Зачем это нужно
Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.
Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.
Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.
Какие сроки хранения установлены для основных бухгалтерских документов?
На год увеличили срок хранения счетов-фактур: с четырёх лет до пяти.
Документы о получении зарплаты нужно хранить шесть лет, а не пять. Это касается только случаев, когда у работников есть лицевые счета.
В 15 раз снизили срок хранения реестров сведений о доходах физлиц. Теперь это пять лет вместо 75.
Для лицевых счетов работников срок хранения тоже скорректировали. Прежний срок 75 лет остался только для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года. Если оно закончено после 1 января 2003 года, хранить лицевой счёт нужно 50 лет.
Срок хранения первичных учетных документов остался прежним — пять лет. Однако теперь норма содержит уточнение: если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу.
Закреплена обязанность пять лет хранить справки:
— об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;
— о состоянии расчётов с бюджетом.
Кроме того, теперь есть прямая норма для расчётов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.
Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности остался прежним — пять лет. Однако теперь появилось уточнение, что он применяется при условии погашения долга.
Как определить срок
Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:
- Налоговому кодексу;
- ФЗ «Об архивном деле»;
- ФЗ «О бухгалтерском учете».
Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:
- конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
- обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).
Сроки хранения договоров: на что обратить внимание
В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов:
- постоянный;
- временный (свыше 10 лет);
- временный (до 10 лет включительно).
Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.
Типовые и ведомственные перечни применяются:
- при определении состава и сроков хранения архивных документов, при составлении номенклатур дел и формировании документов в дела;
- при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.
Перечни являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.
В настоящее время при составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров мы используем следующие утвержденные типовые перечни:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 1), приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380. - Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения
, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень 2). Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.
Сразу же сделаем оговорку по поводу использования Перечня 1 акционерными обществами
.
В соответствии с п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг». На сегодняшний день документом, устанавливающим такой порядок, является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Данным постановлением предусмотрено, что сроки хранения документов, подтверждающих права общества на имущество, находящееся на его балансе, а также внутренние документы общества определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.10.2000. Как видим, документ содержит ссылку на конкретный Перечень, который в настоящее время утратил силу (см. приказ Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 63). Мнения о том, какой же перечень использовать акционерным обществам, разнятся.
Одна из точек зрения, а именно – необходимость использования старого Перечня, высказана членом Гильдии Управляющих Документацией Натальей Храмцовской в статье «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов».
Связанный материал
Проблемы применения нового перечня типовых управленческих архивных документов
№ 01 / 2011
Статью Натальи Храмцовской «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов» читайте в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 1’ 2011
Сроки в зависимости от вида договора
Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.
Основные позиции приведены в таблице:
| Вид | Установленный период (лет) |
| Соглашения об определении долей в праве собственности | До ликвидации организации |
| По оформлению земельных участков в собственность, купле-продаже и т. д. | До ликвидации |
| Купле-продаже зданий, сооружений, имущественных комплексов | До ликвидации |
| Аренды | Недвижимого имущества — 10 Движимого имущества — 5 |
| Залога | 10 |
| Проката | 5 |
| Поручения | По недвижимому имуществу — 15 По движимому имуществу — 10 |
| О передаче права на результат интеллектуальной деятельности | 5 |
| О закупках отдельными видами юрлиц | 5 |
| Учредительные | Постоянно |
| Трудовые | До ликвидации, затем передаются в муниципальный архив |
Таблица сроков хранения
В таблице показали, какие документы подлежат хранению после закупочных процедур по 44-ФЗ, и разделили длительность по типам документов.
| Вид регистра | Период сохранности, лет |
| Предельный срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) | 5 (после исполнения) |
| Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений | 3 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся) |
| Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.) | Постоянно |
| План-график | 3 |
| Все журналы регистрации | 3 |
| Реестры контрактов | Постоянно |
| Отчеты по контрактам | Постоянно |
| Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта | До ликвидации организации-заказчика |
Если заказчик оформляет отдельное распоряжение о лимитах бюджетных обязательств, выделенных на закупочную деятельность, срок хранения приказа о лимите закупок определяется по п. 19 приказа Росархива № 236. Все приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся в течение 5 лет. А вот распоряжения по основной деятельности необходимо хранить постоянно или до ликвидации организации.
Сколько хранить в архиве
Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:
- текущее (во время исполнения);
- в архиве.
Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.
Что поменялось в сроках хранения кадровых документов?
Несколько кадровых документов придётся хранить дольше, чем сейчас, например:
— график отпусков — три года, а не год;
— книги, журналы, карточки учёта, базы данных отпусков — пять лет вместо трёх.
Некоторые документы нужно будет хранить меньше, чем сейчас:
— документы о дисциплинарных взысканиях — три года вместо пяти лет;
— заявки о потребности в иностранцах — год вместо пяти лет;
— документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет, а не постоянно;
— книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет, а не постоянно.
Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки работников. В прежнем перечне для таких документов был установлен срок хранения 75 лет.
Кроме того, для отдельных видов документов установили специальный срок хранения. Так, уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года. Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придётся хранить год. Журналы, книги учёта инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет.
Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков хранения?
Ответственность за нарушение сроков хранения документов предусмотрена различными нормативно-правовыми актами. К примеру, административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена статьями 13.20 и ст. 13.25 КоАП РФ. В первом случае, это штраф для должностных лиц на сумму от 300 до 500 рублей, а во втором случае штраф для должностных лиц на сумму от 2 500 до 5 000 рублей; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.
Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у компании первичных учётных документов, и (или) регистров бухучёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучёту. Оно влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учёта считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 рублей; за то же нарушение в течение нескольких периодов — 30 000 рублей. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Кроме того, отсутствие первичных бухгалтерских документов при проведении налоговой проверки чревато доначислениям налогов расчётным путём.
