ФСБУ 27/2021 документы и документооборот в бухгалтерском учете: что нового, как работать

В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.

Пользователями внутренних документов являются:

Сотрудники.
Руководитель.
Другие пользователи извне по необходимости или требованию закона, при этом, как правило, им либо передаются копии, а не оригиналы, либо предоставляются оригиналы с возвратом.

Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).

Кстати! Для организаций наличие печати не обязательное условие, но если она есть, то ее необходимо использовать. ИП также может работать без печати.

Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.

К пользователям внешних документов относятся:

Покупатели (клиенты).
Государственные органы (ФНС, ФСС, ПФР, Трудовая инспекция, Ростехнадзор и т.д.).
Поставщики.
Учредители (участники, акционеры и т.п.).
Банки.
Инвесторы.
Заинтересованные физические и юридические лица (например, потенциальные клиенты или кредиторы).

Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.

Нормативная основа для применения нового стандарта

В нашей статье рассмотрим новый стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» (ФСБУ 27/2021 утвержден приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н). Из названия понятно, что посвящен он составлению, хранению, перемещению документов внутри организации, то есть порядку работы с документами. Проектом ФСБУ 27/2021 быть уже перестал — он вступает в силу в 2022 году и заменит действующие ранее:

В тексте стандарта ФСБУ 27/2021 указана дата, когда его применение становится обязательным. Это 1 января 2022 года. До этой даты применять стандарт можно, но тогда это следует отразить в учетной политике организации.

Такой шаг разумен и оправдан, он позволит постепенно подготовиться к ним к нововведениям и во всеоружии войти в 2022 год, когда применение ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот» станет уже обязательным.

Далее расскажем, что нового в ФСБУ 27/2021 и все ли обязаны его применять.

Наши статьи о других новых стандартах:

«Новое ПБУ «Аренда»;
«Учитываем запасы по-новому: переход на ФСБУ 5/2019»;
«Порядок учета капитальных вложений согласно ФСБУ 26/2020».

ОСНОВНЫЕ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ И ИХ ОСОБЕННОСТИ

Рассмотрим следующие финансово-экономические документы:

бухгалтерская справка;
акт сверки взаимных расчетов;
протокол разногласий к акту;
акт выполненных работ (услуг);
акт приема-передачи товара (работ, услуг);
товарная накладная;
платежное поручение.

Каждый из этих документов обладает своими свойствами и выполняет определенную функцию.

Бухгалтерская справка

Согласно ст. 313 Налогового кодекса РФ бухгалтерская справка является первичным учетным документом, который предназначен для исправления ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.

К СВЕДЕНИЮ

Унифицированной формы бухгалтерской справки для коммерческих предприятий нет, поэтому бланк документа они могут создать самостоятельно. Разработанную форму необходимо закрепить в учетной политике или ином локальном нормативном акте, регулирующем бухгалтерский учет.

Унифицированная форма предусмотрена законодательством только для органов государственной власти, местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями (Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н (в ред. от 16.11.2016)). Код формы документа «Бухгалтерская справка» — 0504833.

Бухгалтерская справка коммерческого предприятия должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа (согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 23.05.2014) «О бухгалтерском учете»):

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В Положении по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденном Приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н (в ред. от 06.04.2015), указаны причины неправильного отражения фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете:

неправильное применение законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
неправильное применение учетной политики организации;
неточности в вычислениях;
неправильная классификация или оценка фактов хозяйственной деятельности;
неправильное использование информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности;
недобросовестные действия должностных лиц организации.

В день выявления ошибки в отчетности она подлежит обязательному исправлению путем оформления бухгалтерской справки. Насколько детально расшифровывать в справке суть ошибки, решает главный бухгалтер предприятия.

ПРИМЕР

Предприятие ООО «Альфа» в январе 2022 г. выплатило работнику Иванову И. И. излишнюю заработную плату в сумме 10 000 руб. (перечислена на банковскую карточку). Ошибка была обнаружена в феврале 2022 г. Работник согласился добровольно вернуть излишнюю сумму в кассу предприятия.

Для исправления ошибки составлена бухгалтерская справка с расчетом излишне начисленной суммы заработной платы:

На основании бухгалтерской справки в бухучете ООО «Альфа» будут сделаны следующие записи:

Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — сторно излишне начисленного размера заработной платы;
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» — сторно излишне удержанного НДФЛ;
Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — возврат в кассу предприятия Ивановым И. И. излишне начисленной заработной платы.

Излишне начисленную сумму страховых взносов не сторнируем, так как ее можно вычесть при расчете взносов за февраль.

Акт сверки взаимных расчетов

Акт сверки взаимных расчетов — это документ, необходимый для двух предприятий, который отражает их расчеты за определенный период, что позволяет контролировать задолженности. Согласно действующему законодательству оформлять такой документ не обязательно, но его составляет большинство организаций.

Для акта сверки взаимных расчетов также не существует унифицированной формы. Каждое предприятие вправе разрабатывать свою форму и утверждать ее в локальном нормативном акте, регулирующем бухгалтерский учет.

Подписав акт сверки, предприятие соглашается с фактом задолженности и обязуется его погасить. Часто в судах по вопросам неоплаты подписанные и правильно оформленные акты сверки становятся доказательством.

Согласно письму ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955 «О подтверждении расходов в виде сумм дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности» акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется.

Оформлением акта сверки занимается отдел бухгалтерии, а подписывает документ руководитель предприятия.

Важная деталь: акт сверки оформляется в двух экземплярах (по одному для каждого предприятия). На актах обязательно должны быть печати предприятий.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Данные по задолженностям должны совпадать у обоих предприятий, в случае несовпадения в конце документа фиксируется информация о расхождениях в цифрах.

Рассмотрим акт сверки для двух предприятий — ООО «Альфа» и АО «ВерфЬ», которые являются постоянными контрагентами.

Подписав акт сверки, АО «ВерфЬ» подтверждает факт задолженности в пользу ООО «Альфа». Наличие подписей директоров и печатей говорит о юридической силе акта, поэтому в крайнем случае с данным документом можно будет обратиться в суд для взыскания неуплаты.

Протокол разногласий к акту сверки взаимных расчетов

Составление протокола разногласий к акту сверки — собственное желание предприятия. Можно обойтись без оформления дополнительного документа: в акте сверки взаимных расчетов со стороны собственного предприятия указать свои данные и вывести конечное сальдо, а затем под таблицей в разделе «По данным …» акцентировать внимание на расхождении данных, подписать у руководителя и проставить печать.

Далее в рабочем порядке можно разобраться со сложившейся ситуацией со своим контрагентом и после решения проблемы подписать новый (исправленный) акт, где итоговые суммы по каждому из контрагентов будут сходиться.

Зачастую предприятия оформляют отдельный документ, так называемый протокол разногласий к акту сверки взаимных расчетов, в котором аналогично акту сверки указывается необходимая информация о предприятии, ставится подпись руководителя и печать предприятия. Важная деталь: унифицированной формы этого документа нет, поэтому составлять его можно в свободной форме.

Причин появления расхождений несчетное множество, начиная от простой опечатки в занесении данных. В протоколе разногласий к акту сверки указывают спорные пункты в данных контрагентов (схоже с протоколом разногласий к договору).

Акт выполненных работ — документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), на основании которого может выставляться счет на оплату. Акт выполненных работ предусмотрен для договоров подряда (согласно ст. 720 Гражданского кодекса РФ). Он может быть дополнительно прописан в любом договоре на выполнение работ (оказание услуг) в качестве приложения. В обоих случаях оформление такого акта является обязательным к исполнению.Акт выполненных работ (услуг)

В акте выполненных работ должны быть отражены следующие данные:

полное наименование предприятий (заказчика и исполнителя) и уполномоченные должностные лица (генеральные директора или заместители по направлениям), действующие на основании устава предприятия или доверенности (в акте указывается доверенность, ее номер и дата выдачи). Обязательны печати от двух юридических лиц (только в таком случае документ будет иметь юридическую силу);
дата подписания акта выполненных работ;
полное наименование работ (услуг) в соответствии с договором;
стоимость выполнения работ (оказания услуг).

Важная деталь: следует указывать дополнительные данные о плановых и фактических сроках исполнения работ, качестве, недостатках и т. д.

В конце документа могут стоять подписи представителей финансовых служб (начальника бухгалтерии, финансового или планово-экономического отдела), ответственных за финансовое содержание акта выполненных работ.

Представим акт выполненных работ между ООО «Альфа» и ООО «Сигма».

Акт приема-передачи (акт сдачи-приемки, приемосдаточный акт) работ, услуг или товара оформляют, когда это прописано в договоре. Для факта сдачи и приемки товара чаще всего используют товарную накладную, однако в некоторых случаях по условиям договора требуется дополнительно оформить акт приема-передачи.

Акт приема-передачи товара (работ, услуг)

Факт сдачи и приемки работ и услуг обычно оформляют актом выполненных работ. В некоторых договорах он называется актом сдачи-приемки выполненных работ (услуг) или актом приема-передачи выполненных работ (услуг).

Рассмотрим вариант заполнения акта приема-передачи товара (деревянных стульев от ООО «Альфа» в ООО «Сигма»).

В акте приема-передачи может быть указана дополнительная информация относительно качества продукции, отсутствия претензий, недостатков и др.

ЭТО ВАЖНО

В качестве приложения к акту приема-передачи товара могут использоваться счета-фактуры, товарные накладные, копии доверенностей и другие документы (их прописывают в конце акта, в разделе «Приложения»).

Когда заказчику сдается не вся партия товаров, актам можно присуждать номера и вести их учет внутри своего предприятия.

Товарная накладная

Товарная накладная предназначена для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Форма товарной накладной (ТОРГ-12) присутствует в унифицированных формах первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012), поэтому предприятия вправе использовать унифицированную форму ТОРГ-12 или разработать собственный бланк документа и закрепить его в своей учетной политике.

Так как товарная накладная относится к первичной учетной документации, она должна содержать следующие данные:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование контрагентов (поставщиков и получателей);
наименование товара, его количество и стоимость;
подписи должностных лиц с указанием фамилий и инициалов;
печати обоих предприятий.

Товарная накладная оформляется в двух экземплярах: один предназначен для поставщика, второй — для покупателя. На основании правильно оформленной товарной накладной предприятие-поставщик списывает стоимость проданных товаров в бухгалтерском учете, а предприятие-покупатель оприходует полученные товары по указанной в накладной стоимости.

Разрабатывать свою форму могут все организации, но есть предприятия, которые по-прежнему оформляют исключительно ТОРГ-12, поэтому возвращаться к унифицированной форме все же придется. Свою форму можно сделать не сильно отличной от унифицированной:

исключите данные о сорте и массе товара (как правило, они оставались незаполненными и при оформлении ТОРГ-12);
внесите графу о претензиях к качеству или количеству. На основании этой записи можно оформить отдельный документ, так называемый акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ТОРГ-2), который с 01.01.2013 не является обязательным к применению.

Зачастую заказчики просят оформлять товарную накладную и на работы или услуги, что тоже допустимо. В таком случае в договоре и приложениях к нему указывают, какие именно документы оформляются по факту завершения работ (оказания услуг).

Важная деталь: изучая подписанный договор, обратите внимание, по какой форме требует составить документы заказчик. Это позволит избежать путаницы на этапе сдачи товара (работ, услуг).

Платежное поручение

Платежное поручение — это распоряжение плательщика, адресованное к банку, в котором у него открыт расчетный счет, на перевод определенной денежной суммы на расчетный счет получателю (исполнителю договора, продавцу).

Согласно Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России от 19.06.2012 № 383-П (в ред. от 06.11.2015; далее — Положение № 383-П), банк плательщика обязуется осуществить перевод денежных средств по банковскому счету плательщика (или без открытия банковского счета плательщика) получателю средств, указанному в распоряжении плательщика.

Платежное поручение составляется, принимается к исполнению и исполняется в электронном виде, на бумажном носителе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Платежное поручение действительно для представления в банк в течение 10 календарных дней со дня, следующего за днем его составления.

Форма платежного поручения (код 0401060) приведена в приложении к Положению № 383-П. С перечнем и описанием реквизитов платежного поручения можно ознакомиться в следующих документах:

Приложении 1 к Положению № 383-П;
Приказе Минфина России от 12.11.2013 № 107н (в ред. от 23.09.2015) «Об утверждении Правил указания информации в реквизитах распоряжений о переводе денежных средств в уплату платежей в бюджетную систему Российской Федерации»;
Приказе Минфина России от 23.09.2015 № 148н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 ноября 2013 г. № 107н».

Представим образец заполнения платежного поручения:

С помощью платежных поручений можно произвести перечисление денежных средств:

в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
за отгруженные товары, выполненные работы, оказанные услуги, для авансовой оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей;
в других целях, предусмотренных законодательством или договором с заказчиком.

Все банковские реквизиты, необходимые для заполнения платежного поручения, обязательно должны быть прописаны в договоре. Если с предприятием отношения не договорные, можно запросить карточку предприятия (документ, в котором есть необходимая информация о контрагенте).

Область применения ФСБУ о документах

ФСБУ 27-21 применяют почти все экономические субъекты за небольшим исключением.

ВАЖНО! ФСБУ 27/2021 не применяют организации бюджетной сферы.

Некоторые пункты стандарта ФСБУ 27/2021 также не применяются финансовыми кредитными и некредитными организациями. К таковым относятся пункты 5, 6, 7, 22. Ниже по мере описания правил, установленных новым стандартом, отдельно будет указано, что именно это за пункты, то есть будет дано пояснение, что к финансовым организациям правило не относится.

Что подразумевает ФСБУ «Документы и документооборот» под этими понятиями? Что можно отнести к документам в контексте применения нового стандарта и что следует понимать под документооборотом? Ответы смотрите на схеме:

Подробнее о бухгалтерской первичке читайте в статье «Первичные документы бухгалтерского учета — перечень».

Далее стандарт описывает требования к бухгалтерским документам, бухгалтерским регистрам, порядку их коррекции и созданию архива.

Терминология

ФСБУ 27/2021 ввел нормативные определения базовых терминов в рассматриваемой сфере:

документы бухгалтерского учета — к ним относятся первичные учетные документы (ПУД) и регистры бухучета;
документооборот — движение документов бухучета в организации с момента их составления до завершения исполнения (например, использования при составлении отчетности или помещения в архив). Документооборот организует руководитель, с тем чтобы объекты своевременно отражались в бухучете и был невозможен несанкционированный доступ к документам.

Каким должен быть бухгалтерский документ

Отметим, что правила настоящего стандарта не отменяют правил, установленных для бухгалтерской первички федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а дополняют их.

К бухгалтерскому документу ФСБУ «Документы и документооборот» в 2022 году предъявляет следующие требования:

Эти требования не применяют финансовые организации.

Первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты (ст. 9 закона № 402-ФЗ):

Новый стандарт уточняет некоторые реквизиты:

Помимо обязательных реквизитов первичный документ может содержать и дополнительные. Учетный документ может быть как бумажным, так и электронным. Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью. Если федеральное законодательство не устанавливает определенного вида ЭЦП для подписания документа, то это может быть любой вид ЭЦП, согласованный экономическими субъектами, подписывающими документ. Электронный документ должен предусматривать возможность изготовления его бумажной копии.

Об организации электронного документооборота мы писали в статьях:

«Электронный документооборот в организации»;
«Электронный документооборот между организациями».

Какие допущения можно себе позволить при составлении первичных учетных документов, покажем на схеме:

Стандарт предъявляет следующие требования к регистрам бухгалтерского учета:

Цели организации документооборота в бухгалтерии

Основная цель документооборота в бухгалтерском и налоговом учете — документирование текущей деятельности компании, оперативный учет хозяйственных операций, единообразие обработки, однократность и прямоточность в движении документации. Также передача первичных документов для регистрации содержащейся в них информации в регистры бухучета с последующим составлением отчетности. Процесс обеспечивает работу компании и включает создание, прием, регистрацию, передачу, согласование и хранение служебных бумаг. Ключевыми параметрами считаются маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому.

ВАЖНО!

Особенностью документооборота в бухгалтерии является то, что его правила касаются только документов, подлежащих отражению в бухгалтерском учете (в соответствии с положением, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105) и не затрагивают некоторые организационно-распорядительные документы, например приказы о проведении инструктажа по технике безопасности, о мерах по предупреждению распространения коронавируса и другие.

Можно ли исправлять документ и если да, то как?

Документы бухучета должны быть составлены таким образом, чтобы можно было обеспечить его долгосрочную сохранность. Поэтому заполнять первичку, например, простым карандашом недопустимо. Таким образом, такой вариант исправления документа, как стереть надпись и вписать заново верные данные, не годится. Также нельзя применять средства механической коррекции — коррекционные карандаши, стирательные резинки, замазки и прочее. Как же можно исправить документ при необходимости?

ВАЖНО! Не каждый документ можно исправлять! Не допускается вносить корректировки в кассовые и банковские документы.

В прочие документы бухучета могут быть внесены правки.

Ниже представлен порядок внесения исправлений в бумажный документ бухучета, в электронный документ и в бухгалтерский регистр:

Как вносить исправления

Порядок исправления документов бухучета (для случаев, когда вообще можно их исправлять) организация должна определить самостоятельно, но с учетом требований стандарта.

Правила для исправления бумажного документа:

зачеркиваются неверные данные (текст, сумма и т.п.), и над ними указываются исправленные. Зачеркивать нужно так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое;
в документ вносится надпись «Исправлено», указываются дата исправления, подписи ответственных лиц и их расшифровки;
вносить исправления путем подчисток (замазывания, стирания) нельзя.

Если документ электронный, можно либо использовать такой же порядок, как и для бумажных документов, либо составить новый документ. Однако в новом документе:

должно быть указание на то, что он составлен взамен первоначального;
должны быть дата исправления, электронные подписи ответственных лиц и их расшифровки (как правило, должности и фамилии с инициалами).

При этом новый документ должно быть невозможно использовать отдельно от первоначального.

Получайте первичные документы от клиентов, ведите учет и сдавайте отчетность онлайн

Для регистров бухучета предусмотрен дополнительный способ исправления: внесение исправительной записи. Она бывает:

сторнировочная — на ту же сумму, что и исходная, или на часть этой суммы, но со знаком минус;
дополнительная — на сумму, дополняющую ошибочную до правильной величины.

Все этапы документооборота: от составления до хранения

Порядок документооборота в организации утверждается руководителем.

Основные требования к документообороту на предприятии выглядят так:

Согласно ФСБУ 27/2021 бухгалтерский архив ведется организацией в том виде, в котором бухгалтерские документы были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — в бумажном. Перевод бумажных документов в электронный вид с целью хранения не допускается.

Храниться документы должны на территории РФ. Если деятельность ведется на других территориях и законодательство тех стран требует хранить документы там, то такое хранение следует обеспечить.

Утрата (порча, гибель) документа бухучета обязывает организацию приложить все усилия для его восстановления.

Как организовать документооборот с учетом новых требований? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и ознакомьтесь с алгоритмом действий с нуля по организации документооборота, составленный экспертами с учетом нового стандарта.

Все изменения, привнесенные новым стандартом, представлены на итоговой схеме:

Как организовать документооборот

Алгоритм организации документооборота в бухгалтерского учета на предприятии происходит следующим образом:

Разработка и утверждение положения о бухгалтерской службе.
Составление должностных инструкций для работников.
Составление графика оборота документации.
Создание технологии обработки учетной информации.
Разработка номенклатуры дел и порядок хранения бумаг.

ВАЖНО!

Грамотная организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборота упрощает контроль учета, ускоряет сроки составления финансовых отчетов и оперативность учета.

Итоги

Новый стандарт о документах и документообороте придется применять с 2022 года в обязательном порядке. По сравнению с предыдущими правилами внесено не слишком много изменений. Многие их них касаются отмены устаревших правил, другие уточняют существующие.

Источники: Приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Подводим итоги

ФСБУ 27/2021 пришел на смену Приказу Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, который прекращает свое действие с 01.01.2022.
Новый ФСБУ ввел новые понятия — «дата составления первичного учетного документа» и «оправдательный документ», а также порядок работы с этими документами.
Стандарт 27/2021 определяет требования к языку составления, необходимости перевода, исправлению, хранению документов, при этом он не содержит требований к финансовой отчетности.
ФСБУ 27/2021 обязателен к применению всеми организациями (кроме бюджетных) с 01.01.2022. Но можно перейти на требования нового стандарта раньше.

Порядок внесения исправлений

С учётом требований Стандарта организация самостоятельно определяет порядок исправления бухгалтерских документов, когда это допустимо.

Порядок исправления бумажного документа:

Ошибочные данные (сумма, дата и т.д.) зачёркиваются, верные – пишутся над ними. Зачёркнутые данные должны быть читабельны.
Пометка «Исправлено» ставится с указанием даты исправления под подписи ответственных лиц с расшифровками.
Запрещается исправлять документы подчистками – замазывать, стирать.

Электронный документ исправляется по тому же принципу. Можно составить новый электронный документ по следующим правилам:

нужно упомянуть, что это замена первоначального документа
указать дату исправления и электронные подписи ответственных лиц с расшифровкой
невозможно использовать новый документ в отдельности от первоначального

Регистры бухучёта исправляются дополнительным способом – исправительной записью. Она может быть:

Сторнировочной – запись на сумму, равную исходной, либо на часть суммы со знаком «минус».
Дополнительной – запись, равная сумме, которая дополняет ошибочную сумму до правильной.

Переход на электронный документооборот

Сегодня электронный документооборот уже не диковинка, темпы его проникновения впечатляют. По данным исследования проекта TADVISER, объем потраченных средств российскими компаниями на внедрение систем ЭДО (электронного документооборота) увеличился с 25 млрд. руб. в 2012 году до почти 42 млрд. руб. в 2016 году. И данный рост продолжается с завидной динамикой. Компании используют не только электронную отчетность, но и двигаются дальше, переводя и первичные документы в электронный формат.

Электронный документооборот отличается от бумажного тем, что все документы в нем оцифрованы и подписываются электронной подписью. ЭДО позволяет систематизировать работу с документацией, как внутренней, так и внешней. Например, обмен электронными счетами-фактурами с контрагентами позволяет существенно сократить затраты на документооборот, в десятки раз ускоряет процедуру оформления сделок и облегчает жизнь сразу нескольким структурам предприятия, высвобождая ресурсы на задачи с наибольшим КПД. Оцените прямо сейчас, готовы ли вы к переходу на ЭДО.

Введение электронного документооборота состоит из нескольких этапов:

Взвешенное решение о переходе на ЭДО.
Выбор партнера – внедренца ЭДО.
Выбор электронной подписи.
Внедрение системы электронного документооборота.
Организация обмена электронными документами с контрагентами. Внесение пункта об электронном обмене документами в договор с контрагентами.

Оформление документов: новые требования

Новый ФСБУ установил следующие требования к оформлению документов:

Документы бухучёта нужно составлять на русском языке либо с построчным переводом. Но, если документ составлен на другом языке по законодательству страны, в которой осуществляется деятельность, построчный перевод не требуется. Он нужен только для регистра бухучёта.
Стоимость объекта бухучёта указывается в рублях. Если она выражена в валюте, в регистр вносится и валютная сумма. Сумма в валюте пересчитывается в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.
Несколько фактов хоз. жизни допускается оформить одним ПУД. К примеру, в авансовом отчёте по командировочным расходам отображаются все расходы работника в командировке: проживание, проезд, питание и другие.
Допускается оформить длящиеся (начисление процентов, амортизация и т.д.) и повторяющиеся (периодические отгрузки продукции, авансовые отчёты и т.п.) факты в периодически составляемых ПУД. Периодичность организация устанавливает самостоятельно, исходя из сущности фактов и рациональности. Важно: не допускается наличие не «закрытых» документами фактов, на отчётную дату (сутки, неделя, месяц, квартал, год).

Регистры

Сведения, которые содержаться в первичных документах должны отражаться в бухгалтерских регистрах, которые представляют собой перечень определенных операций, внесенных в хронологическом порядке, а также объединенные по счетам бухучета. В качестве примера можно привести ведомость или отчет, составленный в виде таблицы. Форму регистров также утверждает руководитель компании, при это ее обязательными реквизитами будут являться:

наименование документа;
наименование организации, составляющей регистр;
дата начала и дата окончания ведения документа либо период за который он составляется;
хронологическое объединение, систематическое объединение объектов;
единица измерения;
ответственные лица с указанием их должности, подписи и расшифровки подписи.

Важно! Как и первичка, регистры бухучета могут составляться на бумаге или в электронном виде.

Если в регистр необходимо внести исправление, то следует указать дату внесения верной информации, а также подпись и расшифровку лица ответственного за ведение регистра (

Что относится к документам бухгалтерского учёта

Новый стандарт распространяется на две категории документов.

Первичные учётные документы, которые предназначены для отражения отдельных фактов хозяйственной жизни. Факты хозяйственной жизни (ФХЖ) — это любые сделки, события или операции, которые приводят к изменению финансового положения компании. Например, отгрузка товаров или продукции, начисление зарплаты, уплата налогов.
Регистры бухучёта, которые служат для накопления и обобщения информации о ФХЖ, доходах, расходах, активах и пассивах компании. Всё перечисленное — это объекты бухгалтерского учёта.

Далее, говоря о бухгалтерских документах, будем иметь в виду как первичку, так и учётные регистры.

Первичные документы

Любой факт хозяйственной деятельности подтверждается первичным документом. Если документ не имеет подтверждения факта хозяйственной жизни, то принимать его к учету нельзя. Форма первичного документа определяется руководителем компании, однако разработать ее может лицо, которое является ответственным за ведение бухучета. При разработке бланка следует учитывать, что первичный документ в обязательном порядке содержит следующие реквизиты:

наименование;
дата составления;
наименование организации, составившей документ;
факт хозяйственной жизни;
величину измерения (в натуральном или денежном выражении) факта хозяйственной жизни;
наименование должности каждого лица, совершившего операцию, а также ответственных за оформление документа лиц;
подписи всех указанных в документе лиц, расшифровка подписи, а также иная информация, если она необходима для идентификации лиц.

Составляется первичный документ, как правило, в момент совершения факта хозоперации, однако если это не представляется возможным, то сразу же после ее совершения (