Все про возмещение затрат на мероприятия по охране труда из ФСС: подробная инструкция

По спецоценке условий труда действует Федеральный закон от 28.12.2013 г. № 426-ФЗ. На основании его положений все работодатели должны проводить СОУТ для установления вредных и опасных условий труда.

СОУТ проводится для того, чтобы определить, какие условия труда относятся к вредным и опасным. Если сотрудник работает в таких условиях, он имеет право на различные гарантии, в т.ч. сокращенную рабочую неделю, дополнительные отпуск или денежную компенсацию. Кроме того, с зарплаты таких сотрудников работодатель обязан отчислять дополнительные взносы на ОПС.

Внимание! По дистанционным или надомным работникам СОУТ проводить не нужно.

Плановую СОУТ нужно проводить не реже 1 раза в 5 лет. Спецоценку осуществляет специальная организация, внесенная Минтрудом РФ в соответствующий реестр. Работодатель оплачивает данную услугу, и эти расходы можно отнести к прочим расходам компании.

По результатам СОУТ условиям рабочего места присваивается определенный класс:

• оптимальные;
• допустимые;
• вредные;
• опасные.

Допвзносы на ОПС не начисляются, если установлены классы 1 и 2 — оптимальные и допустимые соответственно. Для 3 и 4 класса условий предусмотрены специальные гарантии — медосмотры, допвыплаты, СИЗ и т.д.

СОУТ проводится при обязательном участии комиссии, в которую входят сотрудники компании. Обычно в комиссию включают руководителя юрлица или ИП, руководителей подразделений, а также специалиста по ОТ и ТБ. Состав комиссии утверждается приказом директора, и в нем указываются сроки проведения СОУТ и ее график.

Перед проведением СОУТ комиссия утверждает список рабочих мест, по которым будет осуществляться спецоценка. После окончания СОУТ уполномоченная организация предоставляет работодателю отчет. В нем указываются классы, которые присвоены каждому рабочему месту. Также в отчете фиксируются мероприятия, рекомендуемые для улучшения условий трудовой деятельности.

Важно! Отчет по СОУТ составляется в любом случае — есть ли в организации рабочие места с вредными и опасными условиями труда или нет.

На основании отчета работодатель передает в Роструд декларацию в срок не позже 30-ти дней с момента утверждения этого отчета о СОУТ. Кроме этого, работодатель уведомляет каждого сотрудника под подпись о результатах проведенной спецоценки.

Внеплановая СОУТ проводится работодателем, если он создает новые рабочие места или изменяет условия трудовой деятельности. Срок проведения внеплановой СОУТ — от 6 до 12 мес.

Когда сотрудник всего один, и это — директор

Часто в организации есть только один сотрудник — директор. Чтобы не проводить спецоценку для его рабочего места, в трудовом договоре иногда указывают, что он работает удаленно из дома. Но из-за этого могут возникнуть проблемы с достоверностью сведений в ЕГРЮЛ.

Дело в том, что организация должна регистрироваться по месту, где находится её постоянно действующий исполнительный орган — руководитель. А если руководитель работает из дома и в офис не ходит, то постоянным местонахождением будет его домашний адрес. А значит его и нужно записать в ЕГРЮЛ как юридический.

Но здесь появляется уже другой вопрос: может ли директор вообще быть удалённым сотрудником. С одной стороны, директор в самом деле работает дома, а с другой — его место работы совпадает с юридическим адресом организации, то есть место работы не удалено от него. Есть даже случаи, когда спецоценку проводят у директора дома. Поэтому лучше узнать мнение вашей трудовой инспекции и опираться на него.

Цена выполнения производственного контроля

Конкретная цена каждого параметра, как и стоимость специальной оценки условий труда на рабочем месте, зависит от общего числа параметров, подлежащих измерению, и сложности необходимых измерительных процедур.

Когда проводить спецоценку

У новых ООО или ИП есть 12 месяцев на проведение спецоценки. Декларация соответствия условий труда, которую организация подает в трудовую инспекцию по итогам спецоценки, действует бессрочно, если условия труда не меняются. Проведите спецоценку снова, если:

1. Создали новые рабочие места;
2. Переехали в другой офис;
3. У сотрудника появилось заболевание из-за вредных или опасных факторов на рабочем месте.
4. Сотрудник получил травму на рабочем месте;
5. Трудинспекция нашла нарушения условий труда.

Если вы зарегистрировали ООО или ИП больше года назад, но еще не провели спецоценку, сделайте это как можно скорее.

На какие цели (мероприятия) возможно возвратить средства из ФСС

В приказе Минтруда № 580н перечислено, на какие мероприятия можно получить возмещение из ФСС. К таким мероприятиям относятся:

• проведение СОУТ;
• приобретение СИЗ, в том числе дерматологических;
• проведение периодического медосмотра;
• исполнение плана мероприятий по приведению уровней вредных и опасных факторов в соответствии с санитарными нормами;
• санаторно-курортное лечение работников с вредными условиями труда и для предпенсионеров;
• покупка алкотестеров для предрейсового или послерейсового медосмотра водителей;
• покупка тахографов (пассажирские и грузовые перевозки).
• приобретение аптечек для оказания первой помощи;
• приобретение систем видеоконтроля контроля за безопасным ведением горных и других опасных работ.

Получить возмещение из ФСС можно на обучение по охране труда, вопросам безопасного ведения работ, действиям на случай аварий или инцидентов на опасных производственных объектов для следующих работников:

1. Руководители организаций малого предпринимательства
2. Работники организаций малого предпринимательства (с численностью работников до 50 человек), на которых возложены обязанности специалистов по охране труда
3. Руководители (в том числе руководители структурных подразделений) государственных (муниципальных) учреждений
4. Руководители и специалисты служб охраны труда организаций
5. Члены комитетов (комиссий) по охране труда
6. Уполномоченные (доверенные) лица по охране труда профессиональных союзов и иных уполномоченных работниками представительных органов

Как провести спецоценку

Для организации спецоценки нужна комиссия. ИП может самостоятельно выполнять все ее функции, если не получается создать полноценную комиссию. Обычно в нее входят: специалист по охране труда, представители профсоюза и работодателя, сам ИП или руководитель организации.

Комиссия составляет график проведения спецоценки и перечень рабочих мест, которые подпадают под спецоценку. Это формальная процедура, дополнительно с документами ничего делать не нужно, просто сохраните их. Специальной формы для этих документов нет, можете оформить их на свое усмотрение.

Спецоценку проводят не для конкретного сотрудника или должности, а для рабочего места. Поэтому количество сотрудников иногда отличается от количества рабочих мест. Если один сотрудник совмещает две должности, то и рабочих мест у него может быть два. И наоборот, если сотрудники работают у станка в две смены, то рабочее место у них будет одно на двоих.

Cпецоценку проводит организация, у которой есть разрешение на эту деятельность. Найдите такую на сайте, а потом проверьте, есть ли она в реестре аккредитованных организаций.

Если эксперты найдут вредные или опасные факторы на каких-то рабочих местах, то проведут измерения и присвоят класс: оптимальный, допустимый, вредный или опасный. От этих классов зависят размеры взносов «на травматизм» и доптарифы по пенсионным взносам.

В конце процедуры организация, которая проводила спецоценку, предоставляет отчет о ее проведении. На этом история со спецоценкой не заканчивается, самое ответственное впереди.

Как без ошибок заполнить таблицу 5 в 4-ФСС?

Основные правила заполнения таблицы 5 в 4-ФСС изложены в п. 14 приказа ФСС «Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения и Порядка ее заполнения» от 26.09.2016 № 381. Подетально изучим их.

Сведения о спецоценке рабочих мест и медосмотрах в таблице 5 должны показываться только по состоянию на 01.01 отчетного года. То есть при сдаче поквартальных отчетов 4-ФСС на протяжении всего года информация в таблице 5 будет одинаковая — та, что была зафиксирована в начале года. Фактически сведения о спецоценке условий труда и медосмотрах нужно будет собирать только 1 раз в год. Вновь зарегистрированным фирмам, дата регистрации которых позже 01.01, в первый год заполнять таблицу 5 не надо.

Если спецоценку рабочих мест не успели произвести до 01.01, то в графах 4–6 ставится цифра «0».

Если на фирме отсутствуют рабочие места, относящиеся к 3-му и (или) 4-му классу условий труда, то в графах 5–6 ставятся прочерки (отсутствие таких мест должно быть подтверждено отчетом о спецоценке).

Если на фирме нет работников, обязанных проходить медосмотр, в графах 7–8 проставляют прочерки. Если такие работники есть, но не они не успели пройти медосмотр до 01.01, прочеркивается только графа 8.

Рассмотрим заполнение таблицы 5 на наглядном примере.

Пример

В штате ООО «Ремонт-класс» на 01.01.2021 числятся следующие работники:

1. Генеральный директор — работает в офисе фирмы.
2. Главбух — работает в офисе фирмы.
3. Слесарь-ремонтник — работает в производственном помещении.
4. Оператор-менеджер — работает дистанционно (вне офиса) через телефон и интернет.
5. Курьер — работает в офисе фирмы, развозит корреспонденцию, привозит из столовой еду для работников фирмы.

Подлежат спецоценке рабочие места директора, главбуха, слесаря и курьера (в гр. 3 ставим «4»). К 01.01.2021 оценены условия труда директора, главбуха и слесаря (в гр. 4 ставим «3»). Рабочему месту слесаря присвоен 3-й класс вредности (в гр. 5 ставим «1», в гр. 6 — прочерк).

Обязательный медосмотр должны пройти слесарь и курьер (в гр. 7 ставим «2»). Однако медосмотр пройден только слесарем (в гр. 8 ставим «1»).

Заполненная таблица 10 представлена ниже.

Что делать с результатами спецоценки

Комиссия (или сам ИП) подписывает отчет о проведении спецоценки. После этого:

1. В течение 30 дней с даты, когда подписали отчет, ознакомьте сотрудников с результатами спецоценки под подпись.
2. В этот же срок опубликуйте результаты спецоценки на своём сайте, если он есть. Например, Контур на своём сайте оформил это так:

3. Также у вас есть 30 дней, чтобы отправить в трудовую инспекцию декларацию по рабочим местам, где не нашли вредных условий. Декларация подтвердит, что вы выполнили все требования на рабочих местах.
4. Заполните результаты спецоценки в таблице 5 отчёта 4-ФСС.

Таблица 5 заполняется по данным на 1 января отчетного года. Если вы провели спецоценку в 2022 году, то ее результаты попадут в отчет только в следующем году. В отчете 4-ФСС за 2022 год укажите результаты предыдущей спецоценки, если она была.

А во всех отчетах 4-ФСС в 2022 году таблица 5 будет одинаковой с результатами спецоценки 2022 года.