Порядок заполнения сличительной ведомости (нюансы)

Какие существуют сличительные ведомости по инвентаризации ф. 0504092, ИНВ-18 или ИНВ-19?

Сличительную ведомость необходимо заполнять, если по окончании процедуры инвентаризации обнаружилось большее или меньшее число инвентаризируемых объектов.
Сличительная ведомость для коммерческих структур бывает 2 видов:

ведомость результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов (ИНВ-18);
ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ИНВ-19).

ВАЖНО! Компания вправе использовать самостоятельно разработанные бланки сличительных ведомостей с учетом требований оформления первичных документов согласно ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В бюджетных учреждениях используется форма 0504092.

О процедуре проведения инвентаризации читайте в материале «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».

Нюансы и сроки проведения инвентаризации подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Порядок составления инвентаризационных описей.

При проведении инвентаризации имущества и обязательств необходимо учитывать следующие особенности проведения инвентаризации.

Инвентаризация проводится по объектам, за сохранность которых отвечают материально-ответственные лица — работники организации. При этом составляются инвентаризационные описи, в которых указывается фактическое количество по данным проведенной инвентаризации. Исключение составляет инвентаризация драгметаллов и драгкамней, входящих в состав материальных ценностей. Фактическое количество драгоценных металлов и камней устанавливается на основании подтверждения фактического наличия материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни, и технической документации, содержащей сведения о количестве драгметаллов и камней в указанных материальных ценностях.

Инвентаризационные описи по объектам, находящимся в подотчете материально ответственных лиц — работников организации, составляются:

в двух экземплярах — для ценностей, принадлежащих организации на правах собственности (учтенных на балансе);

в трех экземплярах — для ценностей других организаций и физических лиц (учитываемых за балансом).

Все описи подписываются материально-ответственным(и) лицом (лицами). Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй — материально-ответственному лицу, третий (если он составлен) — собственнику имущества. [4]

Если проводится инвентаризация:

материальных ценностей, находящихся в собственности организации (учитываемых на балансе), но за сохранность которых работники организации не отвечают (к таким ценностям относятся материальные ценности: находящиеся в пути, отгруженные, переданные на хранение другим организациям, переданные в переработку, в аренду, в управление);

всех видов расчетов (с дебиторами, кредиторами, заемщиками и займодавцами);

нематериальных объектов (например, нематериальных активов, финансовых вложений в бездокументарной форме, оценочных резервов, резервов предстоящих расходов и платежей и т.п. ), — то такая инвентаризация проводится на основании первичных документов (товарно-транспортных, счетов-фактур, актов, выписок и т.п.) и оформляется не инвентаризационной описью, а актом инвентаризации.

В качестве первичных документов возможно использование документов сторонних организаций, составленных ими в процессе инвентаризации имущества организации. К таким документам, в частности, относятся:

— инвентаризационная опись, составленная организацией-арендатором по форме N ИНВ-1 по арендованному имуществу;

— сохранные расписки, переоформленные на дату, близкую к дате инвентаризации;

— оборотные ведомости по ответственному хранению, предоставленные на дату, предшествующую дате инвентаризации.

При проведении инвентаризации на основании документов сличению подлежат не фактические данные и данные бухгалтерского учета, а данные по документам и данные бухгалтерского учета.

Акты составляются и подписываются работниками инвентаризационных комиссий без участия материально-ответственных лиц. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.

При инвентаризации незавершенных капитальных вложений в форме приобретения отдельных объектов основных средств, нематериальных активов, капитального строительства инвентаризация проводится как в натуре, так и по документам.

Данные, выявленные комиссией, подлежат сличению с данными бухгалтерского учета и плановыми показателями (сметами, инвестиционными программами). Выявленный перерасход по отношению к сметным (плановым) показаниям должен рассматриваться особо.

Составляются акты инвентаризации в двух экземплярах. Акты подписываются членами комиссии и материально-ответственным(и) лицом (лицами). Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй — материально-ответственному лицу.

В случае когда одна и та же форма описи или акта используется для инвентаризации разных групп имущества или обязательств, то в заголовочной части таблицы целесообразно указывать вариант использования. Например, в описи по форме N ИНВ-1 в заголовочной части формы после слова «находящихся» указывается «в аренде», «на хранении» и т.д.

Все стоимостные показатели в инвентаризационных описях и актах заполняются в рублях и копейках.

Сличительные ведомости составляются для основных средств и материальных ценностей. Результаты инвентаризации по другим объектам инвентаризации отражаются либо непосредственно в инвентаризационных актах, либо в разработанных организацией сличительных ведомостях [4].

Какой бланк используется для заполнения сличительной ведомости?

Бланки сличительных ведомостей приведены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, их можно скачать на нашем сайте:

Бланк сличительной ведомости для бюджетных учреждений по форме 0504092 утвержден приказом Минфина от 30.03.2015 № 52.

Образец сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств и НМА

Ведомость выявленных отклонений по ОС и НМА оформляется в виде 2 одинаковых копий (одна будет находиться у сотрудника бухгалтерии, другая — у материально-ответственного лица). На арендованные объекты составляется отдельный документ.

Образец заполнения сличительной ведомости по форме ИНВ-18 вы можете скачать на нашем сайте:

Форма ведомости состоит из следующих частей:

«Шапки», в которой указываются:

общие сведения о компании, проводящей ревизию: наименование, основной тип деятельности и другие данные;
сведения об инвентаризации — основание для ее проведения, а также даты начала и окончания;
номер и дата составления ведомости.
вид операции, который проставляется, если организация использует коды для отражения операций в учете; в противном случае ставится прочерк.

Табличной части, в которой указываются данные «нестыковок» по количеству.

Заполненная сличительная ведомость визируется сотрудником бухгалтерии и сотрудником, отвечающим за сохранность инвентаризируемого имущества.

ВАЖНО! По имеющимся отклонениям объектов НМА в графах 3, 8, 10 проставляется прочерк.

Об особенностях проведения проверки наличия основных средств читайте в статье «Порядок проведения инвентаризации основных средств».

Когда составляется сличительная ведомость

Для этих ведомостей предусмотрены типовые формы. По каждому виду ценностей форма своя. Например, в форме № ИНВ-18 указывают результаты инвентаризации основных средств, форме № ИНВ-19 – товарно-материальных ценностей и т. д.

В этих документах отражают суммы недостач или излишков.

Обратите внимание

В некоторых случаях допускается покрытие недостач излишками аналогичных материальных ценностей (пересортица).

Правила ведения бухгалтерского учета разрешают проводить взаимозачет излишков и недостач, выявленных в результате пересортицы. А можно ли проводить такой взаимный зачет в налоговом учете?

В налоговом кодексе прямо не предусмотрено право проводить взаимозачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы. Но в 2014 году представители арбитражного суда указали, что пересортица не является недостачей товарно-материальных ценностей, следовательно, при ее наличии можно не руководствоваться подпунктом 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса. Пересортица не свидетельствует о наличии излишков и недостач, а говорит лишь о том, что учет товаров в компании велся ненадлежащим образом. Следовательно, в таком случае, правомерно проводить взаимозачет в отношении излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы (постановление ФАС Уральского округа от 2 апреля 2014 г. № Ф09-822/14).

В мае 2016 года Минфин выпустил письмо от 23 мая 2016 г. № 03-03-06/1/29309, в котором указано, что нельзя проводить взаимозачет излишков и недостач. В документе разъясняется, что стоимость излишков материально-производственных запасов, которые выявлены в процесс инвентаризации, признается внереализационным доходом на основании пункта 20 статьи 250 НК РФ. В свою очередь недостачи можно отнести к внереализационным в случае отсутствия виновных лиц (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Подтверждающим документом будет являться копия постановления следователя органов внутренних дел РФ о приостановлении следственных действий в связи с отсутствием виновных лиц или неустановлением лиц, подлежащих привлечению к ответственности (письмо Минфина от 27 августа 2010 г. № 03-03-06/4/81).

Материально ответственные лица должны представить комиссии объяснения о допущенной пересортице. В сличительной ведомости отражается зачет, то есть указывается сумма недостач, покрытая излишками.
ПРИМЕР. ПЕРЕСОРТИЦА
При инвентаризации на фирме, торгующей автомобильными запчастями, обнаружено: недостача 20 штук автомобильных дисков «Марс» по цене 1200 руб. за штуку; излишек 20 штук дисков «Пилот» по цене 1200 руб. за штуку.В данном случае возникла пересортица, поэтому сумму недостачи можно зачесть излишками.

Сличительная ведомость может быть заполнена так.

Пример заполнения сличительной ведомости

Обратите внимание

На ценности, которые вашей фирме не принадлежат, составляют отдельные сличительные ведомости.

На основании данных ведомостей бухгалтер должен внести исправительные записи в бухгалтерский учет. Излишки приходуют, недостачи взыскивают с материально ответственных лиц или списывают.

Образец заполнения ведомости расхождений по результатам инвентаризации ТМЦ

Сличительная ведомость по результатам ревизии ТМЦ (форма ИНВ-19) также заполняется в 2 экземплярах. Его структура и правила заполнения аналогичны рассмотренному выше примеру. После оформления ведомости она визируется теми же лицами, что и предыдущая.

Образец заполненной формы ИНВ-19 вы также можете скачать на нашем сайте:

О том, что отличает процесс проведения инвентаризации ТМЦ, читайте в материале «Инвентаризация материально-производственных запасов».