Действующее законодательство разделяет понятие представителя на законного и уполномоченного. Если рассматривать термины в рамках действий юридических лиц, то:
- Законный представитель – это лицо, которое может представлять интересы предприятия на основании закона или учредительных документов, проще говоря, директор либо другое лицо, обозначенное в локальных документах, имеющее право на действия без доверенности.
- Уполномоченный представитель – личность, как правило, сотрудник, который имеет право действовать в интересах предприятия исключительно на основании доверенности, либо другое юридическое лицо. Для подтверждения полномочий от физического лица придется оформить доверенность у нотариуса.
Виды и особенности доверенностей от юридических лиц
Общие правила составления доверенностей урегулированы Гражданским кодексом. Так, по общим правилам, доверенность обязательно составляется в письменной форме. Доверенность должна обязательно соответствовать двум основным требованиям:
- заверяться подписью руководителя предприятия (законного представителя) и печатью (несмотря на отмену на законодательном уровне печатей, на практике документы без них не принимаются и не используются в деловом обороте);
- содержать дату выдачи, в противном случае доверенность может быть признана недействительной.
Передача ЭП другому лицу
Владелец не должен передавать КЭП третьему лицу, например, коллеге, даже на основании распоряжения или акта приема-передачи. Такой процесс не обеспечивает конфиденциальность ключей КЭП и создает ложное ощущение безопасности, потому что сертификат электронной подписи содержит информацию о юрлице, а также ФИО и СНИЛС владельца подписи: руководителя или уполномоченного сотрудника — на основании учредительных документов и доверенности.
Например, КЭП юрлица можно сравнить с печатью и подписью директора на бумаге. Если кроме директора кто-то еще сможет расписываться на документах от его имени, то в случае разбирательств нельзя будет установить, кто именно поставил подпись, а директор не сможет доказать, что он не подписывал конкретную бумагу.
Виды доверенностей, предусмотренные деловым оборотом
- Разовая, на выполнение определенных действий, к примеру, передача отчета в фискальный орган или подписание конкретного контракта.
- Специальная, на определенные действия, например, в рамках конкретной договоренности получить определенные материальные ценности.
- Генеральная доверенность на уполномоченного представителя – это согласие на совершение разнообразных юридически значимых действий за определенный промежуток времени.
Нотариальная форма доверенности предусмотрена не только для физических лиц и ИП, но и в случаях, если сделка совершается в нотариальной форме между юридическими лицами, то есть полномочия должны быть подтверждены в таком же виде, как и заключается договор.
Использование КЭП руководителя
Некоторые работники используют КЭП руководителя, когда подписывают документы организации, но такое использование может привести к неблагоприятным последствиям для руководителя и компании. Разберемся, почему.
УЦ выпускают сертификаты КЭП по строгим правилам, которые установлены в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Перед тем, как выдать сертификат, УЦ удостоверяет личность владельца: он лично встречается с сотрудниками УЦ, предъявляет паспорт и отправить вместо себя представителя с доверенностью не может. После этого владелец сам несет ответственность за конфиденциальность своей КЭП — он должен следить за тем, чтобы подпись не использовали без его согласия (п. 1 ч. 1 ст. 10 63-ФЗ).
Закон прямо не запрещает работнику пользоваться КЭП руководителя с его согласия. Но тогда руководитель, который сам разрешил подписывать файлы от его имени, лично несет ответственность за возможные последствия. Работник может злоупотребить полномочиями — подписать документы самовольно. Тогда доказать, что подпись поставил не владелец, а другой человек, почти невозможно. Поэтому для руководителя безопаснее наделить работника полномочиями подписывать определенные документы и выпустить ему КЭП на уполномоченного сотрудника.
Права юридического лица при выдаче доверенности
Законный представитель юридического лица вправе отозвать ранее выданную доверенность в любое время. Действие доверенности прекращается и в ряде других случаев:
- в случае если окончился срок ее действия;
- юридическое лицо прекратило свою деятельность;
- прекращение отношений между юридическими лицами либо между предприятием и физическим лицом.
Никаких требований по оформлению доверенности на фирменном бланке предприятия в законодательстве нет, поэтому она может оформляться на обычном листе формата А4.
Какая ЭП нужна сотруднику
Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) — аналог собственноручной подписи на бумаге, с помощью которого можно подписывать электронные документы.
Чтобы подписывать документы организации, работнику нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Такую ЭП используют, чтобы сдавать отчетность, вести электронный документооборот с контрагентами, участвовать в торгах, работать с госпорталами. КЭП определяет личность автора, проверяет целостность файла и наделяет его юридической силой без дополнительных соглашений. КЭП, а точнее ее сертификат, выдают аккредитованные Минцифрой России удостоверяющие центры (УЦ).
Каждому уполномоченному сотруднику нужен свой сертификат КЭП. Например, собственный сертификат должен быть у бухгалтера, у специалиста по торгам, заместителя директора.
Оформить электронную подпись
Руководители ЮЛ, ИП, нотариусы
Для получения подписи в ФНС необходимо подать заявление на выдачу сертификата. Это можно сделать, посетив ИФНС лично, или заполнив форму на сайте налоговой.
Затем следует выбрать носитель, на который ФНС запишет электронную подпись. Требуется токен, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России.
Далее руководитель должен посетить инспекцию, чтобы подтвердить свою личность. С собой потребуется паспорт, СНИЛС, носитель-токен и сертификат соответствия на токен (поставляется в комплекте с токеном).
В завершении процесса необходимо подготовить рабочее место: приобрести средство криптозащиты КриптоПро CSP, установить его на компьютер, а затем загрузить сертификат ЭП.
Электронную подпись ФНС выдаёт бесплатно. Но это относится только к файлам ЭП, которые запишут на токен. Отдельно нужно купить токен и лицензию на КриптоПро CSP.
Основные ответственные лица организации
Заполнение сведений о лицах
Сведения по главным ответственным лицам для вывода в печатные формы заполняются из карточки организации: раздел Главное — Настройки — Организации:
- Руководитель;
- Главный бухгалтер;
- Кассир.
Указанные данные отображаются в печатных формах документов в местах, где проставляются подписи ответственных лиц.
В печатные формы каких документов выводится подпись руководителя?
Полный список документов, в печатные формы которых выводится подпись руководителя, можно посмотреть здесь. PDF
В печатные формы каких документов выводится подпись главного бухгалтера?
Полный список документов, в печатные формы которых выводится подпись главного бухгалтера, можно посмотреть здесь. PDF
В печатные формы каких документов выводится подпись кассира?
Полный список документов, в печатных формах которых выводится подпись кассира, можно посмотреть здесь. PDF
Изменение сведений о лицах
При изменении информации об основных ответственных лицах новые данные в карточку организации вносятся по ссылке История.
Новые данные вводятся по кнопке Создать.
В форме данных ответственного лица указываются сведения:
- Действует с — дата, с которой сведения по ответственному лицу будут отображаться в документах;
- Физическое лицо — ответственное лицо, выбирается из справочника Физические лица;
- Должность — должность ответственного лица, выбирается из справочника Должности.
С 03.12.2018 в Организации работает новый генеральный директор Михайлов Павел Аркадьевич. Необходимо отразить изменение в программе.
В карточке организации в группе Подписи — Руководитель перейдите по ссылке История.
В История подписи: Руководитель нажмите кнопку Создать.
Заполните данные по новому руководителю.
После сохранения данных по кнопке Записать и закрыть в форме История подписи: Руководитель отобразится информация по Иванову А. П. и Михайлову П.А.
В печатных формах документов по 02.12.2018 включительно в качестве руководителя будет указываться Генеральный директор Иванов А. П, а с 03.12.2018 — Генеральный директор Михайлов П. А.
Подписание кадровой документации
Трудовой кодекс не содержит прямых норм, регулирующих передачу полномочий руководителя организации по подписанию трудовых договоров и иных кадровых документов другим лицам, однако неоднократно упоминает саму возможность такой передачи. Так, в статье ТК РФ определено, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться, в том числе, уполномоченными лицами. При этом сказано, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами. А в статье ТК РФ отмечено, что одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями. При этом какой-либо конкретизации порядка делегирования полномочий эта статья не содержит.
На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов. В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями. Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом. Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.
Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов. Ведь в силу положений статьи ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права. То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.
Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см. постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).
Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность
Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству. Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса. Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.
В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий. Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность. Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.
Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:
Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…
Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам. При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.
Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.
Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно
Сотрудники и уполномоченные лица
Также с 1 января 2022 года сотрудники, бухгалтерия и другие уполномоченные лица – все, кто подписывает документы компании — должны пользоваться своей ЭП. За её получением можно будет обратиться в УЦ, прошедшие переаккредитацию (АУЦ). Также потребуется личный визит, предъявление паспорта и СНИЛС.
В файле подписи будут указаны только ФИО физлица. Чтобы доказать правомочность своих действий от имени компании, нужна электронная доверенность (она же — машиночитаемая доверенность, МЧД).
ОРГАНЫ УПРАВЛЕНИЯ В ОБЩЕСТВЕ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
В Обществе с ограниченной ответственностью действует следующая система управления.
Общее собрание участников ООО — высший орган управления общества. Каждый участник общества имеет на общем собрании участников общества число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале.
К компетенции общего собрания участников ООО относятся самые важные вопросы функционирования общества:
- определение основных направлений деятельности общества;
- утверждение Устава общества;
- образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий;
- принятие решения о передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества управляющему, утверждение такого управляющего и условий договора с ним, если уставом общества решение указанных вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества.
Совет директоров (наблюдательный совет) ООО — его образование в обществе с ограниченной ответственностью не обязательно.
Коллегиальный исполнительный орган ООО — осуществляет руководство текущей деятельностью общества. Чаще всего он именуется правлением или дирекцией, подотчетен общему собранию участников ООО и совету директоров. Формируется одновременно с избранием единоличного исполнительного органа.
Единоличный исполнительный орган ООО — осуществляет руководство текущей деятельностью общества. Как правило, это генеральный директор (директор, президент), который подотчетен общему собранию участников ООО и совету директоров (наблюдательному совету).
На практике часто возникает вопрос по правилам оформления трудовых отношений общества с генеральным директором (директором, президентом). Договор между ними от имени ООО может подписать:
- лицо, председательствовавшее на общем собрании участников общества, на котором избрано лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества;
- участник общества, уполномоченный решением общего собрания участников общества;
- председатель совета директоров (наблюдательного совета) общества.
В качестве единоличного исполнительного органа общества может выступать физическое лицо.
Полномочия единоличного исполнительного органа ООО могут быть переданы управляющей организации или управляющему — индивидуальному предпринимателю, которые действуют как законные представители общества (ст. 42 Федерального закона № 14-ФЗ). На них в полной мере распространяются нормы, на основании которых действует единоличный исполнительный орган общества.
Сроки изменений в 63-ФЗ
Реформа правил получения и применения ЭП происходит в несколько этапов.
- С 1 июля 2022 года ФНС стала выдавать электронные подписи руководителям коммерческих организаций и ИП.
- После 1 июля 2022 года многие УЦ не могут выдавать электронные подписи физическим лицам и организациям, поскольку не прошли аккредитацию. УЦ «Калуга Астрал» успешно прошёл аккредитацию по новым требованиям 63-ФЗ и получил статус «Аккредитованный удостоверяющий центр» (сокращенно — АУЦ).
- Если до 31 декабря 2022 года УЦ, аккредитованный по новым требованиям 63-ФЗ, выдал ЭП, то такая подпись продолжит действовать до конца своего срока. После этого её нужно будет заменить по новым правилам.
- С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП при смене или обновлении электронной подписи должны будут обращаться в ФНС или к её доверенным лицам.
- С 1 января 2022 года сотрудникам, чьи руководители получили электронную подпись ФНС, понадобятся собственные электронные подписи. Получить их сотрудники смогут в аккредитованных УЦ.
Получение ЭП в 2022 году
До конца 2022 года электронную подпись можно получить в любом аккредитованном УЦ. Но с 2022 года правила оформления ЭЦП изменятся. Куда именно обращаться за новой ЭП, будет зависеть от того, кто получает подпись — руководитель компании или работник.
Руководителям компаний, ИП и нотариусам подписи будет выдавать ФНС. Обратиться за подписью можно в отделение ИФНС или в офис доверенного лица налоговой.
Доверенные лица налоговой — это «помощники ФНС», которые от имени ФНС России смогут принимать заявления, идентифицировать личность и передавать ЭП заявителю. Полный перечень доверенных лиц станет известен в конце 2022 года.
