Обзор работы с электронными подписями в 2022 году: получение, сроки действия, новые доверенности, подписи сотрудников

Руководителю юрлица

Новые правила уже действуют: с 1 января 2022 года электронные подписи для руководителей выпускаются в удостоверяющем центре ФНС и у доверенных лиц УЦ ФНС.

Доверенное лицо (ДЛ УЦ) — удостоверяющий центр, прошедший переаккредитацию и соответствующий дополнительным требованиям контролирующих органов.

На настоящее время таких доверенных лиц УЦ ФНС всего три:

ПАО «Сбербанк России»;
АО «Аналитический центр»;
Банк ВТБ (ПАО).

Такому удостоверяющему центру разрешается выдавать ЭП юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.

Порядок действий при получении ЭП в налоговой:

1. Подача заявления на получение. Это можно сделать двумя способами:

лично в отделении ФНС заполнить заявление в бумажном виде;
на официальном сайте налоговой службы в Личном кабинете налогоплательщика (физического лица) в разделе «Жизненные ситуации» или через онлайн-запись в налоговую.

2. Выбор и приобретение носителя, на который будет записан сертификат.

Сертификат электронной подписи должен быть записан на токен, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России. Если токен уже есть — можно использовать его. В налоговой могут запросить сертификат соответствия на токен, поэтому рекомендуем сразу при покупке запросить его в УЦ или скачать на сайте производителя.

3. Посещение налоговой инспекции руководителем компании для идентификации личности получателя. Личный визит обязателен, отправить представителя, в т. ч. по доверенности, нельзя.

По закону для идентификации можно обратиться в любую ближайшую налоговую, даже если организация поставлена на учет в другом месте. Но зачастую в налоговой все же требую посетить «свою» инспекцию, поэтому надежнее будет пойти сразу в ФНС по месту регистрации. Перечень отделений ФНС, в которых можно получить ЭП, опубликован на официальном сайте налоговой. Узнайте, есть ли в нем ваше отделение!

Необходимые документы:

паспорт руководителя;
СНИЛС;
токен и сертификат на него.

4. Приобретение КриптоПро CSP или иного криптопровайдера и установка на компьютер. Без средства криптозащиты на компьютере работа с электронной подписью невозможна.

Как легко подключить КриптоПро? Специалисты Калуга Астрал подберут подходящую лицензию и помогут установить программу и настроить работу с электронной подписью.
Оставить заявку или заказать обратный звонок

Если у вас ранее была куплена бессрочная лицензия КриптоПро, то программа продолжит работать — криптопровайдеров изменения не коснулись.

Выдача подписи в ИФНС бесплатная, т. е. вы покупаете только токен и лицензию на криптопровайдер.

В АО «Калуга Астрал» токены от 1450 руб. — покупайте выгодно!

Важные особенности:
ЭП ФНС для руководителя выдается в единственном экземпляре.
У подписи есть защита от копирования.
ФНС подтверждает, что криптопровайдер для работы с подписью может быть любой, главное — действующая сертификация. Но на практике пользователи сталкиваются с разными мнениями региональных ФНС и даже с техническими проблемами при подключении, поэтому безопаснее будет использовать КриптоПРО для работы с КЭП.

Каждому сотруднику, которому разрешено подписывать электронные документы компании, необходимо получить отдельный сертификат ЭП. О порядке получения подписей для сотрудников расскажем ниже в статье.

Порядок действий при получении подписи у доверенных лиц:

При выборе этого варианта необходимо обратиться в один из ДУЦ ФНС — вас проконсультируют о порядке действий. Документы, которые требуются для получения подписи, аналогичны — это паспорт и СНИЛС. Однако, токен и КриптоПро CSP можно сразу приобрести в ДУЦ, т. е. все необходимые действия делаются в одном месте.

Способы получения подписи, которые мы описали выше, подходят для руководителей коммерческих организаций, ИП и нотариусов.

Отдельные категории должностных лиц должны получать подпись в других местах:

должностные лица бюджетных организаций — Федеральное Казначейство;
управляющие банковского сектора и других финансовых организаций — Центробанк.

Сроки введения изменений те же — с 1 января 2022 года, т. е. новые правила уже действуют.

Как можно использовать электронную подпись руководителя?

Традиционно ЭП используют для отправки электронной отчетности, но есть еще ряд случаев, когда вам пригодится ЭП:

Внесение изменений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП — при электронной отправке документов необходима усиленная квалифицированная подпись.
Изменение сведений в государственных базах данных, например, в едином федеральном реестре юридически значимых сведений о фактах деятельности юр. лиц, ИП и иных субъектах экономической деятельности (Федресурс).
Подача заявлений, исков в суды (арбитражные, мировые, федеральные) в электронном виде.
Регистрация контрольно-кассовой техники в налоговой;
Участие в торгах и закупках в качестве поставщика или заказчика и многое другое.

Электронная подпись ФНС пока не подходит для многих торговых площадок, которые требуют специальные расширения (OIDы) для работы с госзакупками. Площадки уже отходят от этих требований согласно законодательству, но на некоторых они все же сохраняются. Для работы на ЭТП, где OIDы еще требуются, придется использовать подпись, полученную в АУЦ ранее. По этой теме ожидаются объяснения от ФНС и самих торговых площадок.

Продление сертификата ЭЦП в СКБ Контур

Выше мы разобрали общую инструкцию. Теперь рассмотрим пошагово, как происходит продление сертификата ЭЦП в компании СКБ Контур:

В этой системе уведомления о необходимости пролонгации цифровой подписи начинают появляться за 60 дней до истечения срока. В сообщении также есть кнопка «Отправить заявку на обновление». Нужно по ней кликнуть.
Если срок действия вашей ЭП не истек, то появится опция «Запросить сертификат». Активируйте ее.
Откроется окно, где укажите номер телефона для получения специального пароля. Он придет в бесплатном сообщении на смартфон в течение минуты после отправки запроса. Если код не поступит, убедитесь в правильности указанного номера, повторно нажмите «Получить SMS с кодом». Если сообщение не придет снова, свяжитесь с технической службой поддержки компании Контур.
Укажите полученный пароль в форме на сайте, кликните по кнопке «Войти». Также для авторизации пользователи могут использовать логин и пароль от своего ЛК в сервисе.
Если появится уведомление «Пользователь не зарегистрирован», выберите «Зарегистрироваться» и заполните предложенные поля. Затем войдите в систему. Может возникнуть необходимость установить некоторые компоненты. Для этого выберите опцию «Настроить компьютер» и следуйте рекомендациям.
После подготовки ПК нажмите «Приступить». Теперь ознакомьтесь с текущей информацией по вашему сертификату. Если они не менялись, нажмите «Подтвердить данные».
Откроется страница для загрузки документов. Укажите к ним путь, затем кликните по кнопке «Подписать». Заявление будет заверено текущим сертификатом. Его не требуется распечатывать и заверять вручную. Но если срок сертификата истек, то скачайте предложенное заявление, поставьте подпись, отсканируйте и прикрепите в ЛК.

Теперь остановимся на том, как продлить ЭЦП, когда нужно внести корректировки вследствие изменения данных. Если владелец остается прежний, но нужно изменить персональную информацию (данные паспорта), должность или почту, то правки вносятся в личном кабинете и заверяются имеющейся ЭЦП.

Если происходит смена держателя, то тогда необходимо напротив пункта «Владелец сертификата» активировать кнопку «Редактировать». Затем внести новые сведения, нажать «Подтвердить данные» и ожидать их проверки. Если же требуется вносить изменения в сведения об организации, то нужно обращаться в сервисный центр лично.

Когда заявка будет проверена системой, появится уведомление «Оплатить счет». Нужно совершить платеж за услугу удобным способом. Затем выполняют следующие действия:

В ЛК выбирают опцию «Выпуск сертификата» и указывают путь для его записи – на съемный накопитель или на ПК. После чего нажимают «Далее» для подтверждения действия.
Если пользователь указал съемный накопитель, то нужно выбрать из представленного списка место, куда именно сохранить закрытый ключ. Затем отобразится генератор случайных чисел. Потребуется двигать курсором или нажимать клавиши в области его окна.
Когда с помощью датчика будет задано случайное значение, появится окно установки ПИН-кода. При использовании Рутокена в него вводят стандартный пароль: «12345678» и кликают по кнопке «ОК». Если сертификат записывается на флешку или в реестр, то тогда пользователь задает пароль самостоятельно.
Читайте также: Обособленное подразделение – открываем, закрываем и уплачиваем налоги
После ввода пароля начинается процесс выдачи сертификата, что может занять несколько часов. Но перед этим потребуется указать пароль для подтверждения процесса — код поступит в течение 1–2 минут на ваш телефон.

Когда система сгенерирует сертификат, станет доступна опция для его установки — активируйте ее. Дождитесь вывода уведомления об успешном завершении процесса инсталляции.

Контур ЭЦП
1 500 ₽ Добавить в избранное
1 500₽
https://online-kassa.ru/kupit/kontur-etsp/
ЗаказатьПодробнее Есть в наличии
1 отзыв
КЭП (ЭЦП)
1 500 ₽ Добавить в избранное
1 500₽
https://online-kassa.ru/kupit/kep-etsp/
ЗаказатьПодробнее Есть в наличии
2 отзыва
Настройка ЭЦП
1 000 ₽ Добавить в избранное
1 000₽
https://online-kassa.ru/kupit/nastrojka-etsp/
ЗаказатьПодробнее Есть в наличии

Как продлить электронную подпись в СБиС

Теперь подробно рассмотрим, как продлить электронную подпись в СБиС (). Пошаговая инструкция:

Когда остается менее месяца до завершения срока действия сертификата, в окне мониторинга сервиса появляется соответствующее уведомление. В нем нужно нажать на кнопку «Продлить подпись». Если сообщение по каким-то причинам не выводится, в основном окне сервиса выберите «Продлить».
Из предложенных опций активируйте «Получить по каналам связи», кликните по кнопке «Далее».
Появится заявка, где будут автоматически заполненные данные о держателе ЭП. Внимательно проверьте их. Если какую-то информацию нужно поменять, нажмите кнопку «Редактировать».
Появится форма, где укажите паспортные данные владельца ЭП, прикрепите фото подготовленных документов и кликните по кнопке «Отправить заявку».
Ожидайте, когда по телефону с вами свяжется менеджер. После чего установите носитель с текущим ключом, кликните по кнопке «Получить ЭП».
Откроется окно, где выберите «Есть подпись».
Проверьте прикрепленные скан-копии. Активируйте опцию «Документы верны, подписать», затем — «Выбрать другую».
Установите съемный накопитель, на который нужно записать новую ЭЦП. Кликните кнопку «ОК».
Откроется лист с данными. Проверьте их правильность. Если есть неточности в информации, выберите «Есть ошибки». Затем обратитесь в техподдержку. Если сведения правильные, установите в компьютер действующую ЭП и кликните по кнопке «Все верно».
Теперь выберите на сайте «СБиС Электронная отчетность». Откройте карточку и во вкладке «Ответственные лица» кликните по «Проверить заявку». Откроется окно, где нажмите «ОК». Произойдет установка сертификата в карточку выбранного лица.

Сотруднику компании

Для получения новой подписи сотруднику организации по-прежнему можно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр — эти правила не изменились.

Главное — удостоверяющим центром должна быть пройдена переаккредитация.

Требования для прохождения переаккредитации установлены законом 63-ФЗ об электронной подписи. Ознакомиться с новыми требованиями и найти ближайший АУЦ можно здесь.

Чем будут отличаться новые и старые подписи для сотрудников?

Ранее в файлах ЭП для сотрудников указывались ФИО работника и наименование компании, от лица которой он действует. Такую подпись можно еще получить до конца 2022 года.

Новый образец электронной подписи сотрудника будет содержать только ФИО. Значит принять такую ЭП можно будет в разных организациях.

В ГК «Калуга Астрал» вы можете получить электронную подпись в день обращения! Выбирайте выгодное и удобное решение — Астрал-ЭТ (комплексные решения, включающие лицензию Крипто ПРО, рутокен и интеграцию с сервисами) или 1С — ЭТП (электронная подпись от 900 рублей).

Срок действия подписи сотрудника старого образца с указанием ФИО и наименованием организации — до 31 декабря 2022 года. Даже если ЭП будет получена в декабре 2022 года срок не изменится, так что лучше подумать о переходе на новые правила заранее.

Переход на электронные подписи нового типа будет проводиться постепенно — с 1 марта 2022 года до 1 января 2023 года. Во время переходного этапа получение ЭП нового типа происходит по желанию сотрудника, предложению портала или системы, с которой работает компания. С 1 января 2023 года применения такой подписи станет обязательным.

Чтобы получить подпись, сотруднику нужно предоставить паспорт и СНИЛС. Необходим будет личный визит в удостоверяющий центр для подтверждения личности. Подпись для сотрудника не будет иметь защиты от копирования, будет отсутствовать запрет на включение расширений.

Как узнать дату окончания действия подписи

Дата начала действия сертификата закрепляется в едином реестре ключей в момент выдачи владельцу. Также срок действия электронной подписи зашифрован в криптографическом коде. Узнать их можно через криптопровайдер. Приведём инструкцию, как проверить срок действия ключа для криптопрофиля в программе «КриптоПро CSP».

Запустите программу «КриптоПро CSP».
Перейдите во вкладку «Сервис», нажмите кнопку «Просмотреть сертификаты в контейнере…».
Нажмите «Обзор», выберите нужный контейнер, нажмите «ОК», а затем «Далее».
В открывшемся окне нажмите «Свойства».

Откроется окно сертификата, нужную информацию можно найти внизу.

Срок выдачи сертификата ключа электронной подписи составляет одни сутки. Однако, если получить ЭЦП нужно срочно, можно воспользоваться . Подробнее об этом здесь.

Доверенности

Для доказательства наличия прав на подпись документов от имени компании и совершение иных действий от лица организации вводится новый документ — машиночитаемая доверенность (МЧД).

Машиночитаемая доверенность — это доверенность в электронном виде, дающая право сотруднику выполнять действия от лица организации и подписанная электронной подписью руководителя компании.

Для того, чтобы ЭП сотрудника на документе была действительна, необходимо прилагать к нему МЧД. Предполагается создание общего реестра таких доверенностей в ФНС, из которого можно будет получать информацию об актуальности и сроке действия МЧД.

Калуга Астрал разрабатывает специальный сервис для работы с доверенностями «Астрал.Доверенность». Пока пользователи Астрал.ЭДО проводят тестирование новой функции. По мере появления новых НПА и разъяснений от ФНС сервис будет совершенствоваться и дополняться. Подпишитесь на наш блог, мы сообщим, когда сервис будет готов к работе.

Использовать МЧД законом разрешено уже с августа 2021 года, но на практике их еще не применяют (нет пока налаженного взаимодействия и электронные сервисы не готовы к работе с МЧД). Пока в законе установлен переходный период — до 31 декабря 2022 года, чтобы все смогли разобраться с правилами и освоиться с новым форматом доверенности.

Отдельный вид электронной доверенности существует для передачи прав на сдачу налоговой отчетности сторонней организацией или уполномоченным лицом. В этом случае можно сформировать электронную доверенность на предоставление отчетности в ФНС в формате XML, утвержденном приказом ФНС № ЕД-7-26/[email protected] от 30 апреля 2022. Такая доверенность равнозначна бумажной и не требует нотариального заверения. Дубликат подписывается КЭП руководителя компании или ИП, за которых будет сдаваться отчетность, и отправляется в ФНС до сдачи первой отчетности.

Где получить ЭЦП

г. Москва

Получить квалифицированную электронную подпись можно в офисе или наших партнеров в регионе. Подпись сделают в течение часа. А можно отправить онлайн‑заявку. Менеджер проверит заявку, после чего пригласит вас в офис для получения ЭП.

Вы можете заказать доставку электронной подписи на дом или в офис. Наш специалист, прошедший обучение и сертифицированный по требованиям ФСБ, привезет ЭЦП, не допустив компрометации.

Физическому лицу

Для физических лиц правила получения электронной подписи не поменялись — ЭП необходимо получить в аккредитованном удостоверяющем центре.

Заявку на получение ЭП физическому лицу можно отправить электронно в АУЦ. После проверки придется посетить офис удостоверяющего центра для идентификации личности и получения сертификата подписи.

Если есть действующая электронная подпись, то получение новой можно провести дистанционно (при условии, что данные у физлица не менялись).

Требуемые документы: паспорт.

Для чего физическому лицу нужна электронная подпись?

Быстрое подтверждение учетной записи на портале госуслуг (запись в поликлинику и другие контролирующие органы, подача заявлений на пособия и выплаты и т. д.).
Оформление ипотеки или кредита.
Регистрация сделки с недвижимостью в Росреестре.
Подача налоговой декларации и оформление налогового вычета на сайте ФНС.
Оформление трудового договора в электронном виде и другое.

Получите электронную подпись для физического лица в за один день. Нужен только паспорт!
Заказать подпись

А что Контур?

Удостоверяющий центр Контура соответствует всем требованиям, предъявляемым законом об электронной подписи, и сейчас мы в процессе получения аккредитации.

Когда получим её, планируем сотрудничать с УЦ ФНС, чтобы стать доверенным лицом, которое поможет выдавать электронные подписи руководителям юрлиц и ИП.

Также Контур участвует в разработке нормативно-правовых актов, которые регулируют применение электронных доверенностей. И планирует участвовать в подготовке системы этих доверенностей. А наши сервисы будут поддерживать работу таких доверенностей со всеми информационными системами, с которыми взаимодействуют.

Получить электронную подпись с автоматической настройкой и установкой в нашем сервисе.

Электронная подпись для предоставления сведений в систему ЕГАИС

Компании, деятельность которых связана с реализацией алкогольной продукции, используют электронные подписи для системы ЕГАИС. В данной системе учитывается весь алкоголь, который производится и реализуется в РФ. Порядок предоставления сведений указан в законе 182-ФЗ о внесении изменений в федеральный закон о госрегулировании производства и продажи алкогольной продукции. Для работы в системе необходима квалифицированная электронная подпись.

Как делалось раньше: использовали несколько ЭП на руководителя, по факту подписями пользовались разные сотрудники. Сейчас это невозможно, т. к. в ФНС выдают на руководителя подпись в единственном экземпляре.

Что же делать? В письме от 19.08.2021 № ЕА-3-26/[email protected] ФНС назвала, какие ЭП для ЕГАИС можно использовать в 2022 году:

КЭП руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя;
КЭП физического лица, которое имеет полномочия действовать от лица компании на основании обычной и машиночитаемой доверенности. Что касается выпуска КЭП на представителя ИП, то, несмотря на то, что закон 63-ФЗ позволяет получение такого сертификата, в Приказе ФСБ № 795 от 27.12.2011 форма такого сертификата отсутствует, поэтому пока представитель ИП получить такую КЭП не может.

Что изменится с июля 2022 года

Порядок выпуска и применения КЭП регулируется законом «Об электронной подписи» № 63-ФЗ, который подписан 6 апреля 2011 года. В конце 2022 года законом № 476-ФЗ в него были внесены поправки, которые вступают в силу поэтапно.

Очередной этап изменений наступит 1 июля 2022 года. Главное из них заключается в том, что многие удостоверяющие центры (УЦ) потеряют право выпускать сертификаты электронных подписей. Это связано с ужесточением правил аккредитации. Вместе с тем расширятся полномочия ФНС. Она будет оформлять КЭП на руководителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Нужно ли перевыпускать ЭП, если срок ее действия еще не закончен?

Условия использования ранее полученной подписи зависит от того, кем и когда она была выдана:

Если электронная подпись была получена в 2022 году в удостоверяющем центре, который прошел переаккредитацию, то использование данной подписи возможно до конца 2022 года или дольше (если срок действия выходит за границу 31 декабря 2022 года).
Если центром, выдавшим подпись, не была пройдена переаккредитация, то использование данной ЭП запрещено.
Если вы в 2022 году вы уже получили ЭП ФНС, то в 2022 году можете пользоваться ею до конца срока действия.

Итоги

Период действия сертификата ключа ЭЦП назначается удостоверяющим центром, а при его окончании заявитель имеет право продлить срок использования электронной подписи. При уничтожении сертификата ключа ЭЦП информация отображается в реестре сертификатов, а также может составляться специальный акт на уничтожение средства ЭЦП.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Правила безопасности

Чтобы защитить себя от воровства электронной цифровой подписи, нужно соблюдать несложные правила. Их сформулировала эксперт в сфере закупок Дарья Опарина:

Поменяйте пароль на USB-токене и запомните его. Если мошенники 3 раза введут неверный код, то подпись заблокируется;
Никому не передавайте КЭП (даже главбуху);
Покупайте сертифицированные токены. На других могут быть вирусы;
Не заходите на подозрительные сайты и не скачивайте файлы из непроверенных источников;
Поставьте на компьютер антивирус.