Как оформить и отразить в учете выплату премии руководителю

Основания для выплаты

По Трудовому кодексу РФ, премия — это выплата стимулирующего характера, которая входит в заработок работника. Она является наградой за качественное выполнение своей работы и достижения в выполнении поставленных задач, о чем говорится в разделе 8 ТК РФ «Оплата и нормирование труда», в статье 191 «Поощрения за труд». Если генеральный директор сам является наемным работником, он имеет возможность получать бонусы.
Когда речь идет о руководителе компании, не всегда очевидно, может ли директор сам себе выписать премию. Решение о ее выплате принимается собственниками, учредителями фирмы, основываясь на внутренних документах, положении о премировании, уставе компании или коллективном договоре. В документах фиксируются основания и порядок начисления денежных выплат. Порядок выплат прописывается и в трудовом договоре: указываются регламент, сроки, процентный расчет от базовой заработной платы и условия. На основании подписания протокола общего собрания или совета учредителей составляется образец решения о премировании генерального директора, в котором отражены сроки и порядок перечисления денежных средств.

Можно ли премировать директора?

Директор, как и любой другой штатный сотрудник, имеет право на выплату заработной платы (ст. 21 ТК РФ). В нее, помимо вознаграждения за труд, входят компенсационные и стимулирующие выплаты (ст. 129 ТК РФ).

Премии директору могут выплачиваться:

• Систематически.

Систематическая выплата премий предусматривается положением о премировании или иным локальным нормативным актом (ЛНА). Условия и порядок премирования можно прописать и в трудовом договоре, но если есть специальный ЛНА, то достаточно дать на него ссылку в договоре.

• Разово.

В организации может быть не предусмотрена систематическая выплата премий, но за отдельные заслуги или значимые события директора можно премировать разово. Утверждать отдельный ЛНА для этого не нужно. Премирование осуществляется на основании распоряжения учредителей.

Как оформить по документам

В статье 22 Трудового кодекса «Основные права и обязанности работодателя» указано, что выплата бонусов как поощрение за добросовестную работу является правом работодателя, но не обязанностью. Вопрос о премировании директора решается собственниками компании, поэтому приказ на премирование руководителя составляется на основании выполнения работником ряда определенных условий:

• выполнение и перевыполнение рабочих планов;
• профессиональное отношение к выполнению обязанностей;
• увеличение объемов производства или продаж (в зависимости от сферы деятельности компании);
• увеличение количества новых заказчиков, клиентов, партнеров и поддержание деловых связей с уже имеющимися;
• неимение претензий со стороны подчиненных и ошибок руководства;
• непричинение убытков.

Премии делятся на регулярные и нерегулярные. Отвечая на вопрос, как оформить премию директору ООО, отметим, что для выплаты бонусов руководителю на основе анализа результатов выполнения условий работы необходимо провести общее собрание учредителей организации. На повестку дня выносится решение о назначении премии, ее размер и сроки выплаты. На основании протокола собрания издают приказ о премировании руководителя, который подписывают учредители. Подготовленные документы передают в бухгалтерию компании для начисления. Такой вид премии носит разовый характер и является нерегулярным.

Регулярная премия, которая указывается в трудовом договоре или в положении о премировании, является частью заработной платы, то есть обязательным платежом, и оплачивается по графику выплат.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с премий руководителю рассчитайте НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). На сумму премий начислите взносы на пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Данное правило применяется вне зависимости от того, предусмотрена премия трудовым договором или нет (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и ч. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Премия единственному участнику

Бывает, что директор сам является единоличным учредителем фирмы. Это единственный случай, когда гендиректор принимает решение о премировании самого себя. Рассуждая о том, кто подписывает приказ о премировании генерального директора в этой ситуации, отметим, что руководитель вправе утверждать документы как единственный учредитель. Чтобы не возникало проблем с контролирующими органами, необходимо обосновать в локальных нормативных актах компании возможность гендиректора как единственного собственника организации, назначать премии всем сотрудникам, в том числе и себе. Формулировка в положении о премировании выглядит следующим образом:

Кто премирует директора

Премированием сотрудников занимается работодатель. И если для обычных работников им является директор, то для руководителя работодателями выступают учредители организации. По этой причине премировать сам себя директор не может (ч. 2 ст. 135, ст. 191 ТК РФ).

Исключения допускаются, если:

• Директором является единственный учредитель организации.

Для выплаты премии самому себе участник оформляет решение единственного учредителя. Учесть при налогообложении затраты на выплату самому себе заработной платы единственный учредитель не может (Письма Минфина России от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790, от 17.10.2014 № 03-11-11/52558).

• Выплата премии всем сотрудникам возложена на директора.

Для этого в ЛНА нужно прописать, что директор имеет право назначать и выплачивать премии всем сотрудникам (и себе в том числе). Предоставляя такие полномочия руководителю участники сильно рискуют. Ведь оспорить в суде правомерность такого самопремирования практически невозможно (Постановления АС Северо-Кавказского округа от 27.11.2015 № Ф08-8346/2015 по делу А63-4455/2013, АС Северо-Западного округа от 05.06.2015 по делу № А56-32368/2014).

Отражение в учете

При расчете налога на прибыль учет суммы премиальных выплат предусматривается только при условии фиксирования в трудовом договоре или положении о премировании. С премии генерального директора всегда снимается подоходный налог (НДФЛ) и начисляются страховые взносы от несчастных случаев.

Бухгалтерия отражает учет выплат в зависимости от источников премиальных:

• за счет расходов по постоянному виду деятельности предприятия;
• за счет других расходов.

На каждые выплаты денежных бонусов оформляются распорядительные документы. Для составления приказа удобно использовать бланк формы Т-11. Положение о премировании разрабатывается в свободной форме, на каждом предприятии самостоятельно.

Бухучет

Порядок отражения премий руководителю в бухучете зависит от того, из каких источников выплачивают премии:

• за счет расходов по обычным видам деятельности;
• за счет прочих расходов;
• за счет чистой прибыли.

Премию, начисленную руководителю за выполнение производственных показателей, списывайте на расходы по обычным видам деятельности (п. 5 и 8 ПБУ 10/99). Ее начисление отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 70

– начислена премия директору организации.

Непроизводственные премии (к юбилею, празднику и т. д.) в бухучете относите к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99). В учете сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 70

– начислена премия за счет прочих расходов.

Если источником выплаты премий (как производственных, так и непроизводственных) является нераспределенная (чистая) прибыль, сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 70

– начислена премия за счет чистой прибыли.

Такую проводку нужно делать независимо от того, направлена на выплату премии чистая прибыль прошлых лет или текущего года (в т. ч. прибыль по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев). Дело в том, что отражать подобные расходы с использованием счета 84 нельзя. Это будут прочие расходы, которые также влияют на финансовый результат организации. Соответственно, такие расходы нужно отразить по дебету счета 91-2. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 19 декабря 2008 г. № 07-05-06/260 и от 19 июня 2008 г. № 07-05-06/138.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 26, 44, 70, 84, 91).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль премии учитывайте в составе расходов на оплату труда, если премии выплачены за производственные показатели, предусмотренные трудовым договором, и источником их выплаты не является чистая прибыль (п. 2 ст. 255, п. 1 и 21 ст. 270 НК РФ). Аналогичные рекомендации приведены в письмах Минфина России от 30 ноября 2009 г. № 03-03-06/4/101, от 21 ноября 2008 г. № 03-03-06/4/85, ФНС России от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16606, от 20 мая 2010 г. № ШС-37-3/1977. Несмотря на то что данные письма адресованы государственным унитарным предприятиям, выводы чиновников могут применять и коммерческие организации.

Премии руководителю являются косвенными расходами. Поэтому, если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, эти затраты полностью относите на расходы текущего периода (п. 2 ст. 318 НК РФ).

При кассовом методе учитывайте затраты по факту выплаты премии (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Премии и вознаграждения, которые начислены директору сверх сумм, предусмотренных трудовым договором, при налогообложении учесть нельзя (п. 21 ст. 270 НК РФ). Премии, не связанные с выполнением руководителем его трудовых обязанностей (например, премии к праздникам, юбилеям), также не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Такие выплаты не соответствуют критерию экономической обоснованности затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичная позиция содержится в письме Минфина России от 20 января 2005 г. № 03-05-02-04/5 и подтверждена арбитражной практикой (см. например, постановление ФАС Уральского округа от 11 января 2006 г. № Ф09-5989/05-С7).

Об учете премий, выплаченных за счет чистой прибыли, см. Как оформить и отразить в учете выплату премии за счет чистой прибыли.

УСН

Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включать премии в состав затрат, уменьшающих налоговую базу по единому налогу (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Однако это возможно при одновременном соблюдении двух условий:

• премии предусмотрены трудовым (коллективным) договором;
• премии выплачены за трудовые показатели.

Сумму премий включите в расходы в момент их выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Пример налогообложения ежеквартальной премии, начисленной за производственные результаты. Организация применяет упрощенку, единый налог платит с разницы между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку. Единый налог платит с разницы между доходами и расходами.

Положением о премировании «Альфы» и трудовым договором предусмотрена выплата ежеквартальных премий генеральному директору за выполнение производственных показателей. Перечень показателей определен в трудовом договоре с генеральным директором.

В апреле генеральному директору «Альфы» А.В. Львову начислена премия по итогам I квартала. Размер премии составляет 25 процентов от суммы должностных окладов за квартал. Оклад Львова – 100 000 руб. в месяц. Сумма премии – 75 000 руб. (100 000 руб. × 3 мес. × 25%).

Премия начислена за выполнение следующих показателей:

• увеличение объема реализованной продукции организации на 10 процентов по сравнению с соответствующим периодом прошлого года;
• снижение затрат, связанных с производством и реализацией продукции, на 3 процента.

Премия начислена и выплачена 10 апреля.

Сумма премии войдет в налоговую базу по НДФЛ за апрель. Прав на вычеты по НДФЛ у Львова нет.

НДФЛ с суммы премии равен: 75 000 руб. × 13% = 9750 руб.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация рассчитывает по основному тарифу. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – по тарифу 0,2 процента.

Сумма взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы премии составила: 75 000 руб. × 0,2% = 150 руб.

Сумма страховых взносов равна 22 500 руб., в том числе:

• взносы на обязательное пенсионное страхование – 16 500 руб. (75 000 руб. × 22%);
• взносы на обязательное социальное страхование – 2175 руб. (75 000 руб. × 2,9%);
• взносы на обязательное медицинское страхование, зачисляемые в ФФОМС, – 3825 руб. (75 000 руб. × 5,1%).

15 мая бухгалтер перечислил в бюджет страховые взносы.

При расчете аванса по единому налогу за полугодие бухгалтер учел в составе расходов как саму премию (75 000 руб.), так и начисленные на нее взносы в сумме 22 650 руб. (22 500 руб. + 150 руб.).

Сумму непроизводственных премий в составе расходов не учитывайте. Такой подход подтверждается и в частных письмах Минфина России (абз. 2 п. 5 письма от 5 июля 2004 г. № 03-03-05/2/44).

Если организация платит единый налог с доходов, сумма премии налоговую базу не уменьшает (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).

Положение о премировании генерального директора

Премия генеральному директору, как уже упоминалось, может устанавливаться внутренними актами компании. Чаще всего принимается Положение о премировании (в форме локального акта), в котором четко отражено — в каких случаях, в каком объеме, за какие заслуги, с какой периодичностью в пользу директора выплачиваются премиальные.

Законодательно утвержденной формы данного документа нет. В связи с этим, Положение принимается в произвольном виде.

В документе могут отражаться следующие моменты:

1. Порядок выплаты премиальных.
2. Основания для начисления и выплаты поощрений (например, за выполнение плана работы, заключение выгодных контрактов, и т.д.).
3. Порядок расчета размера премий, или указание на то, что поощрение выплачивается в твердой сумме.
4. Порядок лишения поощрительных выплат.
5. Периодичность премирования.
6. Порядок уменьшения размера премий.

Основания для признания премии необоснованной

Необоснованной выплата премии может быть признана, если:

• Отсутствуют документы, содержащие указания: на периодичность;
• поводы для начисления;
• порядок распределения;
• расчет размера премий.

Например, трудовые соглашения с отметкой о применяемом порядке начисления премий, локальные нормативные акты, приказы руководителя, решения собственников о премировании, нет необходимых положений в уставе или трудовом договоре (должностной инструкции) руководителя.

• Внутренние нормативные документы, посвященные премированию, у работодателя есть, но в них не раскрыты какие-либо из положений, существенных для возникновения права на премирование или начисления премии.
• Периоды премирования по одному и тому же основанию дублируются. Например, за успешную работу установлены квартальные премии и такая же премия есть по итогам года.
• Не соблюдены те показатели работы работодателя, выполнение которых служит основанием для выплаты премии. В частности, может быть выявлена сделанная с целью достижения нужных показателей необоснованная корректировка данных бухотчетности (например, вместо фактически имеющего место убытка искусственно показана прибыль).
• Премия за счет чистой прибыли начислена при фактическом наличии бухгалтерского убытка.
• Основания для выплаты премии, указанные в приказе о премировании, не соответствуют перечисленным в нормативном акте о премировании.
• Премия начислена лицам, не поименованным в документах, дающих право на начисление такой выплаты.
• В приказе о премировании не отражен период, за который начисляется премия.
• Не соблюдены периодичность или порядок распределения премии, установленные нормативным актом работодателя.
• В приказе о премировании нет перечня сотрудников, которым начислена премия, или сумма, причитающаяся им к выплате, не распределена пофамильно.
• Искажены в сравнении с расчетом, сделанным по правилам, установленным работодателем, суммы премий, причитающихся конкретным лицам.
• Превышено ограничение той суммы, в пределах которой руководитель имеет право принять решение о выплате премии работнику.

Результатом признания премии необоснованной будет исключение ее из состава расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, и работодателю придется доплачивать этот налог или налог УСН, рассчитываемый от объекта «доходы минус расходы».

См. также: «Расходы на премии: какие в группе риска».

Как правильно обосновать выплату премий администрации

Перечни показателей премирования содержит такой документ, как нормативный акт о премировании:

• локальный, разрабатываемый каждым работодателем самостоятельно;
• отраслевой, действующий для ряда организаций, входящих в отрасль.

Правила премирования могут не выделяться в отдельный нормативный акт, а входить в состав положения об оплате труда.

Эти документы могут содержать правила начисления премий для руководителей всех уровней: от руководителя самой мелкой структурной единицы до руководителя организации. Особое положение возникает для руководителя организации и его заместителей, условия премирования которых вправе устанавливать собственник компании или уполномоченный им орган, закрепляя их индивидуально в трудовом соглашении с конкретным работником. Таким образом, процедура премирования для администрации организации может устанавливаться:

• локальным или отраслевым нормативным актом о премировании, отсылка на который будет сделана в трудовом соглашении с руководителем;
• текстом трудового соглашения с каждым из руководителей.

Пример

Отраслевое положение об оплате труда работников государственных медорганизаций, подведомственных департаменту здравоохранения Ямало-Ненецкого АО (утверждено постановлением Правительства Ямало-Ненецкого АО от 09.12.2016 № 1269-П) в приложении 5 содержит целевые показатели и критерии оценки эффективности и результативности деятельности медицинской организации для премирования руководителей медорганизаций.

Учреждениям федерального, регионального и муниципального уровней при определении величины премий для руководителей необходимо руководствоваться правилами ст. 145 ТК РФ, указывающими на существование максимально допустимого предела соотношения зарплаты руководителя и обычных работников. Этот предел устанавливают для учреждений:

• федерального уровня — актами Правительства РФ;
• регионального уровня — актами субъектов РФ;
• муниципального уровня — актами местных органов управления.

Действующими на сегодняшний день документами федерального уровня являются:

• постановление Правительства РФ от 05.08.2008 № 583, посвященное системе оплаты труда в федеральных бюджетных, автономных и казенных учреждениях и федеральных государственных органах;
• распоряжение Правительства РФ от 30.12.2012 № 2627-р, содержащее перечень тех федеральных бюджетных и казенных учреждений, в которых возможно увеличение предельного уровня соотношения зарплаты руководителя и обычных работников.

Об особенностях создания положения о премировании в ГУП и МУП читайте в статье «Положение о стимулирующих выплатах с критериями эффективности».