Забалансовый счет 27 в бухгалтерском учёте организации

Особенности забалансовых счетов

Для забалансовых счетов характерно ведение учета в простой форме, когда суммы активов и обязательств, вынесенных за баланс, проходят только по кредиту или только по дебету забалансового счета, корреспонденции при этом не используются. Бюджетные организации ведут учет, используя свой План счетов, утвержденный приказом Минфина РФ от 01.12.2010 №157 н, и инструкцию к нему.

Просмотреть план счетов, применяемый бухгалтерией бюджетной организации, ознакомиться с действующими нормами его применения можно в статье «Рабочий план счетов бюджетного учета на 2016 год».

Для чего применяются забалансовые счета в бюджете? Основная их цель — накопление и сохранение информации для оперативного и достоверного управленческого учета. Для учета и контроля над ценностями, не принадлежащими организации, которые данное учреждение использует временно, но отвечает за их сохранность. Раздел 7 инструкции по применению счетов в бюджетном учете и регламентирует применение забалансовых счетов. В нем указан перечень ценностей, которые должны учитываться организацией, но не в составе балансовых ценностей. Кроме того, учреждение вправе расширять список этих ценностей и забалансовых счетов в случае необходимости.

Какие забалансовые счета применяются в бухгалтерском учете коммерческих организаций, какими документами регламентируется порядок учета на них, см. в статье «Правила ведения бухгалтерского учета на забалансовых счетах».

Примеры отражения операций

Рассмотрим порядок отражения операций по передаче объектов основных средств в личное пользование сотрудникам для выполнения ими служебных обязанностей и их возврата из личного пользования на примере.

Пример.

На складе у кладовщика Иванова И.И. числится служебный телефон.

В реквизите «МОЛ/Место хранения»

группы
«Отправитель»
необходимо указать Иванова И.И. В группе Получатель в качестве материально-ответственного лица Центр материальной ответственности, отвечающий за сохранность основного средства, выданного в личное пользование сотруднику.

Необходимо обратить внимание на то, что если по сотруднику не создан центр материальной ответственности, то необходимо заранее создать служебный центр материальной ответственности сотрудника, которому передается основное средство в личное пользование. Для этого необходимо открыть список ответственных лиц и мест хранения, нажать функциональную кнопку «Показать все»

и в открывшемся справочнике
«Центры материальной ответственности»
ввести кнопкой
«Создать служебный ЦМО»
сотрудника, которому передается в личное пользование основное средство.

Учетной политикой учреждения было принято решение учитывать основные средства, которые переданы в личное пользование, у кладовщика Иванова И.И., в связи с этим в реквизите «Материально-ответственное лицо/Место хранения»

группы
«Получатель»
необходимо указать Иванова И.И.

Через подбор необходимо подобрать необходимый объект основного средства, для этого следует на закладке «Основные средства»

нажать функциональную кнопку
«Подобрать»
. Все остальные реквизиты этой закладки оформляются без особенностей.

Для отражения выдачи имущества сотруднику в личное пользование необходимо включить флаг «Выдать в личное пользование»

и указать необходимого сотрудника.

После проведения в документе сформируются следующие бухгалтерские записи:

• Дт счета 101.34.310 Кт 101.34.310
  — внутреннее перемещение основного средства на сумму балансовой стоимости.
• Дт счета 27.01.310
  — передача в личное пользование сотруднику на сумму балансовой стоимости основного средства.

Следует обратить внимание на то, что согласно Инструкциям № 162н, № 174н и № 183н установлено обязательное отражение на счете 101.00. Так что если учетной политикой учреждения в качестве материально-ответственного лица установлен кладовщик, то есть тоже материально-ответственное лицо, на котором числится основное средство передаваемое в личное пользование, то в учете отразится внутреннее перемещение данного основного средства на счете 101.00 по одному и тому же материально-ответственному лицу.

После включения флага «Выдать в личное пользование» в печатной форме документа добавляется поле «Получил в личное пользование»

для подписания сотрудником, получившим основное средство.

Использование забалансового счета 27 в учете

Забалансовый счет бюджетной организации 27 именуется «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Он предназначен для сбора и хранения информации по выданным работникам:

• фирменной одежде;
• спецобмундировании;
• обуви;
• иному вещевому имуществу, необходимому сотрудникам организации для работы.

Перечисленные ценности должны быть переданы в личное пользование сотрудника именно для выполнения им своих служебных обязанностей. При этом сотрудник должен отвечать за сохранность этих ценностей. Таким образом, главная цель введения забалансового счета 27 — контроль над имуществом, переданным сотруднику. Эти ценности списываются с балансового учета, выдаются обязательно в личное пользование под личную ответственность сотрудника.

В бухгалтерском учете поступление имущества в личное пользование сотрудника отражается по дебету счета 27, выбытие, соответственно, по кредиту. Согласно инструкции к счетам бюджетного учета, ценности принимаются к учету на счет 27 по их балансовой стоимости, по ней же происходит и их списание с учета за балансом. Порядок использования счета 27, список возможных к учету на нем ценностей должны быть прописаны в учетной политике организации. В ней же должен быть указан перечень первичных документов, которые формируются для передачи ценностей сотруднику в распоряжение, а также для их выбытия с забалансового счета.

Передачу ценностей в личное пользование нужно оформлять, соблюдая правила, по которым работник несет индивидуальную материальную ответственность. При применении забалансового счета 27 должен быть организован аналитический учет по виду ценностей, их пользователям, количеству и стоимости. Для целей такого учета используется Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (форма по ОКУД 0504041).

Отражение на счете 27 основных средств, выданных в личное пользование работникам

Приказом Минфина РФ от 29.08.2014 № 89н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2010 г. №157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Приказ 89н) введен новый забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Счет предназначен для учета имущества, выданного учреждением в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением. В соответствии с разъяснениями, данными на учебе, на этом счете, кроме материальных запасов должны учитываться основные средства (в нашем случае – сотовые телефоны, высотомеры, стропорезы), выданные работникам, без списания их с балансового счета 101 00. Когда данное положение будет реализовано в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»?
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» по всем счетам счета 101 00 «Основные средства» ведется аналитический учет не только по основным средствам, а также по центрам материальной ответственности – материально ответственным лицам и местам хранения (ответственным подразделениям) – см. рис. 1.

Рис. 1

При выдаче основных средств в пользование, в том числе в личное пользование, в документе «Внутреннее перемещение ОС и НМА

» указывается получатель имущества – сотрудник, в личное пользование которого передается имущество (рис. 2).

Рис. 2

При проведении документа формируются бухгалтерские записи по смене МОЛ (ЦМО).

Рис. 3

В отчетности имущество отражается по ЦМО, которому оно передано.

Рис. 4

Если ОС не списывается со счета 101 00, зачем его учитывать еще и на счете 27? Письмом Минфина России от 19.12.2014 № 02-07- 07/66918 доведены Методические рекомендации по переходу на новые положения инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.08.2014 № 89н, далее – Методические рекомендации.

В Методических рекомендациях приведены бухгалтерские записи по принятию к балансовому учету в соответствии с Изменениями 157н активов, ранее не учитываемых при формировании баланса учреждения (постановка на учет объектов, не числящихся на балансе, в том числе учитываемых на забалансовых счетах), которые требуется отразить в учете до 31.12.2014. В частности в пункте 2.5 Методических рекомендаций сказано: «Выбытие материальных запасов, имеющих нормативный срок эксплуатации (носки), выданных в личное (индивидуальное) пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей (специальная одежда, специальная обувь, форменная одежда, вещевое имущество, одежда и обувь, а также спортивная одежда и обувь и др.), отражается по дебету счетов 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», 0 109 00 272 «Расходование материальных запасов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» с одновременным отражением на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».».

Соответствующие изменения внесены в документы программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» по учету материалов как на балансовых, так и на забалансовых счетах, — добавлен функционал для работы с забалансовым счетом 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)», в частности в документе «Списание материалов

» предусмотрена операция «
Выдача в личное пользование (401.20.272 (109.00) — 105.00) (оприходование на счет 27)
»; в документе «
Поступление материалов прочее
» предусмотрена операция «
Возврат из личного пользования (105.00 — 401.10.180, забалансовый счет 27)
».

Кроме того предусмотрено автоматическое списание вещевого имущества, выданного в личное пользование работникам до 31.12.2014, со счета 105 00 и принятие к учету на счет 27 при переносе данных из программы «1С:Вещевое довольствие 8» в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».

Следует отметить, что Методические рекомендации не содержат требования отражать на счете 27 стоимость основных средств, выданных в личное (индивидуальное) пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей. Поэтому у «1С» нет оснований для автоматического формирования бухгалтерских записей по счету 27 при выдаче основных средств в эксплуатацию в личное пользование работникам.

Инвентаризация бюджетных забалансовых счетов

В бухучете применение забалансовых счетов является обязательным. Учреждения обязаны проводить инвентаризацию всего своего имущества и обязательств для формирования достоверной информации финансового положения. Инвентаризируются ценности, обязательства и активы, числящиеся за балансом организации, так же и в такие же сроки, как и находящиеся на балансе.

Подробнее о том, надо ли инвентаризировать имущество, находящееся за балансом, см. в статье «Предусмотрено ли для забалансовых счетов проведение инвентаризации».

Получение неисключительных прав на использование программных продуктов

Рассмотрим отражение неисключительных прав пользования на результаты интеллектуальной деятельности в учете учреждения. В соответствии с пунктом 66 Инструкции 157н нематериальные активы, полученные в пользование учреждением (лицензиатом) подлежат учету на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» по стоимости, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре.
Для учета в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0. неисключительных прав пользования программными продуктами предусмотрен документ «Принятие к учету объектов ОС (кроме зданий и сооружений) (ОС-1) (Приказ 173-н)» с видом операции «Поступление на счет 101 (102, 103), 01, 02».

Форма документа «Принятие к учету объектов ОС (кроме зданий и сооружений) (ОС-1) (Приказ 173-н)»

В документе необходимо заполнить информации об организации сдатчике и получателе, данные об объекте, счете учета и инвентарном номере, а также место хранения.

На вкладке «Амортизация» следует указать сумму переданной амортизации, параметры амортизации и счет затрат, используемый учреждением. В результате проведения документа учреждение получает увеличение оборота по дебету счета 01.31 «Иное движимое имущество в пользовании по договорам безвозмездного пользования» с указанием суммы неисключительного права на пользование программным продуктом.

Итоги

Забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» используется в бюджетных учреждениях для учета и контроля над материальными ценностями, переданными сотрудникам для исполнения с их помощью своих служебных обязанностей. Данный учет должен вестись детально по каждому виду ценностей, отдельно по сотрудникам, количеству и суммам.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как использовать забалансовый счёт 27?

В соответствии с п. 385 приказа Минфина РФ от 1 декабря 2010 г. № 157н забалансовый счет предназначен для учета:

• форменного обмундирования;
• специальной одежды;
• иного имущества, выданного учреждением в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей.

Счёт выполняет следующие функции:

• обеспечение контроля за сохранностью имущества;
• целевое использование;
• движение.

Движение по забалансовому счёту 27 производится на основании документов:

Учёт по забалансовому счёту 27 ведётся в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе пользователей имущества, мест его нахождения, по видам имущества, его количеству и стоимости.

Сотрудники, получившие имущество, учтённое на забалансовом счёте 27, обязаны нести персональную ответственность за его сохранность на всё протяжении его использования. При передаче указанного имущества сотруднику его необходимо списать с забалансового счёта 27.

Как приём имущества на забалансовый счёт 27, так и списание происходит по балансовой стоимости.

Каждая организация самостоятельно разрабатывает документацию, на основании которой ведётся учёт по забалансовому счёту 27:

• документы, необходимые для передачи имущества сотруднику;
• документы, необходимые для выбытия имущества с забалансового счёта 27.