Каким документом в ЗУП 3 оформить болезнь, когда сотруднику больничный лист не выдали и данное отсутствие в Табеле должно обозначаться кодом «Т»?

Полезный мануал для бухгалтера и кадровика.

Обычно в трудовом договоре сотрудника прописано время, когда он должен выполнять должностные обязанности. Работодатель же со своей стороны обязан учитывать фактически отработанное время.

Для этого используется «Табель учета рабочего времени» и утвержденные Госкомстатом РФ унифицированные формы табеля №Т-12 и №Т-13.

Что представляет собой документ?

Речь идет об обязательном документе, который организации в обязательном порядке составляют каждый месяц. На его основе сотруднику начисляется зарплата и отпускные, а также положенные командировочные. Сам бухгалтер обычно табель не заполняет. Он получает сведения от подразделений, а затем формирует расчетную ведомость и начисляет зарплату.

Наглядно документ выглядит как таблица, в которой отражаются все выходы и неявки за месяц, а также часы, которые сотрудник отработал за определенный день. Указываются и причины отсутствия работника.

До того, как форма табеля стала доступна в программах 1С 8.3, этот документ приходилось заполнять в Excel. Конечно, на это уходило много времени, что вызывало неудобство.

Сейчас табель легко формируется в 1С. Расскажем, где его отыскать в программе и как корректно настроить заполнение.

Как график влияет на табель

Самый понятный и распространенный метод ведения табеля — метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. При нормальном 8-ми часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8.

Гибкий график работы

В табеле ставят код «Я» или «01» и указывают фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.

Сменная работа

Сменная работа вводится, когда в день нужно поработать больше 8 часов.

В табеле также отмечают фактически отработанные часы. Работа в дневную смену — код «Я» или «01». Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, поставьте его рабочее время через дробь или отведите отдельную строку. Код для работы в ночное время — «Н» или «02».

Пример

Трудяга Ваня работает с 10 утра до 10 утра следующего дня по сменному графику «сутки через трое». Его рабочее время переходит на следующий день, а значит:

— в первый день Ваня отработал 12 дневных часов: с 10:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00;

— во второй день 6 ночных: с 00:00 по 06:00 и 4 дневных с 06:00 по 10:00, поэтому табель заполняем так:

Ненормированный рабочий день

Некоторым работникам не получается соблюдать нормы труда, поэтому им устанавливают ненормируемый рабочий день.

Работа сверх нормы для таких сотрудников дополнительно не оплачивается, но отмечать в табеле часы переработки сверх графика нужно: исключений тут трудовой кодекс не предусматривает.

Как учитывать время переработки таких сотрудников — решайте сами. Универсальный способ: добавить в табель условное обозначение специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика. Например, буквенного кода «НР». Тогда под кодом «Я» в табеле будете вести учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом — учёт часов сверх графика.

Ограничения по возможностям

Нельзя упускать из виду важные моменты. Например, тот факт, что в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» в табеле учета нельзя автоматически отразить командировку, прогул, переработку или отпуск без сохранения заработной платы. Речь идет только о типовой конфигурации. Однако все эти опции открыты пользователям в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Еще один момент, который касается типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0». Учет отпусков, больничных, исполнительных документов ведется только в том случае, если в компании числится до 59 сотрудников включительно. Когда их 60 или более, то также следует применять 1С:ЗУП 8.

Внесение правок

Довольно часто случаются ситуации, когда работник не имеет возможности своевременно оповестить работодателя о своей болезни. Как табелируется больничный в таком случае: ответственное лицо вносит в бланк код «НН» или «30», означающий, что сотрудник не явился на работу по невыясненным причинам. Если потом он предоставит листок нетрудоспособности, обосновывающий дни отсутствия, работодатель внесет изменения в учетный документ.

Если он еще не закрыт, то его просто переписывают, внеся в него корректные данные. Если документ уже оформлен, то неверно указанные коды аккуратно зачеркиваются, а рядом указывается правильный. Но необходимо внести запись, поясняющую причину правок. Например:

«Исправленному в отношении И.И. Иванова за 15-17 числа месяца с «НН» на «Б» верить. Основание: листок нетрудоспособности от 15.04.2020 № 123 456 789 876» .

Эту запись должны заверить подписями ответственные лица, обычно подписывающие документ.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как рассчитать работника, который написал заявление об увольнении по собственному желанию за две недели и согласился их отработать, если он последние три дня на работу не выходил, в табеле стоит «НН», а устно он сообщил о больничном по уходу за ребенком. Используйте эти инструкции бесплатно.

Где найти «Табель учета рабочего времени» в 1С: Бухгалтерия 8.3?

Почему-то некоторые пользователи затрудняются с поиском Табеля в программе. Однако в типовых конфигурациях все просто. Откройте раздел Зарплата и кадры, далее Кадровый учет — Отчеты по кадрам — Табель учета рабочего времени.

Таким образом, «Табель учета рабочего времени» больше напоминает отчет, нежели рабочий документ.

Формы учета: особенности заполнения

Заполнение указанных форм может осуществляться по 2 принципам:

• «сплошному» — когда в таблицах бланков фиксируются все события, связанные с учетом посещений: явка, неявка, выход в отпуск и прочие;
• «по отклонениям» — когда в таблицах отражаются только те события, что отличны от типичных, например опоздание или неявка.

Внутренний порядок осуществления учета (одним из указанных способов — автоматизированным или ручным) устанавливается локальным нормативом работодателя.

Указанные формы бланков учета посещений работников были обязательны к применению до 2013 года, после — работодатели вправе использовать любые другие формы. Однако бланки Т-12 и Т-13 остаются привычными специалистам кадровых служб и активно используются до сих пор.

Автоматическое заполнение

Табель учета рабочего времени ведут и заполняют по утвержденному Правительством производственному календарю РФ и графику работы 5-ти дневной 40-часовой рабочей недели. Табель заполняется на основе данных:

• производственного календаря;
• отпусков;
• больничных листов;
• документа приема на работу;
• увольнения.

Работаем с производственным календарем

В программах 1С размещен производственный календарь, который соответствует всем российским праздниками и переносам выходных, которые утверждены Правительством РФ. Но не обязательно оставлять его в таком виде, вы можете внести в него изменения. Например, добавить региональные выходные.

Чтобы это сделать, зайдите в Главное меню, затем откройте Все функции — Справочники. Далее — Производственные календари.

Производственный календарь в «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» следует настраивать каждый год.

Чтобы при заполнении табеля учета рабочего времени учитывались данные документов «Отпуск» и «Больничный лист», необходимо в настройках расчета заработной платы поставить флажок «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».

Какой максимальный срок больничного отражают

Работодатель обязан зафиксировать в учетных документах ровно столько дней по болезни, сколько указано в листке нетрудоспособности. В обычных случаях листок временной нетрудоспособности выписывают сроком до 15 дней и, при необходимости, продлевают его через врачебную комиссию.

ВАЖНО!

Максимальная продолжительность листка нетрудоспособности при туберкулезе составляет 12 месяцев. Если заболевшему сотруднику необходимо долечиваться в санатории, ему выпишут листок нетрудоспособности на весь период пребывания в учреждении, но не более 24 дней (ч. 2 ст. 6 255-ФЗ). Для инвалидов действует особый порядок оплаты пособия: ему оплачивают листок не больше чем за 4 месяца подряд и не больше 5 месяцев в году по нескольким документам (ч. 3 ст. 6 255-ФЗ).

Пошаговое формирование Табеля в 1С

Шаг № 1. Шапка.

Чтобы сформировать Табель учета рабочего времени по форме Т-13, необходимо заполнить поля:

• период;
• организация;
• подразделение.

Сделать это нужно, нажав кнопку Настройки.

В Периоде необходимо указать месяц, за который формируется текущий табель.

Чтобы указать Организацию, выберете нужную вам из списка, если в базе их ведется несколько.

Если нужно сформировать табель по подразделению отдельно, то выберете его из справочника Подразделения.

Шаг № 2. Вид простой.

Заходим во вкладку Отборы, вид Простой. Здесь нужно указать фамилии и должности ответственных, которые в итоге подписывают документ.

В случае, если вы составляете табель для одного работника, то можно использовать дополнительный лист и установить:

• галочку Сотрудник;
• фамилию выбрать из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.

Шаг № 3. Вид расширенный.

Данный вариант необходимо заполнить, если заполняете табель для всех сотрудников. Уберите галочку с поля Сотрудник и установить Вид — Расширенный.

Далее табель сформируется отдельно по каждому подразделению.

В случае, если в компании совсем мало работников, но при этом есть подразделения, то лучше формировать Табель по всей организации. Зайдите во вкладку Структура и уберите из состава группировки Подразделение.

После этого вы можете Завершить редактирование — Закрыть и сформировать.

Как вносят изменения

Не все работники сразу же сообщают работодателю о заболевании. При неявке по невыясненным причинам проставляется буквенный код «НН» или цифровое обозначение 30. Если сотрудник заболел, а табельный документ еще не закрыт, не обязательно вносить исправления — его просто переписывают.

Если табель уже закрыли, и служащий предоставил больничный после фактического закрытия, необходимо внести исправления. Неверную информацию аккуратно зачеркивают, указывая рядом корректные коды. Исправления сопровождают записью «Исправленному верить» и приводят реквизиты документа-основания — номер и дату больничного листа. Ответственные лица проставляют фамилию, инициалы, подписи и заверяют корректировку.

Важно перед формированием документа

Очень важно обратить внимание на следующие моменты перед тем, как вы будете заполнять отчет:

• производственный календарь должен быть настроен в соответствии с региональными изменениями;
• все месячные отпускные и больничные должны уже быть начислены;
• а вот время работы, которое отражается в документе Начисление зарплаты на формирование табеля никак не влияет.

Чтобы использовать программу с актуальными справочниками, позаботьтесь о том, чтобы у вас был действующий договор 1С:ИТС.

Если у вас возникнут трудности при формировании Табеля в 1С, обратитесь за помощью к нашим специалистам по телефону.

Как оплачиваются дни временной нетрудоспособности

Выплаты по больничному листу проводятся после того, как документ предъявлен работодателю. В табеле проставляется код, соответствующий причине неявки сотрудника.

Величина пособия зависит от:

• страхового стажа работника;
• его среднего заработка:

Когда стаж менее полугода, в расчете используется действующий МРОТ.

Пособие обязательно выплачивается в случае:

• болезни сотрудника;
• заболевания ребенка и близкого родственника;
• реабилитации в санатории после лечения на стационаре;
• протезирования, необходимого по медицинским показаниям;
• карантина (касается не только сотрудника непосредственно, но и его детей до семилетнего возраста).

Первые три дня болезни непосредственно сотрудника оплачивает работодатель, далее – ФСС. Во всех остальных случаях выплаты финансируются полностью за счет средств фонда соцстрахования.