Кем подписывается счет-фактура
Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, продавец должен решать своевременно. Если эта функция в компании ни за кем не закреплена, может пострадать покупатель: неподписанный счет-фактура оставляет его без налогового вычета. Тот же результат ждет покупателя, если в полученном от продавца счете-фактуре будут стоять подписи неуполномоченных лиц.
Налоговый кодекс жестко не устанавливает, кто подписывает счета-фактуры, и не содержит запрета на то, чтобы счета-фактуры подписывали иные лица компании (менеджеры, финансовые специалисты и др.). Но фамилии и должности уполномоченных на подписание счетов-фактур сотрудников нужно отразить в приказе — тогда вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры в данной компании, будет решен.
Счет-фактура может подписываться не только доверенными лицами организации или ИП, но и бухгалтером-специалистом или сотрудниками другой компании. Как правило, это происходит, когда ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передано этим лицам на основании договора на оказание бухгалтерских услуг. Для того чтобы бухгалтер-специалист или сотрудники бухгалтерской компании, работающие по договору, могли подписывать счета-фактуры, необходимо также либо оформить доверенность на них, либо составить отдельное приложение к договору с указанием лиц, которых стороны уполномачивают на подписание счетов-фактур.
Кем и как выставляется и подписывается электронный счет-фактура, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный демо-доступ к системе К+. Это бесплатно.
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
Остановимся подробнее на том, как правильно оформить доверенность на подписание счетов-фактур.
Передача полномочий на общение с ФНС
Необходимость отчитываться в электронном виде влечет обязанность налогоплательщика обеспечить электронное общение с ФНС, в том числе получать сообщения от инспекции. Реализуется это через операторов ЭДО. При этом в налоговый орган необходимо представить договор с оператором и документ, уполномочивающий его получать сообщения, которые предназначаются для налогоплательщика. Если оператор обеспечивает канал между инспекцией и физическим лицом, то необходимо также представить документ, который будет подтверждать право самого физического лица на получение сообщений из налогового органа. Доверенность на лицо, на которое возложены полномочия общения с налоговой, необходимо передать в ФНС в течение 3 дней с момента оформления.
На практике нередко компания или предприниматель передает функции по ведению бухгалтерии, в том числе и подачу электронной отчетности, сторонней организации. В таком случае также понадобится доверенность о делегировании этих полномочий. Оформляется она в соответствии с общими правилами составления доверенностей. Если в качестве представителя выбрана организация, то она, в свою очередь, также должна делегировать переданные полномочия конкретному работнику. То есть бухгалтерской компании необходимо составить доверенность на одного из своих сотрудников, который будет вести общение с ФНС от имени налогоплательщика-клиента.
Как составить доверенность на подписание счетов-фактур: образец
Расписываться на счетах-фактурах любой сотрудник компании не может, т. к. в п. 6 ст. 169 НК РФ говорится, что в этом документе должны присутствовать подписи руководителя и главбуха либо иных уполномоченных лиц. Что касается ИП, то он должен поставить подпись в счете-фактуре сам или поручить эту работу доверенному лицу.
В крупных компаниях со сложной структурой управления руководитель может делегировать часть полномочий своим заместителям, штатным работникам или даже сторонним лицам.
В компаниях с незначительным документооборотом счет-фактура подписывается, как правило, директором и главбухом; индивидуальному же предпринимателю эту обязанность часто приходится исполнять единолично. Но если он решит избавить себя от этого труда, ему необходимо будет предоставить право подписи счетов-фактур путем оформления полномочий документально через доверенность, удостоверенную нотариусом (письмо Минфина России от 25.04.2017 № 03-02-08/24718). В этом случае в счете-фактуре будут указаны реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.
Бланки доверенности не относятся к строго нормативным документам, поэтому и не определены законодательно. Но образец доверенности можно составить и самим, ориентируясь на стандартные формы и тем самым определяя, кто подписывает счета-фактуры в отсутствие руководства.
Доверенность на подписание счетов фактур, ее образец вы можете посмотреть на нашем сайте.
На фирменном бланке
ДОВЕРЕННОСТЬ № _______
гор. ____________________ «___»____________ ___ г.
_______________________________________________________________________
(наименование компании)
в лице _________________________________, действующего на основании ____________,
(Ф. И. О. руководителя, его должность)
настоящим уполномочивает ____________________________________________________
(Ф. И. О. и занимаемая должность)
паспорт: серия и № ________ выдан ___ ___ ______ кем _________________________,
зарегистрирован по адресу: ______________________
подписывать за директора (главного бухгалтера) счета-фактуры.
Доверенность выдана сроком на ______________ без права передоверия.
Подпись _________________________ ________________________ удостоверяю.
(Ф. И. О. доверенного лица) (подпись доверенного лица)
_______________________________ _________________ _______________
(должность руководителя) (подпись) (Ф. И. О.)
М.П.
А по ссылке ниже вы можете скачать готовый образец:
Может ли выставлять счета-фактуры ИП на ПСН?
ПСН (патентная система налогообложения) — это специальный режим налогообложения. ИП на ПСН в большинстве случаев не признаются плательщиками НДС (ст. 346.43 НК РФ). Тем не менее есть две группы ситуаций, когда счет-фактура:
- Должен быть оформлен в обязательном порядке в силу требований налогового законодательства.
- Может оформляться предпринимателем добровольно (например, по просьбе контрагента);
Когда оформление счета-фактуры с НДС для ИП на ПСН обязательно, смотрите на рисунке ниже:
Если ИП на ПСН добровольно выписывает счет-фактуру, НДС в нем может быть выделен отдельной суммой или допустима надпись «Без НДС». Это не запрещено НК РФ. Не возражают против этого и чиновники (письмо Минфина России от 24.10.2016 № 03-07-14/61770). Но есть одно условие: ИП на ПСН должен выполнить требование п. 5 ст. 173 НК РФ, а именно уплатить указанный в счете-фактуре НДС в бюджет и подать декларацию по НДС.
Пример
Применяющий ПСН предприниматель Набиуллин Т.Р. оказал по реставрации ковра размером. По просьбе своего заказчика он выставил счет-фактуру на сумму 64 980 руб. (в том числе НДС 10 830 руб.). Выделенную в счете-фактуре сумму налога 10 830руб. ИП Набиуллин Т. Р. обязан перечислить в бюджет.
Ниже размещен образец счета-фактуры от ИП, вы можете скачать его по ссылке:
Передача полномочия иным лицам, образец приказа на право подписи счетов-фактур
Рассмотрим пример. Директор ООО «Зеленый мир» Патрикеев Р. А. часто по служебной необходимости выезжает в загранкомандировки. За главбухом компании закреплена обязанность по контролю за ведением бухучета в региональных подразделениях, поэтому она тоже часто бывает в отъезде. В результате возник вопрос: кто подписывает счета-фактуры в их отсутствие?
Для решения вопроса в компании издали приказ «О предоставлении права подписи счетов-фактур» от 21.09.2017 № 167, после оформления которого вопрос «Кто подписывает счета-фактуры?» больше не поднимался. Таким образом, компания выполнила требования закона и избавила себя и своих покупателей от потенциальных претензий со стороны контролеров.
Подробнее о том, какие неточности в счете-фактуре допустимы, читайте в материале «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».
ВАЖНО! Перед написанием приказа о том, кто имеет право подписывать счета-фактуры, лучше открыть ГОСТ Р 6.30-2003 и ознакомиться с требованиями к оформлению организационно-распорядительной документации.
Образец приказа вы можете посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Надо ли подписывать счет-фактуру с двух сторон
При большом количестве информации, которую следует отразить в этом документе, может так случиться, что одной страницы будет недостаточно. НК РФ не содержит запрета на оформление счета-фактуры на нескольких листах.
Чтобы у получателя не возникло опасения насчет достоверности данных, рекомендуем переносить часть табличной формы на другой лист, чтобы это выглядело как продолжение предыдущего. Кроме того, составителю документа можно вменить в обязанность визирование каждой страницы счета-фактуры.
Для наглядности вся информация отражается на отдельных листах, скрепленных и пронумерованных. Можно отразить данные и на обороте, но это неудобно бухгалтерам, обрабатывающим прошитые в архив документы. Реквизиты, определяющие, кто подписывает счета-фактуры в организации («Руководитель организации» и «Главный бухгалтер»), указываются на последнем листе. Такое расположение подписей не является нарушением, если не разорвана сквозная нумерация.
Можно ли ИП на ЕСХН не оформлять с 2022 года счета-фактуры?
Прежде чем ответить на вопрос, можно ли ИП на ЕСХН с 2022 года не оформлять счета-фактуры, уточним, как им сохранить статус неплательщика НДС.
Освобождение от обязанностей плательщика НДС с 2022 года предоставляется компаниям и ИП на ЕСХН благодаря нормам ст. 145 НК РФ. Процедура использования налогоплательщиками этой льготы приводится в письме ФНС России от 18.05.2018 № СД-4-3/[email protected]
Однако освобождение от уплаты НДС и избавление от необходимости отчитываться по этому налогу предоставляется не всем плательщикам ЕСХН, а только тем, которые:
- соответствуют специальным критериям по ЕСХН-доходам;
- не реализуют подакцизные товары;
- своевременно предоставили налоговикам пакет документов для получения освобождения от уплаты НДС.
Для наглядности мы представили на схеме описанный контролерами порядок:
Получив освобождение от НДС плательщикам ЕСХН необходимо учесть, что:
- льгота автоматически не продляется и требует ежегодного подтверждения;
- если право на льготу будет утрачено, повторно воспользоваться ею невозможно.
Дает ли эта льгота право не оформлять счета-фактуры? Нет. При использовании льготы по ст. 145 НК РФ налогоплательщики обязаны выставлять счета-фактуры:
- без выделения налога;
- с указанием надписи или проставлением штампа «Без НДС».
Такие правила установлены п. 5 ст. 168 НК РФ и разъяснены в письме ФНС России от 29.04.2013 № ЕД-4-3/[email protected]
Итоги
Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, должен решаться своевременно. Если это делает руководитель (ИП) или главбух, дополнительных действий не нужно, если же подписи ставят иные лица, то необходимо закрепить их полномочия изданием соответствующего локального акта (приказа, распоряжения) или оформления доверенности.
Эти документы официально определят, кто подписывает счета-фактуры, и вашему контрагенту не придется спорить с проверяющими и отстаивать вычет в случае подписания счета-фактуры неуполномоченными лицами.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
