Социальный документооборот ФСС: что это такое, как подключиться в 1С

Зачем нужен шлюз

Каждый работодатель представляет в Фонд социального страхования отчетность:

1. Ежеквартально форму 4-ФСС.
2. Один раз в год — заявление о подтверждении основного вида деятельности.

Подробнее:

• как заполнить отчет 4-ФСС
• как подтвердить основной вид деятельности ФСС

Представить отчетность работодатель вправе:

• на бумаге, если численность сотрудников менее 25 человек;
• в электронном виде.

Для представления электронной отчетности внедрен специальный сервис: шлюз приема отчетности в ФСС на официальном сайте фонда. Для его использования нет необходимости заключать договор с оператором ЭДО и оплачивать его услуги. Организация вправе установить необходимое программное обеспечение и использовать шлюз совершенно бесплатно. Обязательным условием является наличие у организации ЭЦП руководителя для подписи отчетности в контролирующие органы.

Назначение шлюза

Официально оформленные граждане имеют право в случае утраты работоспособности получить выплаты из внебюджетных фондов государства. ФСС финансирует трудящихся, получивших право на материальное обеспечение. Перечисленные взносы от всех юридических лиц поступают в эту структуру и аккумулируются там для последующих выплат.
Сдача электронной отчётности на портале ФСС с помощью специального шлюза позволяет эффективнее проводить обработку больших объёмов информации. Трудоёмкая работа по приёму документов специалистами ФСС упрощена, так как выполняемые процедуры автоматизированы.

Данная отчётность позволяет оптимизировать работу бухгалтеров и инспекторов, поэтому такая форма ее сдача утверждена в законодательном порядке.

Основополагающим документом для составления отчётов является Федеральный закон от 27.07.09 №212, именуемый «О страховых взносах».

О вариантах и порядке сдачи отчетности в фонд вы можете узнать из следующего видео:

Как подготовить 4-ФСС к сдаче через шлюз

Порядок сдачи электронной отчетности 4-ФСС прописан в приказе ФСС от 12.02.2010 № 19. Для подготовки и сдачи необходимы:

1. Доступ к сети Интернет.
2. Программное обеспечение для подготовки расчета, выгрузки его в соответствующем формате, шифрования и подписания перед отправкой. Используйте свое ПО или скачайте бесплатные программы с сайта ФСС.
3. Электронно-цифровая подпись страхователя (или уполномоченного представителя).
4. Сертификаты уполномоченных должностных лиц фонда. Их необходимо скачать и установить на своем компьютере.

Алгоритм отправки отчетности через шлюз следующий:

1. Подготовьте форму 4-ФСС с использованием ПО.

2. Выгрузьте отчет в xml-формате.

3. Подготовленный отчет в виде выгруженного файла xml-формата подгрузите в шлюз в раздел «Отправить документ», при сдаче отчету будет присвоен идентификатор.

4. Получите квитанцию о сдаче отчета в разделе шлюза «Проверка и контроль», введя полученный ранее идентификатор.

ВАЖНО!

Фонд социального страхования разработал специальный сервис подготовки формы 4-ФСС на портале ФСС. Он позволяет без установки ПО подготовить отчет и выгрузить его в xml-формате. Сервис предназначен только для подготовки расчета 4-ФСС. Выгруженную форму необходимо подписать и отправить согласно приведенному нами алгоритму.

Когда ФСС перечисляет больничный

Для организаций регионов, участвующих в пилотном проекте, действует особый порядок расчетов с Фондом социального страхования:

1. Страховые взносы в бюджет уплачиваются в полном объеме. Сумма начисленных взносов не уменьшается на выплаты по соц. страхованию.
2. Выплаты по социальному страхованию не отражаются в отчетности (4-ФСС и расчет по страховым взносам).
3. Работодатель передает сведения о предоставленных работниками больничных листах в территориальный орган Соцстраха.
4. ФСС расчет больничного и выплату по нему делает самостоятельно. Также напрямую выплачиваются пособия при рождении ребенка, при постановке на учет в ранние сроки беременности, по уходу за ребенком до 1,5 лет, оплата доп. отпуска на лечение.
5. Первые три дня нетрудоспособности работодатель оплачивает за свой счет по обычным правилам (п. 6 Постановления Правительства № 294, п. 1 ч. 1 ст. 5 255-ФЗ).
6. Организация также должна самостоятельно выплатить пособие на погребение, оплатить дополнительные выходные по уходу за ребенком-инвалидом, расходы по предупредительным мерам. На эти выплаты также нельзя уменьшить уплачиваемые страховые взносы. Но их сумму возмещает ФСС при подаче в территориальный орган соответствующих документов (п. 10, 11 Постановления 294) и заявления, утвержденного Приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 578.

Подтверждение отправки и исправление ошибок

Фонд, получая отчет, использует следующий порядок:

• проверка названия и размера зашифрованного файла;
• расшифровка и проверка электронной подписи;
• проверка соответствия структуры файла расчета утвержденному формату;
• логический и арифметический контроль показателей формы 4-ФСС.

Если ошибок нет, то отправитель получит квитанцию о принятии формы фондом.

Если есть ошибки в контрольных соотношениях, то фонд пришлет квитанцию о получении отчета с ошибками. В этом случае необходимо исправить ошибки и направить уточненную форму 4-ФСС.

При наличии критических ошибок, отчет не будет принят, и отправитель получит отрицательный протокол проверки. К таким ошибкам относятся (пункт 4.10 Приказа ФСС от 12.02.2010):

• Выявлено несоответствие формата наименования и размера файла.
• Отсутствует подписание ЭЦП, выявлены ошибки порядка подписания отчета ЭЦП или шифрования файла.
• Расчет подписан недействующей (прекратившей действие) ЭЦП.
• Расчет подписан лицом, не имеющим право на подписание 4-ФСС.
• Несоответствие файла структуре утвержденного формата.

ВАЖНО!

Фондом разработан тестовый шлюз ФСС для проверки отчетности, позволяющий заранее проверить 4-ФСС на наличие ошибок. Предварительная проверка поможет сдать отчет с первого раза.

Порядок входа в личный кабинет

Для получения возможности загрузки документов в электронном виде следует зарегистрироваться в статусе страхователя. Процедура регистрации представляет собой последовательность следующих шагов:

1. Открыть сайт «Поисково-мониторинговая система ФСС».
2. В открывшемся поле нажать значок «Регистрация».
3. В новой форме нужно заполнить данные пользователя, ответственного за сдачу отчёта. Придумать свой уникальный пароль и логин для системы, написать их на латинице, перейти «К шагу 2».
4. На электронную почту в течение 24 часов поступит сообщение, в котором надо перейти по указанной ссылке.
5. Страхователь получает право доступа на портал в свой ЛК.

После процедуры регистрации необходимо подготовить заявление с просьбой о предоставлении сотруднику расширенного права доступа при отправке отчётов. Следует открыть «Заявление страхователя» и заполнить форму. Затем нужно ее распечатать, завизировать у директора организации, поставить печать и отнести в своё подразделение социального страхования.

Расширенные права дают сотруднику возможности:

• Вносить на портал расчёты с сохранением в общей базе.
• Пользоваться функцией проверки взаимных увязок в расчёте.
• Распечатать свой отчёт.
• Сохранить файл с расчётами в формате XML.
• Выгружать расчёты из XML файла, который подготовлен в другой программе.

Следующим этапом работы является установка сертифицированных удостоверений ФСС на рабочий компьютер. Информация передаётся в зашифрованном виде с целью конфиденциальности. Прочитать документ имеет право только получатель, для этого при шифровании используется ключ специалиста фонда. Данные ключа отражаются в сертификате, его надо перекачать с портала ФСС. Требуется наличие сертификатов организации страхователя и ответственного сотрудника ФСС.
С помощью полученного персонального ключевого носителя надо сформировать сертификат электронной цифровой подписи для работы с отчётностью. Для дальнейшей работы надо скачать два сертификата – корневой УЦ и открытого ключа с электронной подписью сотрудника фонда (и ежегодно их обновлять).

Как составить доверенность для налоговой для сдачи отчетности – смотрите в этом материале. О том, чем отличается трудовой договор от контракта, читайте здесь.

Новый шлюз ФСС для отправки реестров листков нетрудоспособности

С 1 января 2022 года все регионы РФ перешли на прямые выплаты соцпособий из ФСС. Для оформления выплаты работодатель передает сведения о больничных листках работников в виде реестра.

Подробнее о реестре больничных листков

Передача в электронном виде обязательна для организаций, численность работников которых составляет 25 человек и более. Для передачи реестров в электронном виде разработан сервис ФСС: шлюз приема документов с ЭП.

Принцип его работы и требования к использованию аналогичны вышеописанному.

Получение сообщений о статусе ЭЛН

При подключенной подписке на сообщения ФСС об изменении статуса ЭЛН в меню Кадры — Пособия — Сообщения ФСС об изменении ЭЛН по кнопке Получить из ФСС можно загружать сообщения по сотрудникам, подтвердившим свое согласие на обработку персональных данных о наличии состояния листка нетрудоспособности (рис. 5).

Рис. 5. Получение сообщений из СЭДО ФСС РФ

В результате загрузки сообщений от ФСС работодатель получает информацию о номере и статусе ЭЛН. Программа предоставляет возможность сразу обработать полученное сообщение. К требующим обработки сообщениям относятся:

• новые сообщения;
• сообщения о закрытых ЭЛН;
• сообщения об аннулированных ЭЛН.

Новые сообщения требуется Получить из ФСС и на их основании зарегистрировать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 неявки.

Полученные сообщения о закрытых ЭЛН требуют создания, загрузки и проведения документов Больничный лист.

Получение сообщений об аннулированных ЭЛН влечет за собой обработку ранее проведенных документов Больничный лист. Обработка производится в списке сообщений в колонке Больничный. Для удобства работы со списком сообщений предусмотрены кнопки отбора для показа сообщений:

• Все сообщения;
• Последние;
• Требующие обработки.

По кнопке отбора Последние в списке доступны сообщения с последним статусом для всех электронных листков нетрудоспособности.

Возможные ошибки

Если в процессе проверки в расчётах будут обнаружены ошибки, протокол высылается с их указанием. Виды нарушений можно изучить на портале Фонда социального страхования.

Это может быть:

• отсутствие в сертификате регистрационного номера или кода подразделения ФСС;
• неправильный формат сертификата;
• истечение срока его действия;
• неверное наименование или размер файла и ряд других ошибок.

Бухгалтер должен исправить нарушения, повторно отправить отчёт. Возможно, потребуется помощь системного администратора, так как может быть неправильно подключён интернет, что влияет на результат.

Основные правила заполнения и структура формы 4-ФСС

4-ФСС за 4-й квартал 2022 г. сдают на бланке, который действует с 2022 года. Формирование отчета не представляет трудностей. Расчет состоит из титульного листа и пяти таблиц. Все работодатели обязаны заполнить основные сведения о себе на титульном листе и таблицы 1, 2 и 5. Эти листы необходимо сдавать, даже если в отчетном периоде у страхователя не было начислений по взносам. Остальные таблицы заполняют, если в отчетном периоде есть соответствующие сведения. Если их нет, то эти страницы не предоставляются.

Наша подробная инструкция, как заполнять отчет 4-ФСС, позволит избежать любых неточностей:

1. При заполнении бланка от руки используют чернила только черного или синего цвета.
2. В каждую ячейку вносят только один показатель. Если необходимого показателя нет, то ставится прочерк.
3. Электронная отчетность заверяется электронной подписью.
4. Каждая страница отчета нумеруется в соответствующей ячейке в верхней части каждого листа.

Пошаговая инструкция по передаче больничных

Алгоритм отправки документов через ФСС шлюз приема реестров больничных таков:

Шаг 1. Зайти на портал соцстраха и перейти в шлюз загрузки, затем выбрать действие «Отправить документ».

Шаг 2. Загрузить рабочие файлы на шлюз docs.fcc.ru: нажать кнопку «Выбрать файл» и начать загрузку.

Шаг 3. Загрузить необходимые файлы.

Шаг 4. Подтвердить загрузку и проверить ее статус.

Шаг 5. Проверить обработку заявки на докс ФСС.ru в разделе «Сведения о переданных документах».

Описание сервиса

Шлюз находится на официальном сайте ФСС по адресу f4.fss.ru. Единая точка приема или шлюз была создана непосредственно для того, чтобы обеспечить возможность представления отчетности страхователей в исполнительные организации, а именно, в Фонд Социального Страхования РФ, все манипуляции через шлюз осуществляются в электронном виде, а для достоверности сведений применяется электронно-цифровая подпись.

Таким образом, для страхователей облегчена система отправки обязательных отчетов, теперь они могут это сделать, находясь в любом месте, где имеется подключение к Интернету. Фал на шлюз поступает в зашифрованном виде, а датой и временем приемки документов считается дата и время прямого поступления документов на сервис.

После поступления отчета формируется извещение или квитанция, если проверка документа осуществлена правильно и без помех, а также проверяется Ваша электронно-цифровая подпись, документация проходит форматно-логический контроль. Время и дата формирования квитанции также сразу же фиксируются в протоколе обработки поступившего файла и сразу же помещаются в эту квитанцию.

Стоит учесть тот факт, что при повторном отправлении одного и того же отчета на сервис, который сделан за одинаковый период, предыдущая отправка автоматически считается недействительной.

Теперь, для отправки отчетности через шлюз ФСС, нужно использовать новый сертификат уполномоченного представителя с подписью квитанции о приеме отчета. Для этого нужно воспользоваться загрузкой с официального сайта ФСС, и установить сертификат в хранилище всех сертификатов. После этого все квитанции о приеме отчетов будут подписываться с применением нового загруженного сертификата, а значит, будут соответствовать всем требованиям приемки документации на сервис.

Популярные ошибки на шлюзе ФСС:

• — ошибка «-10» «Не удалось расшифровать»;
• — ошибка «-18» «Отчет зашифрован на ключе отличном от открытого ключа ФСС»

Обе эти ошибки говорят о том, что вам незамедлительно стоит обновить имеющиеся сертификаты, удалив, при этом старые.

Инструкция по заполнению: титульный лист

На титульном листе указывается основная информация о страхователе. Вот подробная инструкция по заполнению 4-ФСС за 4-й квартал 2022 года:

В качестве примера мы взяли ООО «PPT.RU», зарегистрированное и осуществляющее деятельность в Санкт-Петербурге. В организации работают три человека (включая директора). Со всеми работниками заключены трудовые договоры. Один из работников является инвалидом III группы. В течение 2022 года численность персонала не менялась. ООО «PPT.RU» применяет тариф по взносам на страхование от несчастных случаев в размере 0,40 %. Скидки и надбавки к страховому тарифу не установлены.

Вверху каждой страницы укажите регистрационный номер и код подчиненности, которые найдете в уведомлении, выданном органом ФСС при регистрации плательщика страховых взносов.

На титульном листе указывается номер корректировки, код отчетного периода и календарный год. Если отчетность за конкретный период подается впервые, то в поле «Номер корректировки» указывается код 000. В поле «Отчетный период» указывается код квартала:

• 03 — в 1-м квартале;
• 06 — во 2-м квартале;
• 09 — в 3-м квартале;
• 12 — в 4-м квартале.

В 4-ФСС за 4-й квартал 2022 года указываем код 12.

Также следует указать календарный год. Если организация прекращает деятельность, то необходимо проставить отметку в специальном поле.

В соответствующие графы вносятся полное название предприятия или ФИО индивидуального предпринимателя, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, контактные данные и среднесписочная численность работников. Обязательно укажите код вида деятельности по ОКВЭД 2 — для этого есть специальное окно в правой части формы.

Если в организации трудоустроены инвалиды, то их заносят в списочную численность. В примере это 1 человек.

В нижней части страницы имеются ячейки, где указывается количество страниц и листов отчета, который направляется в фонд. Поставьте дату заполнения документа и подпись уполномоченного лица страхователя. Рядом с ними находятся графы, которые заполняет работник Соцстраха. В них нельзя делать никаких отметок. Вот пример заполнения формы 4-ФСС за 4-й квартал 2022 года:

Заполнение таблиц 3 и 4 формы 4-ФСС

Эти таблицы не входят в список обязательных. Они заполняются теми работодателями, которые в отчетном периоде расходовали средства ФСС, а именно:

• оплачивали лечение работников вредных производств в санаториях;
• финансировали предупредительные мероприятия по охране труда;
• закупали средства индивидуальной защиты.

Если таких расходов в отчетном периоде в организации не было, то заполнять и сдавать этот лист не нужно. На одном листе с таблицей 3 расположена таблица 4, в которой приводят сведения о случаях профессиональных заболеваний и несчастных случаях на производстве за отчетный период. Если такие происшествия были зафиксированы актами, то в этой таблице указывают количество пострадавших работников.

ВАЖНО!

С 01.01.2021 страхователи не заполняют таблицу 3 в расчете ФСС. Не вносятся сведения и в строку 15 таблицы 2 (письмо ФСС № 02-09-11/05-03-5777 от 09.03.2021).

Вопросы и ответы

Вопрос № 1. Я не могу отправить отчёт через шлюз по непонятной мне причине. Будет ли нарушением сроков сдачи отчёта технический сбой со стороны ФСС?

Не факт, что технический сбой наблюдается со стороны ФСС – чаще всего проблема у страхователя. Да, непредоставление отчёта в установленные сроки будет являться нарушением сроков сдачи отчётности.

Вопрос № 2. Всегда ли должна приходить квитанция после отправки отчёта через шлюз?

Да, квитанция приходит в обязательном порядке – её можно скачать на сайте ФСС. Квитанция представляет из себя зашифрованный zip-архив с ключом, содержащий html-протокол обработки отчёта, квитанцию, подтверждающую факт получения отчёта в установленный срок и, непосредственно, сам отчёт в формате xml.

Технология приемки и обработки документов

Система отправки отчетов через шлюз ФСС удобна тем, что можно сформировать отчет, находясь далеко от офиса или дома. Особенно это удобно, когда нет возможности добраться до Вашего подразделения ФСС, Вы находитесь далеко от него, а уже наступили последние дни приемки. То есть, сервис очень полезен для большинства страхователей, так как существенно экономит время. Все, что требуется, это полностью понять, как работает сервис, приобрести права на электронную подпись, ну и, собственно, интернет.

Чтобы отправить отчет в электронном виде через шлюз ФСС, страхователь должен придерживаться такой схемы:

• установка в систему корневого сертификата УЦ ФСС РФ (Располагается в папке Доверенных корневых сертификатов);
• установка в систему сертификата открытого ключа подписи лица, которое уполномочено в этом, необходимо для шифровки отчета и проверки квитанции (находится в папке Других пользователей);
• подготовка самого файла отчетности в соответствии всем требованиям, которые представляет Фонд социального страхования, отчет должен полностью удовлетворять контрольным соотношениям показателей форматно-логического контроля, которые прилагаются ко всем отчетам;
• подпись сформированного отчета электронной подписью уполномоченного должностного лица, у которого есть право подписи отчетов в электронном виде от имени юридического лица (страхователя), нужно в точности следовать алгоритму формирования электронной цифровой подписи, а также обращать внимания на определенные правила встраивания такой подписи в файл отчетности;
• подписанный файл нужно зашифровать на открытом ключе получателя с использованием необходимых сведений о ключе получателя (из Сертификата Фонда);
• через сервис загрузки файла зашифрованный файл посылается в Фонд Социального страхования.

Как работодателю наладить взаимодействие с ФСС для применения электронного больничного

Любой работодатель с 2022 года обязан иметь доступ к системе «Соцстрах». Для этого необходимо:

• зарегистрировать фирму на сайте gosuslugi.ru;
• открыть личный кабинет на cabinets.fss.ru;
• получить усиленную электронную подпись.

Для каких целей может использоваться электронная подпись, см. в статье «Какими федеральными законами регулируется порядок использования электронной подписи».

Через личный кабинет осуществляется обмен информацией о больничных листах с ФСС. Если такой электронный обмен информацией с ФСС работодателя и медучреждения не будет налажен, работодатель не сможет выполнять обязательства, предусмотренные законодательством о социальном страховании.

Главные из таких обязательств — правильный расчет и своевременная выплата больничных. Специальный материал, подготовленный экспертами «КонсультантПлюс», поможет вам обеспечить корректное их выполнение. Получите бесплатный пробный доступ к нему.

Порядок информационного взаимодействия медучреждений, отделений ФСС и работодателей утвержден постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567. Он предусматривает:

• способы и последовательность дистанционного взаимодействия всех участников информационного взаимодействия;
• требования к техническому оснащению пользователей сведений (системам, каналам связи, безопасности и др.);
• алгоритмы ведения единой базы данных о страховых случаях.

Взаимодействие работодателя, фонда и медучреждений в информационном процессе с 2022 года не требует получения согласия от работника (постановление Правительства России от 23.08.2021 № 1381).

Не следует обязывать работника предоставлять в бухгалтерию номер электронного больничного.

Как организовать сдачу в ФСС электронной отчетности, см. в материале «Как сдать электронную отчетность в ФСС (нюансы)».