Кассовая книга по форме КО-4 — скачать бланк и образец

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

ФАЙЛЫ

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
   титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
4. основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
5. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
6. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
7. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
8. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Кассовые документы при работе с наличными

­Все кассовые операции должны оформляться первичными кассовыми документами. Документальное оформление кассовых операций строго регламентировано. Перечислим основные правила.

Несмотря на то, что с 2013 года большинство унифицированных форм перестало быть обязательными, кассовые документы оформляются строго на бланках, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. Для выдачи заработной платы и стипендий применяются формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Кассовые документы оформляют и подписывают уполномоченные лица:

• кассир;
• старший кассир (назначается, если в организации несколько кассиров);
• главный бухгалтер;
• руководитель.

Кассир снабжается образцами подписей уполномоченных лиц и печатью (штампом) с реквизитами, подтверждающими проведение кассовой операции.

Если руководитель или ИП ведет кассу лично, кассовые документы подписывает он один. Образцы подписей не оформляются.

Кассовые документы могут оформляться:

• на унифицированных бланках от руки с проставлением собственноручных подписей участников операции;
• на печатных бланках в бумажном виде с проставлением собственноручных подписей участников операции;
• в электронном виде с применением программы защиты от несанкционированного доступа и электронной подписи в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Исправления в кассовых документах ни в бумажном, ни в электронном виде не допускаются (п. 4.7 Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

• На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
• Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
• На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

• На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
• Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
• Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
• После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
• Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
• В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Кассовая книга (форма КО-4)

Главная / Кассовая дисциплина

Оглавление: 1. Нужна ли кассовая книга при онлайн-кассе? 2. Особенности ведения кассовой книги 3. Инструкция по заполнению формы КО-4 4. Образец заполнения кассовой книги

Документ: Скачать кассовую книгу в excel или в word Скачать образец заполнения КО-4 Читайте также:  Что такое акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (ИНВ-10)?

Кассовая книга является неотъемлемой частью финансовых документов организации и предназначена для отражения сведений о поступлении и расходовании наличных денежных средств.

Документ имеет унифицированный формат, разработанный и утвержденный постановлением Госкомстата России № 88 от 18.08.98г. (ред. 03.05.00), форма ОКУД 0310004.

С 2014 года ИП и организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, вправе отказаться от оформления кассовых ордеров, установления лимита остатка наличности и заполнения кассовой книги в соответствии с Указаниями Банка России № 3210-У от 11.03.14г.

На основании ФЗ №209-ФЗ от 24.07.07г. и Постановления Правительства № 265 от 04.04.16г. к субъектам малого предпринимательства относят компании:

1. Имеющие в штате не более 100 сотрудников;
2. С доходами до 800 млн. рублей в год;
3. С долей участия гос. образований в капитале не более 25%, долей участия иных компаний в капитале в пределах 49%.

Нужна ли кассовая книга при онлайн-кассе?

В 2022 году в практику введены онлайн-кассы. По этой причине возникает множество вопросов относительно необходимости ведения кассовой книги. Чиновники предоставили официальные разъяснения об использовании в деятельности первичных кассовых документов.

В частности, в письме Минфина № 03-01-15/54413 от 16.09.16г. установлено, что в связи с тем, что в фискальной памяти новых КММ сохраняются все необходимые данные, не требуется оформлять первичные кассовые документы.

Тем не менее, данные нововведения не распространяются на необходимость заполнения кассовой книги – методика применения этого документа по-прежнему регламентируется Порядком ведения кассовых операций (№ 3210-У). Вследствие этого вести кассовую книгу компании должны без изменений, с применением действующей формы бланка.

Особенности ведения кассовой книги

1) Обязанность заполнения документа в компании возлагается на кассира или иное лицо, например, бухгалтера. Все сведения в кассовую книгу вносятся на основании приходных и расходных ордеров (формы КО-1 и КО-2 соответственно).

2) Ведение кассовой книги может осуществляться как в бумажном, так и в электронном формате.

Для книги бумажного формата предусмотрено наличие основной части документа и копии, которая является отрывной. С целью предотвращения внесения несанкционированных исправлений в документ, законодательство обязывает ответственных за заполнение кассовой книги лиц пронумеровать ее страницы, прошнуровать их и заверить книгу печатью.

Если документ заполняется в электронном виде, то главным требованием в этом случаем является обеспечение должного уровня защиты кассовой книги. Внесение сведений в документ также производится в течение дня. По его окончании листы необходимо распечатать и заверить необходимыми подписями.

В конце года все листы книги сшивают, скрепляют печатью и подписями ответственных лиц. Если в организации имеется электронная подпись, распечатывать книгу ежедневно не нужно.

3) Важно помнить, что каждая компания имеет право вести только одну кассовую книгу.

4) Документ необходимо хранить в течение 5 лет.

Инструкция по заполнению формы КО-4

Кликните на интересующее поле инструкции, чтобы появилась подробная информация

Титульный лист

1. Наименование ИП / организации (например, Общество с ограниченной ответственностью «Элегия», Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.) и ее структурного подразделения (при наличии). Название компании необходимо указывать в соответствии с регистрационными документами.

Это требование закреплено в Постановлении Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Документ прекращает свое действие с 01.07.18г. Альтернативой ему станет ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержащий в себе аналогичные указания. Таким образом, если в рег. документах содержится только полное наименование, именно его необходимо отразить.

В тех случаях, когда документы также содержат сокращенное наименование, компания имеет право указать его ниже полного наименования (или рядом).

2. Код по ОКПО. Этот показатель отражает вид деятельности организации или ИП, и присваивается он органами статистики при регистрации на основании порядкового номера компании. Код ОКПО относится к числу обязательных реквизитов и указывать его в документе необходимо. Однако в связи с тем, что за отсутствие данного показателя никаких штрафов в отношении компании не предусмотрено, на практике нередко его оставляют незаполненным.

3. Период, за который составляется кассовая книга(календарный год).

Табличная часть

Табличная часть документа представлена в виде двух одинаковых листов, один из которых (основная часть) остается в кассовой книге, а второй (отрывная часть) передается в бухгалтерию в качестве отчета кассового работника. Внесение данных в обе части документа осуществляется абсолютно одинаково.

Строка перед таблицей

• Период, за который заполняется лист формы КО-4. Порядок ведения кассовых операций (Указание Банка России № 3210-У от 11.03.14) устанавливает, что в те дни, когда приходные и расходные операции по кассе не производились, заполнять форму КО-4 не нужно;
• Номер листа кассовой книги.

Таблица

• Номер первичного документа (приходного или расходного ордера);
• Данные о лице, передавшем или получившем денежные средства. В этом столбце могут быть отражены сведения как о физлицах – контрагентах организации, так и о компаниях-партнерах;
• Номер корреспондирующего счета. Счет указывают в зависимости от основания получения или выдачи средств. Например, если из кассы выдаются деньги под отчет, следует указать 71 счет, а если деньги выдаются поставщику, то 60 счет;
• Сумма прихода или расхода. В зависимости от того, поступили ли средства в компанию или были выданы из кассы, сумму отражают в соответствующем столбце «Приход» или «Расход».

Для отражения операций по кассе в течение дня предусмотрено две страницы документа. Первая содержит сведения об остатке средств на начало дня, а также сроки для отражения текущих операций с наличкой за день. В нижней части расположена строка «Перенос», предназначенная для подведения итогов страницы и переноса остатка на следующую страницу документа.

В том случае, если операций с наличными средствами было немного и лист полностью не заполнен, с целью предотвращения внесения недействительных записей на всю незаполненную область таблицы кассир должен поставить букву Z (это касается как первой, так и второй страницы разворота).

После того как все сведения о приходе и расходе наличных денег отражены, необходимо подбить итоговые суммы и указать остаток денежных средств по состоянию на конец дня. Остаток указывается с учетом средств, которые запланированы для выдачи заработной платы и пособий. Правила ведения кассовой дисциплины определяют возможность компаний хранить деньги в кассе сверх установленного лимита в периоды выдачи заработной платы в течение трех дней.

После заполнения кассир, ответственный за составление кассовой книги, ставит свою подпись и расшифровку в документе и передает его отрывную часть, а также приходные и расходные кассовые ордера в бухгалтерию.

Работник бухгалтерии проверяет записи в кассовой книге, указывает количество приходных и расходных документов прописью, ставит свою подпись и расшифровку в форме КО-4.

Последняя страница

Последняя страница кассовой книги должна отразить сведения о том, что документ пронумерован (с указанием количества листов), прошнурован и скреплен печатью. Также важно указать сведения о руководителе компании (должность, подпись и расшифровка) и главном бухгалтере.

Образец заполнения кассовой книги

Титульный лист

Табличная часть

Последняя страница

Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях:

Похожие записи
• Лимит расчета наличными в 2022 году
• Расчетная ведомость (форма Т-51)
• Заявление на выдачу денег в подотчет
• Приказ об отмене лимита кассы в 2022 году
• Журнал регистрации платежных ведомостей
• Книга учета денежных средств (форма КО-5)
• Образец заполнения формы Т-51
• Образец заполнения формы АО-1

Оставить комментарий Отменить ответ