Бланк имеет полное название «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров», используется предприятиями, осуществляющими деятельность, связанную с международной торговлей. Документ необходимо оформлять в случаях, когда контрагент-поставщик организовал доставку товаров, не совпадающих по качеству и количеству, заявленному при заключении контракта.
ВАЖНО! Для оформления сделок с контрагентами, продающими товары российского производства, применяют бланк ТОРГ-2.
- 1 Когда используют форму ТОРГ-3 и зачем она нужна
- 2 Как правильно заполнять акт по форме ТОРГ-3
- 3 Предназначение и цели документа
- 4 Видео по теме
Когда используют акт ТОРГ-3
Если при приемке импортных товарно-материальных ценностей (ТМЦ) было обнаружено несоответствие количества и качества поставленного из-за границы товара, необходимо этот факт задокументировать, используя форму ТОРГ-3, чтобы далее можно было потребовать компенсацию ущерба. При этом претензия может быть предъявлена или поставщику, или перевозчику – в зависимости от того, по чьей вине было допущено нарушение договорных обязательств.
При приемке ТМЦ сравнивается их фактическое количество и состояние с теми показателями, которые были отражены в сопроводительных документах и условиях контракта на поставку.
Какие документы помимо ТОРГ-3 нужно оформить при возврате товара поставщику, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Когда ТМЦ принимают от перевозчика или почтовой службы, акт по форме ТОРГ-3 составляют по правилам, которые приняты у транспортной организации.
ВАЖНО! ТОРГ-3 оформляйте в день приемки товаров на склад.
О том, возможно ли оприходование товара, поступившего без сопровождающих его документов, читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов».
Общие правила составления формы ТОРГ-3
Акт составляют в присутствии специальной комиссии. В состав комиссии необходимо включить представителей поставщика и фирмы-получателя товаров, а также представителя независимой организации или эксперта.
Форма ТОРГ-3 составляется на каждую товарную партию, поступившую по одному транспортному документу. Акт формируется в 5 экземплярах, по одному каждой заинтересованной стороне:
- для бухгалтерии получателя продукции;
- представителю фирмы-поставщика;
- представителю незаинтересованной организации, принимавшей участие в составлении акта;
- для транспортной компании, доставившей груз;
- экземпляр для составления претензии.
Акт составляют только на те товарные позиции, по которым были выявлены расхождения. Остальные позиции перечислять не нужно, но в конце документа следует отметить, что по другим позициям несоответствий нет. Документ нужно оформить в день поступления товаров на склад. Образец заполнения формы ТОРГ-3 в 2022 году будет приведен далее.
Как заполнять акт несоответствия по импортным товарам
ТОРГ-3 оформляется в 5 идентичных экземплярах, что на 1 экземпляр больше, чем при заполнении схожего акта, который формируется при несоответствии качества и количества ТМЦ отечественного производства (речь идет о форме ТОРГ-2). При этом необходимости проставлять печати на всех 5 экземплярах нет.
В ТОРГ-3 указывается фактическое наличие поступивших из-за границы ТМЦ – соответствующие данные берутся из сопроводительных документов. А вот данные о планируемых комплектности и качестве прибывающих ТМЦ надо взять из контракта на поставку.
Формы ТОРГ-3 составляются отдельно по каждой партии ТМЦ, поступившей по единому сопроводительному документу, и каждому поставщику. Если при приемке партии товаров по какой-либо из позиций не было установлено расхождений, то в табличную часть акта эта позиция не вносится, однако в конце документа следует указать, что по иным (не перечисленным в акте) ТМЦ не было выявлено расхождений.
Оформленные акты вместе с сопроводительной документацией под роспись передаются бухгалтеру. Далее получатель ТМЦ готовит претензию поставщику (или перевозчику) исходя из зафиксированных фактов.
ТОРГ-3 состоит из 3 страниц. На 1-й странице отражают имеющиеся сведения о поставщике/покупателе и способе транспортировки. На 2-й странице указывается информация об обнаруженном расхождении, при этом заносятся данные из отгрузочных документов и фактические данные.
Необходимость заполнения 3-й страницы акта возникает лишь тогда, когда нет потребности в проведении экспертных исследований. Это оправданно в ситуациях, когда расхождение связано с недопоставкой или некомплектностью поставки. Если обнаружен факт поставки некачественной продукции либо была допущена порча груза во время транспортировки, то обязательно проводят экспертизу, привлекая для этого независимую организацию.
Правила заполнения
Акт составляется в пяти экземплярах. Этим он отличается от аналогичной формы, предусмотренной для отражения разночтений при поставках внутри страны (ТОРГ-2). Скреплять печатью все пять актов не требуется.
В акте сопоставляются сведения, включенные в сопроводительную документацию, с теми, которые отражены в контракте. Таким образом, для корректного заполнения нужны документы:
- контракт, спецификация или иной документ, в котором указывается перечень товаров, включая их количество и ассортимент и иные необходимые данные, подписанный непосредственно сторонами;
- сопроводительная документация, выданная перевозчику и содержащая сведения о комплектности, количестве и наименовании товара, переданного в доставку;
- если сопроводительные документы отсутствуют, то записываются данные из упаковочных листов и нанесенной маркировки;
- фактическое количество записывается, когда нет документов, обозначенных в пп.2-3.
На каждую партию, поступившую по одному сопроводительному документу и по одному продавцу, оформляется отдельный акт. Если расхождения были выявлены не по всем позициям полученных товаров, то данные о комплектности в акт не заносятся, но в конце документа обязательно отмечается, то расхождений по иным (не отраженным в акте) ТМЦ не выявлено.
Акты и документы перевозчика передаются бухгалтеру организации. Впоследствии получатель имеет право направить в адрес продавца претензию, основанную на выявленной информации.
Особенности комиссионной приемки
Для приемки импортных товаров (в случае обнаружения несоответствия фактических и указанных в контракте данных) по акту ТОРГ-3 всегда создается специальная комиссия. В состав комиссии должны входить представители как получателя, так и поставщика. Если же не получается обеспечить присутствие представителя поставщика, то в состав комиссии вместо него может быть включен представитель любой сторонней организации, которая не заинтересована в результатах обследования груза.
При этом важно, чтобы этот сторонний представитель был компетентен в вопросах приемки товаров по количеству и качеству. Обычно в качестве третьего лица привлекаются сотрудники Торгово-промышленной палаты (ТПП). Важно получить согласие поставщика на приемку товара при отсутствии его представителя.
Если согласие получено не было, но и представитель не приехал, тогда на приемку однозначно вызывается представитель ТПП, чтобы избежать расходов за простой грузового транспорта. При этом важно, чтобы получатель смог доказать, что он уведомлял поставщика о расхождении и просил прислать представителя.
Кто должен подписать акт по форме ТОРГ-3:
- руководитель получателя товара;
- председатель и члены специально созданной комиссии;
- эксперт или представитель незаинтересованной организации.
Акт будет иметь юридическую силу только в том случае, если в процессе приемки продукции будут принимать участие независимые участники. Это могут быть представители Торгово-промышленной палаты, экспертной или иной организации. Представитель поставщика может не присутствовать, но руководство фирмы-поставщика обязательно должно дать свое согласие на составление акта без его присутствия.
Где можно найти бланк и образец заполнения акта
Для фиксации расхождений при приемке импортных товаров предусмотрен отдельный бланк ТОРГ-3, который не следует путать ни с внешне очень похожим на него бланком ТОРГ-2 (применяемым для аналогичных целей по российскому товару), ни с ТОРГ-31 (похожим по номеру, но имеющим совсем иное назначение).
О форме ТОРГ-2 подробнее читайте в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».
Бланк формы ТОРГ-3 вы всегда сможете скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать уже заполненный образец документа можно в КонсультантПлюс, оформив пробный демо-доступ, чтобы точно знать, какая информация должна быть занесена в ту или иную графу:
Ошибки, допускаемые при заполнении бланка
- Главной ошибкой может стать неверный выбор формы бланка. Для внутреннего оборота действует практически такая же форма ТОРГ-2. Не следует путать и с другой формой, имеющей схожее наименование 3-ТОРГ ПМ. Она используется для отражения сведения об обороте малого предприятия.
- Неполная комиссия. Правила приемки определяются соглашением полностью или в части. Если их нет, то следует руководствоваться обычаями торгового оборота. Неполная комиссия, отсутствие документов, подтверждающих невозможность явки представителя продавца или ТТП либо иной независимой организации, ставит под сомнение результаты приемки. В такой ситуации покупатель может получить отказ, основанный на формальных основаниях нарушения порядка приемки.
- Нарушение порядка заполнения акта: неверное или неполное описание дефектов товара. Эта ошибка также может привести к отказу.
- Отсутствие четких требований со стороны покупателя. Направляя акт продавцу, и сопровождая его претензией, следует указать, каких действий он ожидает. Обычно все ситуации описаны в контракте. В противном случае исполнения не последует или оно будет исполнено частично.
Порядок составления акта при обнаружении расхождений
Бланк акта включает в себя четыре листа. На первом организация-покупатель отражает общие сведения о себе, указывает место разгрузки товара и документ, на основании которого проводится приёмка — это может быть товарная или товарно-транспортная накладная. Здесь же необходимо отразить реквизиты поставщика, обозначить место, в котором происходила загрузка товара, а также указать информацию о транспортировке и разгрузке товара. На первом листе руководитель организации-покупателя должен поставить свою подпись.
Второй и третий листы предназначены для указания выявленных несоответствий. Например, недостачи или, наоборот, излишков товара, нарушения упаковки и тому подобного. Четвёртый лист используется для подведения итогов. Здесь члены комиссии пишут заключение о проведённом соответствии фактически полученного товара и указанного в документах.
Акт о расхождении оформляется отдельно на каждую партию поставщика по одному транспортному документу. Если по остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет, об этом делается соответствующая заметка.
Акт по форме ТОРГ-2 оформляется в четырёх экземплярах, которые передаются:
- в бухгалтерию организации-покупателя (с приложением счетов-фактур, накладных и тому подобного);
- представителям организации-поставщика;
- представителям компании, перевозившей товар;
- специалистам, которые будут заниматься составлением письменной претензии перевозчику или поставщику.
Заполнение формы ТОРГ-3 происходит почти что так же, как и заполнение формы ТОРГ-2, однако бланк состоит не из четырёх, а из трёх листов. Первая страница заполняется по той же схеме: на ней составитель указывает общие сведения об организациях, которые участвуют в сделке, даты отгрузки и разгрузки товара и другие данные. В нижней части этой страницы директор организации-получателя должен поставить свою подпись.
На втором листе составитель указывает весь полученный товар и отражает расхождения между фактическим количеством или качеством товара и данными из сопроводительных документов. Строки, которые остаются пустыми после заполнения листа, нужно перечеркнуть.
Заключение комиссии пишут на третьем листе. Если расхождение выявлено по качеству, вместо заключения комиссии вносят результаты проведённой экспертизы, которые заверяют печатью. Незаполненные строки тоже перечёркиваются.
Форма и бланк акта об установленных расхождениях
При разработке акта об установленном расхождении по качеству и количеству в момент приёмки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) обычно используется унифицированная форма ТОРГ-2, утверждённая Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Если качественное или количественное расхождение обнаружено при приёмке импортных товаров, акт составляется по форме ТОРГ-3, которая также утверждена Постановлением Госкомстата № 132.
Для актов по форме ТОРГ-2 и ТОРГ-3 в электронном виде разработан формат, утверждённый приказом ФНС России от 27 августа 2022 года № ММВ-7-15/[email protected] Оформление актов по утверждённой форме позволяет оперативно обмениваться документами с контрагентами через ЭДО.
Однако от организаций не требуют обязательного использования унифицированной формы. С 2013 года компании могут сами выбирать форму для составления первичных документов, поэтому допускается составление акта в самостоятельно разработанной форме, предусмотренной договором между сторонами.
Если акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке ТМЦ составляется по собственной форме, в нём должны содержаться обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ.
Кроме того, в акте о расхождениях, составленном по собственной форме, должны быть следующие сведения:
- в чём именно были выявлены расхождения;
- количественная и денежная оценка (если это возможно).
Если выявлено количественное расхождение, допускается оформление документа по аналогии с актом о недостаче.
