Перевод работника на дистанционную работу: допсоглашение и другие способы

Причины для перевода на удаленку

Трудовой кодекс не указывает, когда может потребоваться перевод сотрудника на удаленную работу, этот вопрос остается на усмотрение работодателя. Перемещение оформляется, если изначально не заключен трудовой договор при дистанционном характере работы, но возникает необходимость в нем, или стороны достигают согласия о возможности выполнения трудовых функций специалистом вне места расположения организации.
Временный перевод, в соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ ФЗ-407 и вступающими в силу с 1 января 2022 года, возможен при возникновении форс-мажорных обстоятельств на время их действия. При перемещении на удаленный режим по инициативе работника или соглашению сторон подписывается дополнительное соглашение, временное перемещение осуществляется без согласия сотрудника.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как перевести работника на другую должность. Используйте эти инструкции бесплатно.

На удаленной работе взаимодействие между работником и работодателем происходит посредством телекоммуникационных сетей. Дистанционный документооборот организуется по правилам, указанным в локальных нормативных актах работодателя. Вопросы режима труда, взаимодействия, выхода сотрудника на связь, контроля за выполнением трудовых обязанностей определяются в локальных актах работодателя. ТК РФ с 01.01.2021 в соответствии с актуальными поправками позволяет сторонам регулировать эти условия во внутренних положениях, правилах и т.д.

Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде

Прием работника на удаленную работу не освобождает работодателя от обязанности обмена документами с ним с целью:

• получения от работника всех необходимых сведений о нем;
• предоставления работником оригиналов и копий документов, имеющих значение для трудоустройства и дальнейших расчетов по оплате труда;
• оформления подписываемого обеими сторонами трудового договора и возможных дополнений к нему;
• ознакомления работника под подпись с внутренними нормативными актами;
• получения работником справок от работодателя.

ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 страховое свидетельство не выдается. Взамен введен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета и содержащий сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета. Если работник заключает трудовой договор впервые, то он должен самостоятельно получить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Но если с надомником такой обмен можно совершить при непосредственном контакте в момент получения материалов для работы или передачи готовой продукции, то для дистанционного работника такой способ не всегда доступен. Поэтому взаимодействие с ним и в отношении кадровых документов разрешено осуществлять с применением электронных средств связи. При этом документы, которые работник должен представить работодателю в оригинале, подлежат пересылке обычной почтой заказным письмом с уведомлением.

В отношении прочих документов возможны такие варианты электронного обмена:

• через обычную электронную переписку с последующей отправкой почтой тех бумаг, которые работнику и (или) работодателю нужно иметь в оригинале;
• с использованием электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, причем от получателя обязательно направление ответного подтверждения.

Посредством электронных документов допускается осуществлять:

• знакомство с внутренними нормативными актами;
• подачу заявлений;
• предоставление объяснений.

Процедура перевода

Оформляем перевод

Чтобы перевести сотрудника на удаленку, проведите аудит технических возможностей организации и самого специалиста. Необходимо убедиться в наличии производственных средств на потенциальном рабочем месте или предоставить дополнительные ресурсы. Составьте списки тех, кого вы планируете переводить на дистанционный труд. Определитесь с организацией процесса: режимом труда и отдыха, схемами взаимодействия, способами контроля, разработайте и примите локальный нормативный акт.

В соответствии с ТК РФ определены основные этапы, как перевести работника на дистанционную работу:

• составление заявления или согласия (исключение — временный перевод);
• подписание дополнительного соглашения;
• издание приказа по предприятию.

Заявление о переходе на удаленный режим составляется в свободной форме, сотрудник выражает желание трудиться удаленно, указывает причины, дату, с которой хочет перейти на новый режим, стороны согласуют условия, и руководитель визирует заявление. Временный перевод осуществляется на основании распоряжения государственного органа, издания закона или указа, распоряжения о наступлении чрезвычайной ситуации.

Основное значение при перемещении на удаленный режим сотрудника, с которым уже заключен трудовой контракт, имеет допсоглашение. В нем определяется новый для сторон порядок взаимодействия, правила ведения документооборота, либо делается ссылка на локальный нормативный акт и факт ознакомления с ним трудящегося.

Вот для примера образец дополнительного соглашения на дистанционную работу (пустой бланк):

Общество с ограниченной ответственностью «_____», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора _______, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ____________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от _________ №__ о нижеследующем:

1.1. Добавить в раздел «1. Предмет договора» трудового договора пункт 1.3 в следующей редакции:

«1.3. Работа, выполняемая Работником по настоящему трудовому договору, является дистанционной, то есть Работник выполняет обязанности вне места нахождения Работодателя, его филиала, представительства, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, находящихся под контролем Работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между Работодателем и Работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета».

1.2. Изложить п. 1.4 Трудового договора в следующей редакции:

«1.4. Работник исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором, по Правилам, изложенным в Положении о дистанционной работе, с которыми он ознакомлен отдельно. Место работы определяется им по своему усмотрению».

1.3. В пункт «6.2. Обязанности работодателя» трудового договора добавить пункты:

«6.2.9. Ежемесячно, не позднее 15-го числа, возмещать Работнику расходы, произведенные им на интернет и мобильную связь, на основании представленных Работником подтверждающих документов».

1.4. Изложить п. 4.1 трудового договора в следующей редакции:

«4.1. Режим рабочего времени и времени отдыха Работника устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка _____________. По согласованию с руководителем Работник вправе изменить режим рабочего времени при условии обязательного соблюдения фактического времени работы 40 (сорок) часов в неделю».

2. Иные условия трудового договора, не указанные в настоящем дополнительном соглашении, остаются неизменными.

3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с _________.

4. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится у Работодателя, второй — у Работника.

Составляем допсоглашение

Второй шаг после подписания согласия — необходимость оформить дополнительное соглашение о переводе сотрудника на дистанционную работу, это регламентирует ст. 72 ТК. Основанием для его заключения послужит заявление работника, предложение или инициатива работодателя. Рекомендуется предусмотреть важные нюансы:

1. Рабочее место. Определить его точно по смыслу закона сложно — «вне места нахождения работодателя». Целесообразно продумать, нужен ли этот специалист в офисе, по каким дням, закрепить это в документе. Допускается как обозначить место работы дистанционного работника в трудовом договоре в виде указания на населенный пункт, так и оставить его на усмотрение работника (из любой точки). Но в соответствии с изменениями в ТК РФ работодатель возмещает работнику все расходы, связанные с осуществлением обязанностей дистанционно. И получает право уволить специалиста, если он переедет в местность, где нет условий для удаленного режима.
2. Режим рабочего времени работник устанавливает сам. Если у работодателя есть какие-либо требования, например, быть на связи с 9:00 часов до 17:00, их тоже следует прописать в соглашении. Имеет смысл указать продолжительность рабочей недели и выходные дни.
3. Механизмы взаимодействия и способы контроля.
4. Использование ресурсов работника и выплата компенсации.

Чем подробнее вы пропишете условия работы на удаленке, тем меньше возможность столкнуться с непониманием, халатностью или злоупотреблениями как со стороны работодателя, так и работника.

Издаем приказ

Принятие решения оформляется распорядительным актом. Приказ издается после того, как подписано допсоглашение на дистанционную работу с сотрудником. Утвержденного бланка нет, документ составляется в свободной форме. Допускается использование формы Т-5 или использование самостоятельно разработанной формы. Приказ издается на фирменном бланке, или реквизиты (наименование, ИНН) являются отдельной частью бланка.

В приказе отражается факт перемещения на удаленку, дата начала применения режима, данные работника (фамилия, имя, отчество, должность, отдел, структурное подразделение), указывается ссылка на допсоглашение, основание — заявление сотрудника или инициатива работодателя. Менять зарплату при переходе на удаленку, если объем обязанностей остается тем же, работодателю запрещается. С приказом сотрудника знакомят под роспись.

Что писать в допсоглашении

Первое, что надо понять, — допсоглашение на дистанционную работу не меняет круг обязанностей сотрудника, оно уточняет место их выполнения. Если раньше рабочее место находилось в офисе работодателя, то после перевода — вне нахождения работодателя, к примеру, домашний адрес человека, откуда он фактически начнет работать.

Помимо рабочего места, стороны вправе оговорить:

• новый режим труда и отдыха;
• способы взаимодействия и контроля;
• продолжительность удаленной занятости;
• порядок выплаты зарплаты, если ранее ее выдавали из кассы;
• иные детали.

Образец допсоглашения о переводе на дистанционную работу

ВАЖНО!

На дистанционных сотрудников распространяются все гарантии, которые существуют для остальных работников. Лишить удаленных работников ежегодного оплачиваемого отпуска, отгула за труд в выходной, пособий или иных прав — административное правонарушение.

Подробнее: Что нужно знать про дистанционный труд

Какой документ надо составить

В обычной ситуации перевод сотрудников на работу из дома оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. На основании такого «допника» трудовой договор становится соглашением о дистанционной работе. Особенности регулирования труда «дистанционщиков», в том числе возможность использования для взаимодействия между сторонами договора документов, заверенных электронными подписями, установлены в главе 49.1 Трудового кодекса. При этом предполагается, что дистанционная работа носит постоянный характер, то есть сотрудник, согласившийся на такие трудовые отношения, в дальнейшем в офисе компании работать не будет.
Составить и распечатать трудовой договор

Специального механизма для оформления временной «удаленки» в Трудовом кодексе не предусмотрено. Поэтому правила о дистанционной работе можно использовать и для временного перевода «самоизолированных» сотрудников на работу из дома. Чтобы работник мог трудиться во время карантина в удаленном режиме, нужно составить дополнительное соглашение к его трудовому договору.