Порядок выдачи денежных средств под отчет
Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.
Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.
Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».
Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?
В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.
Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:
- письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
- письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
- письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.
В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):
- оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
- оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
- проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.
Как применять ККТ при расчетах через подотчетных лиц? Узнайте экспертное мнение в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.
См. также «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».
Проблемы с блокировкой банковской карты
В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.
Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.
Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.
По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).
Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.
В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).
Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2022 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.
Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.
В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.
Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.
Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.
Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).
Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. № 4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».
Как можно тратить поступления на личный счет?
Получив подотчетные деньги на счет своей банковской карты, подотчетник может рассчитываться за произведенные расходы как непосредственно с ее счета, так и наличными. Денежные средства на личном счете никак не обосабливаются, на них не распространяются правила спецсчетов — физлицо вправе распоряжаться ими по своему усмотрению: обналичивать или рассчитываться безналом.
Это логично, так как получение денег в подотчет обязывает физлицо потратить эту сумму в соответствии с целями, на которые они получены, отчитаться за них и при необходимости возвратить неиспользованную сумму работодателю в пределах установленного срока. Все, как и при выдаче наличных, никаких новых требований по расходованию безнала нет.
Учитывая, что все поступления на счет физлица становятся формально его собственностью, лучше заранее поинтересоваться об имеющихся в отношении подотчетника открытых исполнительных производств, так как все поступления в таком случае будут списываться в оплату задолженностей. Это, конечно, не снимет с него обязанности отчитаться за расходование подотчетных сумм.
Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?
Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».
Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.
Списание долга с подотчетного лица
В заключение – еще об одном возможном риске. Его иллюстрирует Постановление АС Волго-Вятского округа от 19.01.2017 № Ф01-5227/2016, одобренное высшей инстанцией.
Компания перечислила на личную карту сотрудника сумму (руководствуясь его заявлением) с наименованием платежа «Перевод денежных средств под отчет». Но на следующий день банк списал деньги с этой карты на основе постановления судебного пристава-исполнителя. Компания потребовала от пристава возвратить ей аванс, которым она снабдила подотчетника, но тот остался глух.
Тогда фирма, посчитав, что действиями (бездействием) пристава ей причинены убытки, обратилась к судьям. Она упирала на то, что перечисленная работнику сумма являлась собственностью компании и не могла быть списана по долгам этого человека. Убытки возникли в результате невозврата приставом фирме данных средств. Но служители Фемиды предприятию отказали. Из норм ГК РФ судьи сделали вывод, что деньги, поступившие на банковский счет указанного гражданина (должника), являются его собственностью.
Суд не усмотрел причинно-следственной связи между действиями (бездействием) пристава и убытками организации.
Больше по теме:
Подотчетные суммы: учитываем новшества и исправляем ошибки
Используем корпоративную карту
Корпоративные банковские карты представляют собой форму безналичных расчетов, при которой зачисленные на специальный карточный счет денежные средства принадлежат организации – работодателю. Находясь в деловой поездке, сотрудник имеет возможность не только расплатиться картой за те или иные услуги, но и снять наличную иностранную валюту в банкомате или в отделении банка. (п. 2.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Центральным банком Российской Федерации 24 декабря 2004 г. № 266-П). Карточный счет может быть как рублевым, так и валютным.
Рублевая корпоративная карта
При использовании рублевой корпоративной карты за пределами РФ, банк конвертирует необходимую сумму платежа. При этом применяется курс, установленный в договоре, заключенном с банком. И этот «договорной» курс, как правило, выше официального курса ЦБ РФ. Так же, как и в ситуации, когда в поездке используется «зарплатная» или личная карта работника, при расчетах корпоративной картой компания не совершает операций в иностранной валюте. Значит, в бухучете ПБУ 3/2006 не применяется, а для целей налогообложения величина расхода определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Пересчитывать затраты по курсу на дату перечисления аванса не нужно (абз. 1 п. 10 ст. 272 НК РФ).
Таким образом, в налоговом и бухгалтерском учете отражается «рублевая» стоимость услуг, оплаченных картой (величина затрат определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета). Кроме того, на основании бухгалтерской справки признаются расходы на конвертацию (то есть, разница между суммой, списанной с карты в момент совершения операции, и вышеуказанной «рублевой» стоимостью).
ПРИМЕР 3
Сотрудник направлен в командировку в Португалию с 3 по 5 июня 2015 г.Положением о командировках, действующем в торговой организации, установлены суточные в размере 40 Евро при направлении в Португалию.Совершены следующие операции:
- 29.05.2015 г. – выданы под отчет авиабилеты, приобретенные работодателем – 22 000 руб.;
- 29.05.2015 г. – на рублевую корпоративную карту зачислено 40 000 руб.;
- 03.06.2015 г. – сотрудник обналичил суточные в банкомате за рубежом (согласно выписке банка со счета списано 7580 руб.);
- 05.06.2015 г. – оплачен счет гостиницы за проживание 280 Евро (согласно выписке банка со счета списано 17 550 руб.);
- 09.06.2015 г. – утвержден авансовый отчет.
В учете бухгалтер отразил следующие проводки:29.05.2015 г.ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-3 «Денежные документы»
– 22 000 руб. – выданы под отчет авиабилеты;
ДЕБЕТ 55 «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 51
– 40 000 руб. – денежные средства, списанные с расчетного счета, зачислены на банковскую карту;
03.06.2015 г.ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 «Специальный карточный счет»
– 7580 руб. – сняты средства с корпоративной карты;
05.06.2015 г.ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 «Специальный карточный счет»
– 17 550 руб. – оплачен счет за проживание;
09.06.2015 г.ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
– 7500,64 руб. (40 Евро × 3 дня × 62,5053*** руб.) – признаны расходы в виде суточных;
ДЕБЕТ 91 «Прочие расходы» КРЕДИТ 71
– 79,36 руб. (7580 – 7500,64) – затраты на конвертацию включены в состав прочих расходов;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
– 17 501,48 руб. (280 Евро × 62,5053 руб.) – признаны расходы на проживание в гостинице;
ДЕБЕТ 91 «Прочие расходы» КРЕДИТ 71
– 48,52 руб. (17550 – 17501,48) – затраты на конвертацию включены в состав прочих расходов;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
– 22 000 руб. – признаны расходы на авиаперелет.=»cap»>
Валютная корпоративная карта
Если организация открыла валютную корпоративную карту, остатки иностранной валюты на ней нужно переоценивать.
В налоговом учете положительные (отрицательные) курсовые разницы, образовавшиеся при переоценке имущества в виде валютных ценностей на счетах, учитываются в составе внереализационных доходов (расходов). Суммы полученных авансов пересчету не подлежат (п. 11 ст. 250, п. 5 п. 1 ст. 265, подп. 7 п. 4, п. 8 ст. 271, подп. 6 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ). В бухучете положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникающие при пересчете, включаются в состав прочих доходов (расходов) (п. 3, 11, 12, 13 ПБУ 3/2006).
Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). По общему требованию п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, нужно пересчитать в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. При выплате аванса расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату перечисления аванса (в части, приходящейся на аванс).
В бухучете действует аналогичный порядок пересчета командировочных расходов в рубли (п. 9 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).
ПРИМЕР 4
Воспользуемся условиями Примера 3.Внесем некоторые коррективы в перечень совершенных операций. Предположим:
- 29.05.2015 г. – на валютную корпоративную карту зачислено 380 Евро;
- 03.06.2015 г. – сотрудник обналичил суточные (120 Евро) в банкомате за рубежом;
- 05.06.2015 г. – оплачен счет гостиницы за проживание 280 Евро (в т. ч. 260 Евро списаны с карты, 20 Евро доплачены наличными);
- 09.06.2015 г. – утвержден авансовый отчет.
Официальный курс ЦБ РФ:
- 29.05.2015 г. – 57,1433 руб./евро;
- 31.05.2015 г. – 58,0145 руб./евро;
- 03.06.2015 г. – 58,6038 руб./евро;
- 05.06.2015 г. – 61,9471 руб./евро;
- 09.06.2015 г. – 62,5053 руб./евро.
В учете бухгалтер отразил следующие проводки:29.05.2015 г.ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-3 «Денежные документы»
– 22 000 руб. – выданы под отчет авиабилеты;
ДЕБЕТ 55 «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 52
– 21 714,45 руб. (380 Евро × 57,1433 руб.) – перечислены средства на корпоративную карту;
31.05.2015 г.ДЕБЕТ 55 «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы»
– 331,06 руб. (380 Евро × (58,0145 руб. – 57,1433 руб.)) – отражается положительная курсовая разница по средствам на корпоративной карте;
03.06.2015 г.ДЕБЕТ 55 «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы»
– 223,94 руб. (380 Евро × (58,6038 руб. – 58,0145 руб.)) – отражена положительная курсовая разница по средствам на корпоративной карте;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 «Специальный карточный счет»
– 7032,46 руб. (120 Евро × 58,6038 руб.) – сняты средства с корпоративной карты (суточные);
05.06.2015 г.ДЕБЕТ 55 «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы»
– 869,26 руб. ((380 Евро – 120 Евро) × (61,9471 руб. – 58,6038 руб.)) – отражена положительная курсовая разница по средствам на корпоративной карте;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 «Специальный карточный счет»
– 16 106,25 руб. (260 Евро × 61,9471 руб.) – оплачен счет за проживание;
09.06.2015 г.ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
– 7032,46 руб. – признаны расходы в виде суточных;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
– 17 356,36 руб. (16106,25 руб. + 20 Евро × 62,5053 руб.) – признаны расходы на проживание в гостинице;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
– 22 000 руб. – признаны расходы на авиаперелет.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51
– 1250,11 руб. (20 Евро × 62,5053 руб.) – сумма перерасхода зачислена на «зарплатную» карту работника.=»cap»>
* 1 Евро = 61,4754 руб. – курс ЦБ РФ на 15.06.2015 г. (на дату утверждения авансового отчета).
** 1 Евро = 61,4754 руб. – курс ЦБ РФ на 15.06.2015 г. (на дату утверждения авансового отчета).
*** 1 Евро = 62,5053 руб. – курс ЦБ РФ на 09.06.2015 г. (на дату утверждения авансового отчета).
Яна Лазарева,
для журнала «Практическая Бухгалтерия»
Развивайтесь профессионально
Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в профессиональной прессе для бухгалтеров. Оформите быструю подписку >>
Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>
Бухучет возмещения расходов сотруднику
После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:
Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;
Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.
Расходы в зарубежной командировке
Рассмотрим ситуацию, когда работник оплатил проживание в гостинице с помощью корпоративной банковской карты во время зарубежной командировки. Пояснения по этому поводу выпустил Минфин (письмо от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877). Специалисты финансового ведомства разъяснили, какие документы необходимо приложить к авансовому отчету для подтверждения расходов.
Бухгалтер попросит заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые подтвердят расходы в командировке. Такими документами могут служить слип, квитанция электронного терминала или другие документы, свидетельствующие о факте совершения хозяйственной операции.
Авансовый отчет
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).
Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД). Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к применению. Организация в Учетной политике обязана утвердить форму отчета об использовании подотчетных сумм. Это может быть АО- 1 или самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать обязательные реквизиты ПУД.
Подробнее о Реквизитах первичного учетного документа
Отчет по выданным денежным документам представляется подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана отдельно.
В 1С для отчета по выданным подотчетным суммам и денежным документам используется бланк АО-1, утвержденный Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). Он отвечает всем требованиям Закона N 402-ФЗ, и утвердить именно его будет удобным для организации.
Способы снижения рисков
Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий:
- Детализируйте порядок оформления подотчета в локальных актах.
Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).
Предусмотрите также, что при безналичной форме расчетов подотчетные суммы перечисляются на личные или зарплатные карты сотрудников с расчетного счета работодателя.
Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.
Ознакомьте сотрудников под роспись с установленными в компании подотчетными правилами.
Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами смотрите в системе Консультант+.
- Оформите приказ о подотчетных лицах.
В приказе зафиксируйте:
- список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет;
- допустимую к выдаче максимальную сумму;
- предельные сроки, на которые выдаются подотчетные средства.
Обычно такой приказ оформляется в начале года на 12 месяцев или на больший срок. При необходимости в него вносятся изменения и дополнения.
Образец приказа о подотчетных лицах
- Контролируйте назначение платежа в платежках на перечисление подотчетных средств.
Чтобы перечисленный на карту сотрудника подотчет контролеры не спутали с зарплатным доходом, а у банкиров подобное перечисление не вызвало подозрений, при оформлении платежных поручений важно следить за надлежащей формулировкой назначения платежа (поле 24):
Снизить риски поможет планомерная работа с сотрудниками — выдайте им памятки с напоминанием о сроках отчетов по подотчетным суммам и перечнями документов, прилагаемых к авансовым отчетам для разных ситуаций, разработайте шаблоны заявлений на выдачу денег, проводите обучение сотрудников по подотчетным правилам.
Итоги
Если сотрудник израсходовал собственные деньги на покупку каких-либо ценностей, то фактически он совершал действия от собственного имени. Следовательно, составлять авансовый отчет в таком случае не нужно, поскольку работник не получал аванс. Однако действующее законодательство не запрещает в такой ситуации оформлять авансовый отчет. На практике встречаются оба способа учета подобных операций.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков
В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.
Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:
- Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
- Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
- Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.
Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).
Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.
О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.
Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.
Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.
О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».
