Начисление и выплата отпуска в проводках на примере

Пошаговая инструкция

21 мая, согласно графику отпусков, издан приказ о предоставлении ежегодного очередного отпуска Авдеевой Елене Викторовне на период с 07.06 2022 по 17.06.2018 сроком на 10 календарных дней.

04 июня бухгалтер начислил и выплатил отпускные работнику.

02 июля (перенос с 30 июня) уплачен НДФЛ с отпускных Авдеевой Е.В.

Пошаговая инструкция оформления примера. PDF

Варианты оформления начисления оплаты ежегодного отпуска

В программе предусмотрено два функционала расчета оплаты ежегодного отпуска:

• Автоматически, при котором используется документ Отпуск.
• Вручную, при котором используется документ Начисление зарплаты.

Функционал автоматического расчета отпуска возможен только в небольшой организации — численностью не более 60 человек.

В нашей статье будет подробно рассмотрен автоматический функционал расчета оплаты ежегодного отпуска. Для этого необходимо установить флажок Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов PDF в разделе Администрирование — Настройки программы — Параметры учета — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты.

Нормативное регулирование

Основные правила предоставления отпуска

Отпуск сотрудникам должен предоставляется ежегодно с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ, ст. 120 ТК РФ). Право на ежегодный основной отпуск возникает через 6 месяцев в первый год работы. До истечения 6 месяцев на отпуск имеют право (ст.122 ТК РФ):

• женщины перед отпуском по беременности и родам или после него;
• работники до 18 лет;
• работники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

В дальнейшем отпуск предоставляется в любое время по графику отпусков (абз. 8 ст. 122 ТК РФ).

В следующих случаях предусмотрен вынужденный перенос или продление отпуска (ст. 124 ТК РФ):

• временная нетрудоспособности работника;
• выполнение им государственных обязанностей в отпуске;
• если работник не был предупрежден об отпуске или не получил отпускные в установленные сроки;
• по производственной необходимости, не далее, чем до следующего года;
• в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ). Автоматическое продление отпуска работодателем после периода нетрудоспособности допустимо, если работник не высказал своих пожеланий (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 11.04.2018 по делу N 33-4718/2018).

Непредоставление ежегодного отпуска запрещено (абз. 7 ст. 124 ТК РФ):

• в течение 2-х лет подряд;
• работникам до 18 лет;
• работникам, занятым на вредных и опасных работах.

Продолжительность отпуска рассчитывается в календарных днях. Если в периоде отпуска есть праздник — отпуск продлевается на количество праздничных дней (ст. 120 ТК РФ).

Оплата отпуска производится за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). ГИТ проверяет, чтобы в момент выплаты отпускных до отпуска оставалось 3 полных дня (Решение Пермского краевого суда от 23.01.2018 N 21-46/2018).

Основные правила расчета отпуска

Размер оплаты ежегодного отпуска зависит от средней заработной платы (Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Расчет среднего заработка работника осуществляется исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (ст. 139 ТК РФ).

При начислении отпускных или изменении МРОТ в периоде отпуска необходимо сверять с его величиной средний месячный заработок: он не может быть ниже федерального МРОТ (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Средний месячный заработок рассчитывается по формуле:

С 01.05.2018 МРОТ составляет 11 163 руб. (Федеральный закон от 07.03.2018 N 41-ФЗ).

Средний заработок подлежит корректировке в случаях:

• Повышения федерального МРОТ, если средний дневной заработок для расчета отпускных оказался ниже его величины (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922). Сумма отпускных рассчитывается исходя из МРОТ:

• Произошло повышение окладов по организации, филиалу, структурному подразделению (п. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922): В расчетном периоде — корректируются выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка.
• В периоде между расчетным и отпуском — корректируется месячный средний заработок за весь период.
• В периоде отпуска — корректируется месячный средний заработок за период с даты повышения.

Резерв отпусков: проводки операций по формированию и использованию резервов

В учете автономного и бюджетного учреждений должны быть составлены следующие проводки:

Резерв отпусков: проводки

* Детализация по счету 0 401 60 000 осуществляется в рамках формирования учетной политики. Пример детализации содержится в Письме Минфина РФ № 02-07-07/28998.

** Уточнение ранее сформированного резерва отражается на дату его расчета:

– дополнительной бухгалтерской записью – в случае увеличения сформированного резерва; – путем сторнирования записи – в случае уменьшения суммы ранее сформированного резерва.

В учете казенного учреждения будут составлены следующие проводки:

Уточнение ранее сформированного резерва отражается дополнительной бухгалтерской записью либо путем сторнирования записи (см. разъяснения выше).

Важно: резерв используется только на покрытие тех затрат, в отношении которых он изначально создан.

Пример 2.

Воспользуемся условиями примера 1. Учетной политикой автономного учреждения предусмотрено, что резерв на оплату отпусков создается ежегодно на последнее число календарного года исходя из средней заработной платы, рассчитанной по учреждению в целом. По данным кадровой службы:

– количество дней неиспользованного отпуска – 190;– количество планируемых дней отпуска в 2022 году – 1 400;– средняя дневная заработная плата – 950 руб.

При этом на 31.12.2019 имеется неиспользованный резерв в размере 85 000 руб.

Сумма начисленного резерва по неиспользованным отпускам по состоянию на 31.12.2019 – 180 550 руб. (190 дн. х 950 руб.). Поскольку на отчетную дату на балансе имеется неизрасходованный резерв и его сумма меньше вновь начисленного резерва, уточнение ранее сформированного резерва будет отражено дополнительной бухгалтерской записью в размере разницы между суммой вновь начисленного резерва и суммой неизрасходованного резерва – 95 550 руб. (180 550 – 85 000). Размер ежемесячных отчислений в резерв составит 110 833 руб.

В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:

Резерв отпусков: проводки

Начисление отпускных

Оплата отпуска отображается по Дт счета затрат на оплату труда и Кт «Расчеты с персоналом по оплате труда» (рабочий план счетов 1С).

Изучить подробнее Определение способов учета зарплаты (основных проводок)

Ежегодный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Начисление отпуска отражается документом Отпуск в разделе Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления – кнопка Создать – Отпуск.

Документом Отпуск осуществляется начисление отпускных и исчисление НДФЛ. Начисление страховых взносов происходит в документе Начисление зарплаты. Поэтому очень важно соблюдать последовательность ввода документов: сначала — документ Отпуск, потом —документ Начисление зарплаты.

В документе указывается:

• Сотрудник — сотрудник, которому предоставляется оплачиваемый отпуск.
• Отпуск с _ по — период отпуска.

При вводе периода отпуска автоматически рассчитывается сумма отпускных и НДФЛ.

• Начислено — начисленная сумма отпускных.

По ссылке Начислено в форме Расчет отпуска отображается количество отработанных дней и заработная плата за предыдущие 12 месяцев для расчета среднего заработка. При необходимости их можно отредактировать, при этом автоматически пересчитывается средний заработок и сумма начисленных отпускных.

Изучить подробнее когда средний заработок следует скорректировать

• НДФЛ — сумма исчисленного НДФЛ.

По ссылке НДФЛ в форме НДФЛ отображается расчет НДФЛ нарастающим итогом по сотруднику за текущий налоговый период.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт Кт —начисление оплаты ежегодного отпуска.
• Дт Кт 68.01 — исчисление НДФЛ из отпускных.

Изучить подробнее Настройка основного способа для отражения начисленной ЗП

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. приказа о предоставлении отпуска. В 1С используется Приказ о предоставлении отпуска (Т-6).

Бланк Приказа о предоставлении отпуска по форме Т-6 можно распечатать по кнопке Печать – Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) документа Отпуск.

Расчет среднего заработка можно распечатать по кнопке Печать – Расчет среднего заработка.

Проводки по компенсации при увольнении

Если при увольнении работнику полагается компенсация отпуска, ее следует отображать так же, как и по простым отпускам. При этом нужно сформировать такие проводки:

Выплата отпускных на банковскую карточку

Выплата отпускных осуществляется не менее, чем за 3 дня до даты начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

В нашей статье рассмотрим выплату отпускных по зарплатному проекту. Выплата отпускных на личную карточку оформляется аналогично. С нюансами можно ознакомиться на примере выплаты заработной платы через банк (банковские карточки).

Формирование ведомости на выплату отпускных

Формирование ведомости на выплату отпускных оформляется документом Ведомость в банк вид операции По зарплатному проекту в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Ведомости в банк — Ведомость — По зарплатному проекту.

Необходимо обратить внимание на заполнение полей:

• Вид выплаты — Зарплата, т. к. у отпуска есть документ начисления оплаты отпускных — документ Отпуск.
• Месяц — месяц начисления отпуска.
• Зарплатный проект — зарплатный проект, оформленный с банком.

По кнопке Заполнить формируется табличная часть с данными к выплате по итогам указанного месяца:

• К выплате — остаток начисленной суммы, на которую ранее не была сформирована ведомость, в нашем примере — начисленный отпуск.
• Номер лицевого счета — номер лицевого счета в рамках зарплатного проекта.

Документ проводок не формирует.

Документальное оформление

При перечислении заработной платы (отпускных) сотрудникам по зарплатному проекту необходимо вместе с платежным поручением предоставить в банк список работников с указанием их лицевых счетов и сумм выплаты.

В 1С используется печатная форма Список перечисляемой в банк зарплаты PDF, которую можно распечатать по кнопке Список перечислений документа Ведомость в банк.

Выплата отпускных

Фактическое перечисление оплаты отпуска оформляется документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление заработной платы по ведомостям по кнопке Оплатить ведомость внизу формы документа Ведомость в банк. PDF

Необходимо обратить внимание на заполнение полей:

• Получатель — банк, с которым заключен зарплатный проект.
• Сумма — сумма отпускных, перечисленная банку, согласно выписке банка.
• Ведомость — ведомость, по которой была перечислена заработная плата.
• Статья расходов — Оплата труда, с Видом движения Оплата труда PDF, выбирается из справочника Статьи движения денежных средств.

С 1 июня 2022 при выплате дохода физическому лицу через банк в платежных документах необходимо указывать код вида дохода в целях исполнительного производства. А также давать расшифровку суммы удержания из дохода при его наличии (ч. 5.1 ст. 70 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ, Указания Банка России от 14.10.2019 N 5286-У).

Для автоподстановки кода дохода в Ведомости в банк необходимо заполнить аналитику Вид дохода в справочнике Начисления.

• Автоматическая подстановка кода выплаты доходов в ведомости
• Памятка кодов для доходов, выплачиваемых физлицам
• Коды выплат по заработной плате в платежных документах
• Трудности применения кодов вида дохода в платежных документах

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт Кт — выплата отпускных.

Отражение в отчетности 6-НДФЛ

Исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала налогового периода. Даты получения дохода зависят от вида дохода, для оплаты отпуска — это дата фактической выплаты отпускных сотруднику.

В 1С такой датой является дата документа фактического перечисления оплаты: именно она будет отражаться по стр. 100 Раздела 2 формы 6-НДФЛ. В нашем примере это дата документа Списание с расчетного счета, указанная в поле Дата.

В форме 6-НДФЛ начисление и выплата ежегодного отпуска отражается в:

Разделе 1 «Обобщенные показатели»:

• стр. 020 — 13 083, сумма начисленного дохода;
• стр. 040 — 1 701, сумма исчисленного налога.
• стр. 070 — 1 701, сумма удержанного налога.

Разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»: PDF

• стр. 100 — 04.06.2018, дата фактического получения дохода;
• стр. 110 — 04.06.2018, дата удержания налога.
• стр. 120 — 02.07.2018, срок перечисления налога.
• стр. 130 — 13 083, сумма фактически полученного дохода.
• стр. 140 — 1 701, сумма удержанного налога.

Страховые взносы

С начисленными страховыми взносами спорных вопросов также не возникает. Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете всю сумму страховых взносов следует учесть в период начисления отпуска, распределять ничего не требуется (п. 1 ст. 431, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК, письма Минфина № 03-03-РЗ/27643 от 09.06.14, № 03-03-06/1/255 от 13.04.10).

Аналогично при применении кассового метода, либо УСН с объектом «доходы минус расходы» всю сумму начисленных страховых взносов следует учесть в расходах в момент выплаты.

Таким образом, основной спорный момент, существующий на сегодня в учете «переходящих отпусков» – это отражение их в расходах по налогу на прибыль. Если придерживаться безопасной точки зрения и делить отпускные между периодами, к которым они относятся, то придется столкнуться с разницами в бухгалтерском и налоговом учете. Одним из способов решения этой проблемы может стать создание резервов предстоящих отпусков.

Автор материала: Оксана Лим

Уплата НДФЛ в бюджет

Уплата НДФЛ в бюджет осуществляется не позднее последнего числа месяца, в котором произведена выплата отпускных (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).

Уплата НДФЛ в бюджет отражается документом Списание с расчетного счета вид операции Уплата налога в разделе Банк и касса — Банк — Банковские выписки — кнопка Списание.

Необходимо обратить внимание на заполнение полей:

• Вид операции — Уплата налога.
• Налог — НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента.
• Вид обязательства — Налог.
• за — Июнь 2018, месяц начисления доходов (отпуска).

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 68.01 Кт — уплата НДФЛ в бюджет за июнь.

Проверка взаиморасчетов

Проверка взаиморасчетов с сотрудником

Проверить взаиморасчеты с сотрудником можно с помощью отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету «Расчеты с персоналом по оплате труда» в разделе Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

Отчет можно сформировать на дату выплаты отпуска. Но, чтобы проверить выполнение условия срока оплаты отпуска (не менее 3-х дней до начала отпуска), рекомендуется в конечной дате отчета указать дату за три дня до начала отпуска. В нашем примере отпуск начинается с 07 июня, следовательно, отчет необходимо сформировать за 04 июня.

Долг за предприятием в виде заработной платы на май составил 23 500 руб. PDF

Иного долга на 04 июня перед сотрудником Авдеевой Е.В. нет, следовательно, задолженность по выплате отпускных отсутствует.

Проверка взаиморасчетов с бюджетом

Для проверки расчетов с бюджетом по НДФЛ можно создать отчет Анализ счета 68.01 «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента», в разделе Отчеты — Стандартные отчеты — Анализ счета.

В нашем примере выплата отпускных осуществлялась 04 июня, срок перечисления НДФЛ — 30 июня, т. е. последний день месяца, в котором была выплата отпускных. 30 июня — это суббота, а значит срок уплаты НДФЛ переносится на следующий рабочий день — 02 июля (конечная дата нашего отчета).

Отсутствие исходящего сальдо по счету 68.01 «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента» означает, что задолженность по уплате НДФЛ перед бюджетом отсутствует.

См. также:

• Настройки зарплаты в 1С
• Начисление заработной платы

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

1. Начисление и уплата НДФЛ с отпускных …
2. Расчет и выплата отпускных (расчет) …
3. Срок уплаты НДФЛ с доначисленных отпускных и пособий (ЗУП 3.1.5.212 / 3.1.6.37) …
4. Определение даты выплаты отпускных (ЗУП 3.1.5.272 / 3.1.7.87) Согласно ст. 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее…

Как регулируется порядок создания в бухгалтерском учете резерва отпусков?

Минфин разработал проект федерального стандарта для организаций госсектора «Выплаты персоналу». Именно этим документом после его принятия будет регулироваться порядок создания и использования резерва на оплату отпусков.

К сведению:

срок утверждения названного стандарта несколько раз переносился. На сегодняшний день предполагается, что он вступит в силу с 2021 года (
Приказ Минфина РФ от 19.03.2019 № 45н «Об утверждении программы разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора на 2022 – 2022 гг.»
). Однако существует высокая вероятность, что этот срок снова будет перенесен.

До утверждения федерального стандарта «Выплаты персоналу» при учете резерва отпусков необходимо следовать положениям Инструкции № 157н (см. Методические рекомендации по применению положений СГС «Резервы»), в соответствии с п. 302.1 которой порядок формирования резервов устанавливается учреждением в рамках составления его учетной политики.