Авансовые сделки с НДС: как формировать счета‑фактуры, книги покупок и продаж

Чем опасны неправильные записи

Неверно составленные счета-фактуры и неправильные записи в книгах покупок и продаж приводят к разрывам по НДС (расхождениям). Их выявляет налоговая на камеральной проверке с помощью системы ПК АСК НДС-2, которая автоматически сопоставляет декларации контрагентов. Ошибки в учёте авансов приводят к тому, что из ФНС поступают требования пояснить завышение суммы к вычету.
Разрывы появляются, если сведения об операции, которые налогоплательщик отразил в Разделе 8 декларации по НДС (книге покупок), чтобы подтвердить право на применение налогового вычета, не совпадают со сведениями, которые должен был отразить поставщик налогоплательщика в Разделе 9 декларации по НДС (книге продаж). Это может быть ошибка в реквизитах, подача нулевой декларации или вообще непредставление. Еще разрыв может быть связан с несоответствием данных в декларации и приложениях налогоплательщика, в том числе из других периодов.

Бесплатно сдать декларацию по НДС через интернет

Когда выписывается счёт-фактура на аванс

Продавец составляет авансовый счёт-фактуру только при получении предоплаты. Алгоритм такой:

1. Продавец получает аванс и регистрирует авансовый счёт-фактуру в книге продаж.
2. Передаёт авансовый счёт-фактуру покупателю не позднее пяти календарных дней со дня получения денег (услуг/работ в счёт отгрузки).
3. В момент передачи товаров (выполнения услуг), выставляет счёт-фактуру по отгрузке на полную стоимость товара или услуг, независимо от размера аванса.
4. Восстанавливает сумму аванса в книге покупок.

Если суммы от заказчика поступали неоднократно, то по каждой полученной сумме счёт-фактура должен быть оформлен отдельно.

Пример. Если продавец получил аванс 10-го и 13-го числа, а услугу оказали 28-го числа того же месяца, то счёт-фактура должен быть выставлен дважды при поступлении сумм 10-го и 13-го числа, а также при отгрузке в счёт этого аванса на полную стоимость.

Покупатель на основании любого счёта-фактуры на аванс может воспользоваться правом на вычет по НДС.

Обменивайтесь счетами-фактурами в электронном виде

Счёт-фактуру на аванс можно не выставлять в четырёх случаях:

1. Компания-поставщик получает деньги за товар, изготовление которого занимает больше 6 месяцев (п. 13 ст. 167 НК РФ);
2. Покупатель не является плательщиком НДС, либо освобожден от уплаты этого налога (п. 3 ст. 169 НК РФ);
3. Экспорт товара, облагаемого по нулевой ставке (Письмо Минфина от 10.01.2018 № 03-07-08/142);
4. Аванс и отгрузка произошли в одном квартале, и перерыв между ними не превысил пяти календарных дней (Письмо Минфина от 10.11.2016 № 03-07-14/65759).

В случаях, когда аванс получен в одном налоговом периоде (например, 31 декабря), а отгрузка в счёт этого аванса состоялась в другом налоговом периоде в пределах пяти календарных дней с момента получения предоплаты (например, 2 января), продавец регистрирует счёт-фактуру на аванс в книге продаж за IV квартал, а счёт-фактуру, выставленный при отгрузке, — в книге продаж за I квартал.

Закрывающие чеки

Согласно изменениям в 54-ФЗ, с 1 июля 2022 года необходимо формировать кассовые чеки для зачёта, а также возврата оплаты (предоплаты). Если клиент получает товар или услугу не в момент оплаты, требуется сформировать два чека: первый – в момент оплаты, второй – при отгрузке товара или выполнения услуги.

Разбираемся, в каком порядке формируются чеки на аванс и зачёт предоплаты, а также чеки, которые закрывают данные по расчёту.

Как работать с авансами и предоплатами

Согласно табл. 28 приложения № 2 к приказу ФНС № ММВ-7-20/[email protected], существует несколько вариантов предоплаты с соответствующими признаками способа расчёта:

• предоплата 100% – полная предварительная оплата, которая осуществляется клиентом до получения товара (оказания услуги);
• предоплата – частичная предварительная оплата, которая осуществляется клиентом до получения товара (оказания услуги);
• аванс – предоплата в случаях, когда заранее нельзя определить перечень товаров/работ/услуг.

Полный расчёт происходит при полной оплате (также с учётом аванса и предоплаты) в момент получения клиентом товара/услуги.

Таким образом, при поступлении предоплаты или аванса пользователь ККТ формирует чек с одним из трёх соответствующих признаков способа расчёта («Предоплата 100%», «Предоплата» или «Аванс»). При отгрузке товара или выполнении услуги – закрывающий чек с признаком способа расчёта «Полный расчёт». Последний признак не обязательно указывать в печатной форме чека, выдаваемого при отгрузке.

Если клиент сначала внёс предоплату, а на оставшуюся сумму продавец предоставил заём, нужно пробить как минимум три чека (письмо ФНС от 20.02.2019 № ЕД-4-20/2929). Они формируются с такими признаками:

• «ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЁТ И КРЕДИТ» – в случае частичной оплаты с передачей товара и его последующей оплатой в кредит;
• «ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ» – при передаче товара без его оплаты с последующей оплатой в кредит;
• «ОПЛАТА КРЕДИТА» – при оплате товара после его передачи.

При последней оплате кредита формируется чек, который закрывает данные о расчёте.

Расходы по доставке товара могут быть включены в предоплату. Либо покупатель организует доставку своими силами, если берёт эти расходы на себя.

Если покупатель хочет вернуть предоплату или аванс, продавцу нужно пробить кассовый чек с признаком расчёта «Возврат прихода». При возврате предоплаты или аванса клиенту нужно составить заявление, в котором должны быть указаны его ФИО, данные паспорта и причина возврата.

Когда и кто формирует чеки на зачёт предоплаты и при отгрузке

Клиент переводит деньги на расчётный счёт поставщика

В данном случае зачисление необходимой суммы происходит не сразу, а спустя некоторое время. Поэтому при внесении предоплаты возникают вопросы: когда необходимо сформировать чек на аванс? Когда деньги переведены или когда они поступили его на счёт продавца?

Согласно п. 5.4 ст. 1.2 54-ФЗ, при безналичных расчётах кассовый чек можно формировать не позднее рабочего дня, следующего за днём расчётов, но не позднее момента передачи товара. Поставщик может узнать о поступлении аванса из банковской выписки, которая доступна для просмотра на следующий день после зачисления денег на счёт. Таким образом он идентифицирует клиента с его заказом и сможет сформировать чек. Данные действия не нарушают требования закона.

Продавец передаёт товар курьерской службе для доставки покупателю

Чек на предоплату в данной ситуации формирует поставщик. Однако возникает вопрос: кто обязан пробить чек на отгрузку – продавец или курьер?

Оформление чека на передачу товара является обязанностью курьерской службы, так как ККТ обязано использовать лицо, осуществляющее расчёты с покупателем (п. 1 ст. 4.3 54-ФЗ). Поскольку передача заказа в зачёт предоплаты относится к расчётам и этим занимается курьер, пробить кассовый чек должен именно он.

Однако, чаще всего, закрывающий чек формирует продавец при передаче товара курьеру. Затем его либо направляют клиенту в электронной форме, либо передают через курьера в бумажном виде.

Чеки на аванс и предоплату: в чём разница

Продавец передаёт покупателю два чека, если тот платит заранее, до фактического получения товара. В таком случае первый чек выдаётся, когда клиент вносит предоплату, а второй чек — когда он получает товар.

Между предоплатой и авансом есть разница, соответственно чеки на аванс и предоплату также различаются. Авансом

признают передачу денег до фактического получения товара или услуги.
Предоплата
может быть частичной или полной, она также, как аванс, вносится до выдачи товара или получения услуги.

Продавец указывает признак «Аванс»

в чеке, если клиент ещё не до конца определился с выбором товара или услуги. Признак предмета расчёт в таком случае не указывается.

«Предоплата»

же назначается в том случае, когда покупатель точно знает, какой товар приобретает или какой услугой собирается воспользоваться. В чеке при этом указывается точное название приобретаемого товара либо услуги.

Как оформить чек на зачёт аванса или предоплаты: пример чека

Оформление чека на аванс или предоплату практически идентично, за исключением того, какой признак указывается. Продавец пробивает первый чек в тот момент, когда покупатель передаёт ему деньги: либо часть, либо полную сумму (при предоплате 100%).

Второй чек выдаётся при фактическом получении товара или услуги клиентом. При этом он указывает признак «полный расчёт». В сумме должно быть указано, что был внесён аванс или предварительная оплата.

Важно:

наименование товара или услуги обязательно должно присутствовать во втором чеке, даже если в первом оно не указывалось (потому что был внесён аванс).

Когда используется один чек на все авансы

В некоторых случаях как организации, так индивидуальные предприниматели могут не пробивать чек по каждой предварительной оплате или авансу. Они могут воспользоваться послаблением — пробивать один чек на все авансы. Но так делать могут только налогоплательщики ограниченного круга видов деятельности:

• проведение культурно-массовых мероприятий;
• перевозка пассажиров, багажа, грузов и грузобагажа;
• предоставление услуги связи;
• предоставление электронных услуг, перечисленных в ст. 174.2 НК РФ;
• услуги управляющих и ресурсоснабжающих организации;
• оказание услуг охраны и систем обеспечения безопасности;
• услуги образовательных организаций.

Один чек на все авансы оформляют по окончании расчётного периода, в течение которого она и принимали эти авансы. После окончания расчётного периода у организации есть ещё 10 дней на то, чтобы успеть оформить чек.

Зачёт аванса за покупки в интернете

Если оплата совершается в безналичной форме через интернет, то продавец не обязан оформлять бумажный чек. Он отправляет клиенту копию фискального документа, например, на электронную почту.

Для передачи фискальных данных в соответствии с новым порядком применения контрольно-кассовой техники подходит онлайн-сервис «Астрал.ОФД». Кроме того, сервис предоставляет дополнительные функции, такие как мониторинг торговых точек, аналитика фискальных данных и отправка чеков по SMS и на электронную почту.

Как продавцу отражать авансы

Продавец обязан регистрировать счёт-фактуру в периоде, в котором получил предоплату (п. 3 Правил ведения книги продаж, утверждённых Постановлением от 26.12.2011 № 1137).

Мы подготовили обзор типичных ошибок при составлении авансовых счетов-фактур

Как покупателю отражать авансы

В отличие от продавца, покупатель не обязан регистрировать счёт-фактуру на аванс и принимать НДС к вычету (ст. 171 и ст. 172 НК РФ). Чтобы воспользоваться вычетом, у покупателя должны быть подтверждающие документы: счёт-фактура, платёжный документ и договор, в котором прописано условие о предоплате.

Когда счет-оферта на предоплату является договором

Гражданское законодательство допускает применение счета в качестве договора, но при соблюдении определенных требований (пункт 2 статьи 432, статьи 435 и 438 ГК РФ):

1. Документ содержит все существенные условия договора и его передача покупателю (заказчику) является офертой.
2. Покупатель (заказчик) акцептовал оферту перечислением денежных средств в установленный срок.

Существенными условиями любого договора являются предмет сделки, условия для определенных видов сделок, прописанные в законодательно-правовых актах, договоренности, которые необходимо согласовать по заявлению одной из сторон (пункт 1 статьи 432 ГК РФ). Таким образом, для разного вида договорных обязательств существенные условия могут быть разными. Выставляя счет-оферту, кроме реквизитов, прописанных выше, необходимо корректно прописать существенные условия сделки:

• при купле-продаже товара: наименование, количество и цену товарных ценностей;
• при оказании услуг: наименование и объем, цену и сроки оказания услуг.

Обязательно пропишите условия сделки, которые являются важными: сроки и порядок поставки, порядок и сроки акцепта.

Пример оформления:

Как оформить расторжение сделки и возврат аванса

Когда покупатель и продавец расторгают договор, по которому ранее был перечислен аванс, продавец возвращает предоплату покупателю.

Продавцу нужно зарегистрировать авансовый счёт-фактуру в книге покупок с КВО 22. В графе 7 «Номер и дата документа, подтверждающего уплату налога» ему следует указать реквизиты документов, которые подтверждают возврат авансового платежа. Тогда продавец вправе предъявить к вычету НДС, начисленный при получении предоплаты (п. 4 ст. 172 НК РФ).

Покупатель обязан восстановить и заплатить НДС в бюджет, если аванс был принят к вычету. При этом он должен зарегистрировать авансовый счёт-фактуру в книге продаж с КВО 21.

Автор: Светлана Огневская, эксперт Контур.Экстерна по НДС Подготовила Елизавета Кобрина, редактор

Нужен ли кассовый чек на предоплату

Организации и предприниматели обязаны применять онлайн-кассу и выдавать чек. Исключения перечислены в ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

При расчетах с физлицами чек нужен практически всегда — когда продавец получает оплату наличными, безналом или электронными деньгами. При расчетах с юридическими лицами и ИП — когда расчеты проведены наличными либо по карте (не нужен чек при безналичной оплате через систему «Клиент-Банк».

Некоторые операции полностью освобождены от ККТ. В список попадает продажа бумажных газет и журналов, торговля в киосках мороженым, молоком, безалкогольными напитками, торговые автоматы и многое другое. Весь список можно найти в ФЗ № 54-ФЗ.

Предоплата — это деньги, которые покупатель передал продавцу до того, как получил товар, работу или услугу. Она может быть полной или частичной. Получив такой платеж, предприниматели и организации должны провести его через онлайн-кассу и выдать покупателю чек. Еще один чек понадобится, когда покупатель получит то, за что заплатил — чек на зачет предоплаты.

Аванс — аналог предоплаты. Он отличается тем, что продавец не может перечислить точный список товаров, работ или услуг, за которые получил деньги. В этом случае чек тоже понадобится, но будет оформлен немного иначе.