Получаем согласие сотрудника
После того как работодатель примет решение об отзыве работника из отпуска, он должен сообщить об этом работнику и получить от последнего согласие на отзыв из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Сообщить работнику можно следующими способами — по телефону, телеграммой, по электронной почте, а согласие лучше зафиксировать документально.
ст. 125 ТК РФ не содержит разъяснений в каком виде должно быть дано согласие на отзыв из отпуска. Как это сделать, организация должна решает самостоятельно.
Например, организация может письменно уведомить работника о своем решении отозвать его из отпуска.
Сотрудник, ознакомившись с таким уведомлением, либо отказывается от прерывания отпуска, либо соглашается, указывая при этом, как он намерен распорядиться оставшейся его частью.
Возможен и такой вариант. Организация в письменном виде к работнику не обращается, соответствующее уведомление не оформляется. Вызвать сотрудника на работу можно по телефону, телеграммой, электронным письмом, другим способом. В таком случае свое согласие на досрочное прекращение отпуска работник выражает в собственноручном заявлении. В нем же он указывает, как намерен догуливать дни, оставшиеся от отпуска, а также порядок расчетов с работодателем по излишне полученным выплатам.
Как быть с отпускными. Возможны два варианта: добровольное внесение в кассу организации излишне выплаченных сумм или их зачет в счет предстоящей заработной платы. Все это сотрудник может отразить либо непосредственно в уведомлении работодателя, либо в собственноручно написанном заявлении. Все зависит от того, как в организации принято документально оформлять отзывы из отпусков.
Ошибки работодателя при отзыве работника из отпуска
- Неоформление отзыва
Нередки ситуации, когда работодатель с целью «не усложнять себе жизнь» не оформляет процедуру документально, а договаривается с сотрудником устно. У такой ошибки могут быть неблагоприятные последствия прежде всего для самого работника.
Один из показательных примеров — Решение Нальчикского городского суда Кабардино-Балкарской Республики от 26.12.2017 № 2-4278/17. В нем как раз приводится ситуация с увольнением работницы за прогул, потому что она, по мнению работодателя, отсутствовала на рабочем месте без уважительных причин. Женщина обратилась в суд, где объяснила, что эти отгулы работодатель ей предоставил по устной договоренности за то, что ранее она была отозвана из отпуска. Но в суде доказать это она не смогла, поскольку никаких документов, свидетельствующих об отзыве работника из отпуска и предоставлении отгула, оформлено не было. Суд не принял даже свидетельские показания других работников.
Суд пришел к следующему выводу: «Устные договоренности нельзя считать доказательством, поскольку они не подтверждаются документально».
- Отзыв без полученного от работника согласия
Согласие оформляется так, как удобно работодателю, главное — чтобы оно было письменное, а не устное.
Например, работодатель может оформить приказ на отзыв из отпуска, а сотрудник письменно указать свое согласие на приказе. Другой вариант: работодатель готовит уведомление об отзыве из отпуска, и работник в письменной форме пишет согласие на перенос отпуска с указанием конкретных дат.
Иногда работодатели наказывают работников за то, что они по их просьбе не выходят на работу из отпуска. Однако согласно п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2, «отказ работника (независимо от причины) от выполнения распоряжения руководителя о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины».
Даже если работодатель применит какие-то меры дисциплинарного взыскания, он нарушит Трудовой кодекс.
- Отзыв работников, которых запрещает отзывать из отпуска трудовое законодательство
В ч. 3 ст. 125 ТК РФ указаны категории работников, которых нельзя вызывать из отпуска даже в том случае, если они готовы дать на это письменное согласие. К ним относятся беременные женщины, работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, а также работники до 18 лет.
- Неправильный пересчет отпускных, НДФЛ и страховых взносов
Допустим, работник ушел в отпуск на 28 календарных дней с 1 по 28 число. Работодатель выпустил соответствующий приказ, выплатил работнику отпускные. Через 20 дней он отзывает сотрудника из отпуска, и возникает проблема — что делать с оставшимися 8 календарными днями?
Если человек работает, то он должен получать зарплату. И с этой точки зрения важно вести табель учета рабочего времени. При отзыве работника из отпуска работодатель неизбежно сталкивается с пересчетом отпускных, поскольку платить зарплату и средний заработок одновременно нельзя.
В Апелляционном определении Забайкальского краевого суда от 08.04.2015 № 33-1263/2015 описывается ситуация, когда работник обратился в суд и просил взыскать с работодателя невыплаченные ему деньги за выход на работу в нерабочие праздничные дни. Работодатель, как оказалось, просто выплатил ему отпускные.
Суд постановил, что «ответчик нарушил трудовые права истца, поскольку отзывал из отпуска работника без надлежащего оформления и без оплаты отработанных им дней». Устные договоренности привели к негативным последствиям. Спора бы не возникло, если бы работодатель оформил отзыв из отпуска на бумаге.
Вносим изменения в график отпусков и в личную карточку
После издания приказа об отзыве работника из отпуска нужно внести изменения в график отпусков. Поскольку в нем нет специальной графы для внесения сведений об отзыве работника из отпуска, можно внести информацию в графу 10 «Примечание». В ней следует указать, что работник отозван из отпуска с его согласия, проставить дату, в которую работник приступил к работе в связи с отзывом из отпуска, причину отзыва.
Далее в графе 8 «Основание (документ)» необходимо отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска. В графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год. Если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год, тогда в графике указывать ничего не нужно.
Информацию об отзыве из отпуска также необходимо внести в личную карточку работника — форму № Т-2 в раздел «Отпуск».
В графах 4 и 6 нужно зачеркнуть неверные даты и количество дней одной чертой и вписать верную информацию, а в графе 7 указать реквизиты приказа, на основании которого произошли изменения.
В личной карточке работника следует отразить количество фактически использованных дней отпуска. Это нужно для того, чтобы впоследствии правильно подсчитать количество неиспользованных дней отпуска.
Готовим приказ
Как и образец заявления-согласия на отзыв из отпуска, приказ не имеет утвержденной формы и разрабатывается на предприятии самостоятельно. (ч. 4 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011). Он должен содержать следующие пункты:
- обоснование причины отзыва;
- Ф.И.О. отзываемого работника и должность;
- указание дат использования оставшейся части;
- порядок перерасчета отпускного пособия за недоиспользованные дни;
- Ф.И.О. работника, осуществляющего контроль за исполнением распоряжения.
Зачет отпускных в счет заработной платы или возврат отпускных в кассу предприятия
Если выплата отпускных и отзыв работника из отпуска приходится на два отчетных периода, то в месяце отзыва работника из отпуска необходимо провести корректировку.
Предлагаемая ниже корректировка бухгалтерских записей, связанная с зачетом части отпускных в счет заработной платы или возвратом части отпускных в кассу предприятия, не является для целей бухгалтерского учета исправлением ошибки, поскольку такое исправление осуществляется в результате получения новой информации (об отзыве работника из отпуска), которая не была доступна организации на момент начисления и выплаты отпускных.
К такой корректировке не применяются нормы Положения по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденного Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н (абз. 8 п. 2 ПБУ 22/2010).
В рамках корректировки по факту в месяце отзыва работника из отпуска, одновременно могут быть произведены следующие сторнировочные записи:
- по дебету счета 96 и кредиту счета 70 — на сумму отпускных за неиспользованные календарные дни отпуска;
- по дебету счета 96 и кредиту счета 69 — на сумму страховых взносов с отпускных за неиспользованные календарные дни отпуска;
- по дебету счета 70 и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» — на сумму НДФЛ, удержанного с отпускных за неиспользованные календарные дни отпуска.
Применение ПБУ 18/02: начисление и выплата отпускных
Если организация не создает в налоговом учете резервы по отпускам, то в этом случае необходимо применять Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденное Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н (далее ПБУ 18/02).
В бухгалтерском учете расходы, связанные с отпускными суммами и соответствующими страховыми взносами, были признаны ранее, при создании оценочного обязательства.
А в налоговом учете такие расходы ранее не признавались.
В результате этого в учете организации ранее возникли вычитаемая временная разница (ВВР) и соответствующий ей отложенный налоговый актив (ОНА) (п. п. 11, 14 ПБУ 18/02).
Далее, когда в налоговом учете в состав расходов включаются отпускные и начисленные на них страховые взносы, возникшие ранее ВВР и ОНА уменьшаются (п. 17 ПБУ 18/02).
Расчет
Проведем необходимые вычисления:
Расчет сумм заработной платы и отпускных
В данном случае отпускные причитаются работнику в общей сумме 16 800 руб. (1200 руб. x 14 дн.).
Из них сумма отпускных за неиспользованные дни отпуска равна 6000 руб. (1200 руб. x 5 дн.).
Поскольку в феврале 2022 г., включающем 20 рабочих дней, работник вместо отпуска фактически отработал три рабочих дня (с 12 по 14 февраля), его заработная плата за этот период составляет 4500 руб. (30 000 руб. / 20 дн. x 3 дн.).
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
Учитывая, что работник отозван из отпуска в феврале, а полученный им в январе доход в виде отпускных за неиспользованные календарные дни отпуска засчитывается в счет выплачиваемой ему заработной платы за февраль, то организации необходимо скорректировать налоговую базу по НДФЛ за февраль, уменьшив ее на сумму отпускных за неиспользованные дни отпуска в размере 6 000 руб. и увеличив на сумму приходящейся на эти дни заработной платы в размере 4500 руб.
Зачет отпускных в счет заработной платы или возврат отпускных в кассу предприятия
В результате отзыва работника из отпуска, когда выплата отпускных и отзыв работника из отпуска приходится на два отчетных периода, возникает вопрос о правомерности признания расходов в виде отпускных в части, приходящейся на неиспользованные календарные дни отпуска, и о необходимости соответствующей корректировки данных налогового учета.
С одной стороны, из существующего официального разъяснения следует, что такая корректировка необходима и должна осуществляться в отношении первичных данных налогового учета в месяце начисления расходов.
Так налоговые органы считают, что если период отпуска приходится на два отчетных периода, то при определении налоговой базы по налогу на прибыль сумма начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период (Письмо УФНС России по г. Москве от 25.08.2008 N 20-12/079463).
С другой стороны, существует судебная практика, согласно которой в случаях, когда перерасчет отпускных и удержание излишне начисленных сумм не производятся, поскольку ни ст. 125, ни ст. 137 ТК РФ не предусматривают механизма пересчета и оснований для удержания, суммы отпускных за дни, когда работник приступил к работе, из состава расходов не исключаются (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 10.11.2011 по делу N А32-30018/2010, ФАС Дальневосточного округа от 30.05.2007, 23.05.2007 N Ф03-А24/07-2/1446).
Таким образом, в случае отзыва работника из отпуска, когда выплата отпускных и отзыв работника из отпуска приходится на два отчетных периода, организация должна определиться с порядком признания расходов в виде отпускных в части, приходящейся на неиспользованные календарные дни отпуска и закрепить свой выбор в Учетной политике.
Перерасчет отпускных
При отзыве по производственной необходимости сотрудник какую-то часть каникул не отгуляет. Но отпускные ему начислили за все дни предполагаемого отдыха в соответствии с графиком, а выплатили еще до его начала — не позднее чем за 3 дня, как того требует трудовое законодательство (ст. 136 ТК РФ).
В этой ситуации не избежать перерасчета отпускных, несмотря на то, что сделать это непросто. Бухгалтер берет средний заработок, из которого начислены первоначальные отпускные, умножает его на количество неиспользованных дней и полученную сумму удерживает с работника (допускается только с согласия человека). Либо оформляет ее как аванс в счет будущей заработной платы.
Учтите, что отзыв из отпуска без перерасчета отпускных недопустим. При предоставлении неиспользованной части каникул рассчитывать отпускные придется уже из другого расчетного периода (ст. 139 ТК РФ), суммы получатся разные. Если перерасчет не сделать, сотрудник получит меньше денег. Не исключено, что это станет основанием для жалобы на работодателя.
НДФЛ
Заработная плата работника и отпускные являются его доходами, облагаемыми НДФЛ (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ).
Организация-работодатель, исполняя обязанности налогового агента, обязана исчислить и удержать исчисленные суммы НДФЛ из указанных доходов работника при их фактической выплате (п. п. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ).
При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения работником такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Дата фактического получения дохода в виде отпускных определяется как день выплаты отпускных, в том числе их перечисления на счет работника в банке (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
При выплате налогоплательщику доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Ставка налога в отношении каждого из указанных видов доходов работника — налогового резидента РФ установлена в размере 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).
Какой-либо особый порядок расчетов по НДФЛ в случае досрочного отзыва работника из отпуска нормами НК РФ не определен.
Однако, если выплата отпускных и отзыв работника из отпуска приходится на два отчетных периода, то существуют официальные разъяснения, согласно которым в такой ситуации организация — налоговый агент производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, удержанной ранее суммы НДФЛ (Письма ФНС России от 24.10.2013 N БС-4-11/190790, от 09.04.2012 N ЕД-4-3/[email protected]).
Так, по мнению налоговиков, при отзыве работника из отпуска организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, удержанной ранее суммы налога на доходы физических лиц.
Начисленные ранее суммы отпускных и соответствующие суммы налога сторнируются, а за фактически отработанные дни начисляется заработная плата и исчисляется налог.
Порядок процедуры
Просто так сообщить работнику в период его законного планового отпуска о том, что он должен выйти на работу нельзя. Для этого существует строго определенная процедура, все этапы которой должны быть выполнены. Более подробно мы уже разбирали это в материале «как отозвать сотрудника из отпуска«.
Первым делом следует убедиться в том, что основание для отзыва достаточно серьезное. Это может быть какая-то производственная проблема, которую может решить только этот конкретный сотрудник, необходимость замены другого работника предприятия и т.д.
Далее руководство компании обязано проинформировать подчиненного о предстоящем отзыве и заручиться его письменным согласием, после чего формируется соответствующий приказ.
Если работник не хочет уходить из отпуска, администрация организации не имеет права его заставлять (и тем более это не является основанием для наложения дисциплинарного взыскания или увольнения, чем иногда грозят работодатели).
