Инвентаризация нематериальных активов: порядок проведения, отражение результатов, документальное оформление

В этой статье мы рассмотрим порядок проведения инвентаризации нематериальных активов, кратко разберемся в законных положениях, регулирующих эту сферу, взглянем на правила процедуры и узнаем, каким образом происходит фиксация итогов. А также затронем все смежные вопросы, так или иначе, связанные с данными понятиями.

Суть объекта

Итак, НМА являются коммерческими ценностями компании. Соответственно, они направлены сугубо на получение выгоды. В противном случае они не признаются таковыми, также не имеют материальной формы, они невещественные. Но принадлежат предприятию на законных основаниях. Это может быть как полное авторское право, что фактически стоит приравнять к собственности, так и использование по доверенности на временный срок с ограничениями. Данная категория относится к той части имущества, которая не участвует в обороте. Ведь их реализация происходит не один раз, а постоянно за тот срок, что они находятся в собственности. Многократное получение выгоды – вот основная цель. Поэтому, учет проводится, как инвентаризация внеоборотных активов предприятия.

Но даже при том, что у них нет материальной формы, они все так же подлежат бухгалтерскому учету, итоги которой сохраняются в специальных документах. Разумеется, проверять фактическое наличие обычной сверкой невозможно. Ведь их в физическом мире и нет. Но допустимо выявлять документные основания для их использования, корректность оформления, правильность приема или передачи, возможность реализации в определенный срок и на конкретном географическом участке.

Причем зачастую количество таких объектов вполне способно даже превосходить остальные, соответственно, проверка становится затяжной процедурой. И провести ее без соответствующих знаний, а также подходящего программного обеспечения – крайне затруднительно.

Инвентаризация непроизведенных активов.

В ходе проверки непроизведенных активов (земельных участков, водоемов и других объектов природных ресурсов, находящихся в пользовании учреждения) комиссия осуществляет следующие мероприятия:

1) проверяет:

• наличие документов, подтверждающих право пользования ими;
• правильность и своевременность отражения непроизведенных активов в бухгалтерском учете;
• отсутствие на таких объектах неучтенных нефинансовых активов (различных сооружений, построек и т. д.);

2) сверяет данные правоустанавливающих документов, учетных данных и данных Единого государственного реестра недвижимости.

Инвентаризационная опись НМА

Для того чтобы начать процесс, предварительно необходимо уяснить, что же попадает в наше поле зрение.

А это:

• Авторские права. Принято считать, что к ним относится только различные достижения в области культуры и искусства. Художественные произведения, картины, иллюстрации, музыкальные фрагменты или видеоряд. Но список оказывается куда шире. Сюда стоит отнести и программы, различные модели, планы, стратегии, алгоритмы и многое иное. И специфика из культурной легко перерастает в научную.
• Патенты. Данные права касаются изобретений. То есть, какое-то устройство, механизм, форма, графическая оболочка и многое иное. Ключевое отличие в том, что в данном случае имеет место не сам конкретный результат, например, научная статья. А лишь принцип, который далее используется лишь теми, кому действие позволено законом.
• Слоганы, наименования, товарные знаки, бренды и схожее. Главная ценность в коммерческой составляющей. А также в ассоциациях, которые люди присваиваются какому-то названию.
• Репутация проекта, ущемление которой карается по текущему законодательству Российской Федерации.

И это лишь простые объекты. К ним относятся те, использование которых допускается на основании отдельного документа. А вот если одна бумага дает возможность реализации сразу массы патентов, это уже сложные. Которые тоже попадают под опись.

К проверяемым документам, помимо перечисленных, относятся также свидетельства о государственной регистрации и лицензии. Все зависит от того, что необходимо узаконить.

Цель и правила

Фактически инвентаризация основных средств и нематериальных активов – ревизия, но она имеет свои персональные особенности и правила. Которых лучше придерживаться, чтобы провести процедуру максимально корректно.

Как известно, такой метод – это лучший способ контроля сохранности имущества. Постоянно изучать, в порядке ли все правоустанавливающие документы. Вносить их в базу, отмечать их наличие, фиксировать, что сроки эксплуатации еще не истекли. Но все действия выполняются по следующим правилам.

• Устанавливается определенная периодичность. Количество описей – это компетенция учредителей и руководительского состава, допустима произвольная. Но это если говорить о необязательных мероприятиях. А вот точно проверка должна проводиться как минимум раз в год, перед закрытием ежегодной отчетности. А также в случаях, если ответственные за сохранность сотрудники покинули свои должности, и на их место пришли иные лица. Тот же принцип работает и при смене организационного устройства компании: реорганизации, слиянии или даже ликвидации. Особенно если прекращение деятельности происходит на фоне накопившихся задолженностей, не говоря уже о банкротстве. При выявлении хищения для достоверности также обязательно нужно проводить мероприятие.
• Проведение ложится на плече специальной комиссии. В ней должны присутствовать определенные звенья, представители бухгалтерии, руководящего состава, эксперты и иные сотрудники. Назначением состава занимается директор или его уполномоченный заместитель. Только так проходит инвентаризация нефинансовых нематериальных активов, пример – помощник руководителя, бухгалтер, специалист по оценке, грузчик и неотъемлемо кладовщик. Или иное лицо, которое несет личную ответственность за сохранность изучаемых ценностей.
• Еще до начала действия комиссия получает на руки все бумаги, которые зафиксировали принятие, распределение или передачу объектов. Чтобы быть в курсе положения дел, знать, с чем нужно сравнивать.
• Конечный итог строго фиксируется в двух экземплярах. И это происходит не в конце всего мероприятия, а по завершении рабочего дня. Даже если с утра все возобновится. Отчетность заверяется всеми присутствующими. Подпись ставит и кладовщик, как надзорная инстанция, которая проверяла законность и отсутствие преступного умысла во время мероприятия. Ведь на нем лежат финансовые обязательства в случае утери.
• При наличии расхождений любого плана, составляется специальная ведомость. Она, как и правоустанавливающий приказ, результаты инвентаризация нематериальных активов за каждый рабочий день, составляет полный отчетный пакет.

Нормативное регулирование

С точки зрения закона, основным регулятором выступает приказ Минфина России. Установлен он был еще 1995 году за номер 49. В нем отображается сам факт необходимости сверки, выдвигается основные определения ключевых понятий. Но конкретный порядок, а также условия не регламентируются. Они были изменены уже в 2007 году. Опять же Минфином, но в ПБУ (положение по бухгалтерскому учету).

Любые отступления от указанных в законе норм свидетельствуют о нарушении. И полученные результаты не считаются истинными, на них недопустимо ссылаться. Если выявлено было нарушение существенного условия, то процедуру нужно провести повторно.

Как проводится

Важное значение имеет порядок проведения инвентаризации, НМА выявленные в результате придется проверять еще раз, если будет нарушение регламент. Поэтому уделим ему пристальное внимание.

Инициация происходит путем реализации приказа по особой форме. Это ИНВ-22. Но она действует не во всех случаях. Она, по сути, формирует новую комиссию, которая будет решать поставленную задачу. Но если все требуемые члены уже существуют в штатном режиме и постоянно занимаются этим делом, то задействуется другой приказ. Это ИНВ-23.

Также порядок касается и кладовщиков или иных ответственных лиц. Помимо непосредственного надзора, они формируют и свою небольшую отчетность. А точнее, заполняют расписки. О том, что конкретный объект был принят на учет, выявлен в ходе проверки. Или списан по истечении эксплуатационного срока. А кроме этого, они заносят все реквизиты бумаг, которые были переданы членам комиссии для ознакомления. И строго отмечают их возвращение на хранение.

Кстати, если до этого ответственным лицам выдавались средства для приобретения определенных товаров как вещественного, так и невещественного характера, а отчетность по реализации не была проведена, она тоже отмечается.

Примечательно, что у комиссии есть и дополнительная цель: принятие решения о том, являются ли проверяемые вещи этими НМА. Соответствуют ли они всем обозначенным в приказе Минфина требованиям, категориям, условиям. И если что-то не попадает под описание, об этом делается соответствующая запись. А сам он исключается из поля зрения при проведении процедуры.

Инвентаризация объектов основных средств.

В ходе инвентаризации ОС комиссия осуществляет следующие мероприятия:

1) проверяет наличие:

• инвентарных карточек и других регистров аналитического учета;
• технических паспортов или другой технической документации;
• документов на основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду и на хранение (при отсутствии документов нужно обеспечить их получение или оформление);
• документов о закреплении права оперативного управления (при инвентаризации зданий, сооружений);

2) проводит осмотр объектов и вносит в инвентаризационные описи соответствующую информацию.

Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в инвентаризационных описях данные о произведенных изменениях.

Основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению в соответствии с СГС «Основные средства»[1], не отвечают критериям признания их активами. Соответствующая информация о таких объектах указывается в графах 8, 9, 17, 18 инвентаризационной описи.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Выявленные в ходе инвентаризации неучтенные объекты должны быть оценены по текущей оценочной стоимости, а сумма амортизации – по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами. Текущая оценочная стоимость определяется по правилам, установленным в п. 25 Инструкции № 157н[2]. Сведения о такой стоимости, количестве и общей сумме неучтенных объектов отражаются в графах 5, 6, 7, 15, 16 инвентаризационной описи.

По объектам, имеющим признаки обесценения, проводится тест на обесценение активов (п. 6 СГС «Обесценение активов»[3]). По результатам данного теста в отношении объектов, имеющих признаки обесценения (снижения убытка от обесценения), информация может быть отражена в инвентаризационной описи (ф. 0504087):

• в графе 5 указывается справедливая стоимость объекта (определяется в соответствии с п. 54 – 56 СГС «Концептуальные основы»[4]);
• в графе 19 отражается информация о проведении теста на обесценение.

По имуществу, учтенному на забалансовых счетах 01 «Имущество, полученное в пользование», 02 «Материальные ценности на хранении», 21 «Основные средства в эксплуатации» и т. д., составляется отдельная опись.

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Инвентаризация арендованного имущества.

По объектам, полученным в пользование (аренду), осуществляются проверка имущества в разрезе договоров, мест нахождения указанного имущества, материально ответственных лиц, а также проверка правильности учета информации о данных объектах, отраженных на соответствующих счетах счета 0 111 00 000 «Права пользования активами».

При проведении инвентаризации по таким объектам учета необходимо проверить наличие договоров о передаче имущества в пользование (аренду), правильность и своевременность отражения данных активов на балансе (в том числе по начислению амортизации в отношении названных объектов).

Инвентаризация НМА, документальное оформление нематериальных активов

Главным итоговым документом считается ведомость. Она формируется строго по образцу ИНВ-1А. И хоть и ведет ее зачастую всего один человек, подтвердить факт своего участия и согласия с указанными результатами должны все члены комиссии. И ответственные лица, разумеется, в том числе.

Но, как мы уже уточняли, есть и вторая ведомость, сличительная. Она инициируется не всегда, а лишь в тех случаях, когда наличествуют расхождения. Неучтенные ценности или, напротив, отсутствие таковых, когда они отмечены по бумагам. Ее форма звучит, как ИНВ-18.

Все полученные итоги направляются в бухгалтерию. Что примечательно, сейчас, а точнее, уже с 2013 года требование по строгому соблюдению формуляра упразднилось. Разумеется, много в каких компаниях выявленные в ходе инвентаризации излишки нематериальных активов (НМА) и их отражение показано все также в сличительной ведомости ИНВ-18. Но с внесением поправок фирмы вправе разработать свой персональный формуляр. И действовать по нему, отмечая документы собственным образом. Конечно, если вариация никак не противоречит законным нормам, установленным Минфином. В противном случае такой формуляр будет исключен и не принят во внимание.

Собственную же форму проще адаптировать к автоматизированной проверке. Которая в десятки раз превосходит ручную и по скорости, и по качеству. , предлагает различные решения программного характера. Они превратят процедуру в легкую задачу. С помощью адаптированных под все поправки Минфина мобильных приложений, сверка происходит намного проще, а фиксация отчета не требует долгой возни с бумагами и изучения отчетов.

Оформление результатов инвентаризации

В процессе инвентаризации комиссия проверяет документы первичного учета, предоставленные ответственными лицами. По результатам проверки полученные данные вносятся в инвентаризационную опись. В учете используют форму № ИНВ-1а или самостоятельно разработанный бланк. Опись включается в состав материалов проверки.

Особенность оформления описи:

• Заполнение производится в ручном или машинописном варианте с удостоверением документа оригинальными подписями.
• Пропуски строк не допускаются. Незаполненные текстом строки прочеркиваются.
• Наименование объектов указывается в единицах и номенклатуре, принятых в учете.
• Каждая страница подлежит нумерации. На странице выводится итог указанных объектов в натуральных единицах.

Показатели описи используются для сличения с данными бухгалтерского учета в специальной ведомости для определения соответствия или расхождений. Сличительная ведомость результатов инвентаризации (форма № ИНВ-18) содержит информацию об отклонении данных.

Опись и ведомость составляются не менее чем в 2-х экземплярах, которые подписываются материальными лицами. Формы действительны при наличии всех подписей в документах. Один экземпляр передается в бухгалтерию для подтверждения данных учета или внесения корректив. Второй экземпляр остается у комиссии и подлежит хранению в деле материалов инвентаризаций или у материально ответственного лица.

Излишки и недостатки

Для наглядности покажем, как выглядит итоговая таблица. Ведь проверка учета результатов инвентаризации нематериальных активов – это важная часть, которая проходит в обязательном порядке до внесения своих подписей членами комиссии.

Что такое — понятие

Сведения учета НМА, проверенные и подтвержденные соответствующей инвентаризацией, используются бухгалтерами предприятия-правообладателя.

На основе сведений составляются: годовая финансовая отчетность и все промежуточные балансы.

Периодическая проверка наличия и состояния таких активов способствует контролю их сохранности и повышению эффективности (выгодности) их практического применения.

Инвентаризация определенных объектов нематериальных активов может завершиться получением одного из следующих результатов:

• Итоги выполненной проверки полностью совпадают с данными бухучета.
• Выявление активов, не зафиксированных учетом на дату начала ревизии. Обнаруженный НМА включается в опись инвентаризации и зачисляется на учет.
• Порча, утеря, иные обстоятельства форс-мажорного характера обусловили отсутствие НМА, находящихся, однако, на учете предприятия-правообладателя. Факт отсутствия документального обоснования НМА фиксируется в инвентаризационном акте с указанием виновного субъекта.

Как правило, инвентаризация имеющихся нематериальных активов назначается по отдельным ситуациям (случаям), побуждающим руководство компании проверить действительное состояние данных активов на определенную дату.

Что проверяется при процессе, инвентарный объект нематериальных активов

Как мы уже уточнили выше, главной задачей является сверка документов. Но при этом вычисляется не одного только сугубо наличие нужной бумаги. Есть масса факторов, на которые комиссия обращает внимание.

В первую очередь изучается место применения. Все допустимо к эксплуатации только на определенном участке. Разумеется, территорией иногда бывает вся Российская Федерация. Но зачастую эта локация гораздо уже.

Также обращается внимание на корректность оформления. Если в предварительных записях, к примеру, об оприходовании была допущена ошибка, то сейчас оценка не производится как таковая. Ведь поступления и не было. Предварительно нужно исправить допущенный недочет.

Далее, каждая объект проверяется на соответствии с определением НМА ориентируясь на законные нормы в виде приказов Минфина. И только если ценность в принципе подходит под заданное определение, проверяются правоустанавливающая документация.

Определяется срок амортизации, а также допустимый предельный срок использования.

Оприходование обнаруженного НМА

Склад – Инвентаризация – Оприходование товаров – Создать.

Элемент справочника Прочие доходы и расходы.

Проверка отражения доходов от оприходования НМА в БУ и НУ.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

1. Излишек товаров в результате инвентаризации Результатом инвентаризации могут быть как недостачи, так и излишки ТМЦ….
2. Ошибка во взаиморасчетах с покупателем: указан неправильный договор. Обнаружение и исправление ошибки с помощью отчета Анализ Субконто При оформлении документов в 1С могут возникать ошибки во взаиморасчетах…
3. Тест № 4. Неправильный договор при расчетах с контрагентом: обнаружение и исправление ошибки с помощью отчета Анализ Субконто …
4. Ошибка во взаиморасчетах с поставщиком: указан неправильный документ расчетов. Обнаружение и исправление ошибки с помощью отчета Анализ Субконто Неправильный документ расчетов с контрагентомПри оформлении документов в 1С могут…

Как часто инициировать процедуру

Как мы уже уточнили, обаятельно требуется проводить подобное раз в год, при смене организационного устройства или при замене ответственного за хранение лица. Остальное зависит уже конкретно от организации, количества ценностей в собственности. При малых объемах, а также постоянном использовании допустимо в принципе не проводить дополнительных мероприятий. Но если количественный фактор зашкаливает, то лучше издавать соответствующий приказ как минимум один раз в 3 месяца. А если есть возможность и свободные сотрудники, то и еще чаще.

ИНВ-1а

ИНВ-1а представляет собой форму, предназначенную для организации документооборота по НМА. Данный документ составляется в двух экземплярах, подписывают которые все члены инвентаризационной комиссии, а также лицо, ответственное за сохранность нематериальных активов. Один экземпляр документа подлежит передачи в бухгалтерию, а второй остается у лица, отвечающего за сохранность данных документов. Сведения о наличии НМА записываются в инвентаризационную ведомость или в специальный акт. В случае неполного отображения данных в унифицированных формах, компании потребуется разработать для себя бланк документа самостоятельно. Занесение НМА в ведомость производится в соответствии с их предназначением. Если НМА выбывает, то составляется специальный акт, в котором указывается причина непригодности.

Если в ведомости отражается недостоверные данные, то каждый из членов инвентаризационной комиссии будет нести ответственность. Если требуется исправить ошибку, то неверные сведения перечеркиваются одной чертой, а сверху вписываются верные данные. После этого исправление заверяется всеми членами комиссии. Форма ИНВ-1а подлежит заверению всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально-ответственным сотрудником.

Выводы

Подводя итог, становится заметно, что такой процесс исключительно важен почти для любого коммерческого проекта. Ведь нет ни одного, который бы хоть в какой-то мере не использовал такие невещественные активы.

Главное — понимать, что не только знание, как провести инвентаризацию НМА, позволит получить эффективные результаты. Но и соответствующее программное обеспечение, которое еще и упростит задачу. А за эксклюзивными предложениями, разработанными сугубо под запросы конкретной компании – обращаться стоит к нам. ПО от «Клеверенс» всегда помогут решить задачу быстрее, проще и продуктивнее.

Тут вы можете скачать необходимые макеты документации.
Количество показов: 7845