Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Роль журнала

Основная задача журнала заключается в том, чтобы привести в порядок движение первичных расходных и приходных документов, поэтому регистрировать их необходимо сразу после создания. И только затем они могут быть переданы кассиру для дальнейшей работы (исключения составляют ордеры на получение заработной платы, которые составляются на один день, но не всегда могут быть своевременно реализованы).

Кроме того, наличие журнала позволяет руководству предприятия избежать ситуаций, связанных с неправомерным использованием платежных документов. Для этой цели в конце каждого рабочего дня бухгалтер компании должен сверить все записи, внесенные в журнал с наличествующими корешками «приходников» и «расходников».

Также правильно заполненный журнал в случаях налоговых проверок позволяет быстро проконтролировать остаток в кассе (здесь не лишним будет напомнить, что при использовании кассы, следует строго придерживаться максимально допустимого лимита наличных денежных средств).

Основные правила хранения и заполнения журнала — штрафные санкции

Чаще всего книгу учета ведет работник бухгалтерии организации, иногда кассовый сотрудник. Но в любой ситуации это исполнитель, который назначается письменным приказом генерального директора компании к исполнению определенных обязанностей. С данным сотрудником также заключается соглашение материальной ответственности.

Офомрление журнала регистрации

Относительно периода хранения, регистрационный журнал – типовой управленческий документ, поэтому находится в архиве организации на протяжении пяти лет (после окончания конечной даты ведения книги). На основании ФЗ от 2011 года №402 предприятие обязано создать надлежащие условие для хранения отчетности компании, чтобы предоставить ее контролирующим органам по любому их требованию.

При возникновении возможных спорных ситуаций и разбирательств в суде, подобные бумаги хранятся на предприятии до закрытия дела или выяснения определенных обстоятельств. Нарушителям, допустившим нарушения в учете денежных операций и кассовой дисциплины, грозит ответственность:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно!

• сотрудникам компании – 4 000 – 5 000 рублей;
• компаниям, а также всем предпринимателям – 40 000 – 50 000 рублей.

Чтобы избежать возможных проблем и ответственности относительно осуществления кассовых операций с наличными средствами, необходимо четко соблюдать все инструкции ведения журнала учета приходных, расходных документов.

Какие документы должны быть зарегистрированы в журнале

В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов должны быть:

• все документы, свидетельствующие о приходе и расходе денежных средств, независимо от того, из каких источников они поступили или на какие цели были истрачены;
• информация о расчетно-платежных ведомостях, сопровождающих выдачу заработной платы работникам предприятия (но только после проведения процедуры выплаты);
• счета на оплату;
• заявления на получение денежных средств и т.п.

Нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс

По функционалу это тот же самый аппарат, что и раньше, который печатает чеки и хранит информацию о них. Но только теперь, онлайн-кассам (в том числе при аренде онлайн кассы) необходим выход в интернет, чтобы передавать сведения о совершенных операциях в налоговую инспекцию. А также есть такая функция, как отправка на электронную почту чека покупателю.

Теперь, благодаря инновационной онлайн-кассе, многие документы, которые утверждались в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132 не нужно использовать. Но это не касается таких документов как:

• кассовый журнал;
• приходный и расходный ордер.

Поэтому необходимость вести учет в специальной книге при онлайн-кассах сохранена. Правила ведения подробно изложены в указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Можно ли обходиться без журнала регистрации

По закону компании, работающие с контрольно-кассовой техникой, обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Одно из основных ее правил гласит, что все документы должны быть зарегистрированы в специальном журнале. При этом если организация нарушает данную норму, в случае налоговой проверки ей грозит административное наказание в виде крупного штрафа (при этом наказанию подлежит как само юридическое лицо, так и его руководитель).

Найденые документы по теме «журнал ордер № 1 казахстан»

1. Образец. Регистрационный журнал мемориальных ордеров Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Регистрационный журнал мемориальных ордеров
   регистрационный журнал за 20 г. — порядковые номера дата составления сумма по мемориальным мемориальных ордеров ордерам -+-+- …
2. Журнал—ордер № 14 по кредиту счета № 14
   Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Журнал-ордер № 14 по кредиту счета № 14

   журнал — ордер no. 14 по кредиту счета no. 14 «переоценка ценностей» за 20 г. +-+ no. счета в дебет счетов с кредита сч…

3. Журнал—ордер № 2 по кредиту счета № 51
   Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Журнал-ордер № 2 по кредиту счета № 51

   журнал — ордер no. 2 по кредиту счета no. 51 «расчетный счет» в дебет счетов +-+ стро- дата 06 26 50 58 60 67 68 69 76 81 93…

4. Образец. Журнал—ордер № 11
   Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Журнал-ордер № 11

   журнал — ордер no. 11 по кредиту счетов no. 40 «готовая продукция», no. 41 «товары», no. 42 «торговая наценка», no. 43 «коммерч…

   Читайте также:  Унифицированная форма КС-11 “Акт приемки законченного строительством объекта”: образец заполнения
5. Журнал—ордер № 1 по кредиту счета № 50
   Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Журнал-ордер № 1 по кредиту счета № 50

   журнал — ордер no. 1 по кредиту счета no. 50 «касса» в дебет счетов +-+ строкадата кассового 51 70 71 76 и т.д. итого no. …

6. Журнал—ордер № 2.1 по кредиту счета № 52
   Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Журнал-ордер № 2.1 по кредиту счета № 52

   журнал — ордер no. 2/1 по кредиту счета no. 52 «валютный счет» в дебет счетов +-+ строкадата выписки no. no. no. 50 60 и т.д…

7. Образец. Журнал—ордер № 16
   Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Журнал-ордер № 16

   журнал — ордер no. 16 по кредиту счетов no. 07 «оборудование к установке», no. 08 «капитальные вложения», no. 11 «животные на выр…

8. Образец. Журнал—ордер № 8
   Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Журнал-ордер № 8

   журнал — ордер no. 8 по кредиту счетов no. 06 «долгосрочные финансовые вложения», no. 09 «арендные обязательства к поступлению», …

9. Образец. Журнал—ордер № 10.1
   Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Журнал-ордер № 10.1

   журнал — ордер no. 10/1 по кредиту счетов no. 02 «износ основных средств», no. 05 «износ нематериальных активов», no. 10 «матер…

10. Образец. Журнал—ордер № 15
    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Журнал-ордер № 15

    журнал — ордер no. 15 по кредиту счетов no. 80 «прибыли и убытки», no. 81 «использование прибыли», no. 83 «доходы будущих перио…

11. Образец. Журнал—ордер № 15
    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Журнал-ордер № 15

    журнал — ордер no. 15 по кредиту счетов no. 80 «прибыли и убытки», no. 81 «использование прибыли», no. 83 «доходы будущих перио…

12. Журнал—ордер № 7 по кредиту счета № 71
    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Журнал-ордер № 7 по кредиту счета № 71

    журнал—ордер no. 7 по кредиту счета no. 71 «расчеты с подотчетными лицами» и аналитические данные к этому счету за 20 г. …

13. Образец. Журнал—ордер № 13
    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Журнал-ордер № 13

    журнал — ордер no. 13 по кредиту счета no. 01 «основные средства», no. 03 «долгосрочно арендуемые основные средства», no. 04 «н…

14. Образец. Журнал—ордер № 3
    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Журнал-ордер № 3

    журнал — ордер no. 3 по кредиту cчетов no. 55 «специальные счета в банках», no. 56 «денежные документы», no. 57 «переводы в пути»…

15. Образец. Журнал—ордер № 9
    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Журнал-ордер № 9

    журнал — ордер no. 9 по кредиту счетов no. 78 «расчеты с дочерними предприятиями», no. 79 «внутрихозяйственные расчеты» и аналити…

Правила по составлению журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

На сегодняшний день существует несколько способов ведения журнала, поскольку единого унифицированного его образца, обязательного к применению нет. Предприятия могут вести документ в произвольном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному в учетной политике компании или же использовать ранее общеприменимую форму. При этом журнал должен содержать ряд обязательных сведений:

• наименование предприятия и структурного подразделения, собственностью которого является документ;
• код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций);
• год или иной период, за который он ведется;
• персональные данные сотрудника, имеющего прямое отношение к его заполнению: его должность, ФИО.

Основная информация оформляется в виде таблицы, в которую в хронологическом порядке вносятся данные обо всех кассовых документах: с левой стороны о приходных, с правой стороны о расходных. По каждому из них в соответствующие ячейки вписываются:

• дата,
• номер (по внутреннему документообороту компании),
• сумма, которая по нему проходит,
• примечание.

Все строки обязательны к заполнению, в том числе примечание – оно дает разъяснение к той или иной платежной бумаге.

Образец заполнения

Заполнять журнал по форме № КО-3 несложно: информация вносится в графы по образцу
Унифицированная форма регистра включает в себя обложку и непосредственно сам журнал, представляющий собой таблицу с графами:

• номером и датой документа;
• итоговой суммой;
• примечанием (это информация о хозяйственной операции).

Ведение регистра кассовых документов, бесспорно, помогает в бухгалтерском учёте и особенно в крупных организациях с частым и большим потоком денежных средств.

Правила оформления журнала

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. При этом если на предприятии он ведется «живьем», то все его страницы нужно пронумеровывать, скреплять специальной крепкой нитью и заверять подписью. Печатью визировать журнал не обязательно, т.к. он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же начиная с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от требования применять в работе штампы и печати.

В период ведения журнал должен лежать в определенном месте, доступ к которому нужно строго ограничить. После утраты актуальности его следует передать на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени.

Как нужно вести журнал

Порядковая нумерация документов в журнале должна строго соблюдаться
Регистр ведётся по стандартизированной форме № КО-3, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Заполнять форму разрешено вручную или иметь в электронном виде. При ведении его последним способом обязательным условием является наличие в организации электронной подписи. Необходимо это для заверения данных, указанных в реестре.

Страницы подлежат обязательной нумерации. Регистр прошивается, на бумажной пломбе ставится печать и указывается общее количество страниц.

Какие документы должны фиксироваться в журнале

Вот список тех форм, которые подлежат отражению в регистре:

• приходные кассовые ордера;
• расходные кассовые ордера;
• заявления на выдачу денежных средств;
• расчётно-платёжные ведомости на выплату заработной платы;
• счета на оплату.

Каждый документ регистрируется сразу после поступления или выдачи.

Можно ли обходиться без него

Ведение такой формы с 1 июня 2014 года не является обязательным требованием проверяющих структур, так как не установлено Указанием о порядке ведения кассовых операций. Но, несомненно, создаёт удобство в работе и помогает в решении спорных вопросов внутри организации. А также может послужить доказательством, например, в суде.

Кто должен вести

По общему правилу тот, кто ведёт вышеуказанный документ, его и визирует
Заполнение формы возложено на бухгалтера или кассира, т. е. на того специалиста, который непосредственно занимается учётом денежных средств и имеет представление о том, как правильно ведётся эта книга.

При отсутствии таковых, например, у небольшого ИП, заполнением занимается непосредственно руководитель организации.

Как часто надо менять

Обычно срок работы с одним журналом разный. Он может составлять год, месяц или другой временной промежуток. Законодательно этот срок не указан. Определиться с выбором продолжительности ведения журнала поможет количество денежных операций, производимых на предприятии. После истечения срока использования заполненный журнал нужно хранить в течение 5 лет для последующего предоставления его проверяющим структурам.

Можно ли допускать ошибки

При работе с журналом ошибок быть не должно. Не допускаются также исправления или пропуск необходимых записей. В том случае, если будет выявлен факт неправильного ведения документов, лицо, выполняющее данную работу, может быть привлечено к административной ответственности. Для должностного лица сумма штрафа за такое нарушение составляет 4–5 тыс. рублей, для юридического лица — 40–50 тыс. рублей.

Ведение кассовой книги на бланке

В начале года все страницы книги нумеруются, книга прошивается, на последнем листе проставляется число страниц, печать и подпись предпринимателя или руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в книгу заносятся ежедневно по мере совершения наличных денежных расчетов. В дни, когда операций не было, книга не заполняется.

Кассовую книгу можно вести в электронном виде и бумажном варианте. Журнал установленного образца можно приобрести в магазине. Книга рассчитана на один календарный год, независимо от числа проведенных операций.

Скачать кассовую книгу организации (форма КО-4)

Скачивайте образцы форм кассовых документов на предприятии: Форма КМ-4. Заполнение журнала кассира-операциониста Форма КМ-6. Отчет-справка кассира операционистаФорма КМ-7. Сведения о показаниях счетчиков контольно-кассовых машин и выручке организацииФорма КО-1. Заполняем приходный кассовый ордерФорма КО-2. Расходный кассовый ордерФорма КО-3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документовФорма КО-5. Книга учета кассираЗаявление о регистрации контрольно-кассовой техники

Титульный лист кассовой книги

На титульном листе заполняется название и ОКПО организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя. Кассовая книга в виде журнала обычно содержит 50 или 100 листов. Если записи ведутся ежедневно, то одной книги на год может не хватить, тогда указываются месяцы и год (например: на январь — апрель 2016 г.). При небольшом числе записей — только отчетный год.

Образец кассовой книги