Оформление отчетов и уплата налогов при смене названия фирмы

Кому писать о смене реквизитов

Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.

Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

ФАЙЛЫ

Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.

Содержание

• Причины переименования
• Кто решает менять ли название
• Требования к смене названия
• Что нельзя включать в наименование
• Как осуществляется процедура
• Какие меняются документы
• Вносится ли запись в трудовую
• Как внести изменения в трудовые контракты
• Заключение

Любой организации в какой-то момент может потребоваться смена названия. Иногда это просто желание предпринимателя, иногда – вынужденная мера. Сегодня рассмотрим вопрос, как провести эту процедуру, не нарушая закона.

Правила составления

Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.

1. В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
2. Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.

Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.

Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.

Письмо можно писать

• на обычном стандартном листке формата А4
• или на фирменном бланке организации.

Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.

Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.

Нужно ли править кадровые документы при смене названия фирмы

При таких изменениях, как правило, трудовые функции работникам фирма не меняет. Например, сотрудник трудился инженером в ООО «Вымпел», затем фирма сменила название, и он стал работать также инженером, но в ООО «Восход». Или другой пример. Сотрудник работал в АО «Прогресс» экономистом, а затем его должность переименовали, и она стала называться «финансовый менеджер». При этом трудовые функции у работника не изменились.

При смене названия фирмы документы по переводу сотрудника не оформляют. Ведь работник как трудился на своем посту в организации, так и трудится там. Однако внести записи о том, что фирма переименована, нужно. Во-первых, в трудовой книжке работника нужно сделать очередную запись в разделе «Сведения о работе» в графе 3, например с такой формулировкой: «Акционерное общество „Пегас” с 31 октября 2022 года переименовано в Акционерное общество „Прима”».

Во-вторых, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем нужно указать новое название фирмы. Соглашение оформляют от нового имени компании:

Обратите внимание

Запись в трудовой книжке и дата оформления дополнительного соглашения должны совпадать с датой свидетельства о внесении изменений в учредительные документы компании, чье название изменилось.

Если фирма заменила название структурного подразделения, отдела или должности, но при этом их функции не изменились, оформлять перевод сотрудников нет необходимости.

В такой ситуации, так же как и при смене названия фирмы, вносят соответствующие изменения в трудовую книжку работника и оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору.

В трудовой книжке сотрудника в разделе «Сведения о работе» в графе 3 указывают, например: «Цех заготовки и обработки с 31 октября 2022 года переименован в цех предварительной сборки».

Как оформить изменение в трудовом договоре, покажет пример.
ПРИМЕР. КАК ОФОРМИТЬ ИЗМЕНЕНИЕ В ТРУДОВОМ ДОГОВОРЕ
Самохина работала в ООО «Прима» в цехе заготовки и обработки наладчицей.В трудовом договоре от 15 марта 2013 года № 39-К у нее написано:— должность – наладчица (п. 3 договора);— место работы – цех заготовки и обработки (п. 4 договора).С 1 декабря 2022 года «Прима» переименовала цех заготовки и обработки в цех предварительной сборки.Изменение в трудовом договоре Самохиной работник кадровой службы «Примы» оформил следующим образом:

Если помимо изменений названий отделов, цехов, должностей и т. д. меняются и трудовые функции работников, то необходимо оформить их перевод.

Читайте также «Смена адреса в межотчетный период»

Пример составления письма о смене реквизитов организации

Заполнение шапки письма

1. Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
   полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
2. адрес и телефон для связи.
3. Затем вносятся данные о получателе:
   его наименование
4. и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
5. После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
6. Ниже посередине строки пишется название документа.

Заполнение тела письма о смене реквизитов

Далее следует информационный раздел.

1. Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
2. Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
3. В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Смена наименования

Для того чтобы зарегистрировать изменение названия организации, в ИФНС потребуется предоставить пакет документы:

1. заявление формы Р13001: титульный лист, листы А, М;
2. решение единственного учредителя или протокол собрания учредителей о смене названия организации;
3. обновленный Устав — в двух оригиналах;
4. квитанцию об уплате государственной пошлины.

После того, как изменение наименования организации будет официально зарегистрировано, это изменение отразится в сведениях об организации, имеющихся в ЕГРЮЛ.

Как отправить письмо

Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.

В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.

Кто решает менять ли название

Такое решение может быть принято органом управления компанией, у которого есть полномочия менять и дополнять документы, являющиеся учредительными.

В законе говорится, что решение могут принять:

• Акционеры на общем собрании;
• Учредители на общем собрании;
• Лицо, которое является собственником имущества, если речь идет об унитарных либо муниципальных предприятиях.

В конечном итоге, чтобы выяснить, кто имеет право принимать подобные решения, обращаются к учредительным документам организации, независимо от того, какая форма собственности компании.

Смена названия фирмы – законная процедура. Но существует ряд требований, которые обязательно должны быть выполнены при смене названия компании. На них остановимся подробнее.

Штамп о переименовании организации

Печать, которая ставится в трудовой книжке на записи о переименовании, должна быть только нового образца с новым названием. Недопустима постановка печати с названием старого образца.

Печать должна быть установленной круглой формы. Печать также должна четко пропечатывать все буквы, чтобы у читающего трудовую не оставалось сомнений в том, что печать была поставлена с указанием нового названия организации.

Поэтому сотрудник отдела кадров должен заблаговременно позаботиться о том, чтобы сделать новую печать и несколько раз опробовать ее на документах.

Печать должна быть в исправном состоянии для того, чтобы не сделать грязь в трудовой книжке гражданина.

Как внести изменения в трудовые контракты

В договор с каждым сотрудником должны быть внесены нужные изменения.

Это можно сделать двумя способами:

• Оформить доп. соглашение;
• Внести информацию в сам текст договора.

Некоторые специалисты считают, что меняется только наименование, а не условия договора, а значит и заключать доп. соглашение необходимости нет. По логике это так, но не всегда это берут во внимание контролирующие органы. Поэтому чтобы избежать проблем с ними, доп. соглашение лучше заключить.

Что нельзя включать в наименование

• Слова, которые противоречат нормам морали и принципам гуманности;
• Названия органов власти любого уровня;
• Названия организаций и объединений, действующих на международном уровне;
• Названия любых иностранных государств в сокращенном и полном виде.

У некоторых организаций, учредителями которых являются государственные органы, в названии может указываться их принадлежность («муниципальная организация» и так далее).

Помните, что закон будет защищать наименование только после того, как оно будет включено в ЕГРЮЛ.

Все остальное не возбраняется, называйте, как фантазия позволяет.

Стоит отметить такую интересную ситуацию: если желаете, чтобы в названии вашей компании фигурировали слова, которые являются производными от слова Россия, или однокоренные с ним, придется понести дополнительные расходы.

За использование таких словоформ вы должны будете заплатить государству сбор в размере 10 000 рублей, а также госпошлину, которая составляет 400 рублей.