РКО и ПКО: порядок составления и оформления приходных и расходных кассовых ордеров

Составление, оформление приходных и расходных кассовых ордеров

Как ПКО, так и РКО являются кассовыми документами, которые фиксируют поступление и движение денежных средств в кассе. Под кассой, в свою очередь, понимают целую систему всех бухгалтерских операций внутри предприятия.

ПКО заполняется:

• В момент внесения денежных средств в кассу. Реализация товара или услуги, когда клиент оплачивает стоимость по прейскуранту. При этом покупатель получает чек, квитанцию, а продавец оставляет себе соответствующий заполненный документ, который станет мерой отчетности. Но в большинстве предприятий каждая отдельная сделка не подлежит регистрации, фиксируется лишь общее поступление в конце всей смены.
• Для внесения финансов в уставной капитал.
• Для возврата неиспользованных выданных денежных средств.
• Для выполнения долговых обязательств перед компанией.

Откройте счет для бизнеса в МОРСКОМ БАНКЕ и получите до 6% на остаток по счету!.

Реквизиты ПКО и РКО схожи между собой, но с помощью приходного кассового ордера фиксируется прием средств, а расходный кассовый ордер контролирует выдачу денег. Соответственно, виды деятельности применяются в кардинально противоположных ситуациях:

• При сдаче общей выручки в банк в конце определенной сессии, которая устанавливается регламентом функционирования предприятия.
• Для выдачи подотчетных средств. Фактически это передача финансов сотруднику компании или лицу, представляющему ее интересы на какой-то определенный период времени для выполнения заданий руководства. Подобная процедура строго фиксируется, в документации, где прописывается имя и фамилия, а также должность (если она есть) подотчетного лица. Там же указывается назначение полученных средств.
• При необходимости каких-то незапланированных покупок, трат, приобретений от лица самого предприятия.
• Для выдачи компенсаций, премий, авансов и иных форм поощрения сотрудников.

Корпоративная карта МОРСКОГО БАНКА Visa Business – удобное средство организации и контроля представительских и командировочных расходов сотрудников предприятия.

ПКО вместо БСО

Подходит ли ПКО к перечисленным вариантам? Рассмотрим первые два пункта: БСО и «иной документ».

Сразу скажу, что к БСО есть свои требования обязательных реквизитов (п. 2 Постановления Правительства РФ № 359 от 06.05.2008 г.), кроме того, он должен быть утвержден ИП (или ООО) и отпечатан в типографии. Аналогичные требования есть и к «прочему документу» (перечень реквизитов приведен в п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ в редакции от 03.07.2016 г.).).

Теперь рассуждаем дальше. Если операция принятия наличности за товар будет оформляться ПКО, то клиент в таком случае получит квитанцию к ПКО. Может ли она заменить БСО или «прочий документ»? Нет, не может, потому что перечни обязательных реквизитов этих документов расходятся с реквизитами бланка приходника.

Возможно ли доработать форму квитанции к ПКО таким образом, чтобы она отвечала хотя бы требованиям, которые предъявляются к «прочему документу»? Это возможно только теоретически, на практике есть несколько существенных загвоздок:

1. Вид ПКО утвержден, он составляется по форме № КО-1 – кто будет дорабатывать унифицированную форму? Желающих найдется немного.
2. Чтобы квитанция к ПКО могла сойти за БСО ее нужно не только доработать, но и отпечатать бланки в типографии – этим тем более никто не будет заниматься.
3. Имеется и еще один важный момент, еще более теоретический, чем предыдущие. При условии, что первые два пункта будут выполнены (представим себе такое), мы получим, по сути, новый документ. Изначальное предназначение ПКО – учет наличных операций по кассе. Будет ли наш новый документ считаться все еще пригодным для оформления кассовых операций, ведь от КО-1 он будет отличаться? Останется ли доработанный ПКО легитимным для своего первоначального предназначения? Вопрос очень спорный.

Вывод: теоретических рассуждений по этому вопросу может быть очень много, нам это совершенно ни к чему. На практике вывод один: квитанция от приходника не может заменить БСО или «прочий документ», которые должны выдаваться клиенту, если ИП вправе не применять ККТ.

Теперь обратимся к последнему варианту, когда ИП может не выдавать покупателю ничего. По сути, если ИП ничего выдавать клиенту не обязан, но выдает квитанцию приходника, напрямую закону № 54-ФЗ это не противоречит.

Но обратим внимание вот на что. Выдавать квитанцию от ПКО можно лишь тогда, когда наличность приходуется непосредственно в «кассу» ИП (или организации). Напомним, что не выдавать покупателю ничего можно лишь в случае исключений, связанных со специфичностью деятельности и месторасположения.

Получается, что «касса» практически никак не вяжется с этим исключением. Например, ИП никак не может получать деньги в «кассу», если занимается торговлей разносного типа или из цистерн, продажей продуктов на ярмарке. Получается, что выдача клиенту квитанции к приходнику в этом случае косвенно противоречит п. 3 закона № 54-ФЗ.

Вывод: в этом случае теоретически возможность выдавать квитанцию к ПКО, ничего при этом не нарушая, все-таки есть. Но возможность эта настолько мала, а обоснование настолько запутано, что сделать вывод о правомерности таких действий сложно.

Журнал регистрации расходной и приходной документации

Подобный документ существовать может как в физической (бумажной), так и в электронной форме. Законом не регламентируется единственная обязательная форма. Но если документ на предприятии имеет бумажную форму, то стоит знать несколько ключевых правил. Во-первых, каждая страница должна быть строго пронумерована и подписана ответственными лицами. А, во-вторых, все страницы должны представлять собой единый формуляр, то есть, быть прошиты.

В данный момент Налоговый кодекс и иные НПА (нормативные правовые акты) не обязывают предпринимателей к ведению подобного журнала. Он служит для комфортной сдачи отчетности, а также быстрого поиска необходимых документов. Прописанный законом порядок заполнения ПКО и РКО также не относится к журналу.

Значит, каждый руководитель сам принимает решение, вести ли такой журнал или нет.

Что это за организация

«Мр Лц Внуково» расшифровывается как «Международный российский Логистический центр», расположенный, как понятно, в одноименном населенном пункте.

Что это такое? Это организация, которая отвечает за получение, сортировку и дальнейшее отправление корреспонденции, присланной с территории других стран.

Чаще всего это именно так. Но иногда на бланке также можно обнаружить дополнительный технический индекс. Или – ДТИ. Если он проставлен, то, вполне может быть, услугами данного учреждения решили воспользоваться какие-либо отечественные организации и структуры.

Учетная книга

Книга учета – это совокупность документации, фиксирующая все перемещения денежных средств внутри и за пределами предприятия. Ведение книги – легкий способ объединить всю информацию в условиях одной формы. В отличие от предыдущего журнала – это более общее понятие. Можно сказать, что журнал входит в состав книги, и он не обязателен. А вот учетная книга понадобится в любом случае.

Все денежные операции регистрируются на основе приходных или расходных ведомостей. Причем каждая подписывается ответственным лицом, имеет собственную дату в условиях единого формата заполнения, а затем вносится в книгу путем иерархической сортировки.

Мы уяснили, какие операции оформляются при помощи ПКО, РКО. Но не только они выступают в форме наполнения для этого отчетного документа. Сюда также относятся и кассовые чеки, расходная документация.

Контроль операций, которые осуществляются для внесения новых финансовых средств на счет компании или, напротив, управляют оттоком – это важный момент для любой компании. Без такой формы отчетности невозможно вести нормальную хозяйственную деятельность.

МОРСКОЙ БАНК предлагает воспользоваться услугами торгового эквайринга. Принимайте оплату за товары и услуги по банковским картам.

Как узнать, что именно пришло

Львиная доля сортируемых посылок приходит в центр из Китая. Соответственно, наибольшая вероятность – доставка покупки в интернет площадке Алиэкспресс, Пандао, Джум или их аналогов. Кстати, в прошлом материале мы сравнивали эти магазины.

Помимо этого, услугами МР ЛЦ Внуково активно пользуются госслужбы и различные организации РФ, включая банки, некоммерческие и коммерческие компании. Это может быть как корреспонденция, так и бандероль. На том же извещении должна быть пометка о весе отправления, если это 10, 15 или 20 гр, то это конверт.

Если к МР ЛЦ Внуково будет дописана аббревиатура ДТИ, то возможные причины прихода извещения:

• налоговая инспекция;
• пенсионный фонд;
• ГИБДД;
• банк (предложение услуг или доставка продукции);
• суд, коллекторы.

Правила заполнения

Учетная книга представляет собой набор типовых листов, которые формируются из ордеров. Заполненный ПКО И РКО отправляется именно сюда, скрепляется в бумажной форме или копируется в электронной. Также в книге присутствует таблица, в которой прописаны все поступления и расходы на протяжении всего отчетного периода, равного календарному году. На основе таблицы можно не только подводить итоги отчетности, но и проводить своего рода финансовый анализ.

Первой же страницей документации является по традиции титульный лист. Он состоит из:

• Полного наименования юридического лица, на основании которого заполняется книга.
• ОКПО – Общероссийского классификатора предприятий и организаций.
• Названия подразделения, филиала или отдела. Зачастую отчетность ведется не по всей компании в целом, а по ее структурному подразделению. В этом случае также полностью прописывается его название и номер. Если же отчетность идет по всему предприятию, тогда строку можно смело пропускать.
• Дата. Примечательно то, что в этом пункте достаточно приписать только год. Ведь по правилам книга открывается в начале отчетного периода. А сведения перестают вноситься в его конце. Значит, никаких конкретных дат указывать не нужно, только год.
• Имя и инициалы лица, которое ведет данную книгу. И это может быть только один человек, но эти полномочия допустимо без ущерба делегировать.

Мы знаем, что ПКО и РКО оформляют на основании поступления или расхода денежных средств. Соответственно, главным лицом, которое имеет отношение к сбору подобного рода ведомостей, является главный бухгалтер. Именно он по регламенту обязан вести книгу учета. Но на практике почти во всех случаях он делегирует полномочия помощнику или иным сотрудникам на основании юридической доверенности или просто приказа руководителя. Таким образом у специалиста высвобождается рабочее время, которое он способен эффективно использовать для блага компании. А рутинные моменты переводятся на других работников.

МР ЛЦ Внуково цех-: где это наится?

Логистический центр располагается вблизи деревни Шарапово, по Боровскому шоссе. Он отмечен на общедоступных картах. Однако посетителей там не принимают. Это внушительный автоматизированный комплекс. За день обрабатывается до 300 000 штук различной корреспонденции. В центре работают не только цеха по сортировке, оснащенные конвейерными лентами, но и таможня.

Работа не полностью автоматизирована, в комплексе служит реальный персонал. Люди занимаются распределением отправлений после сортировочных мероприятий, проверяют целостность упаковки и т. д.

Штрафы в случае ненадлежащего хранения или утери журнала

Ответственным лицом является главный бухгалтер. Но вместо него приказом руководителя также может быть назначен и любой другой сотрудник бухгалтерии. Уполномоченный работник несет личную материальную ответственность. Этот аспект фиксируется специальным актом, договором, заключаемым между ним и организацией. Ответственный сотрудник также обязан обеспечить надлежащие условия хранения журнала. Заполнение, ведение приходных и расходных кассовых ордеров – это обязанность других персон: кассиров, руководителя, также сотрудников бухгалтерии. Ответственный за учетную книгу редко лично заполняет РКО и ПКО.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичную документацию нужно минимум пять лет. Плюс, если возникает любая конфликтная ситуация, регулируемая в порядке судопроизводства, то на момент открытого дела документ также должен храниться, даже если срок в 5 лет уже прошел.

За утерю или изменение данных назначается штраф: отдельно для ответственного лица и для всей организации в целом. Если сотрудник будет обязан уплатить всего 5 или 6 тысяч рублей, то компании придется выплатить 40-50 тысяч.

МОРСКОЙ БАНК предлагает воспользоваться удобной системой банковского обслуживания. Управляйте бизнесом из любой точки мира. Безопасный доступ к Вашим счетам всегда в кармане.

Нормативное регулирование вопроса

Итак, «кассу» и «ККТ» мы разделили между собой. Теперь разделим законодательные акты, регулирующие эти вопросы. Особо выделим два из них:

1. Закон № от 22.05.2003 г. «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов…» № 54-ФЗ – регламентирует применение ККТ.
2. Указание ЦБ от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций…» № 3210-У– регламентирует ведение кассы.

Изучив документы, делаем вывод, что касса, то есть наличные операции есть у всех ИП и организаций (исключения могут встретиться, но очень-очень редко), а значит и вести их должны все. Право не оформлять документы по кассе (приходник, расходник, кассовая книга) есть только у ИП, которые учитывают доходы / расходы и физические показатели согласно нормам НК РФ (например, в КУДИР).

Вывод: повторимся еще раз, «касса» не равна «ККТ». Обязанность заполнения кассовой книги совершенно никак не связана с обязательным использованием ККТ при принятии оплаты от клиентов в наличном виде. Вполне реальна такая ситуация, что у вас есть ККТ, как этого требует законодательство, но вы как ИП пользуетесь правом не заниматься оформлением кассовых операций. Или, наоборот, вы как ИП попадаете под действие одного из исключений Закона № 54-ФЗ и ККТ не используете, например, выписывая БСО физическим лицам, но оформляете кассовые операции по приходу, заполняя приходники и кассовую книгу в контрольных целях.

Журнал по форме КО-3

В нем в обязательном порядке должны быть отражены все ордера, отражающие информацию о поступлении и выдаче денежных средств. Ведь ПКО И РКО – это первичные документы, на их основе формируется налоговая отчетность.

Кроме них различные счета об оплате расходов, трат или возмещения, компенсации также вносятся в книгу. Сопроводительная документация (чеки или квитанции) в журнале не сохраняются.

Сам журнал обычно делится на две части. Первая предназначена для фиксации всех ордеров, направленных на поступление финансов. Вторая, как не трудно догадаться, отражает расход. В обеих из них присутствует таблица, а также отдельно каждый из обозначенных ордеров.

Итог всего

Выдача клиенту при расчете наличностью квитанции от приходника в качестве подтверждения оплаты вместо выбитого ККТ чека или иных предусмотренных в случае исключений документов неправомерна. Основным документом в любом случае считается исключительно кассовый чек. Заменить его БСО, товарным чеком или «прочим документом» можно только в ситуациях, предусмотренных законом. ПКО – первичный бухгалтерский документ, у которого есть свое собственное значение – оформление кассовых операций внутри деятельности.

Пример заполненного журнала

Форма КО-3 достаточно простая в заполнении и обычно не вызывает каких-то сложностей даже у лиц, которые ранее не имели с ней дел. Заполнять бумаги следует строго по образцу, ведь любые изменения повлекут за собой полное уничтожение книги и внесение всех данных с нуля. С точки зрения налоговиков, некорректная информация лишает документ юридической силы. Поэтому бумаги с исправлениями приравниваются к отсутствующим.

На каждой странице нужно внести:

• Дату, когда конкретный ордер был напечатан или написан.
• Его номер в порядковом значении, которое присваивается уже конкретно в журнале.
• Полную денежную сумму, которая была выделена или поступила в кассу.
• Основание или другую дополнительную информацию, которая будет важной для дальнейшей отчетности. Например, на какие нужды были выделены средства, или на основе каких сделок поступили в кассу.

Как отслеживать отправление или установить отправителя?

Граждане обычно настораживаются, получив извещение с непонятными буквами вместо адреса. Особенно если, к примеру, пришло письмо на имя ребенка. Можно легко установить адресанта с помощью внутреннего сервиса проверки, доступного на официальном сайте :

• необходимо вбить в поисковую строчку цифры, указанные в уведомлении,
• это уникальный числовой код-идентификатор, состоящий из 14 символов,
• по результатам поиск выдаст наименование отправителя, а также пункты, которые проходит или уже покинула бандероль.

Естественно, данные попадают в систему не моментально, поэтому на режим реального времени не всегда приходится рассчитывать. Хотя, в целом, они достаточно точны. Когда отправитель и получатель договариваются о пересылке, то обычно данные уникального кода передаются тому, кто ждет получения. С помощью идентификатора легко следить за передвижениями заказа.

Заверение

Ордера как приходного, так и расходного характера должны быть заверены подписями. Сам журнал не подлежит подписи иными сотрудниками, не считая ответственного лица. Если журнал составлял кассир после смены, то при сдаче выручки обычно подпись ставит кто-то из бухгалтерии. Когда эти полномочия не были заранее делегированы, нужно назначать человека приказом. Без назначения ответственного лица допустимо оставлять ордера, при этом расписываться в книге учета или на самих документах только с письменной передачи полномочий.

Печать на приказах

Она ставится в обязательном порядке. Подходит как печать, так и штамп, в зависимости от того, что используется на предприятии. Главная особенность заключается в том, что печать ставится одновременно на квитанцию, сопутствующую поступлению и выдачи средств, и на сам ордер. И таким образом, чтобы край рисунка заехал на обе бумаги.

Как работать с ПКО и РКО

Порядок несложный:

• Совершается операция, передается квитанция.
• Формируется в электронной или бумажной форме.
• Проставляется дата, сумма, основание и субъект (подотчетное лицо).
• Заверяется подписью уполномоченного сотрудника.
• Документация сдается для внесения в книгу и формирования первичной бухгалтерской отчетности.

Проекты МОРСКОГО БАНКА (АО) по зачислению заработной платы могут быть удобны и интересны любым предприятиям и организациям вне зависимости от количества работающих в них сотрудников.

Электронный документооборот

Значительно облегчает жизнь бухгалтерии. Стоит помнить, что для заверения того или иного документа, он должен быть напечатан в физическом формате. Относительно отправки документа в налоговую службу, то подписанный электронным ключом документ уже является заверенным.

Что грозит за отсутствие кассовых документов

За отсутствие первичной документации налоговая служба налагает серьезные штрафы. В некоторых случаях возможна и субсидиарная ответственность сотрудников.

Как исправить ошибку в приходном или расходном ордере

Алгоритм весьма прост. Необходимо утилизировать существующий документ и составить его заново. Да, возможно это выглядит трудоемким действием, однако, альтернативы нет. В первичной документации недопустимы исправления или изменения. При их наличии случае документы теряют свою юридическую силу, а ФНС трактует исправление как полное отсутствие отчетности, накладывая на организацию соответствующие штрафы. Для небольших ИП сумма в 40-50 тысяч рублей станет хоть и не критичной, но очень неприятной.

Прочие нюансы корресподенции

Почтовое извещение с пометкой МР ЛЦ Внуково сообщает получателю о том, что в местном отделении службы его ожидает почтовая корреспонденция.

Как уже было отмечено, это обычно пакет с других стран, приобретенный на торговых площадках мирового уровня. В данном случае получатель сам знает о том, что он заказывал и что должен получить.

В отдельных ситуациях возможна корреспонденция от отечественных государственных структур – об этом свидетельствует дополнительная надпись ДТИ. Хоть заказное письмо с такой пометкой поступило с территории страны, его все равно может обрабатывать международный российский логистический центр во Внукове.

Стоит также отметить, что этот дополнительный технологический индекс значительно облегчает работу почтовых служб, так как в связи со своей спецификой обработка занимает существенно меньше времени.

Что делать при получении извещения с МР ЛЦ Внуково

Если вы обнаружили в вашем почтовом ящике извещение с данного ЛЦ, и на нём не указан отправитель, то можно попробовать получить информацию о последнем на сайте «Почты России». Введите 14-значный номер под штрих-кодом в полученном вами почтовом извещении в соответствующее поле сайта, и нажмите на кнопку с лупой. Также вы можете перезвонить в указанное почтовое отделение, и попросить у барышни-операциониста данные об отправителе.

В иных же случаях рекомендуется взять паспорт и отправиться в почтовое отделение, где получить указанную корреспонденцию (часто заказного характера) с пометкой ЛЦ Внуково.

Отследите отправителя с помощью ресурса «Почты России»

Что такое франкировальная машина?

Но и указанные данные в полной мере не поясняют, что же такое ПКО ФМ, самым загадочным словом является франкировальная техника (машина). Это специальное оборудование, которое используется для нанесения на письма, в данном случае конверты с уведомлениями на уплату налога, наименования и обратного адреса отправителя. Также могут проштамповываться такие данные: календарный штемпель, госзнак почтовой оплаты и т.д.

Собственно это ввело многих в замешательство, почему, если они зарегистрированы в Калужской области, им приходит уведомление из Москвы. Но теперь думаем ситуация прояснилась.

Удобство франкировальной машины очевидно, среди существенных преимуществ:

1. Удобство – не нужно клеить марки на каждое письмо с уведомлением, сама машина ведет учет.
2. Экономия времени – всего один работник может проштамповать в разы больше уведомлений. Это позволяет вовремя отправить все уведомления, для того чтобы налогоплательщики успели внести требуемую сумму в пользу государства.
3. Экономия средств – в случае с госбюджетом – это как никогда актуально.