Прием наличной оплаты от физлиц: как ничего не нарушить

Брать у клиентов-физлиц наличные закон не запрещает. А вот просто положить деньги в карман нельзя — налоговая оштрафует за работу без ККТ и невыдачу чеков.

Некоторые предприниматели по-прежнему могут не использовать онлайн-кассы, но даже в этом случае выдать покупателю закрывающий документ нужно. Но не чек ККТ, а другой.

Чек можно отправить по электронной почте. Правда, сроки ограничены. Не уложились — считайте, что никакого чека не было, и ждите «письмо счастья» от налоговой.

Сложно всё, в общем. В законодательных требованиях легко запутаться — они зависят от формы собственности и сферы, в которой работаете. Чтобы вы ничего не нарушили, мы подготовили детальное руководство по приему наличной оплаты от физлиц.

Изучив его, вы узнаете:

Кто вправе принимать оплату наличными
Как принимать наличные в соответствии с законодательством:
В торговой точке или офисе
На карту
На расчетный счет

Какие закрывающие документы нужно выдавать клиентам

Как внести деньги на расчетный счет и обязательно ли это делать

Кто и на каких условиях может принимать оплату наличными от физлиц

ИП и юрлицам закон разрешает осуществлять прием наличной оплаты, но в большинстве случаев они обязаны проводить сделки через онлайн-кассу и выдавать чеки.

Исключений мало. Не применять ККТ, работая с физлицами, по состоянию на ноябрь 2022 года имеют право:

Юрлица и ИП, чей вид деятельности указан в п. 2 . В список включены, например, продажа газет и журналов, розничная торговля на рынках и ярмарках, реализация продовольственных и непродовольственных товаров с рук, торговля молоком и живой рыбой из цистерн.
ИП, работающие на основании патента, если их вид деятельности есть в пп. 2.1 п. 2 ст. 2 того же закона.
Те, кто работает в отдаленных местностях, где интернета нет и провести его нельзя.
Те, кто получает наличные от клиентов только посредством «Почты России» или курьерских служб (например, наложенным платежом). В этом случае деньги принимает служба доставки, поэтому она выдает чеки покупателям.

Штраф за прием наличных без применения ККТ для ИП и должностных лиц составляет от 10 000 рублей, для юрлиц — от 30 000 рублей. Если нарушение допущено повторно, предпринимателя могут дисквалифицировать на 1-2 года, а деятельность компании приостановить на 90 суток.

Ограничений по сумме наличных расчетов с физлицами нет.

Как ИП и ООО принимать наличные от физлиц в соответствии с законом

Нюансы приема денег зависят от того, как именно вы планируете его осуществлять. Разберем варианты.

Прием наличной оплаты в торговой точке или офисе

Если вы будете брать наличные у покупателей «из рук в руки», нужно:

Приобрести онлайн-кассу и фискальный накопитель.
Выбрать оператора фискальных данных, который будет передавать информацию о сделках в налоговую, и заключить с ним договор.
Поставить кассу на учет в ФНС. Можете сделать это онлайн, через личный кабинет, если есть квалифицированная электронная подпись.
В течение одного дня после получения ответа от ФНС провести фискализацию кассы путем ввода регистрационного номера и других данных.
Завершить процедуру постановки ККТ на учет, отправив в налоговую отчет о регистрации.
Получить регистрационную карточку в бумажном или электронном формате.
Выдавать чек каждому покупателю.

О том, как использовать онлайн-кассу, оформлять возвраты, обмены, действовать в случае отсутствия подключения к интернету и исправлять ошибки, читайте в нашей статье.

Прием наличной оплаты на карту

ФНС в своем письме от 20.06.2018 № ЕД-3-2/[email protected] сообщает, что индивидуальный предприниматель может принять наличные от клиента-физлица на личную карту, но потом должен их снять и положить на расчетный счет. В то же время могут возникнуть сложности с банком, т. к. личный счет не предназначен для осуществления предпринимательской деятельности. Лучше открыть расчетный счет ИП и привязать к нему карту — деньги принадлежат вам и тратить их вы вправе на что угодно.

Не позднее следующего рабочего дня после поступления средств и до момента, когда начнете оказывать услуги, выполнять работы или передадите товар покупателю, вы должны выдать ему чек. Можно отправить на абонентский номер или e-mail, вручить вместе с заказом либо передать при первом контакте, если речь идет о расчетах за работы или услуги.

Юрлица принимать так деньги не могут. Карты, привязанные к их корпоративным счетам, предназначены только для оплаты расходов, связанных с деятельностью компании.

Прием наличной оплаты на расчетный счет

Схема простая — покупатель идет в кассу банка с квитанцией или платежным поручением и переводит деньги. С получением денег проблем нет, а вот с их выводом — могут возникнуть, особенно, если у вас юрлицо. Прочтите нашу статью, чтобы понять, кому на самом деле принадлежат деньги ИП и ООО, на что их можно тратить и как это делать, чтобы не заблокировали счет.

Порядок оплаты услуг

Условие о порядке оплаты включает в себя информацию о том, когда (в какой срок до или после принятия услуг), какими частями (или единовременно) и кто будет рассчитываться за оказанные услуги.

Согласование порядка оплаты услуг

Надлежащее согласование условия о порядке оплаты услуг необходимо обеим сторонам договора для того, чтобы избежать в дальнейшем споров о том, когда услуги должны быть оплачены, в какой момент заказчик считается исполнившим свою обязанность по их оплате, какой порядок стороны должны соблюдать при оплате услуг частями.

Некоторые суды признают порядок оплаты услуг существенным условием договора. Поэтому несогласование такого условия может повлечь признание договора незаключенным (ст. 432 ГК РФ).

Кроме того, для некоторых видов услуг законом или специальным нормативным правовым актом предусмотрено обязательное указание в договоре порядка оплаты услуг. К таким услугам относятся:

образовательные услуги (п. 12 Правил оказания платных образовательных услуг, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.08.2013 N 706);
большая часть услуг связи (п. 21 Правил оказания услуг связи для целей телевизионного вещания и (или) радиовещания, пп. “г” п. 23 Правил оказания услуг телефонной связи, п. 27 Правил оказания услуг связи по передаче данных, пп. “л” п. 24 Правил оказания услуг связи проводного радиовещания, п. 23 Правил оказания телематических услуг связи).

Для согласования порядка оплаты стороны должны определить:

срок оплаты услуг;
срок и размеры платежей при оплате услуг частями;
момент исполнения заказчиком обязанности по оплате (момент оплаты) услуг.

Если оплата услуг осуществляется в безналичной форме, то в отношениях, связанных с такими расчетами, непосредственное участие принимают банки, с которыми у сторон заключены соответствующие договоры. Их участие, в особенности при отзыве банковской лицензии, влияет на исполнение обязанности по оплате услуг.

Если условие о порядке оплаты услуг не согласовано

В таком случае заказчик должен будет оплатить услуги в течение семи дней с момента предъявления исполнителем требования в соответствии с п. 2 ст. 314 ГК РФ, если иной срок не предусмотрен законом, иными правовыми актами или не вытекает из обычаев либо существа обязательства. Если исполнитель не предъявил требования в разумный срок, заказчик в силу указанной нормы вправе потребовать от него принятия оплаты.

Условие о порядке оплаты услуг может быть признано судом существенным условием договора на основании п. 1 ст. 781 ГК РФ. В этом случае договор будет считаться незаключенным и стороны не вправе будут требовать его исполнения. Так, в частности, исполнитель не вправе будет потребовать от заказчика оплаты оказанных услуг . Заказчик же в свою очередь не сможет потребовать оказания услуг либо предъявить требования в связи с ненадлежащим их качеством. Аналогичные последствия наступают для сторон, если условие о порядке оплаты услуг является существенным условием договора в силу прямого указания закона (ст. 432 ГК РФ).

Вместе с тем сторона, которая полностью или частично приняла исполнение по договору либо другим образом подтвердила его действие, не вправе требовать признания договора незаключенным, если заявление такого требования с учетом конкретных обстоятельств будет противоречить принципу добросовестности (п. 3 ст. 432 ГК РФ).

Указанное положение означает, что действия, например, заказчика, который принял услуги, но не оплатил их, а затем при взыскании задолженности и неустойки в суде заявил о незаключенности договора ввиду несогласования условия о цене услуг, могут быть расценены как недобросовестное поведение (попытка избежать ответственности за нарушение обязательств по оплате). Соответственно, такое заявление, скорее всего, не будет принято во внимание с учетом положений п. 3 ст. 432 ГК РФ.

Срок оплаты услуг

В договоре возмездного оказания услуг рекомендуется определить, в каком порядке заказчик будет оплачивать услуги (п. 1 ст. 781 ГК РФ). Это может быть:

предварительная оплата (аванс);
оплата после оказания услуг.

Способы определения срока оплаты

Срок оплаты определяется по правилам ст. ст. 190, 191 ГК РФ:

календарной датой;
указанием на событие, которое должно неизбежно наступить;
истечением определенного периода времени, исчисляемого с календарной даты или с события.

Примеры формулировки условия:

“Заказчик обязуется оплатить услуги в следующие сроки:

– в срок до “____” ___________ 20____ г. – 50% от цены услуг;

– в срок до “____” ___________ 20____ г. – оставшиеся 50% от цены услуг”.

“Заказчик обязуется перечислить предоплату в размере 100% от цены услуг в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента заключения договора”.

Внимание! Не рекомендуется определять срок оплаты в зависимости от поступления денег от третьих лиц. Суды указывают, что наличие такого условия не освобождает заказчика от оплаты услуг.

Судебная практика сформирована по договорам, заключенным до 1 июня 2015 г., то есть до введения в действие ст. 327.1 ГК РФ об обусловленном исполнении обязательств. В договорах, заключенных после указанной даты, срок оплаты может быть обусловлен тем, совершила или не совершила одна из его сторон определенные действия либо наступили ли иные предусмотренные договором обстоятельства, в том числе полностью зависящие от воли одной из сторон. Вместе с тем остается актуальным риск того, что условие об оплате услуг после поступления заказчику денежных средств от третьего лица может быть признано не соответствующим закону. Представляется, что в этом случае ст. 327.1 ГК РФ не применяется, так как в ней речь идет о возможных действиях одной из сторон обязательства, но не третьих лиц.

В судебной практике есть пример рассмотрения спора из договора поставки, когда суд разъяснил, что ст. 327.1 ГК РФ не применяется, если срок оплаты поставлен в зависимость от воли лица, не являющегося стороной обязательства. По обстоятельствам дела оплата по договору осуществлялась после того, как покупатель получал от третьего лица плату за соответствующую партию имущества.

Если срок оплаты не согласован

Заказчик будет обязан оплатить оказанные услуги в течение семи дней со дня предъявления требования, если иной срок не установлен законом, иными правовыми актами или не вытекает из обычаев либо существа обязательства (п. 2 ст. 314 ГК РФ).

Несоблюдение указанного срока влечет обязанность заказчика уплатить проценты, предусмотренные ст. 395 ГК РФ.

Исполнитель не вправе требовать уплаты неустойки за просрочку оплаты услуг, поскольку при отсутствии условия о сроке суд не сможет установить период просрочки.

Если исполнитель не предъявил требования в разумный срок, заказчик вправе потребовать от него принятия оплаты (п. 2 ст. 314 ГК РФ).

Срок и размеры платежей при оплате услуг частями

Если стороны согласовали, что оплата услуг производится несколькими частями, необходимо определить срок внесения каждой части (платежа) и ее размер, который может выражаться в процентах от цены услуг или в сумме денежных средств.

Пример формулировки условия:

“Срок оказания услуг: с “____” _________ по “____” _________ 20____ года. Оплата услуг осуществляется заказчиком в следующем порядке:

– ________________ (указать сумму цифрами и прописью) подлежит уплате до “____” _________ 20____ года;

– ________________ (указать сумму цифрами и прописью) подлежит уплате до “____” _________ 20____ года”.

Стороны могут указать эти данные в графике платежей, который будет являться приложением к договору. В этом случае в тексте договора необходимо сделать ссылку на данный график и указать, что он является неотъемлемой частью заключенного договора.

Пример формулировки условия:

“Оплата услуг осуществляется заказчиком в соответствии с графиком платежей, согласованным сторонами в приложении N 1, являющемся неотъемлемой частью настоящего договора”.

Если срок частичной оплаты и размеры платежей не согласованы

В этом случае срок оплаты услуг будет не согласован и заказчик должен оплатить их в полном объеме единовременно в течение семи дней со дня предъявления соответствующего требования, если иной срок не установлен законом, иными правовыми актами или не вытекает из обычаев либо существа обязательства (п. 2 ст. 314 ГК РФ).

Несоблюдение указанного срока влечет обязанность заказчика уплатить проценты, предусмотренные ст. 395 ГК РФ, или обусловленную договором неустойку за просрочку оплаты услуг по ст. 330 ГК РФ.

Какие закрывающие документы нужно выдавать, принимая наличные от физлиц

В общем случае вы должны выдавать каждому клиенту чек онлайн-кассы: сразу или не позднее следующего рабочего дня после получения денег. Заменить его накладной, товарным чеком, квитанцией или кассовым ордером нельзя.

Штраф за прием наличных без чека для ИП и должностных лиц организаций составляет 2 000 рублей, для юрлиц — 10 000 рублей.

Если попали в список исключений и можете не применять ККТ, вместо чека онлайн-кассы нужно выдавать бланки строгой отчетности (БСО). О том, что это и как их правильно оформлять, читайте в нашей статье.

Возьмем на себя бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, чтобы вы могли сосредоточиться на развитии бизнеса. Подберем трех бухгалтеров с опытом работы в вашей сфере, выделим персонального помощника и застрахуем от ошибок на миллион рублей.

Рассчитайте стоимость обслуживания онлайн!

Вам также Будет интересно:

Онлайн-кассы Атол Сигма — о том, как зарабатывать больше

Как сделать возврат по онлайн-кассе покупателю: пошаговая инструкция

МТС касса: обзор моделей онлайн-касс

Сканеры для маркировки товаров

Маркировка обуви для розницы 2022 год

Онлайн-касса для чайников

Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.

Добавить комментарий Отменить ответ

Также читают:

Кому можно работать без онлайн-кассы?

Могут ли работать ИП без онлайн кассы в 2022 году? Кому из предпринимателей дана временная отсрочка, а кому постоянная? Кто из бизнесменов имеет льготы, и как их получить? Данные вопросы волнуют многих предпринимателей. На данный момент подавляющее большинство предприятий уже перешло на использование кассового оборудования при продаже товаров и услуг, так как, согласно Федеральному закону, почти все категории бизнеса обязаны…
398 Узнать больше

Книгу жалоб отменили: работа с претензиями в 2022 году

Книгу жалоб отменили с начала 2022 года. Уже с первого января начали действовать изменения в правилах розничных продаж. Одним из нововведений и стала отмена книги жалоб и предложений для потребителей. Отныне торговые точки не обязаны иметь в наличии жалобную книгу. Соответственно, предъявление данной книги по желанию клиента теперь остается на усмотрение владельца. Однако аналогичной замены жалобной книге законодательством предложено не…
409 Узнать больше

Как и кому вести кассовую книгу в 2022 году

Кассовая книга в 2022 году, как и ранее, оформляется владельцами бизнеса, имеющими оборот наличности. Причем, она ведется одна, даже при использовании нескольких видов деятельности и разных режимов налогообложения. Рассмотрим, как правильно заполнять кассовую книгу в 2022 г. и какие данные в ней отражаются. Бухгалтерский учет для УСН Комплексный бухгалтерский учет для УСН Доходы под ключ для малого и среднего бизнеса…
681 Узнать больше

Как внести деньги на счет ИП или ООО и обязательно ли это делать

После приема наличной оплаты возникает резонный вопрос: «Что делать с полученными средствами дальше?» Есть два варианта:

Оставить их в кассе. Важно помнить, что юрлица (кроме относящихся к субъектам малого предпринимательства) обязаны установить лимит остатка кассы и следить за его соблюдением. За превышение лимита штрафуют: должностных лиц — на сумму от 4 000 до 5 000 рублей, юрлиц — на сумму от 40 000 до 50 000 рублей.
Внести на расчетный счет. Это можно сделать через кассу банка или банкомат (так называемая самоинкассация). Если есть возможность, укажите в поле «Назначение платежа», что деньги являются розничной выручкой.

Правила для МФО, ломбардов и кредитных кооперативов

Они могут направлять наличные из кассы для выдачи займов и возвращать полученные займы с процентами.

Для МФО и ломбардов выдача и возврат займов, уплата процентов, штрафов, пени и неустоек по привлеченным займам МФО, ломбардам ограничены 50 000 по одному договору и 1 млн руб. в день на отдельный офис организации.
Для кредитных кооперативов выдача и возврат займов по договорам передачи личных сбережений, выплата процентов, пени, неустоек и штрафов, выплата паенакоплений потребкооперативом не могут превышать 100 000 руб. по одному договору и 2 млн руб. в день в одном подразделении.

Прием наличной оплаты от физлиц: коротко о главном

ИП и юрлица могут принимать наличные от физических лиц, соблюдая законодательные требования.
Если в соответствии с законом №54-ФЗ вы обязаны использовать при расчетах онлайн-кассу, все платежи, включая наличные, нужно проводить через нее.
ИП вправе принимать оплату за товары или услуги на личную карту. Юрлица так делать не могут, потому что корпоративные карты предназначены только для оплаты расходов, связанных с деятельностью компании.
Клиентам нужно выдавать либо чеки ККТ (если применяете ее), либо бланки строгой отчетности (если имеете право не применять).
При оплате наличными на месте подтверждающий документ выдаете сразу.
Если заказчик перечислил деньги на счет — отправляете в электронном виде не позднее рабочего дня, который следует за днем поступления средств, и до того, как передали товар либо начали оказывать услугу или выполнять работы. Можете также вложить чек в посылку с заказом или вручить клиенту лично при первой встрече.
Наличные можно оставить в кассе (юрлицам нужно следить за соблюдением лимита на остаток) или зачислить на расчетный счет через кассу или банкомат.
Работа без ККТ и невыдача чеков влекут за собой штрафы, возможность дисквалификации и приостановления деятельности компании.

Поможем организовать прием оплаты от клиентов из России и других стран так, чтобы налоговым инспекторам не к чему было придраться.
Рассчитать стоимость обслуживания!

Новшества в наличных расчётах с 2022 года

В 2022 году произошли серьёзные изменения в наличных расчётах. ЦБ запретил тратить без предварительной сдачи в банк наличные, полученные в кассу по договорам займа, в виде безвозмездной помощи, в виде вклада в имущество общества и по некоторым иным основаниям. С 27 апреля 2022 года наличные расчёты организаций и ИП, в том числе с физлицами, можно проводить либо из денег, снятых с расчётного счета, либо из наличной выручки. При этом выручку, как и раньше, можно тратить не на всё.

В чём отличие новых правил от старых?

До 27.04.2020 г. правила были такими:

наличную выручку можно тратить только на строго определенные цели;
на расчёты по договорам аренды недвижимости, по выдаче и возврату займов, по операциям с ценными бумагами и по деятельности в области азартных игр наличные нужно снять со счёта в банке;
все остальные наличные поступления тратятся на что угодно.

С 27.04.2020 г. всё намного строже:

на любые наличные расчёты с другими организациями, ИП, работниками, учредителями и прочими физлицами деньги нужно снять со счёта в банке;
в виде исключения на некоторые цели можно расходовать ещё и наличную выручку. Список целей сохранился, в нём есть дополнения для микрофинансовых организаций, ломбардов, кредитных потребительских кооперативов (в том числе сельскохозяйственных).

Из этого следует, что любые поступления в кассу не с банковского счёта, которые не являются выручкой за товары, работы, услуги, теперь нельзя использовать для оплаты наличными каких-то расходов. Сначала придётся «прогнать» такие деньги через банк – внести на счёт и затем снять с него. И неважно, от кого они получены: от другой организации, ИП, учредителя (участника) общества, работника, иного физлица.

К таким поступлениям в кассу относятся, в частности:

возвращённые авансы от покупателей и переплаты от поставщиков;
возмещённые работниками недостачи;
неустойки (штрафы, пени), возмещение убытка;
полученные займы;
возвращённые займы и проценты по ним;
безвозмездно полученные деньги;
взнос в уставный капитал;
вклад участника в имущество общества.

Нередко поступления из последних пяти пунктов от участников общества использовались для выдачи зарплаты и/или расчётов с контрагентами в случае блокировки счетов. Теперь этот способ «отпадает».

Отмечу, что прямо запрет на расходование этих наличных не сформулирован. Но он следует из приведённого выше нового общего правила: наличные расчёты проводятся, за некоторым исключением, за счёт денег, снятых с банковского счёта. Точно такая же формулировка была, как было уже сказано, в прежних правилах, но не для всех наличных расчётов, а только для узкого круга операций – расчёты по аренде, займам и др. Опираясь на неё, налоговики при поддержке судов штрафовали за оплату этих расходов деньгами из других источников . И можно ожидать, что эта практика распространится теперь уже на всё наличные расчёты.

Также хочу с вами поделиться полезной статьёй из журнала «Актуальные вопросы бухгалтерского учёта и налогообложения» о новых правилах наличных расчётов. Тут ещё более подробно рассмотрены новшества в системе наличных расчётов с 2022 года.