Из нашей статьи вы узнаете:
Правила выдачи и использования сертификатов электронной подписи изменились. Сертификат выдают не во всех удостоверяющих центрах, а сотрудники должны подписывать документы компании личными подписями.
Расскажем, что ждёт бизнес в 2022 году: какие обязанности появятся у сотрудников, что для них меняется в подписании документов и зачем нужно применять машиночитаемую доверенность (МЧД) при сдаче электронной отчётности.
Когда требуется
Действовать напрямую от имени учреждения вправе только ее руководитель. Остальные лица, которым поручают работу с ИФНС, оформляют доверенность для налоговой на получение документов и на сдачу отчетов. Директор передает полномочия на:
- получение документов, требований, уведомлений, выписок, справок от территориальной ФНС;
- представление отчетности и письменных обращений в отдел;
- подписание уведомлений о вручении документации.
Доверительные бумаги заполняются в нескольких экземплярах: при первичном посещении ведомства инспектор оставляет бланк у себя. Если в следующий раз представитель отправится к другому сотруднику ИФНС, он тоже затребует документальное подтверждение полномочий.
ВАЖНО!
Доверительные бумаги от юридических лиц заверяются подписью руководителя и печатью учреждения (если она есть). А вот документальную передачу полномочий ИП необходимо подтвердить нотариально (п. 3 ст. 29 НК РФ).
Кто может сдавать отчётность компании или ИП
Сдавать электронную отчётность могут:
- гендиректор, учредитель компании, сам ИП;
- уполномоченный сотрудник — замдиректора, главный бухгалтер;
- уполномоченный представитель — сторонняя компания или ИП, оказывающие услуги по сдаче отчётности.
Отчётность относится к юридически значимому документообороту, поэтому каждый отчёт перед отправкой подписывают электронной подписью. Если директор компании или индивидуальный предприниматель сдаёт отчётность сам, то никаких дополнительных документов не нужно — он пользуется своей электронной подписью. Если же отчётность от лица компании или ИП сдаёт уполномоченный сотрудник или представитель, то ему необходима доверенность.
Как написать
Составляется в простой письменной форме. Унифицированного бланка не предусмотрено, руководитель передает те обязанности, которые требуются для конкретного учреждения. Вот что описывают в доверительной бумаге:
- Сведения о доверителе: название, ИНН, ОГРН, юридический адрес, Ф.И.О. и правовая основа действий руководителя.
- Персональную информацию о доверяемом: Ф.И.О., паспорт, адрес.
- Перечень полномочий.
- Заверенную подпись доверяемого (если это требуется по условиям доверия).
- Подпись руководителя. Печать ставят при ее наличии в учреждении.
Сколько времени нужно закладывать на отправку доверенности в инспекцию?
Сотрудники налоговой обязаны внести в систему данные новой доверенности в течении 3 рабочих дней. Но никогда нельзя исключить технические или юридические сложности. Чтобы не рисковать, лучше передать доверенность хотя бы за 10 дней до сдачи отчетности.
Когда доверенность заменяют старую, ее нужно передать не позже чем за 15 дней до истечения срока предыдущего документа. Это позволит избежать блокировки счетов, если в период «между доверенностями» ФНС направит клиенту требование.
Чтобы убедиться, что данные о доверенности внесены, рекомендуем до сдачи отчетности сделать ИОН-запрос. Если в ответ придет квитанция, все в порядке — можно отчитываться.
Образец
Шаблон — доверенность на получение справки из налоговой и подачу отчетности в ИФНС:
| Доверенность г. _______ дата прописью Настоящей доверенностью _____________________________ (наименование организации), ИНН ______________, ОГРН ______________, юридический адрес: ___________________ в лице _________________________, действующего на основании ________, настоящей доверенностью уполномочивает __________________________________________, паспорт серии _____, № _________, выдан _____________________, зарегистрированной по адресу: ___________________________
Настоящая доверенность выдана без права передоверия на срок_______. Подпись доверенного лица ____________ удостоверяю. Руководитель _______________________ (место для печати при ее наличии) |
А так выглядит заполненная доверенность на представление интересов в налоговой инспекции на бухгалтера учреждения:
Машиночитаемая доверенность
С 2022 года должны были измениться правила использования электронной подписи и составления доверенностей. В частности, бумажные доверенности должна была заменить машиночитаемая доверенность определённого формата. Но бизнес и госорганы оказались к этому не готовы.
Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации № 443-ФЗ» смягчил требования к переходу на обязательные машиночитаемые доверенности (МЧД).
Ранее предполагалось ввести новый регламент уже с 1 января. Однако обязательное применение МЧД отложили и ввели переходный период, предусматривающий добровольное применение электронных доверенностей до конца 2022 года.
Как сотруднику получить электронную подпись в 2022 году?
| По-старому | По-новому |
| Сотрудники подписывают документы электронной подписью, которая получена на организацию. Владельцы сертификата такой подписи — юридическое лицо и сотрудник, который действует по обычной бумажной доверенности. | Сотрудник получает подпись на своё имя как физическое лицо. Машиночитаемая доверенность передаёт ему право подписывать документы организации своей подписью физического лица. Такие документы будут действительны. |
До конца 2022 года допускается использование КЭП, выдаваемой и по новой, и по старой схеме. Действующий сейчас регламент позволяет выдавать сертификаты на сотрудника, с указанием его ИНН как физлица, а также ИНН организации, от имени которой он подписывает документы.
Переходный режим планируется поддерживать до конца 2022 года, а с 1 января 2023 года использование электронных доверенностей станет обязательным.
Зачем обращаться к нотариусу
В некоторых случаях закон регламентирует отношения сторон посредством нотариальной доверенности.
Этот документ необходим обязательно при:
- Обращении в налоговую (открытие и закрытие бизнеса);
- Составлении договора аренды и дальнейших действий, связанных с ним;
- Подписании ипотечного соглашения;
- Передаче прав на распоряжение имуществом и некоторых других.
Это означает, что если ваш представитель явится без доверенности в налоговую для ликвидации ИП, ему откажут в регистрации. Это законное основание. Во все государственные органы обращение через представителя должно проходить при наличии именно нотариально заверенной доверенности.
Такой документ составляется на специальном общепринятом бланке с произвольным перечислением прав, передаваемых третьему лицу. Доверенность оформляется за плату, установленную законодательными актами.
На чье имя оформлять
Представлять интересы организации или ИП вправе как любой их сотрудник, так и сторонний специалист. Обычно для решения вопросов, связанных с отчетностью и сверками, выдают доверенность на бухгалтера в налоговую, чтобы разгрузить руководителя.
Некоторые тонкости, связанные с доверенностью
Существует несколько важных моментов, которые должен знать каждый ИП. Они позволят избежать многих трудностей и недопонимания со стороны третьих лиц и представителей.
Давайте выясним, может ли ИП выдать доверенность наёмным работникам. Принято считать, что к специальной доверенности относится документ, заверенный работодателем. Он может понадобиться, к примеру, при получении сотрудником почтовых отправлений на своё имя. То есть, ваш наёмный работник желает предоставить доверенность другому лицу на выполнение каких-то личных дел.
В этом случае вы в качестве ИП не имеете права заверить такую доверенность. Она будет считаться недействительной. Никто из сотрудников, трудящихся у ИП, не может заверить документ подписью ИП, так как владелец предприятия здесь выступает физическим лицом. Заверять такие бланки может только юридическое лицо от имени руководителя.
Возможно, когда-то одному из ваших родственников понадобится оформить на вас доверенность. Это не возбраняется. Составление доверенности с вашим участием может понадобиться при особенностях работы предприятия. Если ваш ИП поставляет посреднические услуги, то доверенность на ваше имя будет часто оформляться.
Для составления простой формы доверенности на физическое лицо часто требуется только ваша подпись. Но есть такие случаи, при которых необходима печать. Если ваша фирма её не имеет, то придётся за составлением доверенности обращаться к нотариусу. Иногда партнёры по сделкам могут и не доверять бланкам без печати, а потому по возможности закажите этот реквизит.
По каждой доверенности происходит передача каких-то полномочий другому лицу. Но вы должны понимать, что вся ответственность последствий сделки ложится на ваши плечи. Если представитель совершил какую-то грубую ошибку или нарушил права третьей стороны, то отвечать в суде придётся именно вам.
Кстати, и срок могут назначить вам, а представитель будет безнаказанным. Поэтому всегда выбирайте грамотных и надёжных помощников. Чётко указывайте полномочия и не пишите ничего лишнего. Любая запись может привести к злоупотреблению вашими собственными правами.
Доверенность подразумевает только подпись доверителя. Никаких пометок со стороны представителя в ней быть не должно.
Обязательно ведите журнал учёта выдачи нематериальных ценностей. Указывайте номер выданного бланка, срок его действия, данные подотчётного лица и наименование третьей стороны. Так вы сможете контролировать процесс выдачи доверенностей и вовремя отзывать их.
Сроки действия
В любой доверенности должна быть указана дата её составления. В противном случае документ считается недействительным, а права, переданные по нему, не имеют силы. Если же другая сторона сделки не заметила отсутствия даты на доверенности и на основе последней составила договор, он также недействителен.
Доверенность может иметь срок действия, указанный вами. К примеру, вы можете передать полномочия другому лицу на две недели или 1,5 года. Данный период необходимо указать в доверенности. Если срок не обозначен в документе, то действие доверенности продолжается в течение года.
Ранее документ мог иметь максимальный срок 3 года. Сегодня он не установлен. Такая доверенность считается бессрочной. Датой её окончания будет считаться день, в который вы сами отзовёте документ. Подобная доверенность часто используется для представителей, находящихся в других странах.
Если вы решили прекратить действие доверенности, то закрыть её можно в тот же день. Это делается через нотариуса в случае нотариальной доверенности и самостоятельно при простой форме.
Особенности сдачи деклараций по доверенности
Если налоговые отчеты в ИФНС подает уполномоченный представитель, то в таком случае необходимо учитывать следующие нюансы. При подготовке декларации на титульном листе отчетной формы делается соответствующая отметка с реквизитами доверенности. Также к отчету придется приложить копию бланка доверенности на сдачу отчетности в налоговую. Данная особенность прописана в п. 5 ст. 80 НК РФ.
Аналогичные правила действуют и для подачи сведений по защищенным каналам связи. При отправке электронной формы отчета вместе с ним направляются сведения о действующей доверенности. Вместе с тем, чтобы такой документ считался действительным, его копию необходимо отправить в ИФНС (п. 1.11 Методических рекомендаций, утв. Приказом ФНС России от 31.07.2014 №ММВ-7-6/[email protected]).
