Электронный больничный лист в 2022 году: как выглядит и что с ним делать работодателю

Что значит электронный больничный для работодателя

Больничный – это основание для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Лист нетрудоспособности может выдаваться или на бумаге, или в электронном виде.

Что делать работодателю с электронным больничным в 2021 году?

У работодателей, использующих электронные больничные, нет необходимости обеспечивать сохранность листков нетрудоспособности. Ведь вся информация с момента открытия электронного листка нетрудоспособности хранится в системе ФСС, и работодатель может запрашивать ее неоднократно. А когда ФСС будет проводить проверку работодателя, представлять электронные листки нетрудоспособности не потребуется.

Чтобы начать работать с электронными больничными, нужно заключить соглашение с ФСС. И только в этом случае, а также при согласии на это работника можно принимать электронные больничные (п. 2 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Новый порядок выдачи и оформления

С 14.12.2020 начнет действовать новый порядок оформления и выдачи больничных, закрепленный в приказе Минздрава России от 01.09.2020 № 925н. Нововведения коснутся не только того, как получить электронный больничный лист работодателю, но и исправлений ошибок в документе и нюансов антикоронавирусных мер.

Нововведения для совместителей

Если сотрудник на момент наступления временной нетрудоспособности или отпуска по беременности и родам работает в нескольких организациях, он вправе оформить несколько бумажных или один электронный больничный. Если сотрудник отдал предпочтение второму варианту, он сообщает каждому работодателю номер документа.

ВАЖНО!

Сотрудник не обязан продлевать больничный в том виде, в котором он его первоначально получил. То есть он вправе получить электронный листок, если изначально открывал бумажный, и наоборот.

Исправление ошибок

Не во всех организациях знают, что делать с электронным больничным листом работодателю, поэтому нередки ошибки в заполнении. Если такое недоразумение произошло, придется заново заполнить документ и отправить его в ФСС вместе с пояснением причины ошибки.

ВАЖНО!

Пояснение заверяется усиленными квалифицированными ЭП руководителя и главного бухгалтера.

Карантинный больничный

Сотрудникам, которых отправят на карантин, на весь период ограничительных мер будут выдавать листки нетрудоспособности. Нововведение коснется:

• граждан, прибывших из заграницы;
• лиц, контактировавших с больными;
• лиц, признанных носителями возбудителя болезни.

Сейчас эта норма касается только последних двух категорий граждан. Кроме того, сотрудник вправе получить больничный по уходу за ребенком в возрасте до 7 лет или за недееспособным членом семьи. Но только в случае, если организация, которую посещают эти лица, закрылась на карантин.

Как выглядит электронный листок нетрудоспособности

Как выглядит электронный больничный в 2022 году? Где посмотреть фото?

По форме электронные и бумажные листки нетрудоспособности по сути одинаковые. Форма листка нетрудоспособности утверждена приказом Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 347н. А порядок формирования электронных листков нетрудоспособности – приказом Минздрава России от 01.09.2020 № 925н. Просто электронный больничный оформляется в виде файла, а не на бумажном носителе.

Когда в 2022 году выдают электронный больничный, а когда бумажный

Больничный лист в электронном виде выдают по желанию человека. Для этого он пишет согласие на получение листка нетрудоспособности в электронном виде. Никакой обязательности – нет.

Электронный больничный заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью и размещают в информационной системе ФСС – Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах». Бумажный аналог – не оформляют.

Подробнее об этом читайте на официальном сайте ФСС по здесь.

Для получения больничного листка нетрудоспособности в электронном виде нужно, чтобы медицинская организация и работодатель были участниками системы информационного взаимодействия «Соцстрах».

Работник может узнать, подключен ли работодатель к этой системе, в бухгалтерии или отделе кадров.

Для подключения к системе «Соцстрах» работодатели могут использовать собственное доработанное программное обеспечение, а также личный кабинет страхователя.

Какие ошибки часто допускают?

Наиболее распространенными нарушениями, при внесении данных в бланки недееспособности являются:

• Не допускается складывание, или смятие заполненного листа;
• Проставленные на документе печати не должны попадать на информацию в ячейках. В противном случае, сканер не сможет считать данные и пособие не выплатят;
• При превышении срока болезни более тридцати дней, продление возможно только после обследования экспертной комиссии;
• Обязательно должны быть все печати и подписи;
• Помимо подписи и печати лечащего врача, должны присутствовать печати и подписи начальников медучреждений.

Работник сообщил, что у него электронный больничный: что делать работодателю?

Если больничный лист сформирован в электронном виде, работодатель получит от своего работника только номер электронного листка нетрудоспособности. По этому номеру, СНИЛС работника и регистрационному номеру страхователя работодатель запрашивает в системе «Соцстрах» сведения о выданном листке нетрудоспособности.

Узнать конкретный диагноз из листка нетрудоспособности работодатель не может. В листке стоит только код. Также не получится просмотреть больничные листки, которые сотрудник получил, когда работал у других работодателей.

С 2022 года пилотный проект ФСС “Прямые выплаты” распространён на все регионы России (Федеральный закон от 30.11.2016 № 401-ФЗ). Это значит, что работодатели должны продолжать оплачивать только:

• первые 3 дня больничного;
• дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом;
• пособие на погребение.

Остальные пособия ФСС платит сам.

В 2022 году по электронном больничному назначить пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам нужно в течение 10 календарных дней со дня обращения работника с номером ЭЛН. А выплату пособия необходимо произвести в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.

Если работник принес квиток электронного больничного, а работодатель не перешёл на электронное взаимодействие с ФСС, сотрудника попросят заменить электронный листок нетрудоспособности на бумажный.

Ранее в ФСС передавали реестр сведений для начисления пособий путём зачёта. В нем также указывали, в какой форме был получен больничный листок от работника — бумажной или электронной.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

В 2022 году сотрудники ФСС звонили в организации и требовали в кратчайшие сроки перейти на электронные больничные. Однако работодатель вправе отказаться использовать электронные больничные. Это правило распространяется на все компании.

Если работодатель не хочет иметь дело с электронными больничными, можно не подключаться к Единой интегрированной информационной системе ФСС “Соцстрах“. Тогда работникам будут по-прежнему выписывать больничные на бумаге. И даже если медучреждение оформит сотруднику электронный листок, ему придется вернуться за бумажным бланком. Работодателю это ничем не грозит (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).

Как пользоваться новым видом больничного

В оформлении и оплате электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) задействованы три инстанции:

1. Лечебное учреждение.
2. Работодатель.
3. ФСС.

Если хоть одно звено из этой цепочки не подключено к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система), оформить цифровой документ не получится. Вот как перейти на электронные больничные листы работодателю:

1. Заключить соглашение о взаимодействии с региональным ФСС.
2. Зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах».
3. Обучить бухгалтера пользоваться новой программой и получить для него цифровую подпись.
4. Установить ПО для проверки подлинности цифровой подписи.
5. Сообщить сотрудникам о нововведении.

Безусловно, ЭЛН гораздо удобнее бумажного аналога, подделка такого документа практически исключена, поэтому риск необоснованных выплат минимизирован. Кроме того, упрощается документооборот, снижается нагрузка на кадровиков и бухгалтеров. Тем не менее выбор формата остается за пациентом, который самостоятельно изъявляет желание получить ЭЛН в письменном виде.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие установлены особенности оплаты больничных в период пандемии коронавирусной инфекции COVID-19 (вирус SARS-CoV-2). Используйте эти инструкции бесплатно.

Когда подготовительные мероприятия завершены, разбираемся, как работает электронный больничный лист на практике:

1. Врач формирует листок нетрудоспособности в системе ФСС и отправляет его в ЕИИС «Соцстрах».
2. Заболевший работник получает от врача уникальный номер.
3. Работник передает номер в бухгалтерию работодателя.
4. Бухгалтер по полученному номеру находит листок в ЕИИС «Соцстрах» и заполняет необходимые поля.
5. После завершения заполнения бухгалтером листок поступает в ФСС.
6. ФСС занимается расчетом и выплатой пособия.

ВАЖНО!

Искать ЭЛН сотрудника в ЕИИС «Соцстрах» можно не только по уникальному номеру, но и по СНИЛС.

ЭЛН содержит все те же графы, что и бумажный бланк:

• средний заработок для начисления пособия;
• страховой стаж;
• итого к начислению;
• дата начала работы.

Несмотря на внешнее сходство, чтобы корректно заполнить документ, установите актуальное программное обеспечение и пакет обновлений к нему. После окончания заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в ФСС.

Что касается порядка оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то он ничем не отличается от оплаты бумажного варианта.

Технические особенности работы с электронными больничными в 2022 году

Введение ЭЛН позволяет сразу правильно сформировать реестр в соответствии с требованиями ФСС. В личном кабинете можно сразу составить заявление на выплату работнику и отдать ему на подпись. Также программа автоматически подтянет реквизиты поликлиники и банка, поэтому ошибки для получателя пособия исключены.

Также в личном кабинете можно за 1 раз отправить сразу несколько ЭЛН и реестров (актуально для крупных компаний с большим штатом). Также реестр и ЭЛН может отправить обслуживающая ваш бизнес компания или удаленный бухгалтер.

Сертификат ЭЦП автоматически проверяется на подлинность, а реестр проверяется на ошибки. Если допустили ошибки, их можно увидеть в протоколе и сразу исправить.

Если уже отправили реестр в ФСС по ЭЛН и заметили ошибку (например, в определении стажа), это легко исправить: необходимо сформировать новый реестр с уточненными данными и снова направить его в личном кабинете в Фонд.

Преимущества для работодателей с 2021 года

Работа с больничными по принципу прямых выплат позволяет работодателю не иметь резерв денежных средств на выплату пособия. Это улучшает финансовую стабильность страхователей.

При электронной обработке больничных листов нужно значительно меньше времени на их заполнение. Также при заполнении практически невозможно сделать ошибки (кроме расчетной части).

При подготовке отчетности в ФСС не нужно рассчитывать суммы, которые должны были пойти в зачет к сумме страховых взносов и выплаченных пособий. Это серьёзно облегчает работу бухгалтера.

Заполнение работодателем

Согласно действующему законодательству, за выплату денежной компенсации при оформлении листков недееспособности отвечает работодатель.

В отведенной ему части бланка, он может делать изменения. Однако, он не имеет права исправлять данные, которые были внесены лечащим врачом.

Если была обнаружена ошибка доктора, заполнявшего документ, то больничный возвращают для замены. В противном случае, лист недееспособности не принимается в органах соцстрахования, и болеющий сотрудник не сможет получить свою компенсацию.

Первоначально требуется сверить сроки предоставления отдыха на лечение, указанные в бланке:

Правильное оформление больничного листа компанией, которая предоставляет сотруднику рабочее место, происходит по следующим нормам:

Правильно оформив данный документ, кадровику нужно предоставить в Фонд соцстрахования бухгалтерскую выписку со сведениями о количестве средств, необходимых для денежной компенсации по больничному.

В ситуации, если бухгалтер делает ошибку и замечает её, то он может внести корректировки. Единственный нюанс – их должно быть не больше двух.

Плюсы для работников с 2021 года

Что касается работников, то с 2022 года повсеместное применение ЭЛН исключает нарушения при назначении пособий. Работник больше не зависит от работодателя в этом плане.

Выплаты стали более прозрачными, что повысило социальную защищенность всех жителей РФ.

Информацию о сроках и размере предстоящей выплаты по больничному листку сотрудник может легко проверить в личном кабинете ФСС, получив доступ через сайт Госуслуг. Если интернета нет, это всегда можно сделать напрямую через сотрудников ФСС.

Введение электронных больничных листов позволяет получить пособие несколькими способами:

• почтовым переводом;
• на банковский счет;
• на платежную карту.

То есть, в этой части нет привязки к зарплатному проекту.

Если сотрудник знает только номер карты, пособие можно получить, указав в заявлении только этот реквизит (в идеале – БИК банка или корреспондентский счет).

Порядок представления больничного листа кадровику или бухгалтеру

Как уйти на больничный, читайте в статье.

Для того чтобы подтвердить обоснованность пропуска работы, а также получить компенсацию за время нетрудоспособности, больничный необходимо предъявить работодателю. Учетом больничных, расчетом пособий по ним и сдачей их в соцстрах занимается, как правило, бухгалтерия, однако если численность штата предприятия невелика, то такие функции могут быть возложены на кадровика. Сути это не меняет, да и порядок оформления больничного листа в 2022 году также не говорит о том, что процедура может зависеть от должности принимающего такой документ специалиста.

Если говорить о сроках, то закон № 255-ФЗ в ч. 1 ст. 12 обязывает работника предъявить больничный лист работодателю в течение полугода с момента закрытия документа. В случае пропуска установленного срока работодатель не вправе принимать больничный и платить по нему пособие. Решение в этой ситуации должно приниматься на уровне регионального отделения ФСС при наличии уважительных причин пропуска установленных для обращения 6 месяцев. Список уважительных причин можно найти в приказе Минздравсоцразвития РФ «Об утверждении Перечня…» от 31.01.2007 № 74.

Работодатель же в свою очередь обязан не позднее 5 календарных дней после получения больничного листа передать сведения о нем, о стаже и среднем заработке сотрудника в Фонд социального страхования.

Выводы

Итак, приведенные ниже тезисы помогут разобраться в вопросе оплаты электронных больничных в 2022 году:

• электронный больничный полностью заменяет бумажный. Работнику могут его выписать, только если и работодатель, и медучреждение подключены к ЕИИС “Соцстрах”;
• в ЕИИС электронный больничный появляется после его выписки медучреждением. Там же работодатель заполняет свою часть документа. Распечатывать и хранить электронные больничные не обязательно;
• для работы с ЕИИС организации нужен личный кабинет на сайте Госуслуг;
• работать с ЕИИС можно через личный кабинет страхователя на сайте ФСС или программное обеспечение ФСС либо через бухгалтерскую учетную программу, которая это позволяет.

Что делать кадровику, если у работника виртуальный больничный?

В первую очередь отдел кадров должен знать — есть ли в организации техническая и программная возможность обрабатывать ЭЛН.

Если в компании пока не ведется эта работа, попросите сотрудника обменять электронный больничный на традиционный бумажный. В поликлинике ему не имеют права отказать — письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462.

Однако, безбумажная технология информационного взаимодействия с ФСС совсем не сложна. Обратитесь к специальной странице Электронный больничный лист, инструкции на сайте ФСС. Там размещены ссылки на скачивание АРМ «Подготовка расчетов для ФСС» и сервисы для доработки имеющегося в организации ПО с подробными инструкциями.

• Вход в личный кабинет на сайте ФСС для работника

• Для работодателя

После нажатия кнопки «Войти» для просмотра электронного больничного листа система перенаправит вас на госуслуги для авторизации.