Нужна ли при использовании онлайн-кассы кассовая книга + правила ведения КК в 2022 году

Что такое кассовая книга?

Кассовая книга (КК) — документ, в котором фиксируется движение денежных средств в точной последовательности согласно первичным документам. После совершения каждой операции ее обязательно необходимо зарегистрировать.

Основанием для создания приходных и расходных ордеров служат различные документы, в том числе сформированные онлайн-кассой. Если предприниматель на законных основаниях не использует ККТ, то применяются товарные чеки и бланки строгой отчетности.

Таким образом, абсолютно все операции (задокументированные и даже не прошедшие фискализацию) отражаются в кассовой книге.

Получить налоговый вычет на онлайн-кассу

Таким правом предприниматели получили возможность пользоваться начиная с 1 января 2022 года. Предоставляется оно для индивидуальных предпринимателей, работающих на патенте или ЕНВД.

Максимальный размер налогового вычета составляет 18 000 рублей за каждый аппарат. Подавать на компенсацию можно как за приобретённые устройства, так и за фискальные накопители, программное обеспечение для онлайн-касс и оплату услуг по настройке.

Заявление на вычет подаётся по форме в налоговую службу. Компенсацию предприниматели получают в форме налогового вычета.

Не могут получить вычет:

• Предприниматели на УСН
• Предприниматели на общей системе
• Предприниматели на едином сельскохозяйственном налоге.
• Организации, работающие на ЕНВД и патенте.

Кто должен ее вести и зачем?

Ведение кассовой книги
— обязанность
всех
юридических лиц.
Индивидуальные предприниматели от этого освобождены,

но им необходимо вести сводные документы, в которых отражено движение денежных средств, что является альтернативой кассовой книги.

О лимитах

Одна из основных целей использования кассовой книги — контроль над лимитом предприятия. При этом важно выполнять условие: денежный остаток не должен превышать величины лимита, установленного законом или внутренними документами компании. В случае появления излишка средства перечисляются на банковский счет.

Денежные операции в рамках эквайринга не отражаются в кассовой книге, но обязательно проводятся по онлайн-кассе.

Для ИП лимиты на законодательном уровне не установлены. Если необходимо, создается норматив, который регулирует оборот наличности внутри предприятия.

Плюсы и минусы использования онлайн-кассы

Напоминаем, что, несмотря на наличие некоторых минусов, закон теперь обязывает. Поэтому информация этого раздела – ознакомительная.

Плюсы для предпринимателей

В случае подключения эквайринга, продавец товара или услуги может принимать через кассу оплату, как наличными, так и безналичным расчётом.

Сервисное обслуживание касс ложится на плечи производителя.

Есть возможность регистрировать и снимать с учёта кассовые аппараты в режиме онлайн.

Личный кабинет оператора фискальных данных позволяет продавцу проводить анализ продаж и составлять прогнозы.

Больше нет необходимости сдавать ККТ в налоговую на проверку каждый год.

Минусы для предпринимателей

• Установка кассы – это дополнительные немалые (особенно для микро-бизнеса) расходы, к которым добавляются расходы на ежегодное обслуживание.
• Необходимость обучения сотрудников управлению онлайн-кассами (так себе минус, но всё же).

Плюсы для покупателей

• Значительно снижается риск приобретения контрафакта.
• Даётся возможность получить чек в электронной форме на личный мэил или через смс.
• Распространение возможностей оплаты безналичным расчётом.

Явные минусы для покупателей отсутствуют. Единственное, что можно указать – незначительное повышение цен на товары, в которые будут закладываться расходы на онлайн-кассы.

Нужно ли вести кассовую книгу, если используется онлайн-касса?

В общих чертах большинство компаний ведут кассовую книгу, это важный инструмент бухгалтерского учёта и финансового контроля. Не важно, использует при этом предприятие онлайн-кассу или нет.

А применение ККТ выступает как частный случай в подобных хозяйственных отношениях.

Законом ФЗ-54 не определена норма, указывающая на то, что предприятие может не использовать КК, поэтому нет никаких законных оснований для отказа от ее ведения.

В итоге, ведение кассовой книги при использовании онлайн-кассы необходимо по сути в двух случаях:

1. Открыто юридическое лицо, в том числе малое предприятие.
2. ИП сам принял решение о необходимости КК.

Документация при ККТ

Каждое учреждение самостоятельно выбирает формат ведения КК: допускается бесплатное онлайн заполнение в 2022 году или же ее ведение в бумажном виде. Если КО-4 формируется в электронном виде, ее необходимо распечатывать, прошивать, заверять подписями руководителя и главного бухгалтера и закреплять печатью.

Правила заполнения для книги контрольно-кассовой техники такие же, как и для обычной КК. В нее вносятся данные о движении денежных средств. Записи в бумажной КО-4 заверяются подписями руководства организации.

В Указаниях ЦБ РФ № 3210-У разъясняется, как вести кассовую книгу при онлайн-кассах — оформлять документ по общеустановленным правилам. Несмотря на значительные новшества и внедрение онлайн-касс, порядок заполнения КК остался неизменным:

• все данные вносятся в книгу по факту движения денежных средств на основании предоставленных в кассу ПКО и РКО;
• остаток на конец дня переносится на начало следующего операционного дня, в котором зафиксированы движения наличности, и сверяется с фактическим остатком денег.

Если используется электронное оборудование, работа с отчетностью ведется так: кассир вносит денежные средства на основании Z-отчета, при помощи которого закрывают смену (отчет о закрытии смены). Кассир или иное ответственное лицо формирует отчет о гашении, сведения из отчетности направляются в ИФНС. КК заполняется бухгалтерией на основании полученной из Z-отчета информации.

При работе с онлайн-кассами электронная КК не распечатывается, а подписывается при помощи электронной цифровой подписи и хранится на специальных носителях. Новая КО-4 начинается с началом нового отчетного периода — года и хранится согласно № 402-ФЗ в течение 5 лет.

Правила ведения

Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года определяет порядок ведения КК, в том числе в случае использования онлайн-кассы:

• Начало и завершение ведения КК совпадает с календарным началом года. Для новых предприятий, основанных в середине года, начало КК определяется датой проведения первой операции. Если деятельность прекращается в середине года, то в тот же момент завершается КК.
• Оформление документа допускается в рукописном (с использованием шариковой ручки) или печатном виде.
• Информация вносится в каждую строку, пропуски не допускаются.
• Все листы составляются в двух экземплярах, один из которых отрезной, а второй остается в книге.
• КК ведется ежедневно (при условии проведения операций), причем каждый день начинается с нового листа.
• В завершении смен КК вместе с первичными документами сдается в бухгалтерию для проверки, после чего возвращается кассиру.
• На каждом предприятии ведется только одна КК.

Что такое ФЗ-54

ФЗ-54 – это федеральный закон, призванный контролировать бизнес, имеющий дело с приёмом наличных средств. Сам по себе закон старый – ещё от 2003 года. Однако новые его редакции внесли существенные изменения, повлиявшие на весь предпринимательский сектор и в особенности – на розничный бизнес.

Основные новшества коснулись того, как предприниматели теперь будут взаимодействовать с федеральным налоговым органом. Цель изменений – автоматизировать передачу данных и подачу отчётностей, а также – пресечь «серую» деятельность.

Инструментом для этого, как вы понимаете, стали именно онлайн-кассы, позволяющие отправлять в налоговую чеки моментально и отсекают возможность «корректировать» их с целью сокрытия доходов.

Как следует заполнять кассовую книгу?

Заполнение полей кассовой книги предусматривает две основные операции: внесение прихода и расхода наличности. В завершении смены подводится итог.

Законодательством определена форма КО-4, по которой оформляется кассовая книга. Если уставом предприятия предусмотрена иная форма КК, то используют таковую.

Однако для большинства предпринимателей установленная законом форма удобна и понятна, поэтому они придерживаются ее.

Основные элементы оформления

Титульный лист Содержит основные сведения об организации. Также указывается период ведения документа.
Кассовые листы

На них отражается основная информация: остаток на конец предыдущей смены, приход и расход текущей смены. Каждая из операций заносится в определенный столбец с указанием, от кого получены и кому выданы денежные средства. Для подтверждения содержания на листах стоят подписи кассира и бухгалтера.

Последняя страница

Ее заполняют по окончании периода. На ней указывают число листов, которые нумеруются и прошиваются, а также ставят подписи руководитель и бухгалтер предприятия.

Как выбрать онлайн-кассу для розничной торговли

Для начала следует понять, что рынок вообще предлагает. Потому что характеристики у всех разные. И главным критерием выбора этих характеристик послужит вам специфика вашего собственного бизнеса. Чем вы занимайтесь – торговля ли это, или услуги, есть ли в ассортименте подакцизные товары, какая у вас форма налогообложения, сколько сотрудников.

Важно! Не все онлайн-кассы предоставляют возможность взаимодействия с системой ЕГАИС. Поэтому, если в рамках вашей торговли продаётся алкоголь, нужно выбирать кассу, ориентируясь на эту потребность.

Важен и поток клиентов. Так как есть кассы с малой пропускной способностью. Они дешевле, но не позволят печатать много чеков в день.

Кассовый аппарат приобретается обязательно вместе с накопителем, который действует 13 или 36 месяцев. Дальше заключается договор с оператором (ОФД).

Обратите внимание на абонентскую плату, которая будет взиматься за программное обеспечение кассы. А также заранее узнать, что можно подключить к терминалу в качестве доп.оборудования (сканер штрих кода, аппарат для считывания карт и т.д.), можно ли наладить взаимодействие с программой товарного учёта, а также – есть ли возможность эквайринга.

Два способа заполнения

Как сказано выше, внесение информации в КК допускается шариковой ручкой или на компьютере.

Вручную

Если используется рукописный способ, то книга делится на основную и отрывную часть. Копирование содержимого первой части на вторую осуществляется с помощью копировальной бумаги, которая прокладывается между ними. Основная часть сшивается, а копия направляется в бухгалтерию.

В электронном виде

Для заполнения КК на компьютере выбирают специальное ПО или используют таблицы Excel в соответствии с установленными правилами. Затем распечатанные листы подписываются и сшиваются.

Электронное заполнение КК не предусматривает использования бумажных носителей. Документы заверяются электронной подписью.

Штрафы связанные с онлайн-кассами для ИП и юрлиц

• Если не применяется онлайн-касса – от 30 000 руб. от ¾ до 1 размера суммы расчёта.
• Если нарушения периодически повторяются – остановка деятельности в административном порядке на срок до 1,5 месяцев.
• За использование техники, которая не соответствует требованиям – предупреждение или штраф до 10 000 руб.
• Если не передаётся информация в налоговую или нарушаются сроки подачи — предупреждение или штраф до 10 000 руб.
• Если не выдаётся чек клиенту — предупреждение или штраф до 10 000 руб.

Требования к хранению КК

Ответственность за это возложена на руководителя предприятия.

Ст. 29 Закона ФЗ-402 от 06.12.2011 определяет срок хранения КК от 5 лет с момента окончания отчетного года. По истечении указанного срока документы подлежат уничтожению, если более длительный срок хранения не предусмотрен внутренними документами компании.

Место хранения кассовой книги — архив предприятия. Она также может быть отдана на хранение специализированной фирме. В этом случае составляют договор между сторонами и указывают условия гарантии сохранности.

Онлайн-кассы для интернет-магазинов. Как подключить?

Изменения в ФЗ-54 повлекли за собой необходимость «обустройства» онлайн-магазинов оборудованием для соответствия всем новым требованиям, так же как и все остальные виды торгового бизнеса.

Сделать это стало возможным благодаря тому, что электронный чек официально стали считать равным бумажному.

Особенности онлайн-касс для интернет-магазинов:

• Оборудование, пригодное для оснащения онлайн-бизнеса.
• Специальное программное обеспечение, которое позволяет интегрировать фискальный регистратор в начинку онлайн-ресурса и взаимодействовать с платёжными сервисами.
• ПО для осуществления розничных продаж теперь позволяют работать с заказами от нескольких онлайн-точек сразу, причём все они могут быть на разных движках – от InSales до WordPress.
• Теперь одна онлайн-касса может обслуживать как физический магазин, так и его онлайн-вариант.

Кто и как контролирует ведение кассовой книги?

Проверкой кассовой дисциплины предприятий занимается Налоговая служба, которая при нарушениях закона может наложить штраф.

Задача проверки не только определить правильность ведения КК, но и выявить иные правонарушения, находящиеся в компетенции ФНС.

Проверке подлежат:

• документы, которые связаны с регистрацией операций с кассой, в том числе кассовая книга;
• отчетность, содержащаяся в фискальной памяти;
• приказ, устанавливающий лимит по остатку кассы;
• авансовые отчеты и другие бухгалтерские документы.

Кассовая книга находится под пристальным вниманием у налогового органа, так как она позволяет определить, насколько полно и своевременно оприходована выручка.

Как работает передача данных в налоговую?

• С помощью кассового оборудования пробивается чек.
• Машина шифрует данные чека с помощью фискального накопителя.
• Далее данные передаются оператору ФД.
• ОФД проверяет данные, отправляет ответ устройству и пересылает эти данные в ФНС.

Оператор держит информацию о чеках до пяти лет.

В том случае, если ломает аппарат онлайн-кассы, задача передать данные в налоговую ложится на производителя кассы. То есть по факту, производитель должен достать из неработающего устройства данные и отправить их в налоговую службу.

Какие нужны документы при онлайн-кассе

Согласно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У все кассовые операции оформляются в следующих документах:

• кассовая книга;
• ПКО — приходный кассовый ордер;
• РКО — расходный кассовый ордер.

• 3 отзыва

  Обучение работе на ККТ

  1 000 ₽ Добавить в избранное

  1 000₽

  https://online-kassa.ru/kupit/obuchenie-rabote-na-kkt/

  ЗаказатьПодробнее Есть в наличии

• Техническое сопровождение на 3 мес.

  3 600 ₽ Добавить в избранное
  3 600₽

  https://online-kassa.ru/kupit/tehnicheskoe-soprovozhdenie-na-3-mes/

  ЗаказатьПодробнее Нет в наличии

Как сшивать

Книга по итогу года должна быть пронумерована и прошита:

• книга прошивается специальными нитками таким образом, чтобы концы нитки после связывания находились на оборотной стороне книги;
• на узел, сформированный нитью, наклеивается специальная бумага, на которой указывается количество прошитых и пронумерованных листов;
• такая прошивка заверяется печатью организации, ИП, и подписывается руководителем.

Что такое онлайн-касса и из чего она состоит

Чтобы было проще воспринимать суть нововведений, сравним их с тем, что было до вступления в силу 54-ФЗ по онлайн кассам, регулирующего работу с кассовой техникой.

Начнем с того, что теперь вкладывать в понятие «касса».

Онлайн-кассы бывают четырех типов:

1. Автономные онлайн-кассы и смарт терминалы.
   Это устройства с кассовыми программами, готовые к использованию и не нуждающиеся в подключении к компьютеру либо терминалу. Могут быть переносными, питающимися от аккумулятора. Ряд моделей поддерживает работу с ЕГАИС.
2. Фискальные регистраторы.
   Работают только вместе с устройством, на котором установлена кассовая программа. Они фискализируют чеки, распечатывают их и через ОФД передают информацию в налоговую.
3. POS-системы.
   Наборы техники, обычно включающие POS-компьютер, фискальный регистратор, клавиатуру и сканер. Используются преимущественно крупными торговыми сетями.
4. Онлайн-кассы для интернет-магазинов.
   Подключаются к системе управления сайтом и отправляют электронные чеки покупателям.

Выбирая ККТ, нужно учитывать специфику бизнеса. Например, для торговли алкоголем нужна касса, работающая с ЕГАИС. Обязательно убедитесь в том, что модель разрешена к использованию. Проверить это можно, .

Наши партнеры предлагают аренду и покупку ККТ, соответствующей требованиям 54-ФЗ по онлайн-кассам, на выгодных условиях.

Посмотреть лучшие варианты

Прежде, чем осуществить переход ИП на онлайн-кассы, разберитесь, из чего состоит это оборудование.

Фискальный накопитель

Составляющая онлайн-кассы, которая используется для получения, обработки и передачи данных об операциях через ОФД в ФНС. Имеет срок действия ключа фискального признака (13, 15 или 36 месяцев), по истечении которого нужно произвести замену.

В случае отсутствия соединения с интернетом в течение 30 дней, фискальный накопитель в вашей кассе будет заблокирован и возобновит работу автоматически после подключения к сети и передачи всех данных за период отсутствия соединения.

Важно:

если в течение 30 дней, пока отсутствовал интернет, не было выбито ни одного чека, фискальный накопитель не блокируется.

Оператор фискальных данных (ОФД)

Оператор фискальных данных (ОФД) — коммерческая организация, созданная с целью хранения и передачи кассовой информации (фискальных данных).

Она является посредником между предпринимателем и налоговой службой. Список ОФД небольшой, так как они должны выполнять определенные технические и информационные требования, а при их несоблюдении могут быть оштрафованы на сумму до миллиона рублей.

Прежде, чем начать переход на онлайн-кассы для ИП на УСН, выберите оператора фискальных данных из списка на сайте ФНС.

Для взаимодействия с ОФД и личным кабинетом налогоплательщика на сайте ФНС необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная на руководителя или лицо, имеющее право подписи.

Для ее выпуска потребуется встреча с ОФД или удостоверяющим центром (УЦ), которому вы доверили эту процедуру.

Рабочее место кассира

Рабочее место кассира — это сторонняя программа (оболочка), упрощающая работу с кассой, номенклатурой, а также позволяющая производить глубокий анализ продаж через личный кабинет. Она должна печатать чеки с обязательным указанием номенклатуры, а также отправлять их по запросу на электронную почту или в виде SMS покупателю.

Сейчас на рынке есть два типа рабочих мест:

1. Привязанные к технике («Мерката», Cassby, i-Retail), а также кассы от производителей (сразу с ПО) – их нельзя приобрести отдельно от комплекта техники, производители привязывают покупателя и к «железкам», и к своему программному обеспечению, которое на текущий момент жестко ограничивает интеграцию со сторонними сервисами.

2. Рабочие места без привязки к технике («1С:Розница», «МойСклад») — их можно использовать с любой аттестованной ККТ, разрешенной ФНС, они плотно интегрированы с различным товароучетным и бухгалтерским ПО.

Какой порядок перехода на онлайн кассы выбрать — купить готовый комплект или собрать его самостоятельно — решать вам. Отметим лишь то, что предлагаемые функции рабочего места кассира очень полезны и зачастую сильно облегчают дальнейшую работу с информацией.

Документы, которые больше не нужно заполнять

К ним относятся:

• акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков ККМ (форма № КМ-1);
• акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении её в организацию (форма № КМ-2);
• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);
• журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
• журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);
• справка-отчёт кассира-операциониста (форма № КМ-6);
• сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации (форма № КМ-7);
• журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8);
• акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

Взять онлайн-кассу в аренду

Вопрос ставится только в том случае, если разовая покупка для вас кажется неподъёмной тратой. Аппараты можно брать в аренду помесячно.

Обычно при аренде кассы вы не тратите деньги не только на её покупку, но и на регистрацию, ПО, ежегодную перерегистрацию при необходимой замене фискального накопителя.

Обычно тарифные планы на аренду кассового аппарата включают в себя сервисные услуги, обозначая варианты действия при поломке