Инвентаризация товара на складе: как проводится, правила, порядок и регламент проведения ревизии ТМЦ

Инвентаризация товаров на складе – это проверка для уточнения данных о хранящихся на нем товарных запасах и материальных ценностях. Результаты исследования сопоставляются с информацией, указанной в бухгалтерских и финансовых документах. Такая ревизия позволяет своевременно выявить излишки и кражу на производстве.

Когда обязательно проводить инвентаризацию склада

Различают плановую и внеплановую проверку. Первая разновидность процедуры проводится 1 раз в год по утвержденному графику. Второй тип ревизии назначает руководство фирмы или контролирующие органы при наличии особого обстоятельства.

Перечень особых случаев прописан в ФЗ № 402 от 2011 г. К таким ситуациям относят:

смену руководства или передачу права владения и управления компанией;
сокращение более 50% штата работников;
перевод организации в другую форму собственности;
факт хищения, незаконного использования имущества, порчи;
полное или частичное уничтожение запасов в результате ЧП.

Под ЧП подразумевают события, связанные с форс-мажорными происшествиями. К ним относят наводнения, пожар, ураган и прочие бедствия, не связанные с человеческим фактором. Ниже рассмотрим, как правильно проводится инвентаризация на складе, какие документы оформляются по завершении мероприятия.

Документы для скачивания.

– постановление руководителя обо всех шагах, которые необходимо предпринять относительно мероприятия. На крупных предприятиях по разным видам складских запасов допускается оформление нескольких экземпляров формы. Чаще всего большое количество распоряжений создают при необходимости проведения ревизии на нескольких помещениях в пределах одной компании.
– необходима в 2 экземплярах для фиксации итога по факту подсчета изделий. Хранятся бумаги у проверяемого работника и в бухгалтерии.
, выданных ранее (форма ИНВ-4) – заполняется для полученных наименований, по которым нет оплаты. По таким позициям существуют особые условия перехода прав владения. В бланке их классифицируют по двум категориям: не получена выручка из-за просрочки и в связи с не наступлением даты оплаты.
, которая хранятся у ответственного за сбережение работника (форма ИНВ-5) – учитываются все запасы. В расписке к бланку указывается, какие наименования необходимо оприходовать или списать. Факты разногласия с данными учета в бухгалтерии прописывают в ведомости (форма ИНВ-19).
, не прибывших на склад (ИНВ-6) – уместен для учета изделий, которые не доставлены из-за длительной транспортировки, доставляются, их декларируют с соответствующими пометками в период инвентаризации товара на складе, как правильно провести такую проверку, рассмотрим подробнее ниже.

Поступление и выбытие товара на склад во время инвентаризации

Движение ТМЦ во время инвентаризации неизбежно приведет к путанице. Причем под движением понимается не только приемка и выдача товара со склада, а также перемещение его внутри склада/складов. На деле сложно представить ситуацию, при которой нормальный руководитель захочет полностью парализовать свой бизнес, пусть даже на один день. Тем более если режим работы 7 дней в неделю.

На практике вполне допускается отгрузка учтенной при ревизии готовой продукции контрагентам либо укомплектование ее в заказ. Это хоть и накладывает определенную долю риска в корректность инвентаризации, зато минимизирует ваши потери от простоя на складе. Важно учесть, что отгрузку ТМЦ производят только с письменного разрешения Главбуха. На данную группу товаров заводит инвентаризационный ярлык по форме ИНВ-2. В нем фиксируется количество ТМЦ до и после отгрузки. После чего заполняется акт инвентаризации по отгруженным позициям (форма ИНВ-4). Приемка ТМЦ также имеет место быть. Фиксируют эту операцию вся инвентаризационная комиссия по форме ИНВ-3.

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Кто проводит инвентаризацию склада

Контроль остатков выполняется по инициативе руководителя компании для сличения фактического количества запасов с итоговыми данными, указанными в документах. Мероприятие позволяет установить естественную убыль, возникающую в процессе порчи и прочих причин, не связанных с человеческим фактором, арифметические и технические ошибки в первичной документации, пересортицу, недостатки и избытки.

Порядок проведения инвентаризации на складе регламентирован положениями Методических указаниях, утвержденных Приказом № 49 Минфина от 13.06.1995 г., при обнаружении факта кражи или подозрения хищения задействуются сторонние службы. К ним относятся независимые экспертные комиссии, аудиторы, представители правоохранительных органов и налоговой службы. Представителей каждого вида инспекции включают в состав комиссии фирмы и утверждают изданием специального распоряжения.

Состав комиссии

Пересчет проводится в присутствии сотрудника, отвечающего за хранение, но в состав комиссии его не включают. Это утверждается приказом, изданным руководителем. На небольшой фирме назначают не менее трех человек, на крупном предприятии – от 6 человек. Рекомендуется назначать в состав таких специалистов:

главного бухгалтера либо его зама;
руководителя или заместителя компании;
начальника подразделения;
представителя отдела логистики;
работника службы безопасности или охраны фирмы;
сотрудника, отвечающего за соблюдение трудовых прав.

Состав комиссии при проведении инвентаризации на складе подбирается по усмотрению руководителя. Задача – обеспечить эффективный пересчет. На ревизии должен присутствовать инвентарь, необходимый для взвешивания, пересчета, а также соответствующая техника для пересчета и транспортировки. Если количество сотрудников в комиссии утверждено меньше минимально допустимого количества, результаты мероприятия будут признаны недействительными.

Состав инвентаризационной комиссии

В ходе проверки все действия по пересчету осуществляются в присутствии должностного лица, ответственного за хранение. Однако в группу проверяющих он не входит. Это регламентируется отдельным приказом, который выпускается руководством.
Если компания небольших размеров, то комиссию для ревизии должны составлять не менее трех человек. Для крупных организаций численность проверяющих увеличивается до шести и более лиц.

Обычно для инвентаризации на складе нужен:

главный бухгалтер или его заместитель;
генеральный директор (директор) или его зам;
руководитель отдела (департамента);
представитель логистической службы;
сотрудники службы безопасности или охраны;
представитель профсоюза.

Окончательное назначение членов инвентаризационной группы входит в ответственность руководителя и происходит путем выпуска отдельного приказа.
Чтобы провести проверку имущества на складе, потребуется создать все условия для качественного и объективного подсчета остатков. Для осуществления такой работы необходимо использовать специальный инвентарь для взвешивания и пересчета, средства транспортировки и погрузки.

В случае, когда членов комиссии меньше, чем установлено регламентами, полученные в ходе проверки данные признаются недействительными.

Виды инвентаризации

Полный контроль запасов предполагает пересчет и сличение всего имущества на предприятии. Проверке подлежат также объекты, которые фирма арендует.

Частичная ревизия – исследование только некоторых товаров и ценностей. Если в процессе мероприятия выявляется недостача, спектр проверки расширяется.

Выборочная – подразумевает пересчет только определенных видов запасов или ценностей.

Плановая – назначается согласно утвержденному графику. Список исследуемых объектов определяется руководителем.

Подготовительные работы

В складском помещении наводят порядок. У многих возникает вопрос: с чего начать, как провести инвентаризацию на складе эффективно. Изначально подготавливаются документы для комиссии, связанные с приходом, списанием, движением и прочими операциями (порча, утеря, расход) за проверяемый период.

В бумагах, относящихся к предыдущему подотчетному периоду, проставляют о. Подготовка их позволяет ускорить процесс ревизии и своевременно обнаружить расхождение факта с первичным документом.

Материально ответственное лицо отдает отсортированный пакет бумаг комиссии под подпись. Ко всем описям прилагают документы о запасах, списанных в расход. Списание заверяется подписью.

Подготовка

Подготовительный этап предусматривает наведение порядка на складе.

Вопрос, который часто задают клиенты специалистам компании Профсостав: что нужно для эффективного проведения переучета на складе?

В первую очередь нужно подготовить документы для участников инвентаризации, относящиеся к приходу, списаниям, перемещениям и другими товарными операциями по состоянию период проверки.

В документах за предыдущий отчетный период проставляется о. Заблаговременная подготовка всех бумаг позволяет оптимизировать процедуру, а также вовремя выявить несоответствие фактических данных с первичной документацией.

Лицо, ответственное за материальные ценности, передает пакет документов членам комиссии под расписку. Описи дополняются документами, отражающими перечень запасов, которые числятся в расходах. Списание также заверяют подписью.

Порядок проведения инвентаризации склада

Согласно правилам проведения инвентаризации на складе подготавливают сличительные ведомости. В процессе пересчета в них будет вноситься текущая информация, связанная с несоответствием по факту со сведениями в документах. Данные заносятся в единый реестр, в который записывают все ведомости и описи. По окончании процедуры формируют заключение согласно информации в реестре.

Товары, которые находятся в складском помещении временно, фиксируют в отдельной ведомости. Все факты несовпадения, в том числе отсутствие, обязательно записываются. Материально ответственное лицо должно быть на рабочем месте во время оформления такого разногласия. При обнаружении неоднозначных ситуаций проводят повторное сличение экземпляров с информацией из сформированного отчета.

Шаг 1. Оформить приказ о проведении инвентаризации

Издание приказа является началом инвентаризационного процесса. Распоряжение составляется в произвольной форме, либо на бланке (ИНВ-22). В нем прописывается причина проведения проверки, состав комиссии, перечень проверяемых запасов или объектов, дата и срок выполнения.

Образец документа

Приказ составляется в соответствии с нормами делопроизводства в печатном варианте по образцу. Это распоряжение дается для ознакомления всем членам инвентаризационной комиссии под подпись на документе.

Шаг 2. Ревизия имущества

Ревизия склада — это выявление фактического наличия запасов и остатков. Сведения записывают в описи по разделам: вид товара, сорт, артикул и прочие важные идентификационные данные согласно пункту 3.15 Методических указаний. Сличение осуществляется посредством перевешивания, перемеривания. информация заносится в ведомость только по факту пересчета, не допускается запись со слов, в том числе заинтересованного лица. Обязательной ревизии подлежат:

наименования в пути;
выданные товары, оплата по которым ним не получена;
ценности компании, хранящиеся на территории других фирм;
материалы, переданные для переработки в другие организации.

Тара исследуется комиссией по виду, состоянию и цели использования согласно пункту 3.26 Методических указаний. Если в период проведения процедуры необходимо получить новые товары, их принимают в присутствии комиссии и ставят на приход по окончании инвентаризационной проверки. Факт получения фиксируется в отдельной ведомости.

Если регламент проведения инвентаризации на складе нарушен, сроки проверки затянулись, отпуск продукции допускается после письменного разрешения руководства. Отпущенный товар фиксируется в отдельную ведомость, а выдача выполняется в присутствии комиссии. Если у материально ответственного лица в распоряжении несколько складских помещений, проверка выполняется постепенно. После окончания ревизии помещения его опечатывают пломбиратором и переходят к осмотру следующего.

Шаг 3. Оформление результатов инвентаризации склада

Результаты инвентаризационной ревизии оформляются пакетом документов:

опись (ИНВ-3);
документ о проверке отгруженных товаров (ИНВ-4);
акт расчетов за позиции в пути (ИНВ-6);
сличительная ведомость (ИНВ-19).

Формируются бумаги, подтверждающие факты недостачи. Если виновное лицо не установлено, такое несоответствие фиксируют проводками:

ДТ2 КТ1;
ДТ94 КТ1;
ДТ91/2 КТ64.

Существуют пределы недостачи, которые можно отнести к производственным издержкам. Если количество недостающего товара превышает допустимые нормы, дополнительно назначают расследования с целью выявления виноватых лиц и причин несовпадения. Если комиссия установила виновника недостачи, информацию помечают такими проводками:

ДТ73 КТ94;
ДТ50 КТ73.

Излишки оформляются проводкой ДТ1 КТ91/1. У многих возникают сложности с оформлением итоговых документов по ревизии на складе, как проводится завершающий этап, рассмотрим далее.

Общие правила инвентаризации

Инвентаризация – довольно трудоемкое и дорогостоящее мероприятие. При ее проведении стоит учесть затраты в рабочее и не рабочее время.

В рабочее время: (нажмите для раскрытия)

на время ее проведения, сотрудники задействованные в ней не смогут выполнят свои непосредственные обязанности;
приостановится отгрузка товаров заказчикам, комплектования имеющихся остатков в заказы;
на период подсчета останавливаются все закупки и поступления от поставщиков.

Вне рабочее время:

Всем, кто выходит в выходной день для проведения инвентаризации, оплата ведется по двойному тарифу.

Именно поэтому никто особо не использует внеплановые проверки. Эффективнее в этом случае будет изначально настроить работу таким образом, чтобы велся автоматизированный учет, а работники были максимально обучены и компетентные по вопросам приема и отгрузки ТМЦ.

Общие правила инвентаризации:

наличие всех членов комиссии;
фактических подсчет ТМЦ, а не со слов материально-ответственных лиц;
к началу проверки должны быть предоставлены товарные отчеты со всеми прилагающимися документами по движению ТМЦ и расписок от материально-ответственных лиц;
результаты инвентаризации фиксируются в инвентаризационной описи и акте инвентаризации.

Завершение мероприятия

После составления итоговой документации по результатам проверки формируется протокол о работе комиссии и выполняется расчет расхождений в денежном эквиваленте. Этот показатель может подтвердить убытки или экономию на производстве. Причиной недостачи бывает ненадлежащее хранение, кража, халатность ответственного за ценности лица. Избытки (экономия) в большом размере появляются в результате недобросовестной работы сотрудников или мошеннических действий с первичными документами или программами учета.

Лица, признанные виновными в появлении несоответствий факта с учетными данными, подлежат материальной ответственности. Они компенсируют убытки посредством возмещения положенных сумм из заработка в объеме согласно положениям договора о материальной ответственности и контракта. Руководитель вправе понизить виновную сторону в должности, а при хищении в крупных размерах уволить с предприятия по соответствующей статье Трудового Кодекса или передать дело в правоохранительные органы.

Оформление результатов инвентаризации

В результате всей проверки оформляется акт инвентаризации, где в фактическом и стоимостном выражении отображаются реально имеющиеся на складе остатки ТМЦ.

Чтобы отобразить все имеющиеся сведения бухгалтер заполняет ведомость по форме ИНВ-26, где по конкретным колонкам вносят данные о пересорте, излишках, недостаче. Документ подписывается всеми членами комиссии. На основании него впоследствии можно взыскивать убытки с материально-ответственных лиц. Результаты инвентаризации склада входят в отчетность месяца, в котором проводилась (как правило проводят при закрытии месяца).

Автоматизация инвентаризации

Используется для замены сличения вручную на сбор информации с задействованием оборудования. Такая ревизия позволяет снизить вероятность неточностей, связанных с человеческим фактором. Процесс маркирования является трудоемким. предлагает обновленные программы, например, Склад 15 — для работы по новым условиям отчетности, а также проекты по маркировке разных товарных групп.

Для считывания стикеров и штрихкодов используют специальные мобильные считыватели. Остатки пересчитываются через терминал базы данных. Информация вносится в базу автоматически по каждой единице товара. К достоинству автоматизированной проверки «Клеверенс» относят:

сокращение времени на сбор и обработку информации в 2 раза;
не требуется закрытие склада на период ревизии;
отсутствуют ошибки из-за человеческого фактора;
затраты на внедрение автоматизации окупятся в течение 2 лет;
риск искажения информации сводится к минимуму.

Внедрение автоматизации выполняется поэтапно. Изначально формируется база данных, в соответствующие разделы которой вносят информацию по имуществу, товарам, запасам и прочим материальным ценностям на предприятии. Каждая подотчетная единица маркируется стикером или штрих-кодом, позволяющим найти позицию в базе. Для считывания данных с таких наклеек используется сканер. Сведения обрабатываются и сохраняются в базе.

Факты совпадения фиксируются сразу, а информация о недостающих экземплярах или отсутствующих позициях становится доступной после завершения проверки. Терминал самостоятельно оповещает о недостаче. Полученные данные записываются в электронном формате и используются для расчетов и анализа. Компания Cleverence предлагает программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов, позволяющее маркировать изделия и отслеживать статистику, какие марки по данному наименованию поступают в складской комплекс.

Как провести эффективную инвентаризацию на складе

Внедрение системы автоматического аудита требует довольно серьёзных расходов, и это обстоятельство нередко тормозит процесс. Выгоды прогрессивного подхода, как правило, перевешивают, но минимизировать затраты поможет знание некоторых нюансов процесса.

Маркировка продукции

Чтобы сделать товарную единицу доступной для автоматизированного учёта, необходимо её снабдить соответствующей маркировкой. Наиболее распространённым способом является нанесение кодов – информации о продукции, зашифрованной в виде чёрных и белых полос разной толщины. Штриховое кодирование считывается практически всеми сканирующими устройствами. При этом большинство производителей сами наносят коды на упаковку. Если кодирование отсутствует, напечатать этикетку сегодня можно прямо на складе. Чтобы внедрить систему штрихового кодирования, понадобится набор маркировочного и считывающего оборудования, а также программное обеспечение к нему.

Терминал сбора данных для инвентаризации на складе

Это устройство сокращённо называют ТСД, и оно представляет собой миниатюрный компьютер, снабженный маленьким экраном и клавиатурой, а также блоком считывания меток. Как правило, с ним работает мерчандайзер. ТСД используют многие торговые предприятия, от крупных супермаркетов и складских комплексов до небольших розничных магазинов. Широкий ассортимент устройств с разными параметрами позволяет каждому предприятию выбрать подходящую модель.

Базовый вариант, как правило, предназначен для работы в помещении магазина. У него отсутствует беспроводное подключение к информационной сети, а вся информация хранится на съёмном носителе. Периодически необходимо выгружать файлы в компьютер при помощи специальной коммуникационной подставки.
Устройство более высокого класса называют карманным персональным компьютером. В нём уже предусмотрена беспроводная связь и возможность синхронизации с базами данных, разработанных для работы на складе.

Готовые решения для всех направлений

Узнать больше

Склады

Узнать больше

Маркировка

Узнать больше

E-commerce

Узнать больше

Учреждения

Узнать больше

Производство

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Узнать больше

Инвентаризация

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Что запрещается делать при проведении инвентаризации запасов

Во время ревизии не допускается смешивание позиций, перенос на хранение в другие секции или помещения. На период проверки запрещается отпуск запасов и расходных материалов на производство за исключением ситуаций, когда необходимость выдачи подтверждена письменным разрешением руководителя.

Если опись выполняется в течение длительного промежутка времени, не разрешается пропуск на территорию сотрудников, в том числе заведующего отделом, без присутствия комиссии. По окончанию рабочего дня объект опечатывают с указанием точного времени на пломбе.

Инвентаризационная комиссия проводится перед составлением годовой итоговой документации. Результаты мероприятия подлежат обязательному документированию. По окончании проверки составляется протокол, который визируется подписью руководителя и печатью компании. Инвентаризация товаров на складе – это единственный способ подтвердить целостность сбережения материальных ценностей в складском помещении компании.
Количество показов: 47114

Типы складов и инвентаризация

В логистике принято классифицировать складские помещения и комплексы, разделяя на четыре основных вида, обозначаемых первыми буквами латинского алфавита, от А до D. Дополнительно выделяют два промежуточных подтипа А+ и В+, отличающихся от основных категорий лишь размерами помещений. Поэтому имеет смысл рассматривать проведение инвентаризации только по основным категориям.

Инвентаризация проводится двумя способами.

Вручную. Процедура требует минимальных расходов, но забирает немало времени и сил. Кроме того, при пересчёте не исключены ошибки, причём даже не по злому умыслу, а по невнимательности или неопытности исполнителей.
С автоматизацией. Подсчёт запасов ведётся при помощи специального сканера, считывающего информацию с этикеток. Инвентаризация проводится очень быстро и при этом безошибочно, а результат невозможно сфальсифицировать.

Ручная инвентаризация, как правило, выполняется на небольшом складе, характеристики которого соответствуют классам С или D. На хранении там находится малое количество материальных ценностей, площадь невелика, а на территории находится всего одно или два складских здания. Однако из-за того, что к выполнению проверки привлекают почти всех сотрудников, которые и являются членами комиссии, существенно возрастает риск ошибки и даже прямой фальсификации результата. К тому же ради аудита приходится полностью останавливать работу склада.

На крупных комплексах классов А или В проверки проводят исключительно с использованием специальной техники. На территории обычно располагается несколько отдельных объектов, с большой суммарной площадью. Большое количество материальных ценностей требует применения программных средств, существенно ускоряющих и облегчающих процедуру пересчёта. При этом нет необходимости останавливать работу, склад функционирует в обычном режиме. Доступ сотрудников к базе данных ограничен, поэтому вероятность подделки данных исключена.

Оптимальный вариант для складов класса С или D – полная проверка имущества. Небольшое количество товаров позволяет провести её быстро и делает бессмысленным частичный пересчёт.

На складе классов А или В возможна как полная, так и частичная ревизия, однако тут есть нюансы. Частичные проверки должны проводиться часто, так как это оптимальный способ контролировать работу сотрудников, документацию, кассу и сохранность товаров.