за банковскую карту.

Если перевод не будет обозначен командировкой, придется платить подоходный налог.

Либо банковская организация его совсем не пропустит, и командированное лицо останется без денег.

Порядок выдачи аванса на командировку.

Если аванс выдан в иностранной валюте

В бухгалтерском учете валютные операции регулируются ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н). Операции, совершенные в иностранной валюте, отражаются в валюте платежа и в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату совершения операции (п.п. 4-6, 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

Выданные организацией авансы признаются в бухгалтерском учете в оценке в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выплаты аванса. Их пересчет в связи с изменением курса после принятия к бухгалтерскому учету не производится (п.п. 9, 10 ПБУ 3/2006).

Для целей налогообложения прибыли правила схожи. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. А выданные авансы пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ).

В бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с командировками, считается день утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006). В налоговом учете командировочные расходы также признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, и в бухгалтерском, и в налоговом учете командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса — в пределах выданной под отчет суммы;
• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в сумме перерасхода.

Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то в бухгалтерском учете образовавшаяся задолженность пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на отчетные даты и на дату погашения задолженности (п.п. 5-7 ПБУ 3/2006). В налоговом учете пересчет выполняется на последнее число каждого месяца и на дату погашения задолженности (п. 10 ст. 272 НК РФ).

В «1С:Бухгалтерии 8» пересчет валютных остатков, в том числе валютной задолженности организации перед подотчетным лицом выполняется ежемесячно при выполнении регламентной операции Переоценка валютных средств

, входящей в обработку
Закрытие месяца
(раздел
Операции
). Задолженность сотрудника перед организацией в программе считается выданным авансом и не переоценивается.

Курсовые разницы, возникающие по расчетам с работником после утверждения авансового отчета, учитываются:

• в прочих доходах и прочих расходах (п.п. 11-13 ПБУ 3/2006; п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н);
• во внереализационных доходах и внереализационных расходах – для целей налогообложения прибыли (пп. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Если выдана корпоративная банковская карта в валюте

Если работнику выдана корпоративная банковская карта в валюте, то порядок расчетов с работником, а также порядок отражения расходов в бухгалтерском и налоговом учете аналогичен порядку, применяемому при выдаче аванса в иностранной валюте.

В этом случае датой выдачи аванса сотруднику является дата оплаты посредством корпоративной банковской карты или дата снятия с нее наличных в валюте.

Рассмотрим на примере, как в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 отразить расходы на загранкомандировки, если работник получает аванс в иностранной валюте.

Пример

ООО «Квадрат» использует общую систему налогообложения (ОСН), применяет метод начисления, уплачивает НДС. Сотрудник ООО «Квадрат» направлен в командировку в г. Мюнхен (Германия) с 04.02.2020 по 07.02.2020 (на 4 дня).

Расходы на командировки связаны с основной деятельностью организации и учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности на счете 26 «Общехозяйственные расходы».

В соответствии с положением организации о командировках размер суточных на территории РФ составляет 700 руб. в сутки, на территории иностранного государства – 2 500 руб. в сутки.

03.02.2020 подотчетному лицу были выданы:

• аванс в размере 8 200 руб. путем перечисления на карту сотрудника;
• электронный авиабилет Москва – Мюнхен — Москва стоимостью 11 393 руб.;
• корпоративная банковская карта, номинированная в валюте (EUR).

Сотрудник:

• 03.02.2020 снял с корпоративной карты 500 EUR;
• 04.02.2020 пересек границу РФ и прибыл в пункт назначения;
• 07.02.2020 пересек границу РФ на обратном пути;
• 10.02.2020 представил в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные расходы — всего на сумму 8 200 руб. и 586,20 EUR;
• 03.03.2020 получил возмещение перерасхода.

По условиям Примера сотрудник получил под отчет суммы как в рублях, так и в иностранной валюте (путем использования корпоративной банковской карты). Поэтому для обобщения информации о расчетах с сотрудником в программе автоматически задействуются счета:

• 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» — для расчетов в рублях;
• 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)» для расчетов в EUR

  .

Перечисление денежных средств под отчет на карту сотрудника в программе оформляется документом Списание с расчетного счета

с видом операции
Перечисление подотчетному лицу
(раздел
Банк и касса – Банковские выписки
). Денежные средства перечислены в рублях, поэтому в документе в качестве счета учета указывается счет 51 «Расчетные счета».

При проведении документа формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 71.01 Кредит 51

— на сумму выданного аванса (8 200,00 руб.).

Здесь и далее для целей налогового учета одновременно заполняются специальные поля регистра бухгалтерии (для тех счетов, где поддерживается налоговый учет). По условиям Примера разниц между данными бухгалтерского и налогового учета не возникает.

Для сотрудника был приобретен электронный проездной билет. Начиная с версии 3.0.81 в «1С:Бухгалтерии 8» учитывать электронные проездные билеты можно не только в качестве денежных документов, но и упрощенным способом. Подробнее см. в статье «Учет электронных проездных билетов в «1С:Бухгалтерии 8″».

Предположим, организация применяет упрощенный способ учета электронных билетов. В этом случае приобретение билета для сотрудника при направлении его в командировку отражается документом Поступление билетов

(раздел
Покупки
). При проведении документа формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 76.14 Кредит 60.01

— на сумму приобретенного билета (11 393,00 руб.).

Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику и билету.

Предположим, для корпоративной банковской карты организации, номинированной в валюте (EUR), открыт отдельный специальный карточный счет, для пополнения которого денежные средства переводятся с валютного счета. В этом случае снятие наличных по карте в банкомате отражается в валютной выписке банка и регистрируется в программе документом Списание с расчетного счета

с видом операции
Перечисление подотчетному лицу
. В качестве счета учета следует указать счет 55.24 «Прочие специальные счета (в валюте)».

При проведении документа формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 71.21 Кредит 55.24

— на сумму 500,00 EUR, рублевая оценка которой составляет 34 798,80 руб. (500,00 EUR х 69,5976, где 69,5976 — курс ЦБ РФ на дату списания денежных средств со специального валютного счета 03.02.2020).

Отчитываться сотруднику придется двумя авансовыми отчетами – рублевым и валютным.

Предоставление сотрудником авансового отчета регистрируется документом Авансовый отчет

(раздел
Банк и касса
или раздел
Покупки
). Для отражения расходов по командировке в рублях можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета. Сформируем упрощенную форму авансового отчета (команда
Создать – Авансовый отчет по командировке
), рис. 1.

Рис. 1. Простая форма авансового отчета

В форме авансового отчета с видом Командировка

при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом
Билеты, приобретенные организацией
. По данной гиперссылке осуществляется переход в форму
Билеты
, где можно проверить и, при необходимости, скорректировать сведения о приобретенных билетах.

Документы выплаты авансов также подбираются автоматически. По гиперссылке, расположенной рядом с текстом Аванс

, можно перейти в форму
Выданные авансы
для просмотра соответствующих документов.

По гиперссылке, расположенной рядом с текстом Суточные

, следует перейти в одноименную форму и заполнить маршрут командировки, даты начала и окончания командировки, в том числе даты пересечения границы (рис. 2).

Рис. 2. Расчет суточных

Расчет суточных выполняется автоматически исходя из предельных сумм, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Размер суточных можно изменить, если в коллективном договоре или локальном нормативном акте установлены иные нормы. Программа их запомнит и в следующий раз подставит в расчет.

Если сотрудник осуществляет в командировке дополнительные расходы в рублях, то их следует указать в табличной части упрощенной формы авансового отчета. По условиям Примера таких расходов нет, поэтому табличная часть не заполняется (см. рис. 1).

В качестве счета учета командировочных расходов по умолчанию устанавливается основной счет учета затрат, указанный в настройках учетной политики организации (раздел Главное

). При необходимости счета учета командировочных расходов можно поменять в формах
Суточные
и
Билеты.
Взаиморасчеты с подотчетным лицом отражаются в наглядной форме контрольных итогов, где понесенные расходы детализируются на суточные и другие расходы сотрудника (при их наличии). По условиям Примера в строке контрольных итогов расходы указаны в сумме 0,00 руб. (см. рис. 1).

Стоимость билетов, приобретенных организацией, учитывается обособленно на счете 76.14, поэтому не включается в возмещаемые расходы сотрудника. Также в строке контрольных итогов справочно указывается рублевый эквивалент аванса, полученного в иностранной валюте.

При проведении документа Авансовый отчет по командировке

формируются бухгалтерские проводки:

Дебет 26 Кредит 71.01

— на сумму суточных (8 200,00 руб.);

Дебет 26 Кредит 76.14

— на стоимость билета (11 393,00 руб.);

Международная перевозка пассажиров и багажа любым видом транспорта облагается НДС по нулевой ставке (пп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ), поэтому проводок по НДС не возникает.

Для отражения расходов по командировке в валюте следует использовать «классическую» форму авансового отчета с видом Закупка, расходы

(команда
Создать – Авансовый отчет
), рис. 3.

Начиная с версии 3.0.78 в «1С:Бухгалтерии 8» при проведении документа Авансовый отчет

можно автоматически рассчитывать курс иностранной валюты с учетом курса на дату выдачи аванса.

Для этого следует перейти по ссылке, расположенной справа над табличной частью документа (см. рис. 3) и в открывшейся форме Цены в документе

выполнить настройки:

• в поле Валюта

  — выбрать валюту расчетов (EUR);

• в поле Курс

  — установить переключатель в положение
  Рассчитывается автоматически
  . В этом случае сумма расходов в пределах выданного аванса рассчитывается по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, а оставшаяся сумма — по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

Рис. 3. Авансовый отчет, закладка «Авансы»

При указании в шапке документа даты авансового отчета и сотрудника выданные ему авансы в валюте подбираются автоматически и отражаются на закладке Авансы

в табличной части (рис. 3).

При вводе в документ сведений о командировочных расходах в валюте (закладка Прочее

) сумма зачтенных авансов рассчитывается автоматически по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса. По условиям Примера – это 03.02.2020, то есть дата снятия наличных с корпоративной карты.

Предположим, сотрудник приложил к авансовому отчету следующие документы, подтверждающие понесенные расходы в валюте:

• инвойс на проживание в гостинице на сумму 571,20 EUR (в т. ч. НДС 91,20 EUR);
• справку, подтверждающую снятие наличных в валюте с выделенной суммой комиссии банка на сумму 15 EUR.

В соответствии с указанными документами на закладке Прочее

по кнопке
Добавить
следует заполнить табличную часть (см. рис. 4).

В строке 1 указаны реквизиты инвойса на проживание в гостинице, наименование услуги, сумма без учета НДС (480 EUR), ставка НДС (Без НДС

), наименование поставщика гостиничных услуг (справочно), счет (26) и аналитика затрат для целей бухгалтерского и налогового учета (
Командировочные расходы
).

В расходах на командировки можно учитывать налоги и сборы, уплаченные на территории иностранного государства, за исключением подлежащих зачету при уплате соответствующего налога в Российской Федерации (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 18.03.2019 № 03-03-06/1/17684, от 07.09.2018 № 03-03-06/1/64126). Поэтому в строке 2 введены сведения об уплаченном НДС в сумме 91,20 EUR.

По строке 3 указаны сведения о комиссии банка за снятие наличных в сумме 15 EUR, счет 91.02 «Прочие расходы» и статья затрат с видом расхода «Расходы на услуги банков».

Рис. 4. Авансовый отчет, закладка «Прочее»

При проведении документа формируются бухгалтерские проводки:

Дебет 26 Кредит 71.21

— на стоимость проживания в гостинице в сумме 480,00 EUR, рублевая оценка которой составляет 33 409,05 руб.;

Дебет 26 Кредит 71.21

— на сумму НДС 91,20 EUR, уплаченного на территории Германии, рублевая оценка которого составляет 6 347,72 руб.;

Дебет 91.02 Кредит 71.21

— на стоимость услуг банка в сумме 15,00 EUR, рублевая оценка которых составляет 1 044,03 руб.

Проанализируем суммы в рублях, автоматически рассчитанные программой:

• 03.02.2020 подотчетное лицо получило аванс 500,00 EUR, при пересчете в рубли сумма аванса составляет 34 798,80 руб. (500,00 EUR х 69,5976, где 69,5976 — курс ЦБ РФ на 03.02.2020);
• 10.02.2020 представлен авансовый отчет на сумму 586,20 EUR, при этом неоплаченная сумма в валюте составляет 86,20 EUR, в рублевой оценке – 6 002,00 руб. (86,20 EUR х 69,6288, где 69,6288 — курс ЦБ РФ на 10.02.2020);
• общая сумма расходов в рублях составляет 40 800,80 руб. (34 798,80 руб. + 6 002,00 руб.);
• расчетный курс (справочно) составляет 69,6022 (40 800,80 руб. / 586,20 EUR);
• стоимость проживания в гостинице в рублевом эквиваленте составляет 33 409,05 руб. (480,00 EUR х 69,6022);
• сумма иностранного НДС в рублевом эквиваленте составляет 6 347,72 руб. (91,20 EUR х 69,6022);
• стоимость услуг банка в рублевом эквиваленте составляет 1 044,03 руб. (15,00 EUR х 69,6022).

Детальный расчет рублевых сумм представлен в справке-расчете Рублевые суммы документа в валюте

, которая доступна по кнопке
Печать
, расположенной в командной строке (см. рис. 3, 4).

Предположим, что по каким-то причинам до конца февраля перерасход подотчетному лицу возмещен не был.

Поэтому при выполнении регламентной операции Переоценка валютных средств

за февраль формируется запись регистра бухгалтерии:

Дебет 91.02 Кредит 71.21

— на сумму отрицательной курсовой разницы в размере 352,97 руб. (86,20 EUR х (73,7235 — 69,6288), где 73,7235 – курс ЦБ РФ на дату переоценки 29.02.2020; 69,6288 — курс ЦБ РФ на дату возникновения задолженности перед подотчетным лицом, то есть на 10.02.2020, когда был представлен авансовый отчет).

Помимо этого переоцениваются валютные остатки на валютных счетах 52 и 55.24.

Детальный расчет курсовых разниц можно проанализировать в Справке-расчете переоценки валютных средств

за февраль 2022 года.

Возмещение перерасхода подотчетному лицу можно сформировать на основании авансового отчета. Если перерасход выплачивается в безналичном порядке на валютный счет сотрудника, то следует использовать документ Списание с расчетного счета

с видом операции
Перечисление подотчетному лицу
. Денежные средства перечислены в валюте, поэтому в документе в качестве счета учета указывается счет 52.

При проведении документа формируются бухгалтерские проводки:

Дебет 71.21 Кредит 91.01

— на сумму положительной курсовой разницы в размере 26,36 руб. (86,20 EUR х (73,7235 — 73,4178), где 73,7235 – курс ЦБ РФ на дату последней переоценки 29.02.2020; 73,4178 — курс ЦБ РФ на дату перечисления денежных средств 03.03.2020);

Дебет 71.21 Кредит 52

— на сумму возмещения перерасхода в валюте (86,20 EUR) рублевая оценка которого составляет 6 328,61 руб. (86,20 EUR х 73,4178, где 73,4178 – курс ЦБ РФ на дату перечисления денежных средств 03.03.2020).

Помимо этого переоцениваются валютные остатки на счете 52.

Проанализировать состояние расчетов с подотчетным лицом по расчетам в рублях и в валюте можно с помощью стандартных отчетов, например, с помощью Оборотно-сальдовой ведомости по счету

для счетов 71.01 и 71.21 (раздел
Отчеты
).

На 03.03.2020 расчеты с сотрудником в рублях и в валюте завершены.

Как передать деньги — порядок перечисления

Ряд действий для возможности перечисления командировочных средств на зарплатную карту:

• Оформляются нормативные акты, регулирующие командировки и выплаты по ним.
• Каждый работник должен под подпись ознакомиться с актами.
• Перед отправкой в командировку работник пишет заявление с обозначением данных: согласие на перечисление средств на карту;
• согласие на контроль за состоянием счетом.

Приказ должен содержать обязательную информацию:

• наименование компании;
• Ф.И.О., должность и структурное подразделение командируемого сотрудника;
• период командировки;
• дата издания приказа;
• подпись руководителя;
• виза ознакомления с приказом самого сотрудника.

После издания приказа и ознакомления с ним сотрудника организация перечисяет положенные командировочные суммы.

Они должны выплачиваться до отъезда в командировку. Однако не всегда денег хватает, тогда платежным поручением переводится компенсация за излишне израсходованные средства.

На основании специального положения на карту сотруднику суточные, компенсация расходов за проезд и аренду жилья.

Важно! Обязательное условие — в поле назначение платежа платежного поручения должно содержать фразу – «командировочные нужды».

Назначение платежа в платежном поручении

Чтобы правильно заполнить платежное поручение по перечислению сумм на командировку, требуется придерживаться алгоритма действий:

• иметь реквизиты счета, на который будут переводиться средства, для контроля отправки денег на нужные реквизиты;
• назначение платежа обязательно прописывается как «подотчетные суммы на командировочные расходы»

Именно правильное отображение назначения платежа позволит обезопасить компанию от претензий при проведении проверок.

Формулировать назначение платежа можно по-разному. Главное, чтобы была фраза о подотчете.

Пример 1

«Перечисление средств под отчет на банковский счет сотрудника Кузина А.А. согласно приказу от 25.01.2019 №20. Без НДС»

Пример 2

«Компенсация перерасхода командировочных сумм сотруднику Петрову П. П. по авансовому отчету от 26.02.2019 г №45. Без НДС»

Пример заполнения

Ошибки и описки в документе недопустимы. Платежное поручение рекомендуется заполнять правильно. При допущении ошибок банк может отменить или просто не провести перевод.

Также неверно составленная платежка является основанием для наложения штрафной санкции налоговиками.

Важно! Правильное обозначение назначения платежа станет убедительным доказательством того, что перечисленные средства не относятся к доходу сотрудника.

Если аванс выдан в рублях

Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;
• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;
• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).

При этом курсовые разницы по авансам в рублях не возникают.

Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет

Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:

• Во-первых, следует иметь в распоряжении реквизиты карточного счета, на который будут переводиться подотчетные суммы, чтобы средства ушли по назначению.
• Во-вторых, в назначении платежа необходимо прописать, что именно представляют собой эти деньги: подотчетные суммы на командировочные расходы или на приобретение товаров для хозяйственной деятельности организации.

Порядок учета командировочных расходов в 2022 году см. по ссылке.

• В-третьих, с 01.06.2020 в реквизите 20 «Наз. пл.» при выплате подотчетных нужно указывать код 2.

Подробная информация о том, как работать с кодами доходов, есть в системе КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Обзор.

Именно код выплаты и указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров. Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:

• «Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Иванова С. Р. согласно приказу от 12.03.2021 № 18/П. Без НДС» — такая фраза будет уместна при перечислении безналичного аванса.
• «Компенсация перерасхода сотруднику Иванову С. Р. по авансовому отчету от 15.03.2021 № 32. Без НДС» — такая формулировка может использоваться при возмещении перерасхода сотруднику.

Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».

Если выдана корпоративная банковская карта в рублях

При выдаче сотруднику корпоративной банковской карты в рублях порядок отражения расходов и расчетов с подотчетным лицом аналогичен порядку, применяемому при выдаче аванса в рублях. Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета по курсу конвертации на дату совершения операции, то есть на дату покупки валюты работником или на дату списания денежных средств с корпоративной банковской карты.

Если работник получил аванс в рублях (из кассы наличными, путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту или путем совершения операции с корпоративной картой организации), то отчитываться ему по валютным расходам в загранкомандировке следует только рублевым авансовым отчетом. В документе Авансовый отчет

рублевые суммы придется рассчитывать вручную, руководствуясь разъяснениями Минфина России, приведенными выше.

1С:ИТС

В «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Инструкции по учету в программах 1С» см. подробнее: об оплате корпоративной картой за товары (работы, услуги); о расчетах с подотчетными лицами, в том числе при направлении в загранкомандировку.

От редакции.

О расчетах с подотчетными лицами в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 эксперты 1С рассказывали 30.07.2020 на лекции в 1С:Лектории. Видеозапись доступна на сайте 1С:ИТС на странице
1С:Лектория.

Последствия неправильного оформления назначения платежа

При неправильном оформлении назначения платежа возможно развитие событий по 2 вариантам:

1. Банк может не принять платежное поручение, поскольку в некоторых кредитных учреждениях установлены конкретные требования по заполнению этой графы. О том, как заполнить назначение платежа по подотчетным средствам, следует узнавать в банке, обслуживающем организацию.
2. Контролирующие органы могут посчитать, что перечисленные работнику безналичные суммы — это его заработная плата, а потому налоговая служба потребует удержать и перечислить НДФЛ и взносы на соцстрахование.

Однако Минфин России считает данные претензии со стороны налоговой службы неправомерными, о чем указано в его письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Об ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами читайте в статье «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».