Как оформить и передать личные дела на хранение в архив

Что такое копия паспорта с точки зрения закона?

Копия паспорта — персональные данные, поэтому, задаваясь вопросом о правомерности их использования, надо обращаться к федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) «О персональных данных».

Любая организация, копирующая паспорта, автоматически становится оператором персональных данных, поэтому должна соблюдать требования закона.

Во-первых, нельзя снимать, хранить и передавать третьим лицам копию паспорта без согласия его владельца. Например, вы пришли в салон связи покупать сим-карту, выложили перед продавцом паспорт, а он без всякого предупреждения его скопировал. По закону он должен заручиться согласием.

Можно смело просить у компании, которая снимает копию паспорта, обязательство не разглашать данные (в виде отдельного документа, пункта в договоре, галочки на сайте) или соглашение на обработку данных, где будет прописано, что компания не передаст ваши персональные данные третьим лицам.

Согласно ст. 6 Федерального закона 152-ФЗ, оператор персональных данных должен получить письменное согласие на обработку персональных данных. В соглашении должна быть указана цель использования, перечень данных и срок их хранения. Исключение — суд и госорганы.

Сколько и как хранить

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

Ст. 5 152-ФЗ гласит:

Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципов соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора

Если цель фирмы — идентифицировать личность, то достаточно первой страницы паспорта. Снимать копию всего документа уже неправомерно.

Делаем выводы, что давать копию паспорта можно только оператору персональных данных и только при наличии соглашения.

Но практика показывает, что всё не так просто. Не даёте копию паспорта? Мы вам не проводим возврат товара. Не даёте копию паспорта? Мы с вами не заключаем договор. Не даёте копию паспорта? Мы вас не берём на работу.

Во-первых, в каждом из этих случаев надо разобраться с вопросом законности требований. Во-вторых, надо разработать универсальный способ действий, чтобы и себя не подставить, и в конфликт не вступать.

Правила хранения персональных данных обновят

На едином портале размещения проектов нормативных актов обсуждаются 2 законопроекта, которые поставят точку в вопросе, можно ли хранить копию паспорта в личном деле сотрудника, для всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Из первого документа следует, что при сборе персональных данных операторов придется обезличивать эти данные.

В ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ говорится, что обезличивание персданных — это комплекс действий, который позволяет частично скрыть принадлежность сведений конкретному субъекту: без дополнительной информации узнать, кому принадлежат данные, невозможно. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, но уже скоро требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям.

Обезличивать информацию предстоит в соответствии с приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996, в котором рекомендуют пользоваться следующими методами:

• замена части сведений;
• изменение состава или семантики данных;
• перемешивание (перестановка) отдельных записей или групп записей, что не позволит найти связь между информацией и конкретными субъектами.

За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести иные санкции, нежели штраф за хранение копий паспортов в личных делах: от 1500 рублей — для граждан до 6000 рублей — для должностных лиц. Это предусмотрено вторым законопроектом, обсуждаемым чиновниками. Если его одобрят, в ст. 13.11 КоАП РФ укажут, что за такое нарушение индивидуальным предпринимателям грозит штраф до 10 000 рублей, а организациям — до 30 000.

Как объясняют в Минкомсвязи, где разработали оба документа, защита персональных данных в процессе хранения копий документов в личных делах — это хорошо, но после достижения целей сбора и обработки персональной информации все данные должны уничтожаться либо обезличиваться. У компаний часто накапливается массив информации, от которой необходимо как-то избавляться. И если для государственных и муниципальных органов предусмотрены конкретные требования и методы хранения и обезличивания данных, то для остальных операторов они не обязательны, и компании вправе пользоваться собственными способами. Для урегулирования этой ситуации предложено распространить утвержденные правила на всех операторов. А контроль за выполнением законодательства возложат на Роскомнадзор.

Копия паспорта при трудоустройстве

Позиция судов и Роструда однозначна — работодатель не вправе хранить копии документов сотрудников.

Некоторые фирмы оформляют личные дела сотрудников, хотя это необязательно. Исключение — государственные и муниципальные служащие (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ).

Впрочем, если организации хочется, то вести личное дело сотрудников ей никто не запретит. Но перечень документов, которые можно в нём разместить регламентирован:

• анкета, автобиография, резюме;
• заявление о приеме на работу;
• копии документов об образовании;
• рекомендации и характеристики;
• медицинские справки;
• трудовой договор;
• выписка из приказа о приеме на работу;
• выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;
• личная карточка.

Копия паспорта обязательна только для госслужащего. Остальные вправе её не передавать кадровой службе.

В соответствии с п. 2 ст. 5 Закона № 152-ФЗ обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

Паспортные данные нужны работодателю только для заключения трудового договора, поэтому хранить их нельзя.

Судебная практика это подтверждает. Например, постановление от 14.03.2014 № 15АП−22502/2013 по делу А53−12557/2013.

Получается, что вы должны предоставить работодателю паспортные данные для заключения договора, но оставлять на хранение копию — нет.

Копия паспорта как приложение к договору

Заключение договоров — дело обычное. Чаще всего требуются только паспортные данные, а не копия. Но что делать, если организация настаивает на скане документа, а вы сопротивляетесь?

Вам могут отказать в заключении договора, ссылаясь на ст. 421 ГК РФ «Свобода договора».

Граждане и юридические лица свободны в заключении договора.

Понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена настоящим Кодексом, законом или добровольно принятым обязательством.

Вы не можете принудить фирму заключить с вами договор. Как быть с персональными данными?

Прочитайте сам договор. Чаще всего требование предъявить копию паспорта заключено в одном из пуктов. Там же содержится согласие на обработку персональных данных.

К тому же надо смотреть на подзаконные акты и регламенты, разработанные самой организацией. Как действовать, если надо заключить договор, а копию паспорта оставлять страшно, расскажем ниже.

Штрафы за незаконное хранение

Чиновники по-своему ответили на вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника в 2022 г., но в судебной практике уже имеются случаи, когда хранение копий у работодателя судьи посчитали ненужным. В частности, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и храниться копия паспорта в личном деле работника не должна.

Вкладывать в дела работников копии их персональных бумаг или нет, решать вам. Напомним только, что за нарушение норм в области персданных штрафуют по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц штрафуют на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей будут штрафовать по п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей.

Возврат товара по копии паспорта

Оформляя пакет документов на возвратно-обменную операцию, кассиры часто просят копию паспорта, ссылаясь на правила, которые установила бухгалтерия.

На самом деле надо оглядываться не на бухгалтерию, а на закон «О защите прав потребителей», методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1−794/32−5, указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Согласно, этим документам, продавец при возврате денег должен идентифицировать личность покупателя, но снимать копию не вправе. Получается, что показать паспорт придётся, но снимать с него копию нельзя.

Заявление на выплату зарплаты один раз в месяц

Когда в компании хотят сэкономить на бухгалтерских услугах, берут со всех работников заявление на получение зарплаты один раз в месяц. В таком случае на подсчет заработка надо тратить вдвое меньше времени. Позиция работодателя – согласия работника достаточно, чтобы платить зарплату только раз в месяц. Но это неверно.

Закон запрещает выплачивать зарплату реже, чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Конкретные даты выплаты зарплаты должны быть указаны в ПВТР, коллективном договоре или в трудовом договоре. Заработную плату нужно выплачивать строго в эти даты. Исключение – день выплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день. В таком случае работник должен получить деньги накануне выходного или праздника (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).

Если вы взяли такое согласие, то ссылаться на него нельзя, оно ничтожно. Даже если это просьба самого работника, а не инициатива работодателя. В любом случае это нарушение закона (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Такое нарушение влечет материальную ответственность в размере 1/150 ключевой ставки Центробанка за каждый день просрочки выплаты зарплаты и штраф ГИТ до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Обратите внимание

Вместо согласия на выплату зарплаты раз в месяц вы можете принимать сотрудников по гражданско-правовым договорам. Тогда будете платить им по факту выполненной работы. Заключайте такие договоры только в том случае, если оформить гражданские отношения позволяет ситуация. Например, сотрудник нужен эпизодически и каждый раз будет выполнять новое задание или новую работу. Вы получите штраф, если заключите гражданский договор вместо трудового. Также допустимо заключить с сотрудником гражданский договор, если он зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя. Другой вариант – привлечь самозанятого гражданина.

Как себя обезопасить?

Если невозможно отказаться от копирования паспорта, юристы в один голос советуют наносить на копию паспорта ограничительную надпись.

В любом месте, которое невозможно отрезать, не испортив изображение, надо написать: «Организации N предоставляется копия документа N для целей (перечислить)». Данные паспорта надпись не должна перекрывать. Это сделает использование копии в противозаконных целях невозможным.

Ещё один способ обезопасить себя — в письменной форме отозвать персональные данные и потребовать уничтожения всех копий. Для этого напишите заявление в двух экземплярах. На своём попросите поставить отметку о получении.

Вам будет интересно:

1. КОПИЯ ПАСПОРТА
2. Если с вашего паспорта сняли копию, идите в суд за денежной компенсацией
3. ОТКЛОНЕНИЕ ЗАЯВКИ УЧАСТНИКА
4. ТРЕБОВАНИЯ К ЗАВЕРЕНИЮ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ПО ГОСТ Р 7.0.97-2016 И ИХ ЗНАЧЕНИЕ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ЗАКУПОК (44-ФЗ, 223-ФЗ)
5. РЕГИСТРАЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ НА УНИВЕРСАЛЬНОЙ ТОРГОВОЙ ПЛАТФОРМЕ СБЕРБАНК-АСТ
6. ОБЪЕКТ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
7. Подтверждения соответствия требованиями опыта по контракту
8. Отклонение тендерных заявок по второй части (44-ФЗ) практика ФАС
9. КОНТАКТЫ
10. ОЦЕНКА ЗАЯВОК НА УЧАСТИЕ В КОНКУРСЕ

Обязательство «не болеть»

Когда работник болеет, нужно искать ему замену, вносить изменения в рабочий процесс. Замена может быть как своим работником, так и специалистом со стороны. В обоих случаях всегда есть риск, что работу выполнят не в срок или некачественно. Заменяющему сотруднику нужно время, чтобы втянуться в работу. Поэтому работникам предлагают подписать обязательство не брать больничные. Есть неверная точка зрения, что такой документ позволит удержать больных работников в офисе.

Работник обязан заботиться о своем здоровье, а государство – поддерживать его в этом. Риск болезни или травмы работника на производстве застрахован, работодатель уплачивает за него страховые взносы (ст. 183 ТК РФ, ч. 2 ст. 1.3, п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). В случае заболевания или травмы работник получит пособие. Поэтому больной обязан лечиться, чтобы не заражать окружающих и коллег (ст. 27 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ).

Вы получите штраф ГИТ до 50 000 рублей по части 1 статьи 5.27 КоАП, если используете обязательство не брать больничные как основание не платить пособие или снизить зарплату. Также за задержку зарплаты и пособия вы заплатите денежную компенсацию. Размер выплаты – 1/150 ключевой ставки Центробанка за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).

Заменить обязательство не брать больничные ничем нельзя. Это право работника, и даже письменный отказ от него не имеет силы (ст. 9 ГК РФ). Есть другой выход. Установите повременно-премиальную систему оплаты труда или надбавку за непрерывный стаж работы, в который включайте фактические дни работы. Пропишите все условия выплаты надбавки в положении об оплате труда.

✨ Резюме

Подведем итоги:

1. Копию паспорта могут требовать банки и некоторые государственные организации.
2. При снятии копии паспорта компания автоматически становится оператором персональных данных. Она должна заручиться согласием гражданина на снятие ксерокопии и обеспечить надежное ее хранение.
3. Копия паспорта не может заменить оригинал, кроме нотариально заверенных копий.
4. Если компания противоправно потребовала ксерокопии паспорта, то ей грозит ответственность по статье 13.11 КоАП.
5. Копия паспорта, которая оказалась у мошенников, может быть использована для оформления кредита или займа, открытия фирмы-однодневки или регистрации электронного кошелька. Поэтому будьте бдительны.

Как получить загранпаспорт в 2022 году. Стоимость документа старого и нового образца

Читать

ИНН. Где узнать и как получить индивидуальный номер налогоплательщика

Подробнее

Что нового в регламенте по выдаче паспортов в 2022 году. Три основных изменения

Смотреть

❗ Перечень незаконных требований. В каких случаях гражданин имеет право отказать в снятии копии

Информацию о человеке нельзя хранить, распространять и использовать без его согласия (на основании статьи 24 Конституции РФ). Во всех случаях, когда приложение копии паспорта к комплекту документов не предусмотрено законом, гражданин вправе отказать в снятии копии. Он может уточнить, для каких целей и со ссылкой на какой закон (либо локальный нормативно-правовой акт) требуется ксерокопия паспорта и почему недостаточно указания реквизитов.

Так, незаконными будут требования о снятии копии с паспорта:

• при возврате товара в магазин (в статьях 18, 25 Закона о защите прав потребителей не говорится о необходимости снятии торговой точкой копии паспорта);
• при обращении в поликлинику за медицинскими услугами;
• при оформлении ребенка в детский сад или школу;
• при получении бонусной карты в магазине;
• при трудоустройстве (Роструд считает, что копия паспорта не является документом, связанным с трудовой деятельностью, и работодателю достаточно только реквизитов паспорта для подписания трудового договора);
• при заключении договоров (обычно нужно только указание паспортных данных) – при этом вторая сторона не обязана заключать договор без ксерокопии паспорта со ссылкой на статью 421 Гражданского кодекса.

Незаконное копирование паспорта без согласия владельца грозит нарушителю штрафом в размере 60-100 тыс. р. (на основании статьи 13.11 Кодекса об административных правонарушениях). Чтобы привлечь компанию к ответственности, гражданину следует пожаловаться в Роскомнадзор.

Защита персональных данных. Три изменения для пользователей и интернет-ресурсов с 1 марта 2022 года

Читать

Чем рискует гражданин, если его номер СНИЛС узнают мошенники. Советы по безопасности

Подробнее

Какие сведения о покупателях может собирать и обрабатывать магазин при помощи карт лояльности

Смотреть