Какие документы относятся к кассовым
Кассовые операции оформляют кассовыми документами, среди которых в 2022 году обязательны к применению:
- приходный кассовый ордер (КО-1),
- расходный кассовый ордер (КО-2),
- кассовая книга (КО-4),
- расчетно-платежная ведомость (Т-49),
- платежная ведомость (Т-53).
Эти документы можно вести и на бумаге, и на электронных носителях.
Из перечисленного выше списка непосредственно к кассовым документам относят лишь приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Другие документы кассовыми по закону не являются, однако все же используются при оформлении кассовых операций.
Сколько хранить кассовые документы в 2020 году
Сроки хранения кассовых документов прописаны в перечне, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010, и зависят от типа документа. Информация о сроках хранения представлена в таблице:
| Название документа | Срок хранения | С какой даты отсчитывать срок | Основание |
| Расчетно-платежная ведомость Т-49, платежная ведомость Т-53, используемые для расчета и выплат зарплаты, стипендии и др. |
| С 1 января года, следующего за годом, в котором сформирован документ | п. 412 перечня, утв. Приказом № 558 |
| 5 лет Примечание: налоговое законодательство устанавливает меньший срок хранения первички, чем бухгалтерское — 4 года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) поэтому берем наибольший срок — 5 лет (по Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ) | С 1 января года, следующего за отчетным годом | п. 362 перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, п. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» |
Пример
Кассовая книга сшита, скреплена печатью и подписью руководителя 31 декабря 2022 года. Срок хранения книги начинается с 1 января 2020 года и заканчивается 31 декабря 2025 года.
Сроки хранения документов по учету и налогам
Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет 5 лет. Это срок установлен в статье 29 закона о бухучете № 402-ФЗ.
Сроки хранения большинства кадровых, банковских документов и документов по оценке ОС, НМА и т. п. установлены приказом Росархива от 20 декабря 2022 года № 236.
Основные сроки хранения налоговых документов можно найти в Налоговом кодексе. Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и взносов, в том числе документы, подтверждающие доходы и расходы, уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет после окончания налогового периода, в котором документ был использован.
Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ внес поправки в статью 23 НК РФ.
Сроки хранения первичных документов законом по налогам с четырех лет увеличены до пяти лет.
Сроки хранения учетных документов по НДС установлены cогласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23, подпункту 5 пункта 3 стать 24 НК РФ, документы, которые легли в основу расчета налоговой базы и уплаты налогов, нужно хранить 5 лет. постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137 и есть в приказ Росархива № 236.
Чтобы вы не тратили время на поиск нужного ответа, мы собрали все сроки хранения в единую таблицу.
Сроки хранения документов в 2022 году
| Документ | Срок хранения | Основание |
| БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
| Первичные учетные документы | 5 лет Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу | П. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Ст. 29 Закона № 402-ФЗ |
| Кассовые документы и книги | ||
| Банковские документы | ||
| Корешки чековых книжек | ||
| Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств | ||
| Авансовые отчеты | ||
| Переписка с банком | ||
| Кассовый чек и бланк строгой отчетности | 6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе | П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ |
| Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями | 5 лет | Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ |
| Документы учетной политики | 5 лет | П. 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним | Годовая — постоянно Промежуточная — 5 лет | П. 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| РАСЧЕТ И УПЛАТА НАЛОГОВ И ВЗНОСОВ | ||
| Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ | 5 лет | П. 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет | П. 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 П.8 ст. 23 НК РФ |
| Документы, необходимые для исчисления налогов и документы, подтверждающие расходы | 5 лет | П.8 ст. 23 НК РФ Ст. 29 закона № 402-ФЗ |
| Документы, подтверждающие объем понесенного убытка | Весь период, по которому уменьшен налог | |
| Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы. | 5 лет | |
| Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки | 10 лет | |
| Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронный подписей, которыми завизированы документы. | 5 лет | |
| Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные): | ||
| если делопроизводство закончено до конца 2002 года | 5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) | П. 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года | 5 лет (50 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) | |
| Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов | 6 лет | П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Счета-фактуры | 5 лет | П. 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137 |
| Книги покупок продаж и дополнительные листы к ним | 4 года с момента последней записи | Постановление Правительства от 2612.2011 № 1137 |
| Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов | 6 лет | П. 3 ст. 89.2 НК РФ |
| ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАРПЛАТЕ | ||
| Положения об оплате труда и премировании работников | 5 лет | П. 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов | 6 лет | П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Реестры сведений о доходах физлиц | 5 лет | П. 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Лицевые счета работников: для документов, по которым: | ||
| Делопроизводство закончено до конца 2002 года | 75 лет | П. 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Делопроизводство закончено после 1 января 2003 года | 50 лет | |
| Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат | В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет. | П. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Исполнительные листы | 5 лет | П. 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Табели учета рабочего времени | 5 лет | П. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи | 5 лет | П. 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов | 6 лет | Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ |
| Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников | 5 лет | П. 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Расходные ордера на санаторно-курортные путевки | 5 лет | П. 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
| Приказы и распоряжения по основной деятельности: вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных | Постоянно | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год | П. 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Положения или инструкции по обработке персональных данных | Постоянно | П. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после того, как истечет срок действия согласия или после отзыва | П. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| График отпусков Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | П. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | П. 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Заявки о потребности в иностранцах | 1 год | П. 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда | 5 лет | П. 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | П. 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы о направлении в командировку | 5 лет | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков | 5 лет | П. 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей | 5 лет | П. 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров | 3 года | П. 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет | П. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы А также: докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу. | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении | П. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним | П.301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Личные дела и личные карточки работников | П. 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Приказы об изменении анкетно-биографических данных | П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | |
| Уведомления, предупреждения работников | 3 года | П. 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии | 1 год | П. 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет | П. 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда – табелей учета рабочего времени и приказов на командировки | 50 (75) лет | П. 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА | ||
| Документы о переоценке основных фондов и амортизации | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов | П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы о списании основных средств | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. | П. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс | 5 лет после выбытия имущества | П. 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| УСН | ||
| Книги учета доходов и расходов на УСН | 5 лет | П. 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ЭКСПЕРТНО-АНАЛИТИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ | ||
| Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов | 10 лет | П. 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ПЛАН ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ | ||
| План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету | ||
| по месту утверждения | 5 лет | П. 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| по месту разработки | постоянно | |
| Отчеты о выполнении планов ФХД | ||
| годовые | постоянно | П. 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| квартальные | 5 лет | |
| месячные | 1 год | |
| Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий | 5 лет | П. 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ДОГОВОРЫ И СОГЛАШЕНИЯ | ||
| Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества | По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет | П. 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор дарения (пожертвования) имущества | До ликвидации организации | П. 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор лизинга | 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу | П. 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы по залогу недвижимости | 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. | П. 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор мены недвижимости; движимого имущества | До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств | П. 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу | 15 лет; 10 лет | П. 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Договор кредита или займа с условием о залоге имущества | 10 лет | П. 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Если в различных нормативных актах для одного и того же типа документа установлены разные сроки хранения, ориентируйтесь на больший срок.
Сроки хранения кассовых чеков и фискального накопителя в 2022 году
С введением онлайн касс у продавца нет необходимости сохранять бумажные чеки, однако он обязан хранить ФН (фискальный накопитель) в течение 5 лет с момента, когда закончено его использование (п. 2 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…»).
В связи с тем, что вся информация о покупках записывается на накопитель, необходимость в ведении и хранении книги кассира-операциониста пропала.
Совсем иная ситуация, когда организация выступает не продавцом, а покупателем — приобретая что-то для своих нужд и получив чек об оплате, выпущенный онлайн-кассой поставщика. В этом случае покупатель хранит чек в качестве первичного документа, подтверждающего совершение операции, в течение 5 лет после окончания отчетного года.
Бумажные чеки быстро выцветают, поэтому для исполнения обязанности по их хранению можно:
- попросить продавца отправить чек в электронном виде (для этого нужно назвать электронный адрес, номер телефона, считать QR-код);
- сразу снять копию с чека и подшить ее к оригиналу.
Данные, указанные в чеке или БСО, должны быть читаемы в течение не менее, чем 6 месяцев после проведения хозоперации (п. 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).
Для чего нужно хранить чек
Дело в том, что организации нужно вести бухгалтерскую отчетность. Нужен чек эквайринга и для решения спорных ситуаций с клиентом. И еще в нескольких случаях:
- При утрате Z-отчета. Налоговые службы могут выписать за это немалый штраф. Сохранение слип-чека поможет составить отчет, в котором будут отражены все доходы и расходы.
- При ведении бухгалтерского учета. Данные о наличных и безналичных операциях отражаются в разных колонках.
- Для предоставления отчета в банк. Финансовая организация вправе потребовать у своих клиентов все слипы за любой, выбранный ими срок. Если вы правильно их храните, то их сбор займет немного времени. Обычно банки дают на это 3 дня.
- Для возврата денег покупателю. Если ваш слип будет утерян, клиент может предоставить вам свой, и деньги вы обязаны будете вернуть. Но, чтобы отразить эту операцию в отчете, вы должны иметь свой документ об оплате.
Важно также знать, как правильно хранить чеки по эквайрингу, ведь информация, напечатанная на них, со временем исчезает. Чтобы документ сохранился, сделайте его ксерокопию и положите в отдельную папку.
При оплате банковской картой терминал дополнительно выдаёт аналогичный слип чек, которые подтверждает получение товара/услуги и списание средств со счета покупателя.
Что грозит нарушение сроков хранения кассовых документов
Если избавиться от кассового документа, подтверждающего хозяйственную операцию, раньше срока, налоговики при проверках могут снять соответствующие расходы. Результат — доначисление налогов, пени и штраф.
Кроме того, за отсутствие первичных документов инспекторы могут оштрафовать налогоплательщика на 10 000 руб. (при первичном нарушении) или 30 000 руб. (при повторном) — в соответствии со ст. 120 НК РФ.
Существует также административное наказание для должностных лиц за нарушение сроков хранения документов:
- штраф по ст. 15.11 КоАП в сумме 5 000-10 000 руб. (за первичный проступок), 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (за повторное нарушение);
- штраф по ст. 13.20 КоАП в сумме 300-500 руб.
Как уничтожить просроченные документы
Если у кассовых документов истек срок хранения, их нужно уничтожить. Необходимо не только избавиться от документов, но и правильно это оформить. Для этого составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Его подписывает экспертная комиссия, состав которой должен утвердить руководитель организации.
Бланк акта на уничтожение документов
Если уничтожаемых документов очень много, можно не указывать полный перечень, а только их вид. Например: авансовые отчеты за ____ год.
Избавиться от документов можно двумя способами:
- своими силами (если объем бумаг небольшой);
- с помощью нанятой организации.
Если вы самостоятельно уничтожаете бумаги, можно воспользоваться шредером — это быстро и удобно.
Подводим итоги
- Срок хранения большинства кассовых первичных документов — 5 лет, отсчитываемых с 1 января года, следующего за отчетным годом. Ведомости на выдачу зарплаты хранятся 5 лет (при наличии лицевых счетов), 75 (50) лет (если лицевые счета отсутствуют).
- Владельцы онлайн касс обязаны хранить не сами пробиваемые чеки, а фискальный накопитель, в котором записана вся информация о продажах.
- За нарушение сроков хранения документов предусмотрена налоговая и административная ответственность.
Сколько лет хранится кассовая документация
5 лет после отчетного года – таков необходимый срок хранения кассовых документов в организации (исходя из вышеперечисленных норм). На основании этого можно установить минимум пятилетний срок хранения для ПКО и РКО, кассовых книг, книги учета № КО-5, и других документов, оформляющих кассовые операции.
Исключением являются зарплатные платежные ведомости. Такие документы следует хранить не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета (п. 412 приказа Минкультуры РФ № 558). В ином случае срок хранения стандартный – 5 лет.
Если документы используются в качестве доказательств в судебных разбирательствах – их нельзя уничтожать до вынесения окончательного решения суда.
