Образцы оформления заявления на дополнительный отпуск — когда и как писать?

Общие правила предоставления отпуска

На еже­год­ный ос­нов­ной опла­чи­ва­е­мый от­пуск имеет право любой сотрудник, с ко­то­рым за­клю­чен тру­до­вой до­го­вор (статьи , 114 ТК РФ). Как правило, его продолжительность со­став­ля­ет 28 ка­лен­дар­ных дней (ст. 115 ТК РФ). Пре­тен­до­вать на еже­год­ный отдых за пер­вый год ра­бо­ты человек может через пол­го­да труда у кон­крет­но­го ра­бо­то­да­те­ля (ст. 122 ТК РФ). Далее отдых предоставляется в со­от­вет­ствии с гра­фи­ком от­пус­ков (если новый работник был в него включен).

Общие правила предоставления дополнительных дней отпуска

Алгоритм и условия предоставления обычного ежегодного оплачиваемого отпуска сроком на 28 дней определены положениями 21 и 14 статей Трудового кодекса. Согласно общим требованиям, граждане получают право его использования по истечении полугода работы на предприятии.

Однако, помимо основного отдыха, для некоторых категорий работников законом гарантируются добавочные отпускные дни. Они оплачиваются точно так же, как и обычные – исходя из среднедневного значения заработной платы за расчетный период сроком в двенадцать календарных месяцев.

Кто имеет право на еще один отпуск?

Существуют работники, которые имеют право на еще один от­пус­к. Согласно ст. 116 ТК РФ, он предоставляется:

• сотрудникам с ненормированным ра­бо­чим днем;
• людям, трудящимся во вред­ны­х и/или опас­ных усло­ви­я­х;
• гражданам, работающим в рай­о­нах Край­не­го Се­ве­ра и при­рав­нен­ных к ним тер­ри­то­ри­ях;
• ра­бот­ни­кам, вы­пол­ня­ю­щим ра­бо­ты осо­бо­го ха­рак­те­ра;
• он может быть предоставлен другим работникам, согласно ТК РФ или федеральным законам. Например, ст. 19 ФЗ от 26.06.92 N 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации», говорит о том, что судьи могут воспользоваться таким правом.

Случаи, когда работник может воспользоваться таким правом, указаны в ТК РФ и других нормативных правовых актах. Посмотрим, на какое количество дней отдыха могут претендовать сотрудники:

На основании ст. 350 ТК РФ отдельным категориям медицинских работников может быть предоставлен еще один отпуск. Кроме того, он полагается гражданам, трудящимся в представительствах РФ за границей в странах с особыми условиями (ст. 339 ТК РФ), а также спортсменам и тренерам (ст. 348.10 ТК РФ). Его продолжительность и условия его предоставления определяются Правительством РФ (ч. 2 ст. 118 ТК РФ).

Нужно ли писать?

Трудовое законодательство предусматривает для всех граждан, выполняющих производственную функцию на основании подписанного трудового соглашения, гарантированный отпуск, продолжительность которого не может быть меньше 4-х недель, на протяжении которых за трудящимся сохраняется его рабочее место, и дирекция компании обязуется выплатить средний заработок.

Важно! Для отдельных категорий работников законодатель установил более продолжительный основной отпуск, аргументированный спецификой выполняемой работы (например, педагоги отдыхают 56 дней).

Помимо указанных дней отдыха, в зависимости от различных обстоятельств, трудящимся полагается дополнительный отпуск на оплачиваемой основе.

Претендовать на него могут:

• лица, производственная функция которых выполняется во вредных трудовых условиях;
• граждане, работающие в северных регионах России;
• трудящиеся, получившие заболевания вследствие выполнения определенной трудовой функции;
• медицинские работники;
• лица, имеющие удостоверения участника боевых действий и пр.

Продолжительность дополнительных оплачиваемых дней отдыха регламентируется нормами Трудового кодекса.
Порядок ухода трудящихся в отпуск фиксируется локальной документацией предприятия (организации) – графиком, который составляется сотрудником кадровой службы в последний месяц рабочего года.

При распределении отпускных (основных и дополнительных) дней учитывается желание трудящегося и возможность работодателя организовать производственный процесс в определенные периоды при отсутствии кого-либо из сотрудников.

Каждый работник должен быть под роспись ознакомлен с графиком, после чего его исполнение становится обязательным как для трудящегося, так и для работодателя.

Заявление на отпуск пишется сотрудником исключительно в том случае, если по каким-либо объективным причинам ему необходимо перенести дни отдыха на другие даты. Если же уход соответствует составленному графику, в подаче заявления необходимость отсутствует.

Как оформить правильно?

Законодатель не закрепляет обязательной формы заявления на отпуск, в связи с чем оно составляется на рассуждение трудящегося с учетом основных особенностей делопроизводства на предприятиях (в организациях).

Документ может быть на писан на фирменном бланке предприятия (при его наличии) или на листе формата А-4.

Адресатом заявления является директор предприятия (организации), данные которого (должность, наименование компании, фамилия и инициалы) прописываются в шапке.

Также здесь следует указать должность, фамилию, имя, отчество и контактный номер заявителя (трудящегося).

Ниже с абзаца излагается суть самого заявления с прошением предоставить дни дополнительного отпуска (с указанием их количества) в определенные даты.

Также следует указать причину, по которой трудящийся не может уйти в отпуск в соответствии с утвержденным графиком.

Заявление датируется днем подачи и подписывается работником. Подать документ можно в канцелярию фирмы или лично директору, который проставляет одобряющую или отклоняющую аргументированную визу.

Можно ли уйти без заявления?

Работник вправе воспользоваться основным и дополнительным отпуском по собственному усмотрению с соблюдением правил Трудового кодекса – основная часть отдыха не может быть менее 14 дней подряд.

Все остальные дни можно группировать или разбивать по одному.

При этом все сведения следует отражать в корпоративном графике отпусков.

Когда трудящийся использует дополнительный оплачиваемый отпуск по установленному и утвержденному графику, он не обязуется писать дополнительное заявление на предоставление.

Особенности предоставления

1. Он может совмещаться с частью основного отдыха. Если основной берётся авансом, то дополнительный может предоставляться только с согласия работодателя. Если отпуск берётся совместно с основным, то пишется одно заявление с указанием временных периодов отдыха. Если дополнительный отпуск берется отдельно, обычно указывают причину. Например, семейные обстоятельства. Здесь мы разместили образец заявления на основной и дополнительный отпуск:

1. Список профессий, по которым полагаются добавочные выходные дни, можно найти в Постановлении Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.75 N 273/П-20 (с изм. от 15.04.2004, с изм. от 26.01.2017) «Об утверждении Инструкции о порядке применения Списка производств цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день». Пункт 18 данной Инструкции гласит: если работник имеет право на предоставление дополнительных выходных по нескольким основаниям, то дни предоставляются только по одному из них (например, является работником Крайнего Севера и его труд сопряжен с вредным производством).
2. Дополнительный отдых граждан, трудящихся на вредном производстве, деньгами не компенсируется.
3. Минимальная продолжительность дополнительного отдыха, для граждан занятых на вредных работах, согласно ТК РФ, равна семи дням. Если в компании, в которой трудится человек, на основании локальных актов установлена большая величина, такие выходные дни по заявлению работника могут быть заменены денежной компенсацией. В этом случае оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору.

Ответы на вопросы читателей

? Вопрос 1: Работник трудится во вредных условиях труда и за год ему положено 35 дней оплачиваемого отпуска. В графике прописаны точные сроки предоставления. Сегодня поступило заявление от сотрудника о предоставлении 7 дополнительных дней за вредность отдельно. Обязаны ли мы пойти навстречу и перенести отпускные сроки?

Ответ: Нет, не обязаны. Если график утвержден, то он обязателен для исполнения обеими сторонами. Если сроки по нему меняются, то они должны быть согласованы обеими сторонами. Если работодатель не желает отпускать сотрудника в другое время, то он имеет на это полное право. При обоюдном согласии работник пишется заявление о переносе отпуска на другой период.

? Вопрос 2: Работник принят год назад на работу на одну должность, где по спецоценке вредные условия труда и полагается более длинный отпуск. Однако в течение первого года работы он 2 месяца был на больничном. Прошел ровно год работы, сколько дней отдыха нужно предоставить?

Ответ: Согласно ст.121 ТК РФ в стаж для дополнительного отпуска включается только то время, что реально отработано во вредных или опасных условиях. Больничные дни не входят в данный стаж и не дают право на добавочный отпуск. То есть нужно отдельно посчитать стаж для основного отпуска и для дополнительного и предоставить соответствующее количество дней.

Образец заявления на дополнительный оплачиваемый отпуск

Заявление пишется в произвольной форме. При его составлении вы можете воспользоваться нашим образцом.

• в шапке заявления указывается ФИО работодателя, а также ФИО сотрудника;
• наименование документа;
• в тексте необходимо оформить просьбу о дополнительном отдыхе, указать основание и период.
• внизу необходимо указать дату составления документа, подпись заявителя.

После написания документа, его следует подать непосредственно руководителю. После ознакомления с заявлением руководитель подписывает приказ о предоставлении дополнительного отпуска на даты, указанные в заявлении. Сотрудника должны ознакомить с приказом.

Структура документа

Если нет установленного бланка, заявление пишется в произвольной форме с наличием обязательных пунктов:

• В «шапке» документа справа указывается должность и название предприятия, к которому обращается заявитель. Фамилия, имя и отчество полностью. Далее следует строка «от кого» . Ф. И. О. сотрудника и указание его должности.
• Посередине указывается тип документа.
• Далее следует текст в произвольной форме, с просьбой предоставить дополнительный отпуск, на основании чего, в какие даты.
• Подпись сотрудника с расшифровкой и дата.

заявления на дополнительный отпуск можно здесь.

Заявление на получение компенсации составляется аналогично.

заявления на компенсацию за дополнительный отпуск можно здесь.

Образец заявления на компенсацию дополнительного отпуска

Как мы уже отмечали выше, если на предприятии работникам предоставляется более 7 выходных дней, по их желанию они могут быть заменены денежной компенсацией. Исключение составляют граждане, работающие на вредном производстве.

Для этого сотрудник должен обратиться к работодателю с соответствующим заявлением, в котором будет содержаться просьба о выплате компенсации. Составить его можно по нашему образцу. На основании заявления директором предприятия будет издан приказ о выдаче работнику денежной компенсации. Независимо от того, в каком виде трудящийся потребует свои дополнительные привилегии, за ним всё равно остаётся право на ежегодный основной отпуск, состоящий из 28 календарных дней.

Можно ли отправить заявление на отпуск в электронном виде

Как было отмечено выше, сотрудник может составлять заявление на отпуск только в письменном виде, написав его от руки или используя компьютер. Однако многие задаются вопросом: можно ли написать заявление на отпуск в электронном виде?

1 октября 2022 году вступили в силу поправки в Гражданский кодекс РФ, регулирующие развитие электронной формы передачи информации. В связи с этим, в ТК РФ было внесено положение о юридически значимых сообщениях, к которым отнесены акты взаимодействия между работником и работодателем.

Отметим, что ТК РФ не содержит правил, которые бы регулировали порядок доставки и принятия электронных сообщений об отпуске. Вследствие этого часто происходит путаница. Таким образом, указанная норма регулирует обмен сообщениями в электронном виде, но не регулирует подачу заявлений электронно, в т. ч. на отпуск.

Исходя из этого, заявления об отпуске на сегодняшний день подают только в письменном виде, иначе работнику грозит увольнение за прогул.

Ответственность работодателя

В случае отказа работодателя от предоставления сотрудникам положенных дней, а также в случае отказа от выплаты денежной компенсации за такой отпуск, на предприятие и его должностных лиц может быть наложен штраф. А в отношении юридического лица может быть вынесено постановление о приостановлении деятельности на срок до трех месяцев (ст. 5.27 КоАП РФ). В случае неоднократного привлечения должностного лица к ответственности за такое правонарушение должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок до трех лет.

Виды отпусков

Заявление на отпуск — документ, далеко не всегда необходимый на практике. В каких-то случаях он нужен, а в каких-то нет. Все зависит от того, реализуется ли отдых по графику или возникает спонтанно.

Чтобы разобраться в вопросе, сначала рассмотрим, какие виды отдыха предусмотрены Трудовым кодексом.

• Ежегодный оплачиваемый. Это стандартный отдых по графику, составляющий не менее 28 календарных дней в год. Предоставляется новичку спустя 6 месяцев работы в организации.
• Ежегодный дополнительный. Отдельные категории работников имеют право на дополнительный отдых в течение года. Это ветераны Великой Отечественной войны, инвалиды, пенсионеры, специалисты с ненормированным рабочим днем, работающие на Крайнем Севере или на вредных и опасных работах.
• Без сохранения заработной платы. Более известный как «отпуск за свой счет». Работодатель обязан предоставить его в случае, если у сотрудника возникли значимые жизненные обстоятельства — рождение ребенка, смерть родственника или свадьба. По взаимной договоренности можно разрешить работнику взять дни за свой счет по другим уважительным причинам.
• Учебный. Гарантирован школьникам, абитуриентам, допущенным до экзаменов, студентам заочного и вечернего отделений вузов и ссузов для защиты диплома или промежуточных аттестаций и соискателям степеней магистра или доктора наук.
• Для сдачи крови или ее компонентов. Если сотрудник — донор, то работодатель обязан предоставить ему два свободных дня. Один для сдачи крови, а другой для отдыха и восстановления.
• По беременности и родам. Гарантируется женщинам на основании больничного листа с соответствующей записью.
• По уходу за ребенком. В нем по российским законам имеет право находиться мать, отец, любой другой родственник или опекун, который ухаживает за ребенком. Продолжается до тех пор, пока ребёнку не исполнится 3 года.

В кадровой практике встречаются и другие виды отпуска, предусмотренные коллективным договором или приказом руководства. Законодательство при этом не ограничивает продолжительность отдыха по верхней планке — только по нижней.

Сколько дней дополнительного отдыха положено лицам с ограниченными возможностями?

На сколько дней дополнительного отпуска работающие инвалиды имеют право рассчитывать, могут ли на него претендовать инвалиды 2,3 группы? В ст.128 ТК РФ указано, что работающий инвалид любой группы имеет гарантированное право на удлиненный неоплачиваемый отпуск до 60 дней, в котором работодатель не может отказать. Работодатель, конечно же, может дать и больше дней отпуска за свой счет. Но это уже не обязанность, а право.

Для того чтобы воспользоваться дополнительным отпуском, нужно написать заявление и приложить к нему:

• Индивидуальную программу реабилитации.
• Справку об инвалидности МСЭ.

Такой отпуск можно разбить на любое количество дней и раз, а даже брать, когда нужно, не оглядываясь на производственную необходимость.

Правила заполнения заявления

1. В верхнем правом углу пишется полное ФИО руководителя, а так же его должность.
2. В том же углу, но ниже указывается от кого пишется заявление, должность и отдел обращающегося.
3. Наименование документа посередине листа (Заявление).
4. Под наименованием документа с новой красной строки пишется просьба о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, указываются даты ухода и возврата на работу. Указать статью ТК РФ, которая подтверждает право на этот отпуск.
5. Под прошением справа указывается дата заявления и подпись с расшифровкой.
6. Прилагаются подтверждающие право на льготу документы.

Важно! Заявление на отпуск и его оформление не требуется, если сотрудник проходит переосвидетельствование в бюро МСЭ. (Письмо от 14.06.2017 № 14-2/ООГ-4787). Вместе с направлением на МСЭ одновременно выдается больничный лист (разд. III Порядка № 624н[4]).

Общий порядок предоставления

Дополнительные отпуска наряду с основными должны планироваться, что отражается в графике отпусков, составляемых по организации на следующий календарный год. Если же дополнительные дни работнику необходимо взять вне графика, то потребуется личное заявление с указанием даты начала отпуска и его продолжительности.

Оформляется предоставление оплачиваемых дней приказом по организации на основании графика отпусков или заявления работника. В нем содержатся:

• данные о работнике с указанием его ФИО, должности, номера по табелю;
• период, за который будет предоставлен оплачиваемый дополнительный отпуск;
• количество дней отдыха и даты, на которые они приходятся.

Обязательным является ознакомление работника с приказом под личную роспись. Дополнительно делаются записи в карточке Т-2 и табеле учета рабочего времени. В табеле проставляется о или код «10».

Пошаговый алгоритм

Правила оформления такого отпуска ничем не отличается от всех остальных. Рассмотрим по порядку.

Заявление

Если сотрудник берет отпуск именно с той даты, которая указана в графике отпусков, то заявление не обязательно. При этом за 2 недели до предполагаемого отпуска его письменно уведомляют под роспись. Если же в графике прописан только месяц без даты или работник уходит в отпуск датой, отличной от даты графика с согласия работодателя, то заявление необходимо.

Правила заполнения заявления:

1. В верхнем правом углу пишется полное ФИО руководителя, а так же его должность.
2. В том же углу, но ниже указывается от кого пишется заявление, должность и отдел обращающегося.
3. Наименование документа посередине листа (Заявление).
4. Под наименованием документа с новой красной строки пишется просьба о предоставлении оплачиваемого трудового отпуска, указывается дата начала и число календарных дней отпуска. И обязательно надо сослаться на п.5 статьи 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ, согласно которой работник имеет право на удлиненный отдых.
5. Под прошением справа указывается дата заявления и подпись с расшифровкой.
6. Прилагаются подтверждающие право на льготу документы.

Необходимые документы

Без документов об инвалидности работник не может рассчитывать на удлиненный отпуск. Для подтверждения своего статуса ему нужно принести в отдел кадров или в бухгалтерию следующие документы:

Справка медико-социальной экспертизы (МСЭ)

Форма справки МСЭ, утверждена Постановлением Минздравсоцразвития РФ от 24.11.2010 N 1031н. После прохождения медицинского обследования и комиссии, человеку выдают лист розового цвета.

Это и есть справка МСЭ. Она информирует о том:

• где и когда, и на каком основании проводилось обследование;
• группа инвалидности или ее отсутствие;
• степень трудоспособности;
• на какой срок присваивается инвалидность и время переосвидетельствования.

Далее на фото показан образец справки МСЭ:

Индивидуальная программа реабилитации инвалида (ИПР)

Форма утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 04.08.2008 N 379н. В ИПР перечислен комплекс мероприятий по улучшению здоровья человека, адаптации и восстановлению его трудоспособности. В программе тоже указывается группа инвалидности, рекомендации по допустимым видам и условиям деятельности, и перечислены противопоказания.

Приказ

После того, как заявление подпишет руководитель или после подписи работника в уведомлении об отпуске составляется и издается приказ. Удобно пользоваться унифицированными формами № Т-6 или № Т-6a (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Никаких особых формулировок не требуется. Оформляется так же, как и обычный отпуск с дополнительным отпуском:

1. В строке А. Основной оплачиваемый отпуск пишется 28 дней (при условии отпуска в 30 дней).
2. В строке Б. Ежегодный дополнительный отпуск… пишем 2 дня.

Расчет

Расчет отпускных так же не отличается от обычного расчета. Он разъяснен Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы«.

Формула расчета отпускных:

Среднедневной заработок * количество дней отпуска

Среднедневной заработок рассчитывается по формуле:

3д=3г : (12*29,3), где

• 3д – средний заработок в день;
• 3г – годовой размер зарплаты 2;
• 9,3 – среднее количество рабочих дней в месяц.

Разница будет только в расчете количества положенных дней отпуска, если работник стал инвалидом, будучи уже оформленным.

Так, если за каждый отработанный месяц у работника без инвалидности равен 28/12=2,33 дня, то для инвалида он равен 30/12=2,5 дня за месяц.

2,33*на количество отработанных месяцев без инвалидности + 2,5* на количество отработанных месяцев с инвалидностью= количество дней отпуска всего.

Оплачиваются отпускные, так же как и обычно, не менее чем за 3 дня до даты начала отпуска.