Как отразить в учете расходы на доставку сотрудников к месту работы

Доставка при вахтовом методе

При вахтовом методе сотрудники не могут ежедневно приезжать на работу и возвращаться домой. Поэтому организации, работающие вахтовым методом, обязаны доставлять сотрудников от места их сбора до вахтового поселка и обратно. Об этом сказано в пункте 2.5 Положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82. Аналогичный порядок действует и в отношении сотрудников, которые работают в полевых (экспедиционных) условиях.

Бухучет

В бухучете расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (в торговых организациях – на счете 44 «Расходы на продажу»).

В зависимости от способа, которым организация доставляет сотрудников на работу и обратно, в бухучете выполните проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 10 (02, 70, 68, 69…)

– отражены расходы на доставку сотрудников собственным автотранспортом;

Дебет 26 (44) Кредит 60 (76, 73)

– отражены расходы на доставку работников привлеченным (арендованным) транспортом.

Правовая стороны вопроса

Перевозка сотрудников к месту работ и обратно оплачивается из бюджета фирмы, когда проводится по его инициативе либо исходя из требований ст. 301 ТК РФ.

Запрещено полностью или частично переложить связанные с нею затраты на плечи работников. Для выделения затрат для закупки или аренды транспортных средств, их обслуживание и оплату работы водителя, исходя из требований налоговиков, требуется выполнить такие правила (требования) доставки сотрудников до места работы:

1. подтвердить необходимость перевозки сотрудников на рабочее место и обратно особенностями производственного процесса;
2. включить расходы на доставку сотрудников как условие в трудовой либо коллективный договор как одну из гарантий, предоставляемых работодателем.

НДФЛ и страховые взносы: вахтовый метод

Стоимость доставки сотрудников до места работы, работающих вахтовым методом, от места нахождения организации (пункта сбора) до вахтового поселка и обратно не облагается:

• НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 2 февраля 2010 г. № 03-04-06/68);
• взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, письмо Минтруда России от 12 сентября 2014 г. № 17-3/В-434);
• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: нужно ли включить стоимость доставки сотрудников от местожительства до пункта сбора и обратно в их доходы и удержать с них НДФЛ? Организация использует вахтовый метод работ.

Ответ: да, нужно.

Расходы на проезд сотрудников от местожительства до пункта сбора (и обратно) организация компенсировать не обязана (решение Верховного суда РФ от 17 декабря 1999 г. № ГКПИ 99-924). Поэтому если она оплатит такие расходы, то независимо от применяемой системы налогообложения с суммы компенсации нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ).

Подтверждает такую позицию Минфин России в письмах от 30 июня 2011 г. № 03-03-06/1/384, от 2 февраля 2010 г. № 03-04-06/68, от 20 августа 2009 г. № 03-04-06-02/60, от 24 апреля 2008 г. № 03-04-06-02/41.

Совет: есть аргументы, позволяющие организации не удерживать НДФЛ со стоимости доставки сотрудников от местожительства до пункта сбора и обратно. Они заключаются в следующем.

Вахтовый метод предполагает работу вне места постоянного проживания сотрудников (ч. 1 ст. 297 ТК РФ). При этом работодатель обязан доставить сотрудников к месту вахты любым экономически целесообразным транспортом (п. 2.5 Положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82). Такая обязанность не ограничивает право организации на самостоятельное определение методов и способов доставки, в том числе от местожительства до пункта сбора. Поэтому расходы на доставку работников от местожительства до места сбора не являются их доходами. Такие выплаты можно рассматривать как законодательно установленные компенсации, связанные с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей. А значит, удерживать НДФЛ с компенсации стоимости проезда от местожительства сотрудников до места сбора (и обратно) не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Чтобы подтвердить обоснованность компенсации расходов на проезд от местожительства до пункта сбора (и обратно) и отсутствие у сотрудников доходов при ее получении:

• зафиксируйте выплату такой компенсации во внутренних документах организации (например, в коллективном договоре);
• организуйте проезд сотрудников экономичным транспортом (при использовании общественного транспорта необходимо, чтобы проездной документ был разовым и индивидуальным – это подтвердит его использование только в служебных целях, а не для личных нужд).

В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых суды признавали правомерными действия организаций, не удержавших НДФЛ с компенсации расходов на проезд сотрудников от местожительства к месту сбора и обратно (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13 февраля 2009 г. № Ф04-482/2009(20348-А81-14), от 22 ноября 2007 г. № Ф04-7996/2007(40258-А75-7), от 28 февраля 2007 г. № Ф04-892/2007(31914-А81-42), Северо-Западного округа от 12 апреля 2006 г. № А05-17066/05-22).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости перевозки сотрудников от местожительства до места вахты и обратно? Сотрудники имеют возможность добираться до места вахты самостоятельно. Пункт сбора организация не создает.

Ответ: да, нужно.

Если сотрудники имеют возможность самостоятельно добраться до места вахты (вахтовый поселок не является местом ограниченной транспортной доступности), то оплата проезда работодателем признается доходом сотрудника в натуральной форме (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ).

Объясняется это так.

Компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством и связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Статьей 302 Трудового кодекса РФ определен перечень гарантий и компенсаций лицам, работающим вахтовым методом. Данный перечень является закрытым. Оплата проезда сотрудников от места их постоянного жительства до места проведения вахтовых работ и обратно данной нормой не предусмотрена. Следовательно, расходы на проезд сотрудников от местожительства до места вахты (и обратно) организация компенсировать не обязана. Этот вывод подтверждается решением Верховного суда РФ от 17 декабря 1999 г. № ГКПИ 99-924. Получается, что оплата проезда в данном случае не считается компенсационной выплатой, установленной законодательством.

Исходя из этого, если организация оплатит такие расходы, то независимо от применяемой системы налогообложения с компенсации нужно удержать НДФЛ.

Такой вывод подтверждается письмами Минфина России от 26 февраля 2013 г. № 03-04-06/5379, от 22 июня 2009 г. № 03-03-06/1/418, от 8 мая 2009 г. № 03-04-06-01/112.

Совет: есть аргументы, позволяющие организации не удерживать НДФЛ со стоимости доставки рабочих от местожительства до места вахты независимо от того, имеют они возможность добраться самостоятельно или нет. Они заключаются в следующем.

Вахтовый метод предполагает работу вне места постоянного проживания сотрудников (ч. 1 ст. 297 ТК РФ). При этом работодатель обязан доставить сотрудников к месту вахты любым экономически целесообразным транспортом (п. 2.5 Положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82). Такая обязанность не ограничивает право организации на самостоятельное определение методов и способов доставки, в том числе от местожительства до места работы. Поэтому расходы на перевозку сотрудников от местожительства до места вахты не являются их доходами. Такие выплаты можно рассматривать как законодательно установленные компенсации, связанные с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей. А значит, удерживать НДФЛ с сумм компенсации стоимости проезда от местожительства сотрудников до места вахты не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Чтобы подтвердить обоснованность компенсации расходов на проезд от местожительства до места вахты и отсутствие у сотрудников доходов при ее получении:

• зафиксируйте выплату такой компенсации во внутренних документах организации. Например, в коллективном договоре можно прописать следующее: «Работодатель обязуется компенсировать стоимость проезда сотрудника от местожительства до места вахты (обратно) в размере фактически произведенных расходов на проезд железнодорожным транспортом кратчайшим путем в плацкартном вагоне поезда. Стоимость проезда компенсируется при предъявлении сотрудником железнодорожного билета»;
• организуйте проезд сотрудников экономичным транспортом (например – плацкартный вагон поезда).

В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых суды признавали правомерными действия организаций, не удержавших НДФЛ с компенсации расходов на проезд сотрудников от местожительства к месту вахты (см., например, постановление ФАС Московского округа от 15 марта 2010 г. № КА-А40/1852-10).

Если автомобиль используется для перевозки пассажиров и грузов

Обязанности организаций и индивидуальных предпринимателей 1, эксплуатирующих транспортные средства, перечислены в ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее – Закон № 196-ФЗ). Требования закона делятся на общие и специальные. В п. 1 указанной статьи даны общие обязанности для всех организаций, осуществляющих эксплуатацию транспортных средств, в п. 2 – специальные обязанности для тех из них, кто осуществляет перевозки пассажиров и (или) грузов автобусами или грузовыми автомобилями.

Например, все организации должны:

• организовывать работу водителей 2 в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения (БДД);
• соблюдать режим труда и отдыха водителей;
• анализировать и устранять причины ДТП и нарушений правил дорожного движения (ПДД) с участием принадлежащих им транспортных средств;
• осуществлять техническое обслуживание транспортных средств (ТС) в сроки, предусмотренные документацией их заводов-изготовителей, и пр.

Организации, которые перевозят пассажиров или грузы, обязаны:

• создавать условия для «повышения квалификации» водителей;
• назначать ответственного за обеспечение БДД;
• обеспечивать соответствие работников профессиональным и квалификационным требованиям;
• организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль технического состояния ТС.

До 2022 г. многим работодателям получалось доказать, что перечисленные обязанности распространяются только на профессиональных перевозчиков (см., например, определение Верховного Суда РФ от 22.04.2016 по делу № А28-7292/2015, постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 19.06.2017 по делу № А04-10204/2016).

Однако с 21.12.2018 Закон № 196-ФЗ начал действовать в новой редакции 3, которая не оставила сомнений, что указанные нормы должны соблюдать все работодатели, эксплуатирующие транспортные средства. Это означает, что сам факт использования служебного транспорта возлагает на работодателя обязанности исполнения предписаний закона, даже если в его штатном расписании отсутствует позиция водителя.

А Пленум Верховного Суда РФ разъяснил, что все перечисленные в Законе № 196-ФЗ предписания обязательны только для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют перевозки пассажиров (включая работников) или грузов (см. фрагмент документа ниже).

НДФЛ и страховые взносы: невахтовый метод

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости доставки работников до места работы и обратно? Организация вахтовый метод не использует, но доставку персонала организует за счет собственных средств.

Ответ на этот вопрос зависит от того, могут сотрудники самостоятельно добираться до места работы и обратно общественным транспортом или нет.

Если такой возможности нет, НДФЛ с суммы оплаты проезда не удерживайте. Это связано с тем, что при отсутствии общественного транспорта стоимость проезда сотрудников к месту работы и обратно не является экономической выгодой (доходом) сотрудника (ст. 41 НК РФ). Такого мнения придерживается и Минфин России (письма от 6 марта 2013 г. № 03-04-06/6715, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778, от 20 октября 2011 г. № 03-03-06/1/680). Аналогичной точки зрения придерживаются суды (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 15 июля 2008 г. № А19-13528/07-30-Ф02-3200/2008, Северо-Западного округа от 18 февраля 2008 г. № А21-3559/2007, Уральского округа от 29 января 2008 г. № Ф09-9195/07-С2).

Если сотрудники могут самостоятельно добраться до места работы и обратно общественным транспортом, со стоимости доставки сотрудников необходимо удержать НДФЛ. По мнению контролирующих ведомств, стоимость бесплатной доставки сотрудников по инициативе организации является их доходом, полученным в натуральной форме (письма Минфина России от 12 октября 2011 г. № 03-04-05/6-728, от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 и ФНС России от 24 сентября 2010 г. № ШС-37-3/11928). Его нужно включить в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ). Доходы у сотрудников возникают независимо от того, предусмотрена их доставка трудовым (коллективным) договором или нет. Удержать налог организация обязана за счет любых денежных выплат в пользу сотрудника (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Однако обязанности налогового агента по НДФЛ у организации возникают, только если она может определить размер дохода, полученного каждым сотрудником (п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42). Таким образом, чтобы удержать НДФЛ, организация должна ежедневно учитывать свои расходы на перевозку персонала и распределять их по каждому сотруднику, доставленному на работу в тот или иной день. В письме от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 Минфин России рекомендует определять величину таких доходов исходя из общей стоимости проезда и данных табеля учета рабочего времени (других аналогичных документов).

Исключение из указанного общего случая составляет следующая ситуация. Если организация бесплатно обеспечивает доставку на работу и обратно инвалидов, не имеющих возможности добираться до работы и обратно самостоятельно, такие услуги можно отнести к мерам по реабилитации инвалидов (ст. 9 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ). При этом стоимость услуг по реабилитации инвалидов, оплаченных организациями, не облагается НДФЛ (п. 22 ст. 217 НК РФ). Таким образом, обязанность по удержанию НДФЛ при оплате доставки инвалидов до места работы и обратно у организации не возникает. Аналогичный вывод содержится в письме УФНС России по г. Москве от 16 ноября 2007 г. № 28-11/109498.

Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы на стоимость доставки сотрудников до места работы и обратно за счет средств организации? Организация не использует вахтовый метод.

Ответ на этот вопрос зависит от того, обусловлена или нет перевозка сотрудников к месту работы и обратно технологическими особенностями производства.

Если необходимость доставки обусловлена технологическими особенностями производства (т. е. сотрудники не имеют иной возможности добираться до места работы и обратно), ее нельзя рассматривать в качестве бесплатной услуги, оказанной в интересах сотрудников. При этом не имеет значения, предусмотрена обязанность организации доставлять сотрудников к месту работы и обратно в трудовом (коллективном) договоре или нет. В этом случае стоимость транспортировки не подпадает под признаки сумм, учитываемых в расчетной базе по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Следовательно, объекта обложения страховыми взносами в данной ситуации не возникает.

Если организация доставляет сотрудников до места работы по своей инициативе в отсутствие технологических особенностей производства, то стоимость доставки включите в расчетную базу по страховым взносам. Начислите взносы, даже если обязанность организации по доставке сотрудников к месту работы не указана в трудовом (коллективном) договоре. Ведь стоимость услуг по перевозке, оказанных исключительно в интересах сотрудников, не поименована в перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами. Кроме того, перевозка сотрудников к месту работы происходит в рамках трудовых отношений. Такой вывод следует из части 1 статьи 7 и статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1 и статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Правильность данного подхода подтверждается в письме Минтруда России от 13 мая 2014 г. № 17-4/ООГ-367 и письме ФСС России от 14 апреля 2015 г. № 02-09-11/06-5250. Судьи согласны с чиновниками (см. постановление Президиума ВАС РФ от 10 мая 2011 г. № 17950/10). Подробнее о начислении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование со стоимости услуг, оказанных сотруднику, но не указанных в трудовых договорах, см. На какие выплаты нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование.

КОМФОРТНО И БЕЗОПАСНО НА РАБОТУ И ДОМОЙ

Действие первое — Анализ Перед тем, как искать исполнителей корпоративных перевозок, проведите исследования внутри компании. Выявите количество сотрудников, которые нуждаются в перевозке. Определите потребность в организации конкретных маршрутов: станцию метро, электрички, остановки. Определите уровень комфортабельности транспорта. Этот критерий зависит от статуса сотрудников: офисный, производственный или складской персонал. Учтите, что класс транспорта влияет на стоимость услуг и на планируемый бюджет. Действие второе — Подготовка задания Следующий шаг — составить техническое задание для исполнителя перевозок. Грамотно поставленная задача позволит поставщику правильно понять и организовать свои действия. Не бойтесь вступать в диалог с поставщиком. Это позволит верно принять технические и финансовые решения для обеих сторон. Обязательные пункты: • Адрес доставки сотрудников. • Маршруты движения. С указанием места и времени подачи транспорта, времени отправления и всех возможных остановок на маршрутах. • Максимально возможное количество человек на каждом маршруте. • Класс комфортабельности: Эконом, Бизнес, Премиум. • График работы. Действие третье — Выбор поставщика Критерием в выборе исполнителя корпоративных перевозок часто является стоимость услуг. Но вы выбираете не товар! Вы выбираете услугу по перевозке своих сотрудников! В первую очередь важно помнить: 1. О безопасности пассажиров. Качество транспорта и профессиональный уровень исполнителя будут залогом безопасной доставки сотрудников. 2. О пунктуальном выполнении маршрутов. Не будет ли срывов, опозданий, которые связаны не только с ошибками со стороны исполнителя, но и с дорожной обстановкой в конкретной зоне: пробки, ремонт, перекрытия дорог по причине регулярно проезжающих членов правительства. 3. О стабильности. Вы — платёжеспособны, а Исполнитель — надежный партнёр. При такой формуле нет причин волноваться. Чтобы убедиться в качестве поставщика корпоративных перевозок, требуйте от него портфолио. Достоверность и детали которого можно и нужно проверить. «Прозрачность» юридического лица, правильно оформленный комплект документов, подтверждённый перечень технической документации транспортных средств — дополнительный гарант надёжного поставщика корпоративных перевозок. И не забывайте, что главное — безопасность!

ОСНО: вахтовый метод

При вахтовом методе расходы на доставку сотрудников от местожительства или пункта сбора до места работы и обратно можно включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Единственное условие – эта обязанность организации должна быть предусмотрена в коллективном (трудовом) договоре (письма Минфина России от 16 мая 2013 г. № 03-03-06/1/17142, от 2 сентября 2011 г. № 03-04-06/0-197, от 30 июня 2011 г. № 03-03-06/1/384, от 8 мая 2009 г. № 03-04-06-01/112).

Аналогичный порядок применяется и в тех случаях, когда сотрудники работают в полевых (экспедиционных) условиях.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на доставку сотрудников к месту работы и обратно. Работы ведутся вахтовым методом. Организация применяет общую систему налогообложения

Работа ООО «Производственная » организована вахтовым методом. Налог на прибыль организация уплачивает ежеквартально. В коллективном договоре указано, что организация обеспечивает доставку сотрудников от места сбора до вахтового поселка и обратно. Для перевозки сотрудников «Мастер» арендует автобус. В июне сумма платы за аренду автобуса составила 118 000 руб. (в т. ч. НДС – 18 000 руб.).

В учете организации бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 26 Кредит 76 – 100 000 руб. (118 000 руб. – 18000 руб.) – начислена плата за аренду автобуса для доставки сотрудников, работающих вахтовым методом;

Дебет 19 Кредит 76 – 18 000 руб. – учтен входной НДС по арендной плате;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 18 000 руб. – принят к вычету НДС по расходам, связанным с производством и реализацией продукции.

При расчете налога на прибыль за первое полугодие бухгалтер «Мастера» включил плату за аренду автобуса в состав прочих расходов. НДФЛ со стоимости доставки сотрудников бухгалтер не удерживал. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начислял.

Ситуация: можно ли учесть расходы, связанные с наймом жилья, при расчете налога на прибыль? Организация применяет вахтовый метод. Во время доставки к месту работы сотрудники ночуют в арендованном помещении.

Ответ: да, можно.

Если такие расходы предусмотрены коллективным (трудовым) договором, то их нужно рассматривать как составную часть затрат на доставку сотрудников к месту работы. Основанием для уменьшения налогооблагаемой прибыли является подпункт 12.1 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Такая же точка зрения отражена в письме Минфина России от 22 ноября 2004 г. № 03-03-01-04/1/126.

ОСНО: невахтовый метод

По общему правилу расходы на оплату проезда сотрудников, не работающих вахтовым методом, к месту работы и обратно не учитываются при расчете налога на прибыль (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Из этого правила есть исключение. Так, затраты на перевозку рабочих можно включить в состав расходов при налогообложении прибыли, если они:

• обусловлены технологическими особенностями производства;
• предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.

Данный порядок установлен пунктом 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, если доставка сотрудников на работу и обратно обусловлена технологическими особенностями производства, то затраты на такую доставку можно учесть в составе расходов на оплату труда, при условии что это предусмотрено трудовым (коллективным) договором.

Аналогичный вывод следует из пункта 25 статьи 255, пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмами Минфина России от 18 марта 2015 г. № 03-03-06/14664, от 31 августа 2012 г. № 03-03-06/1/449, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778.

Ситуация: как для целей налогообложения прибыли обосновать, что расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно обусловлены технологическими особенностями производства?

Таким обоснованием могут быть, например:

• удаленность организации от населенных пунктов;
• использование организацией многосменного (непрерывного, ночного) режима работы.

Организация (в частности, из-за вредности производства) может находиться далеко за пределами населенных пунктов. Следствием этого может быть отсутствие маршрутов общественного транспорта между местами постоянного проживания сотрудников и местонахождением организации. Соответственно, в такой ситуации прибыть на работу общественным транспортом сотрудники просто не смогут.

При многосменном режиме время работы общественного транспорта может не совпадать со временем, к которому ряду сотрудников следует явиться на работу. И, если человек трудится ночью или рано утром, он также не будет иметь возможности добраться общественным транспортом.

Поэтому, если организация в силу технологических особенностей работает в непрерывном (ночном) режиме или находится за пределами населенных пунктов, расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно можно учесть при налогообложении прибыли.

Также следует отметить, что условие оплаты проезда сотрудников должно быть предусмотрено трудовым (коллективным) договором.

Такие выводы можно сделать на основании положений статьи 252, пункта 25 статьи 255, пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 31 августа 2012 г. № 03-03-06/1/449, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778, от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435.

Перевозка сотрудников

Одно из важнейших направлений деятельности транспортной в Москве — оказание предприятиям услуг по организации пассажирских перевозок. Мы осуществляем корпоративную перевозку сотрудников предприятия автобусами до места работы и обратно. У нас большой парк современных автомобилей. Наиболее востребованными являются микроавтобусы «Мерседес Спринтер» и автобусы «ПАЗ Вектор» на 20 и 35 мест, соответственно. Также, если требуется, можем предложить более вместительные автобусы «ЛИАЗ» на 60-80 посадочных мест. А для небольших офисов или выполнения специальных задач у нас есть минивэны, например, «Хендай Гранд Старекс» на 7-11 мест.

Служебная перевозка сотрудников может быть нужна во многих случаях. Аренда автобуса с водителем отлично подойдет, если:

• место работы удалено от маршрута общественного транспорта;
• нужен трансфер рабочих на стройку из общежития и обратно;
• необходимо обслуживание торговых центров, бизнес-парков, складов, доставка покупателей новостроек, загородного жилья;
• требуется организованная перевозка сотрудников;
• нужен развоз сотрудников в ночное время.

Очень важный момент — безопасность во время оказания услуг аренды и своевременная подача служебного транспорта к зданию организации, чтобы сотрудники предприятия успевали вовремя добраться до места работы и обратно. Высокий уровень сервиса в транспортной обеспечивают:

• современный исправный транспорт;
• наличие подменных машин;
• круглосуточная служба диспетчеризации;
• медицинский и технический контроль;
• высокая трудовая дисциплина;
• наличие всей разрешительной документации;
• ГЛОНАСС, тахограф, салонный и внешний видеорегистратор, установленные в пассажирском транспорте.

Выбирая услугу корпоративной перевозки сотрудников в нашей организации в Москве, вы больше не будете беспокоиться о том, чтобы подчиненные были вовремя на местах, а после рабочего дня в безопасности добирались до дома.

В стоимость входит:

1. подача транспортного средства (далее ТС) выбранной категории в указанное время и место;
2. оповещение о прибытии ТС;
3. предоставление подменного автомобиля при необходимости в кратчайшие сроки;
4. личный кабинет к системе ГЛОНАСС транспортного средства;
5. электронный отчетный документ;
6. ожидание до 10 минут на месте.

ЦЕНА:

• 1-я цена: протяженность поездки не более 15 км;
• 2-я цена: протяженность поездки до 20 км;
• 3-я цена: протяженность поездки до 30 км.

Стоимость доставки сотрудников на расстояния свыше 30 км, продолжительностью более часа от точки посадки-высадки, а также поездки в область, на территорию Новой Москвы рассчитываются индивидуально.

Перевозка сотрудников в пачкающей одежде рассчитывается отдельно.

Цены указаны на условиях УСН. Возможна оплата с НДС (+20%).

Вычет НДС при оплате проездных билетов

Ситуация: можно ли принять к вычету входной НДС при оплате сотрудникам, работающим вахтовым методом, стоимости проездных билетов? Сотрудники следуют до места работы самостоятельно.

Ответ на этот вопрос зависит от того, как организована оплата стоимости проездных билетов:

• организация самостоятельно приобретает билеты (в т. ч. через подотчетное лицо);
• организация компенсирует сотруднику стоимость приобретенных им билетов.

Если организация самостоятельно приобретает билеты, действуют следующие правила. Вычет НДС возможен при наличии счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). При наличной оплате билета сотруднику счет-фактуру не выдадут. А возможность принять НДС к вычету на основании бланка строгой отчетности (билета) с выделенной суммой налога в законодательстве предусмотрена только для командировок (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Вместе с тем, в письме от 10 октября 2008 г. № 03-07-11/333 Минфин России признал, что при оплате сотрудникам, работающим вахтовым методом, стоимости проездных билетов организация может принять налог к вычету на основании билета с выделенной суммой НДС.

Если организация компенсирует работнику стоимость приобретенных им билетов, НДС к вычету не принимайте. В таком случае не соблюдено одно из условий для вычета входного налога – принятие на учет активов, по которым применяется вычет (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ). Подробнее об этом см. При каких условиях входной НДС можно принять к вычету.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, расходы, связанные с перевозкой сотрудников до места работы и обратно, не уменьшат (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут учесть такие расходы. Если они доставляют сотрудников собственным транспортом – по подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, если арендованным транспортом – по подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли при упрощенке учесть оплату услуг по договору, заключенному с транспортной компанией для доставки сотрудников к месту работы и обратно?

Ответ: да, можно.

Если такие расходы предусмотрены коллективным (трудовым) договором, то их можно включить в состав расходов на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ). Главное условие: факт доставки должен быть документально подтвержден, а соответствующие расходы – экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документальным подтверждением могут служить:

• договор, заключенный с транспортной компанией;
• акт выполненных работ;
• проездные билеты сотрудников;
• иные документы.

Аналогичной точки зрения придерживается и Минфин России в письме от 31 августа 2007 г. № 03-11-04/2/217.

Как лучше организовать перевозку сотрудников до места работы

Доставка сотрудников к месту работы осуществляется несколькими вариантами.

Компенсация средств работнику

Наниматель может указать в специальном положении либо трудовом договоре свое желание в компенсации денежных затрат работникам для проезда в обе стороны. Зачастую рассматривается покрытие расходов на приобретение бензина и амортизацию собственных транспортных средств сотрудников. В этой ситуации следует выработать регламент по учету таких выплат или выделять одну фиксированную сумму каждый раз.

Организация личного автопарка

Когда на балансе организации есть транспорт, который предназначен для пассажироперевозки, и она может позволить себе содержание в штатных водителей и необходимое число техники, то возможно осуществлять транспортировку трудящихся из пунктов сбора либо местожительства. Подобных сборных пунктов бывает несколько, особенно когда большое количество персонала. В большинстве компаний организована перевозка пассажиров микроавтобусом.

Аутсорсинг

Аутсорсинг — очень привлекательное решение с точки зрения налогообложения. В настоящее время это самая популярная форма финансирования транспортных средств, которую используют при решении вопроса доставки работников. Это прекрасная альтернатива покупке автомобиля или междугороднего автобуса, позволяющая поддерживать финансовую ликвидность компании. Стоит отметить, что срок действия договора аренды зачастую существенно влияет на цену услуги и позволяет значительно снизить конечную стоимость. Это удобное и экономичное решение для всех.

Как видите, решить вопрос для доставки бесплатным транспортом на работу несложно и это непременно оценят. Выгоды от этого преимущества для обеих сторон определенно больше, чем затраты, связанные с его организацией.