В любой организации может возникнуть ситуация, когда появляется необходимость временно приостановить эксплуатацию какого-то оборудования. При этом имеется возможность в будущем снова его использовать. Однако нельзя просто прекратить работу. Факт консервации должен быть зафиксирован при помощи соответствующего акта.
Существуют три причины, почему консервируют оборудование:
- Временное прекращение коммерческой и некоммерческой деятельности.
- Начал сокращаться объем производства.
- Нецелесообразное использование оборудования.
Файлы для скачивания:
Унифицированные бланки для оформления такого документа не предусмотрены. Соответственно, здесь разрешен свободный стиль составления. Хотя компаниям разрешается разрабатывать фирменные бланки, которые будут закреплены учетной политикой.
Основания для проведения консервации оборудования
Консервацию оборудования проводят в связи следующими обстоятельствами:
- техногенные аварии, природные и антропогенные катаклизмы, вызвавшие прекращение эксплуатации оборудования;
- неиспользование оборудования свыше трех месяцев подряд;
- невозможность перепрофилировать оборудование из-за его специфичных особенностей;
- оборудование нельзя сдать в аренду;
- сезонно используемое в коммерческой и некоммерческой деятельности оборудование.
Популярные ошибки
Юридическая практика указывает на следующие ошибки, как на самые часто допускаемые:
- Заполнение документа карандашом;
- Чернила разного цвета при заполнении;
- Разный шрифт в разных местах документа;
- Неполное официальное наименовании компании;
- Помятый или надорванный лист с актом;
- Подписи либо от людей без полномочий, либо не от всех уполномоченных;
- Орфографические и пунктуационные ошибки.
Конечно, иногда документ признается, даже если бумага немного мятая. Но никаких гарантий нет. Даже одна из вышеперечисленных ошибок может послужить признанием акта недействительным, в следствие чего компания может понести финансовые убытки.
При обнаружении ошибок рекомендуется составить акт консервации оборудования с чистого листа, чтобы избежать проблем в будущем.
Информация, которая должна присутствовать в документе
Акт должен содержать в себе следующую информацию:
- дату перевода оборудования на консервацию;
- перечень оборудования, которое необходимо перевести;
- первоначальную стоимость оборудования;
- причину перевода;
- действия, которые были совершены для перевода;
- сумму предстоящих расходов;
- остаточную стоимость, если планируется консервация больше трех месяцев;
- сумму уже произведенных затрат;
- срок консервации.
Во время проведения инвентаризационного учета оборудование, которое предназначено для консервирования, комиссия выделяет в отдельную группу. Для его учета используется субсчет «Объекты, переведенные на консервацию». В акте такое оборудование прописываются с указанием фирмы-производителя, наименования модели и инвентаризационного номера.
Что требуется для оформления консервации и расконсервации объектов
1. Провести осмотр и определить перечень временно не используемого имущества и оценить экономическую целесообразность его консервации.
Это можно поручить постоянно действующей инвентаризационной комиссии и делать в рамках инвентаризации, а можно создать специальную комиссию.
2. Издать приказ о переводе объекта на консервацию по результатам рассмотрения подготовленных комиссией материалов.
Он составляется в произвольной форме в котором указывают:
- причины временного неиспользования ОС;
- перечень объектов;
- дату перевода;
- срок;
- лиц, ответственных за сохранность ОС в период их консервации.
Приказ может выглядеть так:
3. Оформить акт о переводе ОС на консервацию по завершении мероприятий, необходимых для подготовки имущества к дальнейшему хранению (демонтаж, упаковка, транспортировка, отключение коммуникаций и пр.).
Форма акта также свободная, в нем следует отразить:
- учетные данные об объектах ОС, переводимых на консервацию;
- причину консервации;
- срок;
- сведения о проведенных работах и их стоимость;
- перечень демонтированных составных частей законсервированных ОС (при наличии);
- иные необходимые или важные сведения (подписи ответственных лиц, дату составления и др.).
Пример акта:
При расконсервации объектов ОС следует оформить приказ о расконсервации и акт о расконсервации основного средства.
Срок консервации
По закону минимальный срок консервации оборудования составляет три месяца, а максимальный — три года. Исчисление начинается с даты утверждения документа. Если возникает необходимость продлить срок, то предложение о продлении должно выдвигаться не позднее чем за месяц до истечения срока консервации. Что касается повторной консервации оборудования, то здесь предложение вносится не ранее чем через пять месяцев после расконсервации (возобновление эксплуатации ранее законсервированного оборудования).
Кто может законсервировать оборудование
Такое серьезное решение не может принимать никто, кроме генерального директора предприятия. Стоит помнить, что перед консервацией обязательно нужно провести инвентаризацию.
Это позволит документально зафиксировать, какое именно оборудование отправляется на заморозку, а также его техническое состояние. Также это создаст точный список всей консервируемой техники.
Начальник также должен назначить специалистов, которые будут следить за сохранностью законсервированного оборудования. И только тогда можно издавать указ о проведении консервации.
Обратите внимание! Если консервация срочно необходима, а начальника нет на рабочем месте по каким-либо причинам, указ могут издать его заместители, при наличии соответствующих полномочий в их должностных инструкциях.
Типичные ошибки при заполнении документа
Так как у документа нет единой формы, его составляют в произвольной. Правда практика налоговых и аудиторских проверок показывает, что бухгалтеры, заполняя документ, систематически допускают ошибки. Вот самые основные:
- ошибки в написании слов и чисел (в вычислениях);
- дописывание текста;
- записи, сделанные карандашом;
- разные цвета чернил;
- непрописанная дата составления документа;
- неправильно указано наименование организации;
- не расшифрован факт хозяйственной или производственной деятельности;
- подписание документа лицом, действующим от чужого имени без полномочий или с превышением предоставленных полномочий;
- бросающееся в глаза механическое воздействие на документ (искусственное состаривание, маскировка части текста);
- акт составлен на листах разного качества.
Конечно, все вышеперечисленные ошибки не могут свидетельствовать о недействительности документа. Вполне возможно такое заполнение было связано с объективными причинами.
Важно! Инспекция федеральной налоговой службы всегда проявит интерес к таким документам, так как посчитает их оформленными ненадлежащим образом. А значит, налоговая служба откажется возместить организации НДС и уменьшить налогооблагаемую базу прямого налога, взимаемого с прибыли организации.
Что представляет собой форма КС-17
Форма КС-17 включена в один из альбомов Госкомстата, который был утвержден постановлением ведомства от 11.11.1999 № 100. На основании этой формы составляется акт о приостановлении строительства (посредством консервации либо полной отмены строительных работ). Подобная необходимость может возникнуть у строительной компании по разным причинам: в силу недофинансирования, кризисных явлений, административного фактора.
Документ КС-17 оформляется с целью подтверждения того, что в строительный проект был вложен определенный объем денежных средств, которые были направлены на выполнение работ в рамках данного проекта. Впоследствии он становится одним из ключевых оснований для истребования подрядчиком с заказчика (либо заказчиком с инвестора) денежных средств в счет компенсации понесенных расходов.
Акт по форме КС-17 составляется заказчиком строительного проекта, как только он или инвестор примут решение о консервации стройки либо прекращении работ.
Он также может оказаться полезен и при расконсервации строительного проекта. Дело в том, что заказчику и подрядчику, которые вновь приступают к работе, может понадобиться сверить текущее состояние инфраструктуры с тем, что было зафиксировано на момент приостановления строительства. Вполне может оказаться, что за период простоя те или иные результаты выполненных работ (например, построенный фундамент или проложенные кабели) придут в негодность и их монтаж придется осуществлять еще раз. Для такой сверки форма КС-17 — один из самых удобных источников.
О том, как происходит начисление амортизации по расконсервированному основному средству, читайте в материале «Какой выбрать метод начисления амортизации в налоговом учете?».
Контроль строительства — обязательный этап, отсутствие которого может привести к штрафам. Как правильно провести строительный контроль в деталях разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Полный пробный доступ к системе К+ можно получить бесплатно.
Исправление ошибок
Если специалист по бухгалтерскому учету заметит ошибку в акте, он имеет право ее исправить. К примеру, если в документе была прописана неправильно сумма, то ее можно отредактировать путем перечеркивания и указания правильного значения. Однако не стоит забывать о том, что исправления в документе надо заверять правильно. Для этого достаточно:
- поставить в акте дату, когда была внесена исправительная запись;
- прописать «Исправленному верить»;
- поставить подпись работника, который несет ответственность за исправление;
- расшифровать эту подпись.
При заполнении документа недопустимо использовать штрих-корректоры, помарки, поправки и подчистки.
Порядок консервации основных средств
Чтобы процедура была проведена в рамках закона, необходимо соблюдать регламент документального оформления. Такой порядок утвержден на федеральном уровне для всех бюджетных и иных госструктур, а коммерческие фирмы могут самостоятельно разработать образцы документов, включая акт и приказ о консервации объекта.
Общий алгоритм действий включает в себя:
- Составление ответственным должностным лицом заявки на консервацию ОС – документ подтверждается техническим обоснованием о нецелесообразности дальнейшей эксплуатации объекта и подается на имя руководителя фирмы.
- Утверждение решения о необходимости процедуры консервации объекта – в рассмотрении участвует орган управления компанией.
- Издание приказа на ОС – к примеру, при приостановке эксплуатации недвижимости составляется приказ о консервации здания – образец ниже.
- Проведение инвентаризационных мероприятий.
- Составление акта – в документе указывается, что объект временно прекращает эксплуатироваться.
- Формирование проводок в учете – законсервированные ОС переносятся в дебет отдельного субсчета к сч. 01 для дальнейшего контроля, а расходы на консервацию отражают на счете 91.
Приказ о консервации ОС — образец
Форма акта в 2022 году
Сегодня, законодатель не устанавливает в качестве обязательного условия для оформления рассматриваемых документов – использование унифицированных бланков, но и не запрещает их. При этом, многие организации, предпочитают использовать для этих целей внутренние шаблоны, разработанные с учётом их вида деятельности и потребностей.
Если же составитель не имеет опыта в создании деловой документации – рекомендуем заполнять стандартный бланк, который поможет сэкономить время и избежать многих ошибок.
Зачем нужен акт консервации оборудования и кто его подписывает
На первый взгляд, рассматриваемая нами сегодня ситуация – может быть решена и без оформления акта и всё, что нужно – просто отключить и изолировать необходимое оборудование. Однако, это не так!
Вот почему так важно оформить всё, согласно букве закона:
- Упрощение процедуры учёта сотрудниками компании финансовых активов предприятия.
- «Заморозка» расходов, которые связаны с обслуживанием, а также ремонтом и амортизацией используемого оборудования.
- Наличие документального доказательства того, что данная организация отказалась от использования, установленного в акте консервации, оборудования, а вместе с этим – снижение налога на прибыль.
Логично, что один специалист – не может провести полный осмотр, проверку и консервацию, а потому – для осуществления этого в организации создаётся специальная комиссия, участники которой должны обладать необходимым уровнем квалификации и опытом для оформления акта, который после их подписания – отправляется руководителю/руководителям компании.
