Положение о системе управления охраной труда - образец

Для чего нужно положение о системе управления охраной труда в организации

Необходимость составлять положение обусловлена требованиями ГОСТ Р 12.0.007-2009. Следовать нормам ГОСТ в сфере охраны труда должны все российские работодатели (ст. 22 ТК РФ).
Положение о системе управления охраной труда в организации входит в перечень обязательной документации, регулирующей порядок функционирования системы (п. 7.8.5 ГОСТ Р 12.0.007-2009, п. 4.3.4 ГОСТ Р 12.0.009-2009). При этом сотрудники организации должны иметь беспрепятственный доступ к данному положению.

Какие НПА устанавливают требования к составлению и структуре документа

Несмотря на то, что составление положения — обязанность, установленная на федеральном уровне, в РФ не приняты нормативные акты, регулирующие, каким образом этот документ должен формироваться и как он должен выглядеть.

В ст. 209 ТК РФ сказано, что в компетенции федеральных органов власти — утверждение типового положения о системе управления охраной труда, которое должно формироваться с учетом мнения органов, осуществляющих регулирование социально-трудовых правоотношений.

Однако пока подобное типовое положение в качестве нормативного документа не принято. Правда, оно опубликовано в виде проекта Минтруда РФ, который сегодня активно обсуждается различными ведомствами.

Данный документ разработан с учетом действующих стандартов охраны труда, принятых в РФ и за рубежом, а также практического опыта ведущих фирм-работодателей. В проекте типового положения содержатся, в частности:

требования к структуре внутрикорпоративных положений;
положения, определяющие политику и цели фирмы-работодателя в сфере охраны труда;
положения, устанавливающие, каким образом должно осуществляться функционирование системы охраны труда в компании;
положения, определяющие, каким образом должно проводиться обучение персонала в области охраны труда;
положения, регламентирующие организацию документооборота в рамках системы охраны труда на предприятии.

На заседании Российской трехсторонней комиссии, которое прошло в начале февраля 2016 года, было решено, что текущий проект типового положения Минтруда необходимо доработать. Эксперты отметили, что данный документ предполагает возникновение у компаний-работодателей ряда неоправданных рисков.

В отсутствие норм закона, которые регламентировали бы составление положения о системе управления охраной труда, российским работодателям придется работать над формированием данного источника самостоятельно. Изучим, каким образом может быть решена данная задача.

Нюансы оформления положения о системе управления охраной труда разъяснили эксперты КонсультантПлюс:

Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Подготовка отчета

По результатам реализованных ранее процедур, организация проводящая спецоценку должна оформить отчет в соответствии со ст. 15 Закона №426-ФЗ.

Отчет включает в себя:

Декларацию соответствия государственным нормативным требованиям охраны труда (при наличии)
Представление эксперта о возможности использования результатов производственного контроля при проведении специальной оценки условий труда (при наличии)
Титульный лист отчета
Заключение эксперта по результатам идентификации
Сведения об организации, проводящей СОУТ (Раздел 1)
Перечень РМ, на которых проводилась спецоценка (Раздел 2)
Протоколы исследований (испытаний) и измерений (при наличии)
Карты СОУТ (Раздел 3)
Протоколы оценки эффективности применяемых работниками средств индивидуальной защиты (при наличии)
Сводная ведомость результатов СОУТ
Перечень мероприятий по улучшению условий труда (Раздел 6)
Протокол о невозможности проведения исследований (испытаний) и измерений (при наличии)
Заключение эксперта по идентификации
Мотивированное особое мнение (при наличии)
Замечания и возражения работников (при наличии)

Внесенные изменения в состав отчета связаны с «расширением» прав и обязанностей работников. А также, они учитывают возможность несогласия комиссии с результатами специальной оценки условий труда. Это усиливает роль работников и членов комиссии в проведении спецоценки, дает им право высказать свою позицию относительно результатов проведенной СОУТ.

Обратите внимание, что в отчете необходимо указать уникальный идентификационный номер, который был ранее получен экспертной организацией. Однако, на данный момент нет указания в какой конкретно части отчета следует это сделать. Скорее всего данный вопрос будет решен только после внесения изменений в Методику специальной оценки условий труда.

Самым «спорным» стало изменение, которое коснулось индивидуального номера рабочего места, который при внеплановой и/или повторной специальной оценке условий труда должен полностью совпадать с первоначально указанным номером для данного места. Проблема в том, что отсутствует конкретика – кто ответственен за исполнение данного требования? Кроме того, существует риск дублирования нумерации рабочих мест при проведении СОУТ этапами или разными договорами (контрактами).

Напомню, что данное требование отражено в ст. 18 Закона №426-ФЗ, которая относится к передаче сведений во ФГИС экспертной организацией. Далеко не всегда экспертной организации предоставляют корректные данные о ранее проведенной СОУТ и тем более о нумерации рабочих мест. Поэтому для минимизации рисков (в части привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 5.27.1 Кодекса об административных правонарушениях) есть только один вариант — оставить прежнюю нумерацию рабочих мест даже если есть дубли по предприятию. Это допустимо ввиду отсутствия в Законе №426-ФЗ ограничений в части совпадения номеров различных рабочих мест предприятия.

Что касается привлечения экспертной организации к административной ответственности по ст. 14.54 Кодекса об административных правонарушениях – стоит внимательнее проанализировать предоставленные работодателем исходные данные и дать обратную связь в случае возникновения каких-либо вопросов, в том числе относительно нумерации рабочих мест.

Нюансы разработки положения о системе управления охраной труда на предприятии

Положение готовят ответственные специалисты компании-работодателя. В соответствии с пп. 4.5.1 и 4.5.2 ГОСТ 12.0.230-2007 при разработке документации в рамках системы охраны труда необходимо обращать внимание на следующие нюансы:

следует брать в расчет размер организации, виды деятельности, которые она осуществляет, специфику технологических процессов, характеризующих ее производство;
содержание должно быть изложено в таком виде, который будет понятен работникам;
документация должна своевременно анализироваться и корректироваться.

Таким образом, при разработке положения следует учитывать, что оно не принимается раз и навсегда, а может требовать периодических изменений.

Внеплановая специальная оценка условий труда

Вступившие изменения затронули и условия проведения внеплановой специальной оценки, предусмотренные ст. 17 Закона №426-ФЗ. Напомню, что есть несколько условий, при которых требуется проведение внеплановой СОУТ в установленные законодательством сроки:

Теперь законодательно зафиксирована возможность проведения внеплановой спецоценки по замечаниям и возражениям работников и Работодатель уже не сможет «спустить на тормозах» несогласие с результатами СОУТ.

Положение о системе охраны труда: структура

Структура положенияможет быть представлена такими элементами, как:

титульный лист;
раздел с общими положениями;
раздел о функциональных обязанностях сотрудников компании в области охраны труда;
раздел о специализированных структурах предприятия, ответственных за охрану труда;
раздел, регламентирующий прохождение сотрудниками обучения по охране труда;
раздел, регламентирующий процедуру проверки знаний сотрудников об охране труда;
раздел, регламентирующий проведение мероприятий по мониторингу и улучшению системы охраны труда;
раздел, регламентирующий действия сотрудников при несчастных случаях на производстве;
раздел, устанавливающий ответственность сотрудников за несоблюдение требований положения о системе охраны труда;
приложения к документу, необходимые для регламентации процедуры пользования им сотрудниками (например, журнал регистрации ознакомления работников с положением).

Рассмотрим более подробно, какие формулировки могут содержаться в отмеченных разделах.

Специальная оценка за счёт Фонда социального страхования

Право на возврат денежных средств на проведение специальной оценки условий труда и обучение по охране труда, предоставляется организациям в соответствии с «Правилами финансового обеспечения предупредительных мер», утвержденными Приказом Минтруда России от 14 июля 2022 г. № 467н.

Перед получением компенсации на проведение мероприятий по охране труда за счет средств Фонда социального страхования, будет полезно знать:

Какую сумму на спецоценку можно возместить через ФСС?
В каком виде происходит возврат средств за СОУТ из ФСС?
Порядок компенсации расходов.
Как вернуть деньги за проведение специальной оценки условий труда?
Порядок приема документов специалистами ФСС.
Отказ в финансовом обеспечении (в каких случаях?)
Положительное решения о софинансировании мероприятий по охране труда.
Когда можно будет платить в ФСС меньше?
Как отчитываться за выделенные средства?

Какая сумма возвращается за спецоценку из ФСС?

Не более 20 % от суммы страховых взносов перечисленных в ФСС за предшествующий год. В том случае, если в организации были страховые случаи в этом периоде, то сумма уменьшается на величину расходов на выплату обеспечения застрахованным лицам.

В каком виде предоставляется компенсация за счет ФСС?

При предоставлении права на получение компенсации, деньги на банковский счёт организации не поступают. Возврат средств осуществляется за счет снижения сумм страховых взносов, перечисляемых в ФСС, в текущем году.

Порядок получения компенсации

Для возврата денежных средств, организациям необходимо в срок до в срок до 1 октября текущего года (п. 3 Приказа Минтруда РФ от 14.07.2021 № 467н) обратиться с заявлением в отделение Фонда социального страхования по месту регистрации. Форма заявления на возмещение средств из ФСС ().

К заявлению необходимо приложить:

план финансового обеспечения предупредительных мер на текущий год ();
копию плана мероприятий по улучшению и оздоровлению условий и охраны труда, в котором обязательно должны быть указаны мероприятия, за реализацию которых вы хотите получить возврат средств.

Возврат средств за специальную оценку условий труда

ФСС, при возврате средств на проведение специальной оценки условий труда, потребует приложить к заявлению следующие документы:

копию договора на оказание услуг по проведению СОУТ;
копию приказа о создании комиссии по проведению специальной оценки условий труда;
(до 2022 года предоставлялись) копии разрешительных документов организации на право осуществления деятельности по проведению специальной оценки условий труда аттестат аккредитации лаборатории и свидетельство о включение в реестр организаций).

Заявление с прилагаемыми к нему документами (копиями документов) и сведениями представляется страхователем либо лицом, представляющим его интересы, на бумажном носителе либо в форме электронного документа.

В договоре с организацией обязательно должно быть указано количество рабочих мест, в отношении которых проводится специальная оценка условий труда, и стоимость проведения СОУТ на указанном количестве рабочих мест. В противном случае специалисты ФСС могут отказать вам в предоставлении компенсации.

АНОНС — Порядок возврата денег за обучение по охране труда и профессиональную переподготовку. Ознакомиться по ссылке >>>

Общий порядок приёма документов специалистами ФСС

Оригиналы заявления и плана финансового обеспечения подаются в ФСС. Копии всех прилагаемых к заявлению документов должны быть заверены печатью организации (при наличии печати). После получения заявления от организации, специалисты отделения ФСС размещают информацию о заявлении на своем сайте. Там же можно отслеживать ход рассмотрения своего заявления. Например, Санкт-Петербургское региональное отделение ФСС, указывает статус рассмотрения заявления и результат (подлежат возмещению расходы или отказано в этом).

На этапе принятия заявления, ФСС может отказать в финансировании предупредительных мер, если заявитель представил неполный комплект документов.

Допускается повторное обращение с полным комплект документов, но не позднее 1 августа.

Отказ в финансовом обеспечении предупредительных мер

В том числе — отказ в оплате оценки условий труда

Может быть отказано в финансовом обеспечении предупредительных мер в следующих случаях:

если имеется недоимка по уплате страховых взносов, задолженность по пеням и штрафам по итогам отчетного периода в текущем финансовом году, недоимка, выявленная в ходе проверки и/или пени и штрафы по итогам проверки;
если предусмотренные бюджетом ФСС средства на финансовое обеспечение полностью распределены;
если представленные документы содержат недостоверную информацию;
если предоставлен неполный комплект документов.

Отказ по другим причинам не предусмотрен законодательством.

Порядок принятия решения о софинансировании ФСС мероприятий по охране труда

Решение о финансовом обеспечении предупредительных мер, его объеме или же об отказе принимается региональным отделением ФСС:

в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления и полного комплекта документов к нему (для страхователей, которые за предыдущий год уплатили страховых взносов на сумму до 10 000 000 рублей включительно);
в течение 18 рабочих дней со дня получения заявления и полного комплекта документов к нему, после согласования с центральным аппаратом ФСС (для страхователей, которые за предыдущий год уплатили страховых взносов на сумму более 10 000 000 рублей).

Решение оформляется приказом и в течение трех рабочих дней, со дня его принятия, направляется страхователю.

Уменьшение оплаты по страховым взносам

В соответствии с планом финансового обеспечения, после получения приказа о выделении средств на софинансирование предупредительных мер, организация вправе уменьшить начисляемые суммы страховых взносов на разрешенную сумму.

Отчетность об использовании выделенных средств

Ежеквартально необходимо отчитываться перед ФСС об использовании выделенных средств ((п. 16 Правил № 467н). В целях учета и отчетности по использованию сумм страховых взносов в Письме ФСС России от 20.02.2017 №02-09-11/16-05-3685 приводится рекомендуемая форма отчета по использованию сумм страховых взносов на финансовое обеспечение предупредительных мер по охране труда ().

В отчете отражаются сведения о запланированных и фактических расходах на предупредительные меры.

Данные, связанные с софинансированием предупредительных мер необходимо отражать при предоставлении отчетности по форме 4-ФСС, таблица 2 (). Административный регламент о финансовом обеспечении предупредительных мер утвержден приказом Минтруда России от 02.09.2014 № 598н ().

ФСС вправе отказать страхователю в зачете произведенных расходов и не разрешит уменьшить сумму страховых взносов за соответствующий квартал, если страхователь не сможет представить выше указанные документы.

К отчёту за использование средств на проведение СОУТ, дополнительно вместе с отчетом и подтверждающими документами, вам необходимо предоставить сводную ведомость результатов проведения специальной оценки условий труда.

Стоит отметить

В 2022 г. ФСС профинансирует профилактику COVID-19 на предприятиях. Установлены новые правила финансирования мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний, а также санаторно-курортного лечения работников, занятых на вредных и опасных работах. Они заменят правила 2012 г. К мерам дополнительно отнесен мониторинг состояния здоровья сотрудников на рабочем месте. В 2022 г. за счет ФСС профинансируют профилактику COVID-19. Актуализирован список документов, обосновывающих необходимость финансирования мер. Заявление о финансировании подается в территориальный орган ФСС по месту регистрации до 1 августа. В 2021 г. это можно сделать до 1 октября.

Раздел 2: общие положения

В данный раздел документа могут быть включены формулировки, отражающие:

с какой целью организация утверждает положение о системе охраны труда;
какого рода нормы устанавливаются документом;
то, что положение является локальным нормативным источником, нормы которого обязательны для исполнения всеми работниками организации;
то, что положение — основополагающий документ при проведении обучающих мероприятий в рамках совершенствования системы охраны труда;
в соответствии с какими НПА разработано положение;
с какой периодичностью может пересматриваться документ.

Раздел 3: функциональные обязанности сотрудников

Здесь может быть приведен список сотрудников, отвечающих за:

контроль за функционированием системы охраны труда в компании;
обеспечение соответствия локальных нормативных актов фирмы, принимаемых в целях функционирования системы охраны труда, положениям НПА федерального, регионального и местного уровня;
мониторинг исполнения положений локальных актов в области охраны труда сотрудниками;
разработку методов совершенствования текущих механизмов, в рамках которых функционирует система охрана труда;
организацию обучения сотрудников, направленного на приобретение ими знаний в области охраны труда;
практическую реализацию норм, регулирующих функционирование системы охраны труда на предприятии, в части обеспечения сотрудников средствами защиты, инструкциями по их использованию, доступом к системам безопасности и другим объектам инфраструктуры предприятия, которая задействуется в процессе охраны труда;
реагирование на инциденты на производстве, обеспечение их расследования;
реализацию мер социальной защиты сотрудников от инцидентов на производстве и профессиональных заболеваний;
проведение спецоценки условий труда в порядке, предусмотренном законодательством РФ;
проведение обучения сотрудников по программам охраны труда с привлечением внештатных инструкторов из специализированных организаций или ведомств;
контроль за корректным ведением документации, используемой в рамках системы охраны труда на предприятии.

Что делать с результатами спецоценки

Комиссия (или сам ИП) подписывает отчет о проведении спецоценки. После этого:

В течение 30 дней с даты, когда подписали отчет, ознакомьте сотрудников с результатами спецоценки под подпись.
В этот же срок опубликуйте результаты спецоценки на своём сайте, если он есть. Например, Контур на своём сайте оформил это так:
Также у вас есть 30 дней, чтобы отправить в трудовую инспекцию декларацию по рабочим местам, где не нашли вредных условий. Декларация подтвердит, что вы выполнили все требования на рабочих местах.
Заполните результаты спецоценки в таблице 5 отчёта 4-ФСС.

Таблица 5 заполняется по данным на 1 января отчетного года. Если вы провели спецоценку в 2022 году, то ее результаты попадут в отчет только в следующем году. В отчете 4-ФСС за 2022 год укажите результаты предыдущей спецоценки, если она была.

А во всех отчетах 4-ФСС в 2022 году таблица 5 будет одинаковой с результатами спецоценки 2022 года.