Синтетические и аналитические счета бухгалтерского учета

Бухучет в компании обеспечивает пользователям достоверность информации. Для ее обобщения учетные данные систематизируют в стоимостном выражении на синтетических счетах, а более подробная расшифровка сведений достигается ведением аналитического учета с применением натуральных и стоимостных измерителей, а также субсчетов. Структура бухучета подчинена стройной системе – своеобразной иерархии счетов, когда информация на одних счетах становится основой формирования сведений на других.

Под синтетическим учетом понимают осуществляемое на синтетических счетах подытоживание бухгалтерской информации о группах имущества, расчетах и операциях компании по установленным признакам.

Аналитическим признают учет, ведущийся на лицевых или других счетах, объединяющих обширно детализированную информацию о происходящих процессах внутри одного синтетического счета.

Синтетический и аналитический учет организованы так, чтобы конечные значения счетов совпадали. Основанием для записей на них служат одни и те же документы, лишь в аналитике записи более пространны и детализированы, что обусловлено большим разнообразием применяемых измерителей. Разберемся, какие, счета формируют каждую информативную категорию.

Понятие синтетических и аналитических счетов

В бухгалтерском учете хозяйственная жизнь предприятий и ИП находит свое отображение на определенных счетах, регламентированных приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н. Записи на счетах, отражающие факты хоздеятельности, проводят с применением метода двойной записи. На практике это означает одновременную запись в идентичной сумме по дебету одного счета и кредиту другого. Основные счета бухучета называют синтетическими.
Синтетические счета – счета, которые содержат обобщенные данные о хоздеятельности, имуществе организации, а также об источниках формирования имущества, собранные по определенным признакам. Синтетические счета бухгалтерского учетаимеют возможность разбивки на субсчета второго порядка, предназначенные для детализации счета.

ВАЖНО! Учет на синтетических счетах отображается исключительно в денежной оценке.

Для большей детализации и аналитической оценки хозяйственно-экономического состояния организации предназначены аналитические счета. Учет по такому виду счетов называют аналитическим.

Аналитические счета – счета третьего, четвертого … порядка, которые детально отображают стоимостные, количественные показатели бухучета.

ВАЖНО! Оценка операций в аналитическом учете осуществляется в денежном и количественном выражении.

Исходя из определения синтетического и аналитического учета, можно сказать, что аналитический учет является дополнительной расшифровкой по детализации к синтетическому учету.

О том, какие аналитические показатели должны иметь синтетические счета согласно плану счетов и инструкции по его применению, читайте здесь.

Система ведения аналитических счетов

Такая система подразумевает детализированный учет по перемещению активов (их оприходование или выбытие) в натуральном выражении и в денежном эквиваленте.

В программу нужно заносить максимально возможное количество данных для осуществления анализа хозяйственной деятельности фирмы и для контролирования ведения аналитического учета.

Вне зависимости от детализирующей функции, аналитический счет дает возможность обобщать и группировать данные, содержащиеся на синтетических счетах.

Открывать аналитический счет имеет смысл лишь в том случае, если в синтетическом учете отражается сложный счет.

Порядок формирования синтетического и аналитического учета

Согласно Плану счетов бухучета предусмотрен ряд счетов, для которых имеется возможность открытия субсчетов. Субсчет по своему назначению является дополнительным звеном между аналитическим и синтетическим учетом. Субсчет, в свою очередь, объединяет несколько аналитических счетов. Сгруппированный аналитический учет ведется в пределах одного синтетического счета, в том числе в пределах субсчетов.

На практике это выглядит следующим образом.

Рассмотрим счет 41 «Товары». Согласно Плану счетов бухучета он разбивается на следующие субсчета:

• 41.01— товары на складах организации;
• 41.02 — товары в розничной торговле;
• 41.03 — тара под товаром и порожняя;
• 41.04 — покупные изделия.

В последующем внутри каждого субсчета идет детализация по аналитическим счетам, например:

• 41.04 «Покупные изделия» — субсчет бухгалтерского учета;
• Ткань х/б, ситец, фланель — аналитический счет.

Таким образом, аналитическим счетом в этом случае будет характеристика и обозначение вида имущества. Далее может углубляться его характеристика по другим параметрам, например по цвету или по ширине полотна.

Пример аналитического учета по счету 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо» от КонсультантПлюс В ООО «Восток» числятся шесть автомашин: две из них заправляются бензином марки АИ-92, две — бензином марки АИ-95 и две — дизельным топливом. Учет топлива ведется на счете 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо». Для промежуточной группировки данных о топливе в баках автомашин по его видам применяют субсчета второго порядка: 10-3-1 «Бензин» и 10-3-2 «Дизельное топливо». Аналитический учет топлива ведут в оборотно-сальдовой ведомости по маркам топлива и местам хранения, которыми считают автомашины. За август бухгалтер заполнил оборотно-сальдовую ведомость на основании данных первичных документов — путевых листов и авансовых отчетов водителей с приложенными чеками АЗС. Посмотреть пример полностью можно в К+, получив бесплатный пробный доступ.

Счета бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерии 8»

Бухгалтерской проводкой или счётной формулой называется корреспонденция счетов с указанием суммы операций

Бухгалтерская проводка составляется только на основании первичных учетных доку­ментов. К первичным учетным документам относятся заказы, договоры, акты сдачи-приемки, платежные поручения, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, наряды, квитанции, товарные чеки и т.п.

Первичные документы – это оправдательные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет и которые удостоверяют факты совершения хозяйственных операций. Первичный документ составляется в момент совершения соответствующей операции или сразу после ее завершения.

В общем случае для составления проводки необходимо:

• определить сущность изменений, происходящих с объектами бухгалтерского учета, в результате свершившейся хозяйственной операции;
• выбрать согласно Плану счетов подходящие счета для записи суммы хозяйственной операции методом двойной записи – по дебету и по кредиту.

После определения корреспонденции счетов в результате проведения данной операции составляется бухгалтерская проводка. Если в проводке корреспондируют только два счета (один по дебету, другой по кредиту), то она называется простой

. Бухгалтерские проводки, в которых взаимодействуют более двух счетов –
сложные проводки
.

Составить бухгалтерские проводки в «1С:Бухгалтерии 8» можно через стандартные документы конфигурации и через операции, введенные вручную.

Документ «1С:Бухгалтерии 8» позволяет занести информацию об определенной хозяйственной операции в учетную систему, зафиксировать дату и время совершения операции, сумму и содержание операции. Примеры документов программы: Поступление товаров и услуг, Расходный кассовый ордер, Поступление на расчетный счет, Амортизация и износ основных средств

и т.д.

На основе документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, которые фиксируются в регистрах бухгалтерии (каждой бухгалтерской проводке соответствует одна запись регистра бухгалтерии), а также вводятся записи в специализированные регистры сведений и регистры накопления. В системе «1С:Предприятие» учет хозяйственной операции всегда связывается с породившим ее документом: если документ необходимо отредактировать, то при его проведении записи в регистрах будут сформированы заново, а при удалении документа будут удалены и записи в регистрах.

С помощью документа «1С:Бухгалтерии 8» можно получить и печатную форму первичного документа, например Платежное поручение

,
Авансовый отчет
и т.д.

В общем случае стандартные документы учетной системы могут формировать в различной комбинации бухгалтерские проводки, записи в специальные регистры, а также предлагать или не предлагать печатные формы первичных учетных документов, например:

• в документе Счет на оплату покупателю
  доступна печатная форма, но отсутствуют записи в регистре бухгалтерии и в специальных регистрах;
• в документе Поступление на расчетный счет
  – может быть только одна простая бухгалтерская проводка, и отсутствует (за ненадобностью) печатная форма документа;
• документ Реализация товаров и услуг
  содержит целую группу бухгалтерских проводок, записей в регистры, а также поддерживает несколько вариантов печатных форм.

Просмотр проводок можно осуществлять с помощью кнопки ДтКт

как из формы документа, так и из формы списка документов. Если автоматически созданные записи по какой-то причине не удовлетворяют пользователя, то в форме просмотра движений документа необходимо установить флаг
Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа).
Установленный флаг позволяет добавлять новые и редактировать существующие движения документа, автоматическое формирование движений при этом отключается. После снятия флага
Ручная корректировка…
документ будет перепроведен, и движения будут восстановлены автоматически алгоритмом проведения (рис. 12).

Рис. 12. Форма просмотра движений документа

В форме регистра бухгалтерии (раздел Операции

гиперссылка
Журнал проводок
) информацию в списке можно только просмотреть (рис. 13). Для поиска нужной информации целесообразно использовать настройки отбора и сортировки списка.

Рис. 13. Регистр бухгалтерии

Если пользователь не находит среди стандартных документов «1С:Бухгалтерии 8» нужную ему хозяйственную операцию, то в этом случае для создания необходимого набора записей регистра бухгалтерии (и иных специальных регистров) используется ручная Операция

(Раздел
Операции
, гиперссылка
Операции, введенные вручную
).

Проверить корректность введенных ручным способом корреспонденций счетов можно с помощью механизма экспресс-проверки ведения учета.

В помощь при регистрации хозяйственных операций предназначен справочник Корреспонденции счетов

(раздел
Главное
гиперссылка
Ввести хозяйственную операцию
), представляющий собой навигатор по конфигурации, который поможет бухгалтеру по содержанию хозяйственной операции или по корреспонденции счетов бухгалтерского учета по дебету и (или) кредиту счета понять, каким документом необходимо отразить операцию в конфигурации.

Отобрать нужную корреспонденцию счетов можно по счетам дебета или кредита, по содержанию операции (рис. 14) или по документу конфигурации.

Рис. 14. Справочник корреспонденций счетов

Для облегчения ввода повторяющихся хозяйственных операций предназначены типовые операции. Для хранения списка типовых операций, а также для создания новых типовых операций предназначен справочник типовых операций (раздел Операции

гиперссылка
Типовые операции
).

Типовая операция представляет собой шаблон (типовой сценарий) ввода данных о хозяйственной операции и формирования проводок по бухгалтерскому и налоговому учету, а также записей в регистры накопления и сведений.

Введенная операция будет отражаться в журнале операций, а также в списке операций, введенных вручную.

В шапке элемента справочника Типовая операция

в поле
Содержание
указывается краткое содержание проводки (рис. 15). Информацией из этого поля будет заполняться одноименное поле при создании документа
Операция
.

Рис. 15. Создание новой типовой операции

В форме отображаются элементы типовой операции на следующих закладках:

• Бухгалтерский и налоговый учет;
• Список параметров.

На закладке Бухгалтерский и налоговый учет

отображается набор шаблонов для автоматического формирования проводок бухгалтерского и налогового учета. В табличную часть вводятся записи, каждая из которых будет соответствовать автоматически формируемой корреспонденции счетов. При выборе значения для поля выдается форма с выбором варианта заполнения. Существует три варианта:

• Параметр
  (используется для значений, которые заранее не известны и устанавливаются в момент создания документа);
• Значение
  (устанавливается в документ
  Операция
  автоматически значением, заданным в шаблоне и не запрашивается при вводе документа
  Операция
  );
• Не изменять
  (применяется только для периодических регистров сведений, а значение данного поля будет получено из информационной базы на момент создания документа
  Операция
  ).

На закладке Список параметров

отображаются все используемые параметры в данной типовой операции. На данной закладке можно добавлять новые или изменять существующие параметры, а также управлять порядком параметров. Порядок используется для отображения параметров в документе
Операция
.

Для настройки шаблона заполнения регистров сведений и накопления необходимо добавить требуемые регистры, с помощью команды Выбор регистров

(кнопка
Еще
—
Выбор регистров
). После выбора выбранные регистры отобразятся на дополнительных закладках между закладками
Бухгалтерский и налоговый учет
и
Список параметров
.

Проанализировать данные на счетах бухгалтерского и налогового учета можно с помощью стандартных отчетов:

• Оборотно-сальдовая ведомость;
• Оборотно-сальдовая ведомость по счету;
• Анализ счета;
• Обороты счета;
• Карточка счета;
• Главная книга и других.

Взаимная связь между синтетическим и аналитическим учетом

Факты, свидетельствующие о взаимосвязи аналитического учета и синтетического учета:

• Основой для записей обоих видах учета является один и тот же документ.
• Аналитика является дополнительной детализированной характеристикой к синтетическому учету.
• Итоговая сумма оборотов по аналитическим счетам равна итоговому обороту по синтетическому счету, объединяющему детализированную аналитику.

Например, учет материалов на швейном предприятии может быть организован следующим образом.

Синтетический учет

Аналитический учет

Корреспондировать счет 10 может с разными счетами, например, счетами 20, 60, 76, 91, и даже со счетом 94. 94 счет бухгалтерского учета — это это счет учета недостач и потерь.

Классификация и виды

Активные, пассивные и активно-пассивные

Активные счета используются для учета имущества по их составу и размещению. Показатели, здесь учитываемые, включаются в активы бухгалтерского баланса.
Активные:

• предназначены для отражения активов,
• у них всегда дебетовое сальдо (начальное и конечное),
• по дебету показывается увеличение актива,
• по кредиту — его уменьшение.

Примеры активных счетов:

⇒ для учета денежных средств — 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» и т.д.;

⇒ для учета имущества — 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и т.д.;

⇒ для учета расходов — 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 44 «Расходы на продажу» и т.д.

Пассивные счета используются для отражения источников активов по их целевому назначению. Показатели, здесь учитываемые, отражаются в пассиве баланса.
Пассивные:

• предназначены для отражения пассивов,
• у них всегда кредитовое сальдо,
• по дебету отражается уменьшение пассива,
• по кредиту — его увеличение.

Примеры пассивных счетов:

⇒ для учета амортизации — 02 «Амортизация основных средств», 04 «Амортизация нематериальных активов»;

⇒ для учета кредитов — 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;

⇒ для учета капитала — 80 «Уставный капитал», 82 «Резервный капитал», 83 «Добавочный капитал».

Активно-пассивные:

• ведут учет как активов, так и пассивов,
• сальдо у них может быть и дебетовым и кредитовым,
• способны вести себя и как активные, и как пассивные в зависимости от ситуации.

Примеры активно-пассивных счетов:

⇒ для учета расчетов — 60 «Расчеты с поставщиками», 62 «Расчеты с покупателями», 68 «Расчеты по налогам и сборам» и т.д.;

⇒ для учета доходов и расходов — 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы», 99 «Прибыли и убытки».

Балансовые и забалансовые

Балансовые предназначены для отражения сведений об активах и пассивах предприятия, это основные счета, на которых ведется учет всех операций в бухучете.

В Плане 8 разделов содержат 99 балансовых счетов, из которых действуют в настоящее время 62.

Данные балансовых счетов позволяют составить бухгалтерский баланс и участвуют в формирование годовой бухгалтерской отчетности.

Примеры балансовых счетов:

⇒ 01 «Основные средства»;

⇒ 02 «Амортизация основных средств»;

⇒ 03 «Доходные вложения в материальные ценности» … до 99 «Прибыли и убытки».

Забалансовые предназначены для отражения имущества и обязательств, не принадлежащих предприятию, показатели этих счетов не показываются в балансе и не включаются в бухгалтерскую отчетность.

Эти показатели нужны исключительно для бухгалтера, чтобы не забыть о взятых или выданных временных обязательствах, принятом на время имуществе (в аренду, на комиссию, на хранение, для монтажа).

Примеры забалансовых счетов:

⇒ 001 «Арендованные основные средства»;

⇒ 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение» … до 011 «Основные средства, сданные в аренду».

Синтетические и аналитические

Также видами счетов бухгалтерского учета являются:

• синтетические;
• аналитические.

Синтетические (их также называют счета первого порядка) предназначены для обобщенного учета активов и пассивов в денежном выражении. Все счета из Плана — синтетические.

К синтетическим могут открываться субсчета (их также называют счета второго порядка), на них показывается детализация сумм, отраженных по синтетическому счету, к которому открыты субсчета. Учет на субсчетах также ведется в денежном виде.

Рекомендации по видам и наименованиям субсчетов, которые можно открыть к синтетическим счетам, представлены в Плане.

Пример:

Синтетический счет первого порядка 41 «Товары», к нему могут быть открыты субсчета второго порядка:

• 41.1 «Товары на складах, базах и овощехранилищах»;
• 41.2 «Товары в розничной торговле» и т.д.

Аналитические предназначены для подробного учета активов и пассивов с большой детализацией, учет может вестись как в денежном виде, так и в натуральных измерителях (штуки, килограммы, километры, литры, коробки и т.д.).

Показатели синтетических счетов используются для составления бухгалтерского баланса, данные аналитических счетов нужны для более удобного и наглядного учета, облегчают работу бухгалтера.

Предприятие обязано вести бухучет на синтетических счетах, аналитический учет ведется в том случае, если это необходимо компании.

Пример:

Организация занимается продажей товара — мебель.

Согласно Плана счетов, для отражения наличия и движения мебели организация будет применять синтетический счет первого порядка 41 «Товары», на котором откроет субсчета второго порядка:

• 41.1 «Товары на складах, базах и овощехранилищах» — для мебели на оптовом складе;
• 41.2 «Товары в розничной торговле» — для мебели в розничном магазине.

Аналитические счета к сч. 41 будут открыты по видам мебели:

• «Столы»;
• «Стулья»;
• «Шкафы» и т.д.

Отображение синтетического и аналитического учета в отчетности организации

Ведение бухгалтерского учета путем двойной записи на счетах по утвержденному рабочему плану счетов является обязанностью организации.

Обороты и итоги синтетического учета находят свое отражение в главной книге. Главная книга является основой для составления бухгалтерской отчетности, в том числе бухгалтерского баланса.

Посмотреть пример Главной книги и других бухгалтерских регистров вы можете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Ведение аналитического учета находит свое отображение в разнообразных учетных регистрах: карточках о движении имущества, накопительных ведомостях и прочей отчетной документации. Объединение синтетического и аналитического учета в одном учетном регистре является распространенным явлением.

Взаимосвязь понятий

Как мы отметили ранее, СУ и АУ непосредственно связаны между собой. Так, синтетические бухсчета — это общая картина о показателях бухучета организации, а аналитика — это детализация сведений в разрезе каких-либо характеристик, критериев, показателей. Однако данные СУ всегда равны суммарным значениям АУ за отчетный период. Расхождений в данном случае не предусмотрено.

Что это означает? Иными словами, сведения СУ по конкретному бухсчету не могут отличаться от сумм показателей АУ по данному синтетическому бухсчету. Проконтролировать данную взаимосвязь помогают специальные бухгалтерские регистры и отчеты. Так, например, оборотная ведомость по аналитическим счетам, заполненная за отчетный период либо составленная на конкретную дату (временной промежуток), позволяет получить исчерпывающие сведения о движении объектов БУ.

Рассмотрим ситуацию на конкретном примере, для наглядности используем вышеуказанные условия.

Следовательно, ключевой регистр БУ, который позволяет получить детализированную и структурированную картину о данных АУ, — это оборотные ведомости по счетам аналитического учета.

Контроль правильности ведения синтетического и аналитического учета

Основным документом контроля правильности отображения записей по бухгалтерским счетам является оборотная сальдовая ведомость.

Подробней о порядке формирования оборотных ведомостей см. в материале «Как заполнить оборотную ведомость (бланк, образец)?».

Данный учетный регистр представляет собой группировку по счетам бухгалтерского учета, включая субсчета, с указанием их наименования, итоговых остатков на начало периода, оборотов за период (по активу и пассиву счетов), итоговой суммы на заданную дату.

ВАЖНО! Оборотная ведомость может составляться за любой временной промежуток: как за день, так и за месяц, полный и неполный год. Для формирования бухгалтерского баланса берутся данные оборотной ведомости за отчетный период.

Ведомость должна отвечать главному принципу — равенства (итоговые сальдо по дебету и кредиту бухгалтерского счета должны быть равны между собой).

ВАЖНО! Принцип равенства регламентируется и характеризуется строением бухгалтерской отчетности (бухгалтерского баланса). Дебет счетов отвечает за имущество хозяйствующего субъекта, по кредиту счетов отражаются источники формирования имущества. Несоблюдение равенства однозначно говорит о нарушении и некорректном отображении фактов деятельности организации в бухучете.

Тонкости составления бухгалтерского баланса подробней смотрите в статье «Заполнение формы 1 бухгалтерского баланса (образец)».

Оборотные ведомости по аналитическому учету могут иметь различную форму. К ним относятся разнообразные ведомости — отчеты кладовщиков, товарные отчеты, прочие учетные регистры. Порядок и сроки формирования ведомостей регламентируются установленным документооборотом организации и законодательными нормами. Чаще всего для составления аналитических отчетов это календарный месяц.

Виды аналитических счетов

Используемые в бухучете аналитические счета имеют две разновидности:

1. Количественно-суммовые. Когда используются эти счета, бухгалтерия ведет количественный учет в дополнение к денежному эквиваленту. Например, прописывает количество ТМЦ, которые были оприходованы на склад.
2. Суммовые аналитические счета. На них учет проходит только в денежном эквиваленте.

Количественный учет ведется параллельно с аналитическим, и они должны быть организованы так, чтобы в итоговом значении показатели по ним совпадали и позволяли производить взаимный контроль.