Справка о разъездном характере работы, образец

В компании часто присутствуют сотрудники, выезжающие по служебным заданиям. К этой категории относятся инженеры, выполняющие функции по ремонту в офисах клиентов, торговые представители, направляющиеся для проведения переговоров о реализации товаров, водители, курьеры. Согласно Трудовому Кодексу РФ передвижения работников подразделяются на служебные командировки и работы разъездного типа.

Как установить разъездной характер работы работнику?

Разъездной характер работы — что это значит?

Если большую часть рабочего времени сотрудник проводит за пределами организации, и такое положение не ограничено определенным сроком, то работа считается разъездной. Законодательством не установлен перечень работ, которые могут носить такой характер, следовательно, это могут быть любые профессии или должности связанные с постоянными разъездами.
Так как четкого определения «разъездной характер работы» ТК РФ не дает, мы можем сделать вывод исходя из судебной практики и разъяснений государственных органов, что неизменными критериями являются:

выполнение должностных обязанностей сотрудником предполагает разъезды;
большую часть рабочего времени сотрудник проводит вне организации.

Остальные критерии устанавливаются работодателем с учетом должности и выполняемыми сотрудником обязанностями.

Критерии разъездной трудовой деятельности

Постоянная деятельность сотрудника, связанная с постоянно совершаемыми им служебными передвижениями, делится на труд (ст. 168 ТК РФ):

в экспедиции;
в полевых условиях;
в пути;
разъездную работу.

Как учесть компенсацию за разъездной характер работы?

Четкие определения рассматриваемого характера работы законодательно не установлены, поэтому предприятие само устанавливает их с учетом ряда определяющих признаков, когда:

Трудящийся проводит за территорией компании значительную долю рабочего времени, исполняя в это время свои фактические обязанности.
Основные обязанности сотрудника предусматривают разъезды.
Иные критерии определяются работодателем в индивидуальном порядке по отношению к конкретной должности.

Внутренним нормативным документом организация определяет должности с типом работы переездами (ст. 168 ч. 2 ТК РФ) и фиксирует территорию обслуживания для производственных передвижений.

Пределом для территории указывается отдельный субъект Федерации или его район, ряд субъектов или вся территория РФ.

Как составить трудовой договор с условием о разъездном характере работы?

В чем выгода работодателя?

Сначала разберемся, почему работодатель устанавливает такое условие работникам:

сокращение документооборота в связи с оформлением поездок. Нет необходимости в авансовых отчетах.
снижаются затраты на оплату труда, упрощается расчет заработной платы, учета рабочего времени. Выплачивать оклад дешевле, чем средний заработок, положенный при оплате служебных командировок, поскольку, согласно ст. 166 ТК РФ, служебные поездки при разъездном характере, командировками не считаются.
преимущество по оплате налогов.
нет необходимости создавать такое обособленные подразделения там, где их нет и оборудовать рабочие места.
увеличивает время пребывания иностранных работников на территории субъекта, не указанного в разрешительных документах.

Выходные и дополнительный отпуск

Статья 113 ТК РФ разрешает работодателям привлекать своих работников в производственный процесс в выходные и праздничные дни с соблюдением определенных условий. Работники с разъездным характером деятельности в этом не исключение. Условия заключаются в следующем:

письменное согласие рабочих на работу в выходной и праздничный день. Есть случаи, когда письменное согласие не требуется, а работник обязан выходить на работу: угроза производственной аварии или последствия таковой, необходимость обеспечить сохранность имущества работодателя, государства или муниципального характера, выполнение работ, связанных с введением военного или чрезвычайного положения в стране;
об оплате выполненных работ в эти дни следует руководствоваться статьей 153 ТК РФ. В ней декларируется, что труд в эти дни должен оплачиваться в двойном размере. Точный размер оплаты должен быть определен во внутренних документах или в трудовом договоре;
по желанию сотрудника, упущенный выходной или праздничный день может быть компенсирован предоставлением другого рабочего дня в последующем. В таком случае двойная оплата отменяется. Зарплата начисляется в обычном порядке.

Порядок работы в выходные и праздничные дни между локальными и разъездными сотрудниками ничем не отличаются. Кроме того, для разъездных работников не теряет актуальность выплаты компенсаций в порядке, указанном в статье 168 ТК.

Разъездной характер работы с точки зрения кадровика

Если нет, то работодателю необходимо издать локальный нормативный акт с критериями и списком должностей, предполагающим постоянные разъезды и в нем отразить порядок и размеры выплат (ч.

2 ст. 168.1 ТК РФ). Он разрабатывается и утверждается работодателем с учетом мнения профсоюзного органа (при его наличии), и может устанавливать порядок оформления поездок, форму отчета за поездки, дополнительные выплаты и прочее.

В трудовом договоре необходимо указать территорию, в пределах которой будут совершаться поездки, а также суммы доплат и надбавок.

Как правильно оформить

Разъездной характер работы требует надлежащего документального оформления. Помимо прописывания этого пункта в трудовом договоре, работодателю стоит побеспокоиться о наличии соответствующего ЛНА. Сначала рассмотрим оформление для нового работника.

► Четыре грубые ошибки, которые допускают компании, когда принимают на работу водителей

Шаг 1. Ознакомление сотрудника с “Положением о разъездном характере работы” (далее Положение) еще до подписания трудового договора. Факт ознакомления фиксируется либо в специальном журнале, либо в листе ознакомления.

Шаг 2. Подписание трудового договора. Характер работы указывается в предназначенном для этого разделе контракта. При наличии четких границ поездок их также необходимо описать.

Шаг 3. Издание приказа о приеме на работу. В разделе “условия приема и характер работы” указывается — разъездной.

На этом документальное оформление для нового работника завершено.

Изменение условий труда для уже существующего сотрудника займет куда больше времени.

Шаг 1. Уведомление сотрудника об существенном изменении условий трудового договора не менее чем за 2 месяца до предполагаемой даты. Оформляется письменно в 2-х экземплярах. От работника необходимо получить отметку о том, что он ознакомлен с содержанием документа.

Также в уведомлении стоит предложить ему имеющиеся вакансии: соответствующие его уровню квалификации или ниже. Сотрудник может отказаться от изменений и уволиться в соответствии с п. 7 ст. 77 ТК РФ.

Шаг 2. Ознакомление сотрудника с Положением и подписание дополнительного соглашения к трудовому договору, изменяющего характер работы на разъездной. Соглашение составляется в 2-х экземплярах, по одному для каждой из сторон. В его содержании надо указать точную дату введения изменений.

Шаг 3. При отсутствии изменений в должности кадровое перемещение не производится. Но издается приказ об изменении характера работы.

Что компенсировать

Возмещению работнику подлежат следующие траты (ст. 168.1 ТК РФ):

проезд;
найм жилья;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
иные траты с разрешения или ведома работодателя.

Причем теперь работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками, сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер работы,изменения также коснулись правил возмещения дополнительных трат. Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены и организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения. Старой редакцией ТК РФ расходы компенсировались в размерах не менее установленных для командировочных расходов (Постановление Минтруда №51 от 29.06.1994). Сегодня расходы хоть и включают те же виды возмещений, что и служебные командировки, но размеры могут устанавливаться трудовым договором и ограничений размеров расходов при служебных поездках не имеется.

Порядок оформления

Положение о типе занятости может быть в виде отдельного документа или являться дополнением к Правилам распорядка компании. В любом виде документ должен утверждаться приказом руководства. Сотрудники организации, для которых установлен рассматриваемый тип занятости, должны ознакомиться с документом и поставить собственноручно подпись (ст. 68 ТК РФ).

Если разъездной вариант занятости устанавливается трудящемуся при его оформлении в компанию, то указанное требование закрепляется пунктом трудового контракта. Если такая потребность возникла уже в ходе деятельности сотрудника, то условие оформляется дополнительным соглашением к контракту. В случае несогласия работника и при полном законодательном соблюдении процедуры администрация предприятия вправе воспользоваться нормами ТК РФ (ст. 74) вплоть до расторжения трудовых отношений сторон.

Тип занятости также должен найти отражение в приказе о приеме (при поступлении нового работника) и приказе в произвольной форме (для действующего сотрудника).

Приказ по установлению типа деятельности необходим для уведомления о соответствующем статусе некоторых должностных лиц. Текст трудового договора не относится к открытой информации, поэтому, к примеру, бухгалтер узнает о необходимости начисления работнику надбавки непосредственно из приказа.

Распоряжения в связи с разъездной деятельностью

В организации список должностей, за которыми закреплен разъездной тип работы, может подвергаться корректировкам. Чтобы не менять в целом Положение, допускается определить подобный перечень специальным приказом руководства.

Порядок учета поездок и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве образца могут использоваться бланки служебного задания или удостоверения командированного (для разработки листа маршрута).

В любом оформленном документе обязательны подпись руководства и подпись работника.

Внимание! Приказ о направлении сотрудника с разъездным характером работы в служебную поездку не оформляется.

Если передвижения по службе осуществляются на автотранспорте предприятия, то обязательно оформление путевого листа (в одном экземпляре), выдаваемого водителю (под расписку).

Обязательные пункты путевых документов (Приказ Минтранса РФ №152):

номер документа, его наименование;
время действия документа;
информация о собственнике автомобиля;
данные водителя ТС;
данные транспортного средства.

Обязательно проставление дня выдачи, печати и штампа организации-собственника ТС.

Путевой лист регистрируется в специальном журнале, срок хранения которого в организации должен быть не меньше 5 лет. Желательно регистрировать также служебные задания с отметками о месте назначения, цели, времени прибытия на объекты.

Документально оформленный передвижной вид занятости влияет на сокращение административных издержек компании, а в ряде ситуаций – на уменьшение трат на поездки и оплату труда работников.

Пример приказа об утверждении списка должностей

Общество с ограниченной ответственностью «ААА» (ООО «ААА»)

25.12.2015 г.

г. Москва

Приказ № 1001-П об утверждении должностей работников, постоянная работа которых носит разъездной характер

Руководствуясь ст. 168.1 ТК РФ,

приказываю:

Установить разъездной характер работы работникам, принятым и вновь принимаемым на работу на следующие должности: — курьер; — водитель; — страховой агент; — помощник юриста.

Генеральный директор _________/Иванов А.А./

Разъездной характер работы

При выполнении трудовых обязанностей иногда возникает необходимость в командировках. Но существует перечень сотрудников, работа которых всегда носит подвижной характер. Новая редакция Трудового кодекса теперь регламентирует порядок и размер возмещения расходов, возникающих при исполнении таких обязанностей.

Федеральным законом от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) РФ», вступившим в силу с 6 октября 2006 г., введена новая ст. 168.1. Указанная статья регламентирует порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера.

Однако Трудовой кодекс не раскрывает понятия «разъездной характер работ».

По нашему мнению, под определение «разъездной характер работ» подпадает та ситуация, при которой сотрудник регулярно выполняет должностные обязанности за пределами своей организации. При этом он может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей).

Если работник выполняет свои трудовые обязанности во время пути, то его работа носит подвижной характер. Например, это работа водителей, проводников пассажирских поездов, стюардесс.

Кроме того, разъездные работы следует отличать от командировок. Если в обязанности сотрудника входит выполнение работы во время служебных поездок, то приказ о командировке не нужен, а разъездной характер работы должен быть установлен трудовым договором. Обязанность работодателя включить в трудовой договор условие о разъездном характере работы следует из ст. 57 Трудового кодекса.

Признаки разъездной работы

Разъездной может считаться работа, которая удовлетворяет хотя бы одному из следующих условий:

Чтобы выполнять свои функции, работник должен покинуть рабочее место. Так работают, например, установщики окон, мастера по ремонту крупной бытовой техники, страховые агенты.
Компания зарегистрирована по одному адресу, а непосредственное место работы находится на большом удалении от него.
Работник не привязан к определенному рабочему месту. Так трудятся водители, курьеры, корреспонденты.
Разъезды предусмотрены должностной инструкцией работника и выполняются им по распоряжению руководителя. В качестве примера можно привести торговых представителей или контролеров торговых точек.
В связи с характером деятельности, рабочее место постоянно перемещается. Так бывает, например, при сооружении объектов дорожной инфраструктуры и при оказании фирмой услуг на территории заказчика.

Уверенно говорить о разъездном характере работы можно в том случае, когда с поездками связаны основные функции работника. И это не только специалисты профильных компаний, например, сервисных служб, строительных организаций, страховых агентств и других. Таких работников можно найти во многих фирмах, например, это водители или курьеры.

Разъездной характер работы: как правильно оформить трудовой договор

N 88 «О введении в действие Перечня должностей, профессий и категорий работников эксплуатационных предприятий и организаций связи, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы» был установлен Перечень работников, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы.

При этом следует учесть, что нормами трудового законодательства установлено, что перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя.

Бухучет сумм за работу с разъездами

При начислении и выплате компенсаций за понесенные расходы делают следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 – начислена компенсация работнику за понесенные им расходы на проезд, проживание и т. п.;
Дебет 73 Кредит 50 (51) – выплачена компенсация.

ВАЖНО!
Средства на компенсацию могут быть выданы авансом. В этом случае их следует отразить как подотчетные суммы.

ПРИМЕР
Сотруднику с разъездным характером работы в начале месяца выдали аванс на расходы в служебной поездке 3000 рублей:
Дебет 71 Кредит 50 – 3000
По возвращении сотрудник сдал в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами на сумму 3500 рублей. На дату утверждения отчета бухгалтер сделал проводки:
Дебет 44 Кредит 71 – 3500 – отражена сумма компенсируемых расходов сотрудника в поездке;
Дебет 71 Кредит 50 – 500 – компенсирован перерасход сотруднику по утвержденному отчету.

Сумму по авансовому отчету тоже не облагают НДФЛ и страховыми взносами.

Переход от командировок к разъездному характеру работы

Для подтверждения расходов по служебным поездкам составлять первичные документы по формам N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение» и Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», утвержденным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», не требуется.

До вступления в силу изменений, внесенных Федеральным законом от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ в Трудовой кодекс, порядок и размеры возмещения расходов работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, Трудовым кодексом не регламентировались. При этом п. 25 ст. 255 Налогового кодекса позволял учитывать при исчислении налога на прибыль расходы на проезд указанных работников в случае, если их возмещение предусматривалось трудовым договором и (или) коллективным договором.

Таким образом, после 6 октября 2006 г., то есть после вступления в силу изменений в Трудовой кодекс, организация должна отразить данные изменения в распорядительных документах. То есть необходимо определить, с какого момента при служебных поездках работников, имеющих разъездной характер работ или работа которых осуществляется в пути, возмещение расходов данным работникам будет осуществляться в соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса.

Признаки разъездного характера и подходящие профессии

Рабочие функции осуществляются вне рабочего места. Например, когда сотрудник, чтобы выполнить свои обязанности должен переезжать с места на место в пределах одного или нескольких населенных пунктов. Это может быть настойка оборудования, установка техники, доставка, установка окон, страхование и т.п.

Место непосредственной работы расположено достаточно отдаленно от места регистрации компании.

Работник вообще никак не привязан к конкретному рабочему месту. Свои обязанности он исполняет в разных местах. Например, курьер, водитель-экспедитор, корреспондент СМИ.

Работник находится в постоянных разъездах по распоряжению руководства или в соответствии с должностной инструкцией. Например, коммивояжёр или торговый представитель, менеджер партнерской сети, контролер торговых точек и т.п.

Само по себе рабочее место часто меняет дислокацию. Например, так бывает при строительстве дорог. Или, когда компания оказывает услуги партнерам непосредственно в их офисах, которые расположены по различным адресам.

К профессиям, работа по которым имеет разъездной характер, можно отнести такие:

рабочие всех профессий, занятые на строительстве, ремонте и содержании автомобильных дорог;
курьеры или менеджеры по доставке;
менеджеры-консультанты по установке и настойке оборудования или программного обеспечения;
менеджеры по работе с партнерскими сетями, обслуживающие и контролирующие торговые точки;
страховые и торговые агенты;
сотрудники сервисных служб;
монтеры и техники судоходной обстановки пути;
рабочие разъездных бригад;
водолазы;
инструкторы взрывных работ;
водители автомобилей, экспедиторы;
корреспонденты СМИ и др.

Таким образом, основные обязанности работника должны быть связаны с постоянными разъездами. Курьеры есть почти в каждой компании. А менеджеры по работе с розничными магазинами – у всех фирм, которые занимаются торговлей. Много разъездных работников может быть и в фирмах, оказывающих консалтинговые, юридические, страховые, бухгалтерские, информационные, сервисные, а также ИТ-услуги.

Оформление

При оформлении служебных поездок при разъездном характере работ сотрудников необходимо учитывать следующее.

Во-первых, разъездной характер работ сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть установлен трудовым договором.

Во-вторых, в коллективный договор могут включаться обязательства работодателя по вопросам гарантий и компенсаций, в том числе при направлении сотрудников в служебные поездки (ст. 41 ТК РФ).

Таким образом, документальное оформление расходов при разъездном характере работ может быть отражено в документообороте организации следующим образом:

коллективный договор, в котором работодатель обязуется возмещать расходы, связанные с разъездным характером работы;
трудовые договоры, подписанные работодателем и работником, в которых обязательно указывается, что работа носит разъездной характер;
локальный нормативный акт организации (приказ руководителя, положение о разъездном характере работ или иной документ), в котором определяется перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности, порядок представления авансовых отчетов и другие необходимые сведения.

Перечень должностей, размеры и порядок возмещения расходов целесообразно указывать именно в локальном нормативном акте, а не в коллективном договоре.

Это связано с тем, что эти данные могут ежемесячно меняться в зависимости от нужд организации, а коллективный договор в большинстве случаев заключается на несколько лет и не нуждается в частом пересмотре.

Различия между поездками и командировками

Разъездной характер труда не совместим с понятием командировки, представляющей собой поездку сотрудника на ограниченный период времени по производственному поручению и распоряжению работодателя из места постоянной занятости (ст. 166 ТК РФ).

Вопрос: Как отразить в учете компенсацию расходов работника с разъездным характером работы? В соответствии с коллективным договором и положением о разъездном характере работ работнику, чья работа носит разъездной характер, компенсируются фактически понесенные им затраты на проезд, наем жилого помещения и суточные. Условие о разъездном характере работы включено в трудовой договор с указанным работником. В соответствии с порядком, установленным коллективным договором и положением о разъездном характере работ, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, перечисляются на счет работника в банке. Размер компенсации определяется на основании представленного работником авансового отчета. Аванс на указанные расходы в сумме 20 000 руб. перечислен на счет работника в банке. Согласно представленному работником авансовому отчету и приложенным к нему подтверждающим документам (оформленным на бланках строгой отчетности с выделением сумм НДС отдельной строкой) фактические затраты работника на проезд составили 6 105 руб. (в том числе НДС 54 руб.), на наем жилого помещения — 10 620 руб. (в том числе НДС 1 770 руб.), суточные — 5 000 руб. После утверждения авансового отчета перерасход возмещен работнику путем перечисления денежных средств на его счет в банке. Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления. Посмотреть ответ

За специалистом, отправленным в командировку, сохраняются занимаемое место (должность) и средняя заработная плата с возмещением:

трат на проезд;
затрат по оплате места проживания;
иных расходов при нахождении не в месте постоянного проживания (суточных);
затрат, одобренных руководством предприятия (мобильная связь).

Для оформления командировки на предприятии издается приказ, работнику оформляется служебное задание и удостоверение (командировочное). Командированный получает авансом деньги для расходов (проезд, проживание, суточные). По возвращении из командировки работник сдает отчет о проделанной работе, об израсходованных суммах и прикладывает документы по всем видам трат.

В отличие от периодического характера командировок (по мере необходимости) разъездная деятельность представляет собой составной элемент трудовой функции сотрудника и носит постоянный характер. Условия, определяющие указанный характер труда, в обязательном порядке отражаются в трудовом соглашении сторон (ст. 57 ТК РФ).

Внимание! Все поездки в рамках исполнения должностных обязанностей, оплачиваются по окладу, оговоренному при оформлении трудового контракта. Оплата по среднему заработку применяется только к командировкам (ст. 167 ТК РФ).

Если сотрудник, оформленный на труд с передвижным характером в пределах одного населенного пункта, будет направлен по делам предприятия в иной город, передвижение должно оформляться в виде командировки.

Если коллективного договора нет

При отсутствии коллективного договора организация вправе утвердить приказом (распоряжением) руководителя положение о разъездном характере работ как локальный нормативный акт организации.

В данном положении следует подробно указать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников.

При этом разъездной характер работ сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть установлен трудовым договором.

Как оформляется

Когда возникает потребность в правильном оформлении документов и ведения отчетности, следует учитывать, что разъездная деятельность, практикуемая на предприятии для конкретных должностей, должна найти свое отражение в следующих документах:

Коллективный договор или внутренний акт предприятия, устанавливающий правила перемещения сотрудников в процессе исполнения обязанностей (это может быть приказ или издание положения, другой вариант регламента) с указанием конкретных должностей, профессий. В нормативном акте указывают правила оформления документации, отражающей отчеты по служебным поездкам.
Трудовой договор при приеме на работу.

Поскольку названия должностей, которые потребуют частых перемещений по России или командировок по миру, могут меняться, рекомендуется вносить разъяснения в регламент предприятия, а не коллдоговор. Изменения в коллдоговоре более сложно согласовывать.

Скачайте Разъездной характер работы в трудовом договоре (образец) (65,5 KiB, 354 hits)

Поскольку нет четкого регламента оформления разъездного характера работы в трудовом договоре, то образец поможет в формулировке, либо используют собственные формулировки, подтвержденные нормативными актами, действующими на всем предприятии.

Командировки при разъездном характере работы оформляются в табеле учета времени как рабочее время работника независимо от его фактического нахождения вдали от офиса или производства.

Положение о разъездном характере работы

Так как ТК РФ не дает четкой инструкции по оформлению, организациям приходится соотносить свои действия с действующим общим законодательством, имеющим отношение к вопросу разъездов в рамках основной рабочей деятельности.

Скачайте Положение о разъездном характере работы (пример) (46,5 KiB, 269 hits)

Основные положения об оформлении командированных сотрудников можно найти в ПП РФ № 749 принятом в 2008 году в отношении лиц, направляемых в командировки. Таким образом, определяя порядок, как оформить дальнейшую работу разъездного типа, следует исходить из содержания данного документа.

Ссылка на потребность в частых разъездах дается в трудовом контракте с конкретным сотрудником, а также содержится во внутренних документах предприятия.

Если работник ранее уже принят в штат, но характер рабочей деятельности не предполагал частых разъездов, подписывается дополнительное соглашение, на основании которого остальные службы предприятия применяют новые нормы учета рабочего времени в ведомости.

При издании внутреннего нормативного документа важно проконтролировать, чтобы содержались все важные пункты:

Перечень должностей (профессий), предполагающих частые разъезды по нуждам компании.
Правила оформления документации на таких работников и обязательную отчетность.
Вопросы компенсации расходов, потраченных на перемещения, дополнительные возмещения помимо установленных законодательством (надбавки, доплаты).

Выплаты

К расходам, возникающим при служебных поездках, в соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса можно отнести:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Причем теперь работодатель обязан возмещать сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, расходы, связанные со служебными поездками.

Нормы и порядок возмещения таких расходов законодательно не установлены. Таким образом, организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения расходов, возникающих при служебных поездках.

Хотим обратить внимание на то, что перечень возмещаемых расходов при служебных поездках совпадает с перечнем расходов, возмещаемых при служебных командировках, но при этом никаких ограничений размеров расходов, возникающих при служебных поездках, действующее налоговое законодательство не содержит.

Возмещение расходов спортсменам

Как и при направлении работника в командировку, при разъездном характере работы работодатель обязан возместить сотрудникам расходы:

– на проезд; – на наем жилого помещения; – дополнительные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); – иные, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ).

Размеры и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

В отличие от командировочных расходов, которые нормируются в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729, размер возмещения расходов спортменам (работникам с разъездным характером работы) не нормируется. Но этот документ можно использовать для установления размера суточных, максимальной стоимости проезда и др.

Возмещение расходов спортменам должно осуществляться на основании первичных учетных документов: проездных билетов, квитанций, документов из гостиницы (счетов, кассовых чеков и т. д.).

Если спортсмены выезжают из места постоянного жительства, им должны выплачиваться суточные. Подтверждением количества дней будут приказы руководителя о направлении работников в поездки, маршрутные листы, журнал учета поездок и др.

Возмещение расходов спортсменам, как правило, осуществляется путем выдачи денежных средств под отчет. Из них работник осуществит необходимые расходы и отчитается об этом в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу. Отчет представляется в бухгалтерию в виде утвержденного руководителем подразделения авансового отчета (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

К сведению:

денежные средства выдаются работникам с разъездным характером работы под отчет по распоряжению руководителя на основании письменного заявления работника, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) его размера и срок, на который он выдается. Выдача аванса допускается при отсутствии у работника задолженностей по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета (
п. 213
,
214 Инструкции № 157н
).

Кроме возмещения расходов, связанных с разъездами, работники могут получать надбавки за разъездной характер работы. Они могут устанавливаться соглашениями, коллективными или трудовым договором.

Однако Отраслевым соглашением по организациям, подведомственным Министерству спорта Российской Федерации, между Министерством спорта Российской Федерации и Общественной организацией «Общероссийский профессиональный союз работников физической культуры, спорта и туризма Российской Федерации» на 2022 – 2020 годы (утверждено Минспортом РФ, Общественной организацией «Общероссийский профессиональный союз работников физической культуры, спорта и туризма Российской Федерации» 06.03.2018) такие надбавки не установлены. Соответственно, они могут быть предусмотрены в коллективном договоре, положении о разъездном характере работы (другом локальном акте) организации или трудовых договорах.

Налогообложение

Минфин России в своих письмах указал, что возмещение расходов работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, относится к компенсационным выплатам, которые включаются в состав расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, но не облагаются НДФЛ и ЕСН.

Так, в Письме от 29 августа 2006 г. N 03-03-04/1/642 Минфин России сообщил, что расходы работодателя, связанные с компенсацией расходов сотрудников, работа которых носит разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Из Письма Минфина России от 29 августа 2006 г. N 03-05-01-04/252 следует, что если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по занимаемой должности осуществляется в пути или в полевых условиях, носит разъездной или экспедиционный характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются НДФЛ.

Письмо Минфина России от 21 августа 2006 г. N 03-05-02-04/130 также указывает на то, что если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по занимаемой должности осуществляется в пути или в полевых условиях, носит разъездной или экспедиционный характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются ЕСН.

В остальных случаях выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками, подлежат обложению в установленном порядке.

Налоги и взносы с компенсационных выплат

Фиксированную доплату учитывают в составе заработной платы. Она облагается и НДФЛ, и страховыми взносами в общем порядке. Также её включают в налоговые расходы (письмо Минфина от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76, п. 3 ст. 255 НК РФ).

А вот целевые компенсации за разъездной характер работы страховыми взносами и НДФЛ не облагаются.

ПРИМЕР
Вариант 1
Сотруднику с разъездным характером работы ежемесячно доплачивают надбавку в размере 5000 рублей, рассчитанную таким образом, чтобы покрыть возможные расходы сотрудника в рабочих поездках. Значит, сумма 5000 рублей облагается и взносами, и НДФЛ.
Вариант 2
Сотруднику на разъездной работе ежемесячно возмещают расходы, которые он понес в её процессе. Сумму определяют по предоставленным им отчету и первичным документам. Значит, такая выплата считается компенсацией и под обложение НДФЛ и взносами не подпадает.

В расходы по налогу на прибыль суммы возмещений за разъезды включают на основании подтверждающих документов работника (письмо Минфина от 06.07.2018 № 03-04-05/46903).