Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Сдавайте отчетность и храните документы в Контур.Экстерне.

Узнать больше

Бухгалтерские документы: зачем хранить

Организации и предприниматели ежедневно создают множество бумаг и файлов. Их важно систематизировать и хранить в соответствии с установленными правилами, это делается не только для удобства работы, при этом бумаги имеют разные сроки хранения. Например, годовую бухгалтерскую отчетность нужно хранить постоянно, а правила трудового распорядка — 1 год.

Документы прошлых периодов, даже очень давних, могут помочь:

• защитить свои интересы в суде при разногласиях с контрагентами;
• представить информацию государственным органам о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку;
• обосновать законность операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой.

Если не предоставить отчет по требованию, налоговые инспекторы вправе оштрафовать, а также доначислить налоги и взносы.

Если бумаги были утрачены или испорчены, компания должна постараться их восстановить.

Как подготовиться к хранению документов

Важно определить правила, сроки хранения каждого типа бумаг, затем закрепить положения в локальных актах компании. Если в нормативных актах обозначены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).

Хранение регулируют:

• Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
• Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• Налоговый кодекс РФ.
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Если в Перечне Росархива срок определен как «до минования надобности», организация сама определяет срок хранения, но он не может быть меньше 12 месяцев (п. 4.6 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Компании должны обеспечить сохранность всех документов: бумажных и электронных — независимо от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона 125-ФЗ). Срок хранения не зависит от формы — электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Хранить их следует в том виде, в котором они были составлены: бумажные нельзя оцифровать, а электронные распечатать.

Для бумаг компании понадобятся папки, стеллажи, площади — к помещениям есть особые требования в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Электронным файлам, подписанным цифровой подписью, тоже нужно обеспечить режим хранения, исключающий утрату или уничтожение информации и перезаписывать данные на новые носители по мере устаревания прежних.

Отправляйте и храните отчеты, первичку, кадровые и прочие документы в Контур.Экстерне.

Узнать больше

Как определить начало срока хранения

Для разных типов бумаг и файлов будет отличаться момент, с которого начинается отсчет срока хранения. По общему правилу этот срок отсчитывается с 1 января следующего года, после того как по документам закончилось делопроизводство. Например:

• для отчетности, аудиторских заключений, регистров бухучета отсчитывать срок хранения начинают после отчетного периода (п. 1 ст. 29 402-ФЗ);
• для учетной политики, стандартов компании, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета, а также для средств воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи срок начинает течь, после того как они в последний раз использовались для составления отчетности (п. 2 ст. 29 402-ФЗ);
• для бумаг по основным средствам, нематериальным активам (акты, ведомости, заключения об определении амортизации и пр.) срок отсчитывается с года, следующего после продажи, списания или выбытия имущества (стр. 323 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236);
• для бумаг и файлов по безнадежным долгам контрагентов (договоры, письма, платежки) отсчет идет после периода, когда долги признали безнадежными.

Что делать, когда истек срок хранения документов

Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Руководитель создает приказом экспертную комиссию из сотрудников организации, которая отбирает такие бумаги и составляет об этом протокол с повесткой и решением. Протокол подписывают все участники.

Затем составляют акт с перечисление бумаг для уничтожения. Компания может передать их для утилизации специальной организации или уничтожить самостоятельно:

• сжечь;
• обработать химическими веществами;
• измельчить с помощью шредера.

После уничтожения составляют еще один акт о фактическом уничтожении, в нем тоже указывают данные о компании и уничтоженных документах.

Храните отчеты, налоговые и бухгалтерские документы в архиве Контур.Экстерна. Архив всегда доступен, можно скачать на свой компьютер.

Узнать больше

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Срок хранения первичных документов

Срок хранения первички — 5 лет после периода, когда их последний раз использовали (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 277 Перечня). Такой же срок установлен для оправдательных документов: банковских, кассовых документов и книг, ордеров, табелей, актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов.

После истечения 5 лет первичку можно уничтожить, но только после завершения ее проверки налоговыми и другими контролирующими органами, а также аудиторской проверки (письмо Росархива от 26.03.2020 №7/905). Экспертная комиссия организации не обладает полномочиями по проведению проверок. При разногласиях первичку хранят до разрешения спора. За ее уничтожение без выездной налоговой или аудиторской проверки компании может грозить штраф.

Сколько хранить налоговые документы

НК РФ не содержит точного перечня налоговых документов, но на практике к ним можно отнести:

• декларации, отчеты, расчеты по всем видам налогов;
• налоговые регистры;
• свидетельства об освобождении от налогов, льготах, отсрочках в уплате или отказе в них;
• книги покупок и продаж;
• сведения о доходах физических лиц;
• расчетно-платежные ведомости;
• кассовые и банковские документы;
• акты выполненных работ, оказанных услуг и др.

Любые бумаги из этого списка налоговые инспекторы могут посчитать необходимыми для расчета и уплаты налогов. А значит они вправе потребовать их при выездных, камеральных, встречных проверках и других мероприятиях налогового контроля.

Бумаги, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, хранят 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24). Отсчет срока хранения начинается с 1 января после окончания налогового периода, в котором файл или бумагу использовали для составления отчетности и расчета налогов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).

Документы, подтверждающие убыток организации, хранят в течение всего срока, когда они уменьшают налоговую базу (п. 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Книги покупок и продаж хранят 4 года, отсчет ведут с даты последней записи (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137).

Отчитывайтесь во все контролирующие органы, храните отчеты и другие документы в Контур.Экстерна.

Узнать больше

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

• перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
• закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
• в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Обратите внимание! Госдума внесла поправки в ст. 23 и 24 НК РФ, которые увеличиают сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо четырех.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Срок хранения кадровых документов

Понятия «кадровые документы» в законе нет, но на практике их можно разделить на бумаги по личному составу и положения или приказы, которые распространяются на всех сотрудников. Например, к ним относят:

• трудовые договоры с допсоглашениями;
• график отпусков, график сменности;
• штатное расписание, табель учета рабочего времени;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о персданных работников;
• акты и приказы о полномочиях на подписание документов;
• положение об аттестации рабочих мест;
• положение по охране труда;
• документы по воинскому учету и другие бумаги, связанные с кадровым составом.

Бумаги по личному составу (приказы о приеме на работу, увольнении, трудовые договоры, договоры ГПХ, личные карточки и пр.) хранят согласно ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечня:

• созданные до 2003 — не менее 75 лет;
• созданные после 2003 — не менее 50 лет.

Платежные ведомости, расчетные листки хранят 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников, а в ином случае — 50 лет.

В течение 5 лет хранят приказы о привлечении сотрудников к работе в выходные и нерабочие дни.

Если сотрудник получил образование за счет организации, свидетельства об этом хранятся по срокам налоговых документов — не менее 5 лет: чтобы списать затраты в расходы, организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (п.3 ст. 264 НК РФ).

В приказе Росархива № 236 перечислены другие бумаги, сгруппированные в зависимости от сферы применения. Например:

• правила трудового распорядка хранят 1 год;
• графики отпусков, должностные инструкции, приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года;
• отчеты о командировках, приказы об отпусках, табели учета рабочего времени — 5 лет;
• а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет и т.д.

Сдавайте отчетность по актуальным формам и без ошибок. Храните отчеты и другие документы в электронном архиве.

Узнать больше

ОФОРМЛЯЕМ ДЕЛА НА ХРАНЕНИЕ

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

• постоянного срока хранения;
• временного (свыше 10 лет) срока хранения;
• документы по личному составу (все, включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа-­заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

• общее количество листов;
• пропущенные номера;
• литерные номера.

Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 – 3 +2).

Правила 2015 ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Однако с какого значения начинается это «слишком много», неизвестно. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. 75 Правил нотариального делопроизводства (утверждены решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78):

Извлечение

из Правил нотариального делопроизводства

75. […] Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

[…]

Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда обязательно. Процитируем Правила 2015:

Извлечение

из Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

[…]

Внутренняя опись представляет собой своеобразное оглавление тома.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

Извлечение

из Основных правил работы архивов организаций

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

[…]

Таким образом, составить внутреннюю опись можно и к тому с приказами по основной деятельности (особенно если из­-за неверной систематизации в нем была нарушена нумерация), и к тому с перепиской, если это облегчит пользование томами.

Форма внутренней описи приведена в Правилах 2015 (приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word (Пример 1).

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

• о надорванных листах;
• склеенных листах;
• брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
• листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).

Этап четвертый: сшиваем том

• Выбираем обложку. Документы постоянного срока хранения оформляются в картонные обложки, специально предназначенные для дел постоянного срока хранения (рис. 1). Найти их проще на сайтах интернет-магазинов, а не в торговых залах – товар это не самый ходовой, поэтому на прилавок его выкладывать часто забывают.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

• Делаем обложку. Если руководство посчитает, что это слишком дорого, секретарю придется брать в руки ножницы, картон и создавать обложки самому. Однако сделать приличные обложки получится только в том случае, если удастся найти качественный картон, разрезанный на листы, равные или чуть больше формата А4. Из обычного «Для детского творчества» ничего хорошего не выйдет.

Для самостоятельного изготовления обложки понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий переплетный материал на бумажной основе) и двусторон­ний скотч.

Принцип сшивания покупных и самодельных обложек один:

1. Сложить вместе нижнюю крышку, документы и верхнюю крышку, просверлить и сшить переплет.

2. Завернуть мягкий материал (при самостоятельном изготовлении – полоску бумвинила) вниз за нижнюю крышку и приклеить внатяг снизу скотч (рис. 2).

В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же, как на рис. 3.

• Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов (рис. 4, 5).

Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно быть 8 см (в соответствии с рекомендациями ГОСТ 17914­72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»), поэтому на измерителе следует выставить значение «888».

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

1) внутренняя опись (если она создавалась);

2) документы дела;

3) лист­заверитель.

• Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») – длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

Длина нити на стандартный том – примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем – уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно – все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Направление иглы с нитью при сшивании тома показано на рисунке 6.

После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Если обложки нет – просто выводятся с внутренней стороны без каких-­либо дальнейших манипуляций.

Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи (Пример 3 ).

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

Итак, алгоритм оформления до­кументов на постоянное хранение выглядит следующим образом:

Сроки хранения отчетности в 2022 году

Отчетность — это вид документации, для нее установлены свои сроки хранения, которые во многом совпадают со сроками для других документов — первичных или кадровых. Сроки хранения бухгалтерской, налоговой отчетности и других бумаг мы привели в сводной таблице.

Таблица сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2022 году

Сдавайте отчетность по актуальным формам и без ошибок. Храните отчеты и другие документы в электронном архиве.

Узнать больше

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

• о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)»;
• о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Срок хранения статистической отчетности

Организации представляют в Росстат статистическую отчетность в форме электронного файла, заверенного усиленной КЭП. У таких документов, как и у бумажных, есть сроки хранения:

• сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты должны храниться в организации постоянно;
• полугодовые и квартальные — 5 лет, при отсутствии годовых — постоянно;
• месячные — 1 год, при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — постоянно.

Статистические отчеты и таблицы по вспомогательным направлениям и видам деятельности имеют другие сроки:

• сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты, а также полугодовые — 5 лет;
• квартальные — 3 года;
• месячные и единовременные — 1 год.

Свидетельства об итогах деятельности (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени), отчеты о выполнении грантов организация должна хранить постоянно.

5 летний срок имеют бумаги о выполнении целевых программ, годовые отчеты о работе структурных подразделений, журналы учета передаваемых статистических данных.

1 год — срок хранения индивидуальных отчетов работников, вспомогательных книг по оперативному, статистическому учету и отчетности.

Срок хранения отчетов ПФР и ФСС

Перечень, утвержденный приказом Росархива № 236, содержит информацию по срокам хранения отчетности, представляемой в государственные фонды.

Расчеты по страховым взносам — годовые и квартальные — имеют одинаковый срок хранения (стр. 308 Перечня):

• если они созданы до 2003 — срок не менее 75 лет;
• после 2003 — не менее 50 лет.

Карточки индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов нельзя уничтожать 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50 или 75 лет в зависимости от года их создания (стр. 309 Перечня).

Сведения, представляемые в Пенсионный фонд РФ для индивидуального (персонифицированного) учета, следует хранить 5 лет (стр. 624 Перечня).

Отчитывайтесь во все контролирующие органы, храните отчеты и другие документы в Контур.Экстерна.

Узнать больше

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 236, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 236, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Срок хранения отчетности ИП

Индивидуальный предприниматель обязан соблюдать те же самые сроки хранения документов, которые установлены для организаций. Выбранный им налоговый режим не имеет значения.

Перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, обязателен только для организаций. Но в перечне есть строки, напрямую касающиеся ИП. Например, Росархив обязывает предпринимателей хранить:

• налоговые декларации в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 310 Перечня);
• книги учета доходов и расходов на УСН в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 318 Перечня).

Бумаги для исчисления и уплаты страховых взносов ИП должен хранить в течение 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Если ИП прекратил деятельность, документы нельзя уничтожать до окончания срока хранения. Кадровые документы нужно передать в государственный или муниципальный архив, по ним сотрудникам назначают пособия и пенсию.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале.

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Санкции за нарушение порядка хранения документов

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП). Меры ответственности — предупреждение или административный штраф в размере:

• от 1 000 до 3 000 рублей — для ИП;
• от 3 000 до 5 000 рублей — для должностных лиц, например директора или бухгалтера;
• от 5 000 до 10 000 рублей — для юридических лиц.

Для организаций есть ответственность за другие нарушения:

• грубое нарушение требований бухгалтерского учета, в том числе в отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности — например отсутствуют первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская отчетность или аудиторское заключение (ст. 15.11 КоАП), регистры налогового учета, счетов-фактур (ст. 120 НК РФ);
• нарушение требований законодательства о хранении и информации, содержащейся в информационных системах (ст. 13.25 КоАП).

За непредставление по требованию налоговой утерянных или досрочно уничтоженных документов размер штрафа зависит от того, для какой проверки запросили документы:

• вне проверок — штраф 5 000 рублей;
• повторное нарушение в течение календарного года — 20 000 рублей (ст. 129.1 НК РФ);
• при камеральной или выездной проверке — 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ).

Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет

В нормах, которые содержатся в п. 4 ст. 283 НК РФ, сказано о том, что компании обязаны хранить источники, подтверждающие убытки, в случае переноса таковых на будущие периоды. Авансовый отчет относится к их числу, поскольку, как мы отметили выше, подтверждает корректность расходования средств, выданных работодателем наемному сотруднику.

В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ отчеты нужно хранить на протяжении всего периода, пока соответствующие расходы снижают налоговую базу. Таковой может составлять до 10 лет, следующих за тем периодом, в котором зафиксирован соответствующий убыток (п. 2 ст. 283 НК РФ), в данном случае связанный с расходованием денежных средств наемным сотрудником.

В течение какого срока хранить авансовый отчет, если возникли споры и/или разногласия с налоговиками или с подтчетником? Ответ на этот вопрос есть в КонсультанПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

Как хранятся документы в Контур.Экстерне

Все отправленные через Экстерн отчеты, подтверждения даты отправки, квитанции, извещения и другие созданные файлы бессрочно хранятся на защищенных серверах Контура — оператора электронного документооборота. У абонентов Экстерна всегда есть доступ к ним.

Даже если вы перестанете пользоваться Экстерном, доступ в архив сохранится. Если документы хранятся в Экстерне в зашифрованном виде, потребуется сертификат электронной подписи, которым вы их заверяли.

Всегда доступный архив на компьютере

Еще для абонентов Экстерна есть бесплатная программа Контур.Архив, которая автоматически выгружает из Экстерна и сохраняет копии документов на компьютер.

Контур.Архив скачивает отчеты в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, а также требования, в том числе формализованные ответы на требования и представленные первичные документы к отчетам.

Хранение рабочих документов

В Экстерне можно хранить не только отчеты, но и свои рабочие документы: сканы, договоры, первичку, доверенности. Для этого в системе есть специальный раздел «Файлы». Если вы потеряете бумажные оригиналы или ваш компьютер будет в ремонте, вы сможете легко найти нужный вам файл в Экстерне. Хранилище доступно пользователям тарифных планов: «Оптимальный Плюс», «Максимальный», «Общий» и «Общий Плюс».

Формируйте отчеты в электронном виде и храните ваши файлы в Контур.Экстерне — это избавит от сложностей с содержанием архива.
Узнать больше