Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника

Контролеры рассуждают следующим образом. Подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, — это его долг перед компанией. Организация вправе удержать задолженность из зарплаты должника не позднее одного месяца со дня, когда истек срок представления авансового отчета (ст. 137 ТК РФ). Если же работодатель не удерживает деньги, эту сумму налоговики вправе признать выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и обложить страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250). Помимо доначисления взносов налоговики еще и оштрафуют компанию за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета. Если позднее работник отчитается за подотчетные суммы, организация вправе произвести перерасчет взносов. Однако всего этого можно избежать, если действовать по правилам.

Отсутствие экономической выгоды докажут попытки компании вернуть деньги

Если налоговики предъявят претензии, компании целесообразно попытаться вернуть деньги уже в ходе проверки. Например, если сумма подотчетных средств значительна, заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени. Отсутствие дохода докажут сам факт такого соглашения и первые возвраты. То, что работник нарушил сроки подачи авансового отчета — не повод доначислить НДФЛ.

В одном из дел директор компании не отчитывался по подотчетным средствам более года. За это время долг вырос до 88 млн рублей. Налоговики не упустили шанса получить дополнительные средства в бюджет и предложили компании удержать с этой суммы НДФЛ, наложили штраф и доначислили пени. Организации удалось выиграть спор – часть суммы подотчетник и компания переоформила в заем, часть директор вернул в кассу компании, а часть — компания вернула в судебном порядке. Остаток компания решила удерживать из зарплаты в размере 50 процентов.

Инспекторы пытались оспорить такие переоформления и возвраты, так как они произошли уже после проверки. Но суд встал на сторону компании. По умолчанию подотчетные суммы выданы с условием отчета или возврата. Иное должны доказывать инспекции. Они не представили доказательств, что работник получил экономическую выгоду. Все их аргументы в пользу доначислений были только на основании нарушения срока сдачи авансового отчета. Общество пыталась вернуть долг, пусть даже после налоговой проверки. Следовательно, фактически работник не получил доход, поэтому штрафы и пени неправомерны (постановление АС Центрального округа от 19.07.16 № Ф10-2385/2016).

С таким решением согласился и АС Центрального округа в постановлении от 02.11.16 № Ф10-3997/2016. Директор уже в ходе суда представит документы по части выданных средств. Другую часть он вернул в кассу. Суд отменил решение о доначислении.

Внесение в кассу

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту. В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке. Ведь указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег.

Лучше выдавать деньги на длительный срок. Это безопасней

Компания вправе устанавливать отдельный срок для каждой подотчетной суммы. Закрепить это нужно в приказе или служебной записке. Прописать можно единый срок отчета для всех или зафиксировать разные сроки в зависимости от уровня должности или от назначения денег. Например, у подотчетника есть три месяца чтобы купить редкие детали и отчитаться по этим расходам. Срок отчета по закупке хозяйственных нужд равен трем рабочим дням.

Однако, вышеупомянутые приказы нужно создавать заблаговременно. В одном из дел общество установило срок 24 месяца для отчета по денежным средствам. Но суд она проиграла, потому что предъявила приказ о таком длительном сроке уже в ходе суда. Во время проверки компании, налоговики его не видели. Судьи сочли действия компании уклонением от доначислений, поэтому не приняли приказ во внимание (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015).

Когда следует возвращать подотчётные суммы?

Деньги под отчёт сотруднику выдаются либо по его заявлению или по распоряжению руководства. При написании заявления стоит указать сумму средств к выдаче, срок, в течение которого будет предоставлен отчёт, подпись руководящего сотрудника, разрешившего выдать средства под отчёт. На основании заявления составляет приказ.

В последнем варианте, в распорядительном документе должен быть указан срок, на который выдаются деньги. С 30.11.2020 года, если возникла необходимость выдачи под отчёт разных сумм разным работником, нет необходимости составлять отдельный приказ на каждого подотчетника. Можно составить один распорядительный документ, в котором указать ФИО и должность каждого сотрудника и сумму денежных средств, которая ему выдаётся. Если сроки возврата везде различные, то и сроки указать.

В течение трех дней по истечении указанного временного промежутка, сотрудник обязан отчитаться о потраченных суммах. Если средства не были потрачены или потрачены не в полном объёме, излишек возвращается в кассу предприятия.

О расходах следует отчитаться, приложив расходные документы – чеки, квитанции.

Дополнительно временный промежуток выдачи подотчётных средств и возврата в кассу или предоставления отчётности нужно закрепить в учётной политике или в отдельном локальном акте. Рекомендуется установить единый отрезок времени для всех сотрудников, имеющих право получать средства под отчёт. Тогда не будет путаницы ни у руководителей, ни у бухгалтерии.

Законодательно срок возврата и отчёта не установлен, поэтому работодатель сам принимает решение.

Каков порядок возврата подотчётных сумму?

Есть несколько способов возврата выданных ранее подотчётных сумм:

• подотчётник заполняет форму авансового отчёта, предоставляет чеки по потраченным деньгам, излишек возвращает в кассу предприятия;
• у работника нет возможности вернуть неизрасходованные деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой об удержании;
• руководитель предприятия сам принимает решение о взыскании;
• начальство прощает долг.

У каждой ситуации есть свои нюансы, и руководство должно их учитывать.

Если пропустить срок исковой давности, придется платить НДФЛ

Если прошло более трех лет со дня, когда сотрудник должен был отчитаться по подотчетным суммам или вернуть их, срок исковой давности считается истекшим. Компания не сможет вернуть просроченный долг даже через суд. В таких случаях, судьи признают, что сотрудник получил экономическую выгоду, которая облагается НДФЛ (Постановления АС Северо-Западного от 14.07.16 № Ф07-5021/2016, Центрального от 02.11.16 № Ф10-3997/2016 округов). Если срок исковой давности не истек, подотчетные деньги – долг сотрудника (Постановление Четвертого ААС от 25.03.15 № 04АП-726/2015).

Чтобы защититься организации подписывают с работниками соглашения о погашении долга в рассрочку акты, акты сверок или же получают от них письма с признанием долга. Такими способами компании запускают срок исковой давности по-новому кругу (ст. 203 ГК РФ, п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.15 № 43). Но акт сверки или прочие документы нужно успеть подписать до истечения срока исковой давности, иначе они не спасут от претензий налоговиков (постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.16 № Ф07-5021/2016).

Нужно указывать основание выдачи подотчетные средств

Деньги, выданные под отчет, нельзя считать трудовой выплатой работнику, признал АС Поволжского округа постановление от 09.12.15 № Ф06-3232/2015. Средства компания выдает, чтобы работник закупил товары или работы для ее нужд. Деньги и товары не переходят в собственность подотчетника. То, что отсутствуют подтверждающие документы, не доказывает, что работник получил экономическую выгоду. К такому же выводу пришел АС Западно-Сибирского округа в постановлении от 30.09.14 № А27-16522/2013.

Подотчетные средств нельзя считать выплатами в рамках трудового договора, а значит на них и страховые взносы начислять не нужно (постановление АС Московского округа от 23.12.16 № Ф05-12835/2016).

Аналогичный вывод содержится в постановлении АС Поволжского округа от 25.12.15 № Ф06-4463/2015 (оставлено в силе определением ВС РФ от 21.04.16 № 306-КГ16-3205).

Однако, если организация будет систематически выдавать подотчетные средства директору и при этом не указывать их назначение, инспекторы предъявят претензии (постановление АС Центрального округа от 02.11.16 № Ф10-3997/2016). Чью сторону примет суд, будет зависеть от обстоятельств дела.

Чтобы избежать судебных разбирательств, стоит указывать основания для выдачи денег в служебных записках или приказах: для закупки товаров, на хозяйственные нужды и т.д. Но назначение подотчетных средств должно соответствовать должности работника. Например, директору можно выдавать деньги на представительские расходы.

В одном из дел компания выдала деньги сотруднику. В основании выдачи средств указала – выдача беспроцентного займа другому обществу. К авансовому отчету сотрудник приложил приходные ордера заемщика. Инспекторы заподозрили махинации и включили подотчетные суммы в доход работника. Суд снял доначисления (постановление АС Северо-Западного округа от 27.01.15 № А42-3672/2012).

Удержание подотчетных сумм из зарплаты работника

Удержание любых сумм, в том числе подотчетных сумм (аванса, который не израсходован и не возвращен), из заработной платы работника производится в установленном законодательством порядке. Кстати, возмещение затрат на обучение работника также возможно провести в данном порядке.

ВНИМАНИЕ: Работодатель может принять решение о том, чтобы производить удержание из заработной платы работника, в связи с неизрасходованным и не возвращенным авансом:

• не позднее одного месяца со дня окончания срока, когда должен быть возвращен аванс. При этом работодатель сам определяет, на какой срок выдает подотчетные средства.
• и если работник не возражает против основания и размера удержания.

В рассматриваемой ситуации работодатель сможет удерживать при каждой выплате заработной платы не более 20 процентов. Работодателю следует получить письменное согласие работника на удержание из его заработной платы подотчетных сумм и издать соответствующий приказ на удержание.

К затратам необходимо приложить подтверждающие документы

Если долг за сотрудником еще числится, то основной контраргумент организации — возможность его взыскать. Но если компания уже приняла к учету от работника неподтвержденный авансовый отчет и списала его задолженность, ей стоит оперировать реальностью затрат. Например, результаты работ, услуг или закупленные товары. Если же компания оплатила долг перед контрагентом через подотчетника, нужно предъявить акты сверок с этим контрагентом.

В одном из судебных разбирательств организация приняла к учету товары без документов. Сотрудники приложили к авансовым отчетам акты рабочей комиссии, справки-отчеты, а также распоряжения директора общества по каждому из подотчетных лиц. Компания посчитала, что физлица отчитались за деньги. Но налоговики с этим не согласились, включили эти суммы в доход работников и обложили его взносами. Суд встал на сторону компании. Он указал, что налоговики не предъявили доказательств, что материалы, товары, работы и услуги общество получило на безвозмездной основе. Следовательно, компания за них заплатила, и подотчетные деньги нельзя считать доходом физических лиц (постановление АС Уральского округа от 11.11.15 № Ф09-7999/15). Однако пока это только одно дело в пользу компании, поэтому не факт что и в следующий раз налоговики тоже проиграют.

Установление сроков, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет

Рисунок 1

. ПРИКАЗ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СРОКОВ, НА ВЫДАЧУ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ ПОД ОТЧЕТ

Ошибки в авансовых отчетах грозят доначислениями

В одном из дел суд признал правоту налоговиков, поскольку в первичных документах, которые приложила компания к авансовому отчету, не было должности, фамилии, имени и отчества лица, которое их подписало. В товарных чеках не было наименование товаров, а только общие фразы: «хозяйственные расходы» или «канцелярские товары». Так же отсутствовали даты составления документов, не заполнены графы «количество», «цена товара», не было подписи продавца. В этом случае подотчетные суммы можно считать доходом работника. Так посчитал Верховный суд РФ в определении от 09.03.16 № 302-КГ16-450. К такому же выводу пришел АС Северо-Кавказского округа в постановлении от 23.05.16 № Ф08-2743/2016.

В другом из дел директор компании получил под отчет 4,7 млн рублей, а подтвердил расходы договорами с физлицами. Их допросили, оказалось, что физлица никогда не продавали материалы компании и никаких денег, кроме зарплаты, от ее не получали. Вдобавок товаров, которые были указанны в договорах купли-продажи, не было ни в списании, ни остатках материалов. Суд принял сторону налоговиков и поддержал доначисления (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.01.14 № А19-2278/2013).

Еще один пример — работники прикладывали к авансовому отчету чеки организаций, у которых не было зарегистрированных касс. В итоге подотчетные деньги контролеры включили в доход физлиц. Суд их поддержал (постановление АС Северо-Кавказского округа от 07.07.15 № Ф08-3967/2015).

Регулярность выплат докажет их зарплатный характер

Если работники еще не отчитались по прежним суммам, порядок ведения кассы операций запрещает выдавать им новые суммы под отчет. Но многие компании не обращают внимание на этот запрет. В одном из дел индивидуальный предприниматель ежемесячно перечислял деньги на карточки своих работников в течение нескольких лет. В назначении платежа указывал «на хознужды». Однако работники не отчитывались, не возвращали остаток, а ИП не пытался вернуть свои деньги. Когда налоговики проверяли ИП, уже прошел срок исковой давности по платежам за 2010 год и первую половину 2011 года. В итоге суд встал на сторону инспекторов и признал доходом физлиц все подобные суммы независимо от того, прошел по ним срок давности или нет (постановление АС Северо-Западного округа от 21.04.16 № Ф07-957/2016).

Если выплаты подотчетных сумм производить регулярно, это будет похоже на зарплату. Особенно если эти суммы соответствуют уровню оплаты труда. Иногда организация платит работнику низкую заработную плату, а разницу выдает в виде подотчетных средств. В этом случае фискалы могут сделать вывод о зарплатном характере выплат.

Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы?

Что делать, если работник, не возвращает денежные средства, полученные под отчет на определенный срок? Необходимо выяснить, в полном ли объеме израсходованы работником подотчетные суммы на соответствующие цели. Потребуйте в письменном виде предоставления соответствующей информации и подтверждающие документы.

• Если денежные средства не израсходованы в полном объеме, необходимо выяснить, намерен ли работник вернуть подотчетные суммы. В письменном виде затребуйте у работника объяснения о том, намерен ли он возвращать подотчетные средства, которые не использованы. В письме укажите срок для предоставления объяснений.
• Если работник не намерен возвращать соответствующие подотчетные суммы, выяснить у него, согласен ли он на удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы. Если согласен – получите письменное согласие.
• Если работник не согласен с задолженностью перед работодателем по подотчетным суммам, в этом случае следует обратиться за судебной защитой своих прав.

ПОЛЕЗНО: смотрите видео по советам трудового адвоката, а также пишите свой вопрос в комментариях ролика