Правила нумерации счетов-фактур в 2022 — 2022 годах

Нумерация по счетам-фактурам в течение нескольких лет приводит к тому, что цифры на бумагах становятся все больше и больше. Это не очень удобно при ведении учета, так как приходится оперировать объемными номерами. По этой причине некоторые предприятия, как правило, крупные, начинают нумерацию с единицы каждый месяц, год или квартал. Однако согласно Письму Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427 политика организации в этой сфере имеет некоторые нюансы. В том же документе не было разъяснено, как именно вести нумерацию. По этой причине данная операция до сих пор вызывает массу вопросов.

Законодательная база

Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.

Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:

• Обособленных подразделений.
• Доверительных менеджеров.
• Лиц, участвующих в товариществе.

В частности, для разделения нужно использовать знак «/».

Особенности корректировочного счета-фактуры

В отличие от СФ по отгрузке, в корректировочном варианте этой формы (приложение № 2 к постановлению № 1137) кроме информационного блока присутствуют строки для указания:

• номера и даты корректировки и данных исходного, подлежащего изменениям, документа;
• количества, цены – скорректированных и исходных данных;
• данных об изменении стоимости без налога и с налогом, величин НДС (исправленных и исходных), разницы между показателями.

Правила нумерации

Главное правило нумерации – присвоение цифр в хронологическом порядке: номера указываются по мере выставления. Возобновлять нумерацию разрешается. Это неизбежно, если компания работает долгое время. Обязательно нужно отразить периоды возобновления в учетной политике компании. Период может быть следующим:

• Месяц.
• Квартал.
• Год.

Однако постановление правительства ограничивает возобновление нумерации: ежедневно начинать ее сначала нельзя. Это будет считаться нарушением.

Периодичность обновления зависит от документооборота конкретного предприятия. Чем больше бумаг заполняется, тем чаще происходит возобновление номеров.

Ответы на распространенные вопросы о том, как нумеровать счета-фактуры

Вопрос №1:

Предусматривает ли действующее законодательство какое-либо существенное наказание за ошибки в нумерации счетов-фактур?

Ответ:

Ошибочная нумерация не является грубым нарушением требований к ведению бухгалтерского учета. От выбранного на предприятии способа формирования номеров счетов-фактур не зависит возможность применения налогового вычета по НДС. Соответственно, никаких наказаний за ошибки в нумерации документов закон не предусматривает. Однако, ошибочная нумерация счетов-фактур может повлечь за собой более серьезные нарушения в будущем, поэтому лучше закрепить методику формирования номеров в учетной политике фирмы.

Вопрос №2:

Имеется ли какое-либо главное требование в отношении нумерации счетов-фактур, чтобы при формировании методики нумерации точно не нарушить закона?

Ответ:

Основным требованием к нумерации счетов-фактур является хронология нумерации на протяжении выбранного периода.

Разновидности номеров счетов-фактур

Номера могут состоять как из цифр, так и букв. Буквенные обозначения обязательно должны быть при документообороте в следующих структурах:

• Обособленные подразделения. После номера нужно указать индекс в цифрах. Значения разделяются слешем (/). Индекс определяется компанией и прописывается по конкретному договору.
• Люди, состоящие в товариществе, или доверительные менеджеры. Индекс через слеш должен быть указан и в этом случае.

Соблюдение правил важно не только для исполнения нормативных актов. Правильная нумерация обеспечивает упорядоченный документооборот, предупреждает путаницу.

Обязательные реквизиты счета-фактуры для вычета НДС при оформлении аванса

Поступившая предоплата оформляется той же формой СФ, но заполняют ее несколько иначе. В таких случаях не отражают сведения о грузоотправителе и получателе, поскольку факта отгрузки еще не произошло. А вот указать реквизиты сопровождающей аванс платежки необходимо. Указывают и сумму произведенной оплаты в счет будущей поставки.

Сведения о товаре (единице измерения, количестве и цене) фиксируют лишь при 100%-ной предоплате. В иных ситуациях эти данные не отражают.

Исчисляют налог по авансам по расчетной ставке (20/120 либо 10/110), которую указывают в соответствующих строках. Если же реализуется необлагаемый товар (или облагаемый по ставке 0%), авансовый СФ не составляется. Остальные реквизиты заполняют так же, как указано выше.

Особенности проставления буквенных значений

Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.

Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.

ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.

Типичные ошибки

Ошибка:

Бухгалтер фирмы использовал разделительную черту «/», не имея на то оснований и не зная, как нумеровать счета-фактуры. Руководство компании применило в отношении бухгалтера дисциплинарное взыскание, полагая, что НДС не может быть принят к вычету по причине необоснованного использования разделительного знака при нумерации счета-фактуры.

Комментарий:

Согласно разъяснениям финансового ведомства, необоснованное использование разделительной черты «/» (когда речь не идет об обособленных подразделениях, участниках товарищества и доверительных управляющих) не является основанием для отказа в принятии НДС к вычету.

Ошибка:

На предприятии счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры нумеруются по-разному.

Комментарий:

Система нумерации обычных счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур должна быть единой – таково требование Правительства РФ.

Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?

Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.

Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».

Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.

Авансовые счета-фактуры в 1С 8.3

Как сделать счет-фактуру на аванс в 1С 8.3

Выпишите счет-фактуру на аванс в 1С одним из удобных способов:

• по кнопке Создать на основании – Счет-фактура выданный документа поступления оплаты.

• с помощью процедуры Регистрации счетов-фактур на аванс в разделе Банк и касса – Регистрация счетов-фактур – Счета-фактуры на аванс.

Рассмотрим основные нюансы заполнения авансового счета-фактуры в 1С 8.3 для корректного оформления печатного бланка.

Платежный документ

Не забывайте проверять заполнение поля Платежный документ № от. Оно заполняется автоматически, если заполнены данные По документу № от документа-основания. При необходимости заполните это поле вручную.

Наименование

Заполнение таблицы Расшифровка суммы по ставкам НДС:

• Номенклатура — поле заполнится автоматически если: оформлять оплату от покупателя на основании Счета покупателю, тогда все позиции из счета будут перенесены в таблицу;

• указать обобщенное наименование в справочнике Договоры;

Если не оформляли Счет покупателю и не устанавливали обобщенное наименование в договоре, то заполните графу Содержание услуги, доп. сведения вручную.

Для корректного оформления печатного бланка одно из этих полей должно быть заполнено!

Изучить допустима ли формулировка в гр. 1 Предварительная оплата?

Если СФ не выставляется

Если счета фактуры на аванс в 1с 8.3 не выставляете контрагенту (печатаете в единственном экземпляре), например, при розничной реализации через интернет-магазин, то снимите флажок Выставлен (передан) контрагенту.

Проверьте себя! Пройдите тест:

• Тест № 26. Настройка учетной политики по НУ в 1С: НДС

Наказание за неправильную нумерацию

При присвоении номеров счетам-фактурам довольно часто возникают ошибки. Наиболее распространенные из них:

• Пропуск номеров.
• Игнорирование необходимости хронологии.
• Присвоение одного и тоже же номера одному и тому же документу.

Последняя ошибка встречается довольно редко, так как большинство бухгалтеров пользуются специальными программами. ПО предупреждает раздвоение.

Нарушение порядка нумерации – самый сложный случай. Для исправления нарушения придется потратить немало времени и сил. Ошибка в хронологии одного номера приводит к тому, что «ползут» и другие цифры. Получается, что в счетах-фактурах, уже переданных покупателю, указаны неверные номера.

Нужно ли исправлять нумерацию? Данная мера имеет смысл, если ошибка допущена в последнем номере документа, который пока не передан покупателю. Если же ошибка касается позднего номера, исправлять ее необязательно. Никаких наказаний продавец за данное нарушение не несет.

ВНИМАНИЕ! В статье 120 НК РФ указано, что отсутствие счетов-фактур по выполненным операциям влечет за собой штраф. Эти наказания не касаются неправильных номеров. Однако правильная нумерация важна в любом случае. На это обращается внимание при проверках.

Правила оформления

С префиксами

Законодательство не предусматривает указание в порядковом номере документа каких либо префиксов. Однако при этом нормативные акты и не запрещают их использование.

Таким образом, если на предприятии оформляются счета-фактуры, допустимо при их нумерации использовать отдельные коды, указывающие на суть оформляемого документа. Например, отдельная нумерация на аванс с префиксом “А” с дробью – № 1001/А, где «1001» порядковый номер, а «А» будет указанием на то, что счёт-фактура был выписан по договору с авансовым платежом. Тоже самое относительно №100/К, где К указывает на корректировочный счет-фактуру)

Более детально об оформлении счёт-фактуры на аванс можно узнать здесь, а о кодах в счёт-фактуре вы подробнее узнаете тут.

Для обособленных подразделений

Обособленные подразделения организации, заключающие отдельные договора и ведущие собственные платежи – один из немногих случаев, когда нормативные акты прямо разрешают использовать дополнительные индексы и прочие обозначения.

Важно! В этом случае к порядковому номеру может через косую черту присваиваться отдельно номер подразделения, выдавшего документ. Сам же номер подразделения присваивается на основе внутренних нормативных актов компании.

Сквозным способом

Законодательство, касающееся первичных учётных документов в бухгалтерском учёте (ФЗ «О бухучёте» и подзаконные акты), определения сквозной нумерации не даёт. Однако, используя аналогию закона, на основании ФЗ «О связи», можно сделать вывод: сквозная нумерация – это присвоение номеров каждому из первичных документов (в том числе и счёту-фактуре) с соблюдением двух основных условий:

1. Каждый номер в течение учётного периода (определяемого согласно НК РФ и другим нормативным актам) должен быть уникален.
2. Во время учётного периода каждый номер для последующего документа должен возрастать. Недопустимо, чтобы более поздний документ имел учётный номер меньше, чем тот, что был выпущен и предъявлен раньше.

Во всём остальном фирмы вправе сами определять учётную политику. К примеру, допустимо делать номер составным, указывая в нём не только порядковый номер, но и учётный период (например, разрешается нумеровать счета-фактуры по принципу: 1/01 – первая за январь, 223/08 – 223 за август и т. д.).

Тем не менее, официальные документы по состоянию на начало 2018 года требований о сквозной нумерации не содержат. Важным является лишь соблюдение хронологии, а не последовательность нумерации – тем более, что она определяется на основе внутренних актов организации, и извне проверить её трудно.

Кроме того, с 2014 года чётко определено, что в качестве разделительного знака используется только слеш (косая черта, /), а не дефис, тире или любой другой знак.

Правила о нумерации предусматривают только одно: номера должны нарастать. Более поздние документы должны иметь больший номер, чем выпущенные ранее. Относительно того, чтобы первый в году или в отчётном периоде счёт-фактура непременно имел первый номер, никаких обязательных требований законом не предусмотрено.

Поэтому вполне допустимо, чтобы в отчётном периоде счета-фактуры нумеровались бы не с первого, а с другого номера. Особенно это актуально, если сквозная нумерация действует на протяжении нескольких периодов.

Внимание! Следует помнить, что особенности информационных систем банков в большинстве случаев рассчитаны на трёхзначные номера. Поэтому рекомендуется больше 999 однородных документов за год не составлять – иначе возможны технические сбои.

Как отражается неправильная нумерация на покупателе?

В большинстве случаев неправильная нумерация не оказывает никакого влияния на покупателя. Ошибки не мешают:

• идентификации сторон договора;
• названию ТРУ, их стоимости;
• ставке и совокупности НДС.

То есть покупатель не получит отказ в вычете, о чем говорится в пункте 2 статьи 169 НК РФ. Если контролер предъявит свои претензии, их можно оспорить, о чем свидетельствует судебная практика. Исходя из судебных решений, можно сделать вывод о том, что даже полное отсутствие нумерации не может являться основанием для вычета НДС.

Как нумеровать счета-фактуры – общие сведения, использование разделительной черты

Счет-фактура – это регистр налогового учета по налогу на добавленную стоимость, регламентируемый ст. 169 НК РФ. Действующее налоговое законодательство устанавливает определенный перечень обязательных реквизитов для счетов-фактур, среди которых числится и порядковый номер.

Но каких-либо конкретных требований к простановке номеров на документах НК РФ не выдвигает.

Поскольку счет-фактура – документ, необходимый для исчисления НДС, следует принимать во внимание положения Правил заполнения счетов-фактур, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС». В тексте документа содержится больше информации о порядке заполнения документов, чем в Налоговом кодексе. Рассмотрим указания пункта 1 Правил:

• порядковые номера счетов-фактур при наступлении частных случаев их выставления комитентом и др. указываются каждой стороной в соответствии с индивидуальной хронологией документов на фирме (отсюда можно предположить, что аналогичный подход действует и в отношении общего порядка проставления номеров на данных регистрах);
• когда осуществляется реализация через обособленные подразделения, при составлении ими счетов-фактур порядковый номер документа через разделительный знак «/» дополняется цифровым индексом данного обособленного подразделения (цифровые индексы необходимо брать из приказа об учетной политике для целей налогообложения);
• разделительный знак «/» ставится также в случае выставления счетов-фактур участниками товарищества или доверительных управляющих.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что разделительная черта «/» используется исключительно при выставлении счетов-фактур обособленными подразделениями, доверительными управляющими и участниками товариществ

. Согласно указаниям Письма Минфина РФ от 15.05.2012 № 03-07-09/52, использование слеша «/» в других ситуациях будет считаться необоснованным. Однако, в этом же письме финансового ведомства, а также в Письме Минфина РФ от 15.05.2012 № 03-07-09/53 говорится о том, что такая ошибка не повлияет на возможности принятия к вычету сумм НДС.

Для чего нужен счёт-фактура?

В соответствии со ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету.

Иначе говоря, принять НДС к вычету можно лишь на основании счёт-фактуры. Ни счёт, ни товарная накладная, ни кассовый чек, ни иные документы не служат основанием для оформления налогового вычета.

Форма предоставления счёт-фактуры может быть:

• в бумажном виде;
• в электронной форме (по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур).

В случае допущения ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать:

• продавца;
• покупателя товаров (работ, услуг);
• имущественных прав;
• наименование товаров (работ, услуг);
• стоимость;
• налоговую ставку;
• сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

В счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должны быть указаны:

• порядковый номер и дата составления счета-фактуры;
• наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика (налогового агента) и покупателя;
• наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
• номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
• наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
• количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);
• наименование валюты;
• идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии);
• цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;
• стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;
• сумма акциза по подакцизным товарам;
• налоговая ставка;
• сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
• стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;
• страна происхождения товара;
• номер таможенной декларации;
• код вида товара в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем либо иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя, с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.

Согласно п. 5 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) налогоплательщиками, освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика, счета-фактуры составляются без выделения соответствующих сумм налога. При этом на указанных документах делается соответствующая надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)».

При оформлении счёта-фактуры продавец осуществляет следующую бухгалтерскую проводку:

Покупатель, осуществляющий уплату НДС, на основании полученного счёта-фактуры оформляет следующие бухгалтерские проводки: