Приказ о замещении временно отсутствующего работника

Иногда в компании может возникнуть ситуация, когда необходимо заменить работника, который временно по каким-либо причинам не работает. Такая ситуация может возникнуть в случае, если работник долго отсутствует, например, из-за болезни, или находится в отпуске по уходу за ребенком, учебном отпуске, повышает квалификацию без возможности присутствовать на работе и т.д.

Согласно трудовому законодательству, даже если отсутствие сотрудника негативно сказывается на работе предприятия, работодатель не имеет права его уволить. Однако, чтобы избежать сбоев в работе организации, работодатель может временно поручить выполнять работу отсутствующего работника другому человеку. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника работодатель может привлечь сотрудников, оформленных в штат, а может специально нанять людей со стороны для того, чтобы на время заменить сотрудника.

Причины для замещения

Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:

• уход одного из сотрудников на больничный;
• уход в декретный или плановый обычный отпуск;
• отъезд в командировку и т.п.

Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.

Обычно это требуется, когда отсутствие длится более трех рабочих дней или тогда, когда обязанности работника настолько значимы, что без них нормальная текущая деятельность фирмы невозможна.

В каких случаях понадобится приказ о возложении обязанностей

На любом предприятии периодически происходят ситуации, когда тот или иной работник отсутствует. Чтобы не допустить простоя производственного процесса, работодатель возлагает обязанности на коллег отсутствующего. На практике это приходится делать, если основной работник:

• отправился в отпуск;
• находится в командировке;
• не работает из-за болезни.

Есть обоснованные причины, по которым за сотрудником сохраняют пост, даже если он отлучился с работы на длительный срок. Например, это касается тех, кто отправлен в служебные командировки (ст. 167 ТК РФ), находится в отпуске по беременности и уходу за малышом (ст. , 256 ТК РФ), проходит медицинское обследование (ч. 1–3 ст. 185.1 ТК РФ), обучение по профессии (ч. 1 ст. 187 ТК РФ) и др.

На этот период работодатель вправе осуществить возложение обязанностей на время отсутствия основного работника на других подчиненных. Только предстоит определиться, каким способом поручить им дополнительную работу:

• добавить нагрузку по аналогичной специальности в пределах их рабочего времени — увеличение объема деятельности или расширение сфер обслуживания (ст. 60.2 ТК РФ);
• доверить исполнять одновременно с собственными функциями и чужую работу по иной специальности — совмещение профессий или должностей (ст. 60.2 ТК РФ);
• перевести на другую должность, освободив от основной работы, — временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ);
• взять на временно свободную должность нового сотрудника на основе совместительства (ст. 60.1);
• заключить с новичком трудовой договор на необходимый срок (ст. 59).

Чтобы сотрудник совмещал деятельность на законных основаниях, руководитель прописывает все нюансы о выполнении чужих полномочий в приказе.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить и оплатить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кого можно назначить

Для того, чтобы запустить процесс по замещению временно отсутствующего сотрудника, необходимо сначала подобрать правильную кандидатуру на замену.

Это должен быть человек, обладающий достаточной квалификацией, уровнем образования и опытом.

Он может трудиться на какой-либо должности внутри компании (в этом случае нужно будет заручиться еще и его письменным согласием) или принят «со стороны» на условиях совмещения.

В некоторых ситуациях, для замещения длительно отсутствующего ценного «кадра», на работу принимается новый специалист – тогда с ним должен заключаться отдельный срочный трудовой договор с указанием конкретного ограниченного периода действия.

На основании чего его готовят

Чаще всего должности совмещают или увеличивают объем деятельности. Если нагрузка слишком велика и совмещать работу на двух постах одновременно невозможно, то оформляют временный перевод. Такой способ подходит, когда работница ушла в отпуск после рождения малыша или при замещении вышестоящих должностных лиц.

Чтобы в дальнейшем трудностей при проверке контролирующих органов не возникало, до издания приказа о временном исполнении обязанностей следует соблюдать основные требования. В первую очередь, необходимо договориться об условиях работы с человеком, которому хотите поручить функции отпускника. Просто издать распоряжение и заставить работать за другого вы не вправе.

ВАЖНО!

Не забывайте: в большинстве случаев без согласия работника увеличить нагрузку или поручить дополнительные функции невозможно. Отправьте работнику письменное предложение о выполнении новых полномочий. В нем оставьте место для согласия и подписи.

На практике такое уведомление отправляют не всегда. Поскольку после устных договоренностей заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, который подписывают обе стороны. Но для контролирующих органов и судебных споров отдельное письменное согласие станет неопровержимым доказательством.

ВАЖНО!

Помните: даже если человек сначала подписал такое согласие, а позже передумал, он вправе отказаться от дополнительной нагрузки. Но обязан предупредить об этом за три рабочих дня.

Вот процедура оформления при делегировании функций методом совмещения:

1. Сначала получите согласие с работника в письменной форме.
2. Согласуйте условия и закрепите их в дополнительном соглашении к основному договору.
3. Если все вопросы решены, издайте приказ о совмещении.
4. Ознакомьте с ним человека под подпись.

Порядок действий при переводе на другую должность мало чем отличается. И здесь потребуется согласие, допсоглашение (в двух экземплярах) и только затем издание распоряжения.

Закон предусматривает исключительные ситуации, когда согласие не требуется: чрезвычайные ситуации, природные или техногенные катаклизмы, несчастные случаи и аварии на производстве и др. (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае необходимо только составить приказ о возложении обязанностей в связи с производственной необходимостью, прописав в нем все необходимые условия работы. Среди них новые функции, срок перевода и дополнительная оплата труда. Ее устанавливают в виде фиксированной суммы или процента от оклада (ст. 151 ТК РФ).

ВАЖНО!

Без согласия перевести человека на другую должность работодатель вправе не более чем на один месяц. Если устранение последствий ЧС затянется, придется попросить написать согласие.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как изменить существенные условия трудового договора при временных переводах на другую работу. Используйте эти инструкции бесплатно.

Что взять за основу для приказа

Все разрабатываемые приказы должны на чем-то базироваться. В частности, у каждого подобного распоряжения должно быть документальное основание и обоснование.

В качестве основания может быть указана либо статья закона, имеющего непосредственное отношение к сути приказа, либо внутренний документ компании (например, какой-то акт, Положение учетной политики, служебная или докладная записка). С обоснованием все проще – это реальная причина, в связи с которой издается распоряжение.

Итоги

Приказ о возложении обязанностей на время отпуска не имеет законодательно установленной формы и составляется в произвольной виде. Помимо обязательных реквизитов любого внутрифирменного документа (номера и даты), в приказе на замещение необходимо предусмотреть сроки замещения и уточнить дополнительные обязанности сотрудника. Завершают оформление приказа подписи руководителя и работника.

О документальном оформлении совмещения должностей читайте в статье «Оформление совмещения должностей в одной организации».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кто должен подписать приказ о замещении временно отсутствующего работника

Приказ относится к тем документам, которые всегда исходят от высшего руководства предприятия.

Поэтому данный документ должен быть подписан либо директором организации лично, либо сотрудником, который временно исполняет его обязанности. Также под приказом должны расписаться все лица, в отношении которых он издан и те, кто ответственен за его исполнение.

Таким образом все вышеупомянутые работники засвидетельствуют то, что ознакомлены с распоряжением и готовы его выполнить.

Содержание приказа

Единого шаблона для документа закон не устанавливает. Каждый работодатель составляет его в свободном виде. Но важно учитывать нормы деловой документации. Одно из требований ко всем подобным распоряжениям -— указать реквизиты предприятия (название, адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП). Как и другие распорядительные документы, приказ о делегировании функций отпускника печатают на официальном бланке компании или на обычном листе А4. Только в первом случае реквизиты уже указаны, во втором — придется написать их собственноручно. Ниже следует указать номер, место и дату составления, название документа.

Затем в содержании распоряжения о возложении должностных обязанностей укажите основания (в связи с отпуском, командировкой и т.д.) и нормы ТК. После слова «приказываю» перечислите основные распоряжения, где отметьте следующие сведения:

• кому поручают чужую работу (Ф.И.О. работника и должность);
• конкретные функции, которые предстоит выполнять;
• способ (совмещение, временный перевод, совместительство);
• период, на который придется замещать;
• документ-основание (согласие, допсоглашение к трудовому договору);
• величина доплаты.

После составления документа его необходимо заверить подписью директора, затем автограф ставит работник.

ВАЖНО!

После того, как приказ подготовлен и подписан, он вступает в силу сразу, если в нем не указана другая дата. Но ознакомить с ним временного заместителя необходимо в течение трех дней.

Образец

Обратите внимание на образец приказа о временно исполняющем обязанности на время декрета сотрудницы предприятия.

Если речь идет об отпуске руководителя компании, то возложение обязанностей на другого сотрудника — обычная процедура. Иначе предприятие остановится. Учтите: одного приказа на время отпуска директора возложить обязанности на заместителя недостаточно. Понадобится выписать доверенность. Она необходима, чтобы заместитель получил возможность заверять документы.

Вот как выглядит распоряжение директора, поручившего исполнять его функции другому должностному лицу.

Как правильно составить распоряжение?

Составлением распоряжений обычно занимаются сотрудники, приближенные к руководителю компании. Это может быть начальник кадрового отдела либо секретарь. После написания, документ передается на рассмотрение начальству. Если директора все устраивает, тогда он утверждает распоряжение.

Приказ об исполнении обязанностей на время отпуска оформляется в свободной форме. Может использоваться разработанный на локальном уровне фирменный бланк.

Некоторые работодатели применяют форму Т-5, утвержденную Постановлением Госкомстата России №1 от 5 января 2004 года.

Структура распоряжения должна состоять из таких частей:

1. шапка. Располагается вверху. Представляет собой реквизиты компании;
2. название документа. Пишется по центру листа, чуть ниже шапки;
3. основная часть. Приводится текст касательно замещения должности;
4. заключение. Ставятся подписи и дата.

В тексте приказа следует указать такие сведения:

• название предприятия, его организационно-правовая форма;
• наименование документа;
• причина замещения;
• ФИО сотрудника, на которого возлагаются дополнительные должностные обязанности;
• сведения о замещаемой и основной должностях;
• дата и место составления документа;
• величина доплаты за выполнение должностных обязанностей по замещению;
• даты начала и завершения замещения;
• ссылка на документ, который выступает основанием для замещения;
• подписи.

Эти данные отражаются в приказе в обязательном порядке. Остальная информация фиксируется в случае необходимости.

При оформлении распоряжения о замещении на период отсутствия основного работника, следует придерживаться таких правил:

1. указывать номер документа;
2. придерживаться делового стиля написания;
3. наименование бумаги писать по центру заглавными буквами, без знаков препинания в конце;
4. писать грамотно, не допускать пунктуационных, синтаксических, грамматических ошибок;
5. не исправлять текст ручкой, карандашом, корректором либо лезвием. В случае допущения ошибки лучше переписать приказ заново;
6. размер суммы доплаты за совмещение указывать цифрами и словами.

Можно ли принять на данный период нового сотрудника?

На время болезни человека руководитель имеет право принять другого специалиста на работу. Речь идет не о замещении или совмещении. В данном случае можно заключить новый трудовой договор. Трудовые отношения с такой категорией работников имеют отличительные особенности.

Основанием для приема на работу человека по замене отсутствующего специалиста является заболевание последнего. Оно дает право руководителю принять на должность другого работника. Такие трудовые отношения будут носить временный характер. Они будут ограничены только заболеванием основного специалиста. Сам претендент должен соответствовать общим критериям – состояние здоровья и наличие специального образования, если таковое требуется для назначения на должность.

Как оформить?

Сама процедура приема на время болезни основного специалиста не имеет отличительных особенностей:

1. претендент подает заявление на имя руководителя компании, который рассматривает его;
2. после этого издается приказ о приеме на работу и оформляется трудовой договор;
3. в завершении в трудовую книжку человека вносится соответствующая запись.

В любом случае, основанием для начала процедуры приема на работу, является заявление претендента. Оно оформляется в письменном виде и направляется руководителю организации. В нем указываются данные организации, работника, а также то, что человек желает заключить трудовой договор на время лечения отсутствующего специалиста.

В случае положительного результата, с человеком по статье 59 ТК РФ заключается срочный трудовой договор. Он оформляется по общим правилам в письменном виде, по одному экземпляру для каждой из сторон. Помимо обязательных условий, договор должен содержать сведения о сроках действия. В данном случае они обусловлены наступлением определенных обстоятельств, а именно – выходом основного работника. К конкретной дате срок договора не привязан.

После заключения договора должен быть издан приказ, подписанный руководителем. В нем указываются все обязательные реквизиты, а также то, что человек принят только на время заболевания основного работника.

Процедура приема на работу для замены заболевшего работника предусматривает заполнение некоторых кадровых документов:

• Прежде всего это трудовая книжка. В неё должна быть внесена запись о приеме на работу на период заболевания основного специалиста.
• Также необходимо заполнить личную карточку на человека.

Как уволить?

Важно! Основанием для прекращения трудовых отношений с временным работником является наступление определенной даты или обстоятельств. В случае с больничным это будет выход основного работника. С такого момента трудовые отношения с заменяющим специалистом прекращаются.

Днем увольнения будет являться дата закрытия больничного. В остальном процедура стандартна. В день увольнения на руки работнику выдается трудовая книжка и окончательный расчет. Денежные средства передаются под подпись либо перечисляются на расчетный счет. По требованию человека должны быть оформлены и другие документы, например, справка о заработной плате либо об отработанном времени.

Действующее законодательство предусмотрело несколько вариантов замены заболевшего работника – совмещение, замещение и прием на работу другого человека. Каждый из них руководитель может выбрать по своему усмотрению. Также инициатором временной замены может выступать и сам работник.

Приказ о переводе

Мы привыкли к тому, что на каждое изменение пишем заявление. Спешим обрадовать: заявление на замещение на время отпуска и его образец не нужны.

Приказ о переводе – тоже не обязательный документ. Его оформление не предусмотрено законодательством. Однако многие его делают, что не является нарушением. Если в компании предусмотрено делать такой приказ – можете делать, используя форму, установленную внутренним документооборотом.

Когда нужна замена

В соответствии с трудовым законодательством каждый работник имеет право на ежегодный отпуск в размере не менее 28 календарных дней. Право на отдых закреплено Конституцией.

Чтобы сохранить порядок в отношении очередности отпусков, работодатель ежегодно утверждает график отпусков. Все работники и работодатель в том числе обязаны соблюдать данный документ.

Ознакомиться с порядком его составления вы можете в статье «Как составить график отпусков».

Когда соблюдается график отпусков и сотрудники идут на отдых по установленной очереди, можно заранее подготовиться к периоду отсутствия работников на своих рабочих местах и сделать замещение.

Можно по-разному оформить возложение обязанностей сотрудника, который собирается в отпуск, на коллегу. Это может быть совмещение или же увеличение объема работ. Также может быть подготовлен временный перевод. Самое главное – надо проверить, нет ли ограничений для возложения обязанностей временно отсутствующего работника.

Если вовремя не найти подходящего сотрудника или ошибиться с выбором кандидатуры, может возникнуть очень серьезная проблема – когда работник уже купил билеты, спланировал свой отдых вместе с семьей, а замены ему не нашли. Есть вариант сделать отзыв из отпуска. Однако это не всегда срабатывает.

Как правильно оформить отзыв работника из отпуска, вы можете прочитать в статье «Отзываем работника из отпуска».

Далее рассмотрим ситуацию, когда замену своему работнику-отпускнику нашли и решили оформить временный перевод.

Как оплачивать работу

Законодательство не позволяет загружать людей работой без адекватной доплаты. Размер вознаграждения за двойной труд зависит от того, какой способ замещения выбрал руководитель. Закон указывает, как оплачивается замещение временно отсутствующего работника, в статье 151 ТК РФ — по договоренности между руководителем и подчиненным. Это касается совмещения и увеличения объема работ или расширения зоны обслуживания.

Надбавку обозначают в доле от оклада или в виде конкретно оговоренной суммы. Величина зависит от объема работ и специфики деятельности и указывается в дополнительном соглашении. Кодекс не ограничивает минимальный или максимальный размер надбавки.

На практике вопрос, как оплачивается замещение на время больничного, решается просто — в среднем от 10 до 30% заработка временно нетрудоспособного. Это вполне объяснимо. Пока отсутствует сотрудник, приходится выплачивать отпускные или больничные, заложенные заранее в фонде оплаты труда. А при доплатах заместителям работодатель платит дважды. Но ни один, ни другой сотрудник не исполняет функции в полной мере.

Другой случай — если человеку приходится выполнять задачи за подчиненного, например главному бухгалтеру за рядового бухгалтера. Тогда необходимо выплатить разницу в окладе, поскольку зарплата руководящего работника выше.

ВАЖНО!

Помните, что временному заместителю нельзя платить меньше его обычного заработка.

При временном переводе предусматривается не доплата за замещение на время отпуска начальника, а полноценный оклад отсутствующего, поскольку зарплата руководителей выше, чем у подчиненных.

При совместительстве оплата обычно устанавливается исходя из объема выполненных дел или отработанных часов. Размер и схема указываются в договоре.

При приеме нового персонала условия и оплату определяют совместно с сотрудником и указывают при заключении договора на определенный срок.

Законодательство дает четкий ответ на вопрос, можно ли не доплачивать работнику з/п за замещение: нет, поскольку за каждый дополнительный труд необходимо устанавливать доплату, этого требует ТК РФ в ст. 60.2 и 151. В исключительных случаях это возможно: если работник замещает коллегу с похожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции предусмотрена возможность замещения. В этом случае письменное согласие и доплата не требуются. Но это только тогда, когда нет чрезмерной нагрузки. Иначе все равно придется доплатить по соглашению с заместителем, если не хотите столкнуться с трудовыми спорами в суде.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, в каком размере производится доплата за совмещение по вакантной должности, расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Используйте эти инструкции бесплатно.

, чтобы прочитать.

Ситуации, когда возложить обязанности необходимо

В силу разных причин работники могут отсутствовать на месте, и руководитель должен найти им замену. Решением подобного вопроса становится возложение обязанностей отсутствующего на другого специалиста. В связи с этим у руководства компании существует несколько методов:

• перевод какого-либо сотрудника на рабочее место отсутствующего с постановкой пустующей должности в приоритет, то есть заместитель временно прекращает профессиональную деятельность в рамках своей должности;
• возложение обязанностей дополнительно, то есть заменяющий сотрудник наряду с основными функциями будет выполнять работу отсутствующего коллеги;
• прием на работу другого сотрудника.

Выбранный вариант замены с описанием деталей должен быть зафиксирован в приказе об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника.

В трудовом законодательстве приведены два способа, согласно которым работнику могут быть вменены новые трудовые функции – это совмещение и внутреннее совместительство. Руководитель, выбирая тот или иной вариант, обычно ориентируется на возможность выделения рабочих часов для выполнения дополнительной работы.

Характерные особенности и отличия этих двух способов изложены в таблице ниже:

Руководитель организации имеет право принятия самостоятельного решения о выборе определенного варианта из вышеперечисленных, согласно сложившейся ситуации.

Когда объем переданных профессиональных функций сравнительно велик, и это вызывает трудности в процессе замещения сотрудника, а также в случаях, если происходит задержка отсутствия работника, то в подобных ситуациях руководство компании должно произвести оформление внутреннего совместительства или временного перевода. Такая практика обычно применяется в случаях ухода сотрудниц в декретный отпуск или отправки работников в длительную командировку.

Важно понимать, что должностные обязанности каждого сотрудника в отдельности зафиксированы в должностной инструкции, поэтому наниматель не вправе требовать выполнения дополнительной работы, которая не предусмотрена нормативными документами. Следовательно, возложение дополнительных трудовых обязанностей, которые выходят за рамки существующей должностной инструкции, должно обязательно сопровождаться формированием дополнительного распоряжения. Однако, данный нормативный акт создается исключительно после согласования с сотрудником, замещающим отсутствующего, всех необходимых деталей: сроки выполнения трудовой деятельности, объем работы и оплата этого труда.

Когда работник, которому наниматель предложил замещение, не согласен на выполнение дополнительных трудовых обязанностей, то руководитель не имеет права принуждать к данному труду, поскольку решение сотрудника должно быть исключительно добровольным. Кроме того, когда сотрудник изначально выразил согласие и принял дополнительные трудовые функции, а затем в силу разных причин отказался от этой работы, то он должен предупредить об этом работодателя за три дня.

Как оформить

Приказ должен содержать следующие сведения:

• причина назначения (временное отсутствие основного сотрудника);
• период, в течение которого на заместителя будут возложены дополнительные обязанности (или пишется точный срок, или то событие, служащее сигналом к завершению вторичной работы, например, возвращение сотрудника из больничного или декрета);
• перечень обязанностей, которые дополняют спектр, уже имеющийся у заместителя;
• размер доплаты за выполнение второй работы.

Этот документ во многом дублирует соглашение, но его наличие обязательно. Приказ составляет сотрудник отдела кадров, а в небольших компаниях, где подобный отсутствует, это делает или секретарь, или ответственный за распределение сотрудник (например, бухгалтерия).

Оплата дополнительного труда

Согласно статье 60.2 ТК РФ, оплата дополнительной трудовой деятельности работников должна оплачиваться. А статьей 151 ТК РФ утверждено, что величина дополнительной платы должна устанавливаться по соглашению сторон.

Начисление доплаты производится в соответствии с фактическим количеством отработанных часов. Например, если работник осуществлял трудовую деятельность в рамках совмещения не полный календарный месяц, то доплата ему будет начислена за период совмещения.

Стоит отметить, что на долю трудовых споров, связанных с взысканием дополнительной оплаты труда за совмещение, приходится немалый процент рассматриваемых судебных дел.

Как оплачивается

Если сотрудник выполняет новые и свои обязанности, совмещая их, ему положена доплата в соответствии со статьей 151 Трудового кодекса. Её размер обговаривается ещё в устной форме, при обсуждении возможности совмещения между работодателем и сотрудником. Называют твёрдую сумму или процент к зарплате. Трудовой кодекс не выставляет здесь верхние и нижние рамки, но они могут упоминаться в отраслевых соглашениях или распоряжениях вышестоящих организациях.

Если же речь идёт не о совмещении, а о замещении, то есть временном переводе на другую должность, то здесь предусматривается не добавка к основной заработной плате, а зарплата, характерная для той вакансии, которую на какой-то период подменяет сотрудник. И эта сумма может быть больше или меньше, чем его обычная зарплата.

Письма Роструда № 1412-6-1 от 24.05.2011 г. и Минздравсоцразвития № 22-2-897 от 12.03.2012 г называют случаи, когда доплата при временном исполнении обязанностей отсутствующего работника вовсе не предусмотрена. Например, если необходимость замещения изначально записана в должностной инструкции сотрудника. Однако такой подход противоречит Статье 151 Трудового кодекса, где подчеркивается обязательность доплаты, если обе должности совмещаются одним сотрудником.