Пошаговая инструкция по составлению бухгалтерской справки с примерами и образцами

Роль бухгалтерской справки: для чего нужна

Любое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать бланки «первички», утверждая их в своей учетной политике. Но иногда затруднительно обосновать определенные хозяйственные операции ввиду отсутствия установленной формы документа для них. Например, расчет суточных или норму расходов. Устранить эту проблему поможет бухгалтерская справка. Применять ее можно и в других случаях (см. таблицу).

По сути бух. справка – это первичный документ, к которому закон предъявляет свои требования. Ее можно составлять в произвольной форме, но обязательно наличие определенных реквизитов. При правильном оформлении она станет верным доказательством в конфликтах с контролирующими органами.

В идеале заниматься составлением бухгалтерской справки должен компетентный специалист. Например: экономист, бухгалтер или другое лицо, которое несет ответственность за совершаемую операцию. Но чтобы успешно справиться с поставленной задачей, надо знать некоторые нюансы.

Также см. «Как вести бухгалтерский учет в ООО».

Что надо знать, используя разные формы и образцы бухгалтерской справки

Следует помнить о следующих тонкостях:

1. Не заменяет документ, который должен быть составлен партнерами по сделке вместе. Поэтому некоторые операции фиксировать в справке имеет смысл только для внутренних целей.

К таким случаям можно отнести составление акта о приеме товаров, поступивших без документов. Налоговая инспекция посчитает, что представленный образец бухгалтерской справки не имеет правовой основы. В результате расходы могут не признать. Учесть их при расчете налога невозможно. А оспорить такое решение бывает непросто.

2. Справка обычно лишь подтверждает сведения, уже представленные в системе внутреннего учета. Поэтому специалист должен различать, как оформить образец бухгалтерской справки:

• в качестве «первички»;
• для совершенно других целей (информационных и т. п.). Например, для фиксации хозяйственной операции в документе, который может стать доказательством в судебных разбирательствах.

• В сложных ситуациях бухгалтер рискует запутаться в исправлениях. Чтобы этого не произошло, рекомендуем включать в текст справки максимум информации и прилагать копии расчетных, а также неверно заполненных документов.

Что представляет собой бухгалтерская справка и для чего она нужна?

Все люди ошибаются, бухгалтеры не исключение. Для того, чтобы исправить ошибки, а также чтобы отразить в учете нестандартные хозяйственные операции можно воспользоваться бухгалтерской справкой.

Бухгалтерская справка – это официальный документ, в котором находят свое отражение корректировки по различным регистрам плана счетов в случае ошибки, а также расчеты по не стандартным хозяйственным операциям.

Как написать характеристику на работника? Образец и пошаговая инструкция содержатся в публикации по ссылке.

Таким образом, бухгалтерская справка необходима для того, чтобы вносить изменения в отчетность, а также для того, чтоб отражать в учете специфические хозяйственные операции (раздельный учет деятельности, представительские расходы).

Структура: как написать образец бухгалтерской справки

Независимо от предназначения, документ должен быть оформлен правильно, поскольку играет роль первичного. Тогда не возникнет лишних вопросов от налоговой инспекции. Рекомендуем использовать внутрифирменный шаблон, поскольку законодательство РФ не предусматривает обязательного бланка бухгалтерской справки.

Процедура оформления этого документа состоит из 3-х этапов:

1. Создание «шапки» и указание следующих данных:

• сведения о том, что изменилось;
• предыдущие показатели;
• правильный способ расчета.

Далее приведен пример бухгалтерской справки с соответствующим текстом:

• идентификации лиц;
• подтверждения необходимости выполнить хозяйственную операцию.

Также см. «Реквизиты бухгалтерских документов: основные и обязательные».

Как было сказано, руководство компании вправе самостоятельно разработать и утвердить приказом образец справки, чтобы применять его для решения своих хозяйственных задач. При этом его включают в учетную политику предприятия.

Взять за основу можно бухгалтерскую справку 0504833, которая разработана Минфином для учреждений государственного сектора (приказ 2015 года № 52н).

Обычно этот документ составляют в электронном виде с учетом стандартных требований к оформлению: отсутствие опечаток, заполнение всех реквизитов, точное название организаций и т. д. Важно не допустить ошибку при проставлении дат.

На нашем сайте бухгалтерской справки можно по следующей ссылке.

Подобные справки могут содержать так называемые красные сторно – проводки с отрицательным числом. Они служат, например, для:

• исправления ошибок;
• списания торговой наценки;
• корректировки показателей материально-производственных затрат.

Ниже представлен образец заполнения бухгалтерской справки 0504833.

Бланк документа

Для внесения аналогичных записей в бухучете используйте унифицированный бланк справки ОКУД 0504833 либо разработайте бланк самостоятельно. Форму разработанного документа утвердите в учетной политике или отдельным приказом.

Проверьте, образец написания бухгалтерской справки должен содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата его составления;
• полное или сокращенное название организации в соответствии с уставной документацией (дополнительно могут быть отражены реквизиты, идентифицирующие субъект, — ИНН, КПП, адрес);
• суть проведенной хозяйственной операции;
• Ф.И.О. ответственного лица, составившего документ.

ВАЖНО!
Независимо от выбранного бланка, отражайте операции с помощью бухгалтерских справок с соблюдением хронологического порядка. В противном случае споров с налоговыми инспекторами и соответствующих актов не избежать.

Образец бухсправки, самостоятельно разработанной в НКО

бухгалтерской справки ОКУД 0504833

Разновидности

Существует несколько типов бухгалтерских справок, предназначенных для разных хозяйственных ситуаций:

• расчетные;
• об исправлении ошибок;
• для бюджетной сферы;
• образцы бух. справок по раздельному учету НДС;
• о списании задолженности;
• предназначенные для суда.

Каждая из них имеет свои особенности составления, позволяющие грамотно подтвердить правомерность того или иного факта.

Правила оформления КС-3

Организации не имеют права вносить какие-либо изменения в стандартную форму КС-3, в том числе добавлять или убирать какие-то строки. КС-3 – форма стандартная и унифицированная.

Сведения о предприятиях, как, в общем, и все остальные данные должны вноситься в нее без каких-либо сокращений, с обязательным указанием организационно-правового статуса (в полном соответствии с регистрационными данными).

Важным моментом является то, что справка по форме КС-3 может быть применима не только к строительному объекту целиком, но и к какой-либо отдельной его части. Однако в этом случае указывать полную стоимость объекта также необходимо.

Бухгалтерская справка-расчет: образец заполнения

Этот тип справки имеет первичный характер. Его отличает наличие показателей, которые уже отражены в учете. Бухгалтер составляет ее в следующих случаях:

1. исправление неточности, допущенной в бухгалтерском или налоговом учете;
2. пояснение хозяйственной операции (бухгалтерская справка-расчет может пригодиться при списании дебеторской или кредиторской задолженности);
3. выполнение дополнительных расчетов, поясняющих особенности операции (особенно важно при раздельном учете НДС или признании расходов).

Установленного законом образца бухгалтерской справки-расчета не существует. Но она должна иметь такие реквизиты:

• название компании;
• суть операции и расчет по ней;
• дату составления;
• Ф.И.О. ответственных лиц.

Если сомневаетесь, как правильно составить образец бухгалтерской справки, руководствуйтесь статьей 9 Закона Справка о подтверждении исправлений

Допустим, что бухгалтер ООО «Гуру» Н.В. Соловьева нашла ошибку в амортизационных отчислениях за март 2022 года: было отражено 53 800 руб., но согласно правильным расчетам – 41 200 руб. Излишек сторнирован при помощи проводки: Дт 44 Кт 02 – 12 600. Образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки выглядит так:

Обратите внимание: обязательно нужно указать:

• причину возникновения ошибки;
• все варианты суммы, которая влияет на бухучет;
• дату внесения исправлений.

В конце Н.В. Соловьева как составитель справки ставит свою подпись. К ней примыкает автограф главного бухгалтера. После этого бухгалтерская справка об исправлении ошибки служит основанием для коррекции в учете.

Также см. «Двойная запись в бухучете: значение и примеры».

Справка о списании «кредиторки»

Просроченную кредиторскую задолженность, по которой прошло время для иска, предприятие обязано включить во внереализационные доходы. Так регламентирует п. 18 ст. 250 НК РФ. Обычно на это идут во время инвентаризации и сопровождают оформлением бухгалтерской справки на списание кредиторской задолженности. Она должна включать:

• полную информацию о долге (номер договора, ссылки на «первичку» и т. д);
• расчет срока исковой давности.

ПРИМЕР В ООО «Гуру» 30 марта 2022 года проведена инвентаризация расчетов с контрагентами, в результате которой выявлена кредиторская задолженность перед ООО «Септима» в размере 143 000 руб. Срок исковой давности по ней истек 13 марта 2017 года.

Вот пример, как написать бухгалтерскую справку по этой ситуации:

Помните: бухгалтер должен правильно определить срок исковой давности, так как это влияет на результат расчета налога на прибыль. Чтобы избежать ошибки, держите ориентир на статьи 196, 200 и 203 Гражданского кодекса.

Для чего применяется справка?

Согласно Письму Росстата № 01-02-9/381 от 31.05.2005, при заключении договора на осуществление ремонтных, строительных, монтажных работ между исполнителем и заказчиком составляется документ первичного учета, в котором отображаются основные расходы, связанные со строительством. Служит он основанием для проведения бухгалтерских расчетов, выплат налогов.

Периодичность согласования информации обсуждаются в договоре подряда. Подходит для предприятий всех форм собственности.

Справка формы КС-3 составляется на основании акта о приемке КС-2, включает в себя издержки на приобретение материалов, оборудования, выплату заработной платы сотрудникам, прочие затраты. Подписывается сторонами после того, как исполнитель выполнит свои обязательства по договору, а заказчик проверит, а затем осуществит прием объекта без предъявления претензий за качество, объем завершенных работ (что делать подрядчику, если работа выполнена, а заказчик не подписывает акт выполненных работ, читайте тут).

Справка формы КС-3 отображает данные о стоимости работ, перечне этапов, сумме затрат, систематизированных по видам. Вся информация оказывает прямое действие на остаточную стоимость затрат на выполнение заявленных работ.

Бухгалтерская справка о задолженности для суда: образец

Этот документ может быть составлен в самом общем виде со ссылками на справочные данные, которые форма хочет подтвердить в суде. Ссылаться в справке на то, что она оформлена именно для судебных целей, совсем необязательно.

Далее представлен образец написания бухгалтерской справки о «дебиторке», которую часто приходится «выбивать» с контрагента через суд.

Как исправить ошибку, допущенную в бухсправке

Ошибки могут быть допущены и в таком документе, как бухгалтерская справка, несмотря на то, что она сама служит способом исправления неточностей и допущенных ошибок. Лучшим вариантом, конечно, будет напечатать справку заново, но если нет такой возможности, то исправления вносят следующим образом:

• неверные сведения аккуратно перечеркиваются;
• сверху заносятся верные сведения;
• проставляется дата, а также подпись исполнителя (указывается его должность и расшифровка подписи).