Как сотруднику получить дополнительный выходной день?

Общие правила предоставления выходных

Законодатель гарантирует, что каждой рабочий и служащий может рассчитывать на предоставление дней отдыха в следующих формах:

1. ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого не может быть менее 28 дней, а для работников в РКС и МКС – 42 дней;
2. дополнительные оплачиваемые отпуска, в том числе за ненормированный рабочий день, за работу в опасных и вредных факторах производства, и т.д.;
3. еженедельный отдых по субботам и воскресеньям, либо только по воскресеньям (при шестидневной рабочей неделе).

Периодичность предоставления отпусков регламентируется графиком, который обязан утверждать каждый работодатель еще до начала календарного года. Если по графику подошло время отпуска, изменить его в одностороннем порядке работодатель может лишь в исключительных случаях, либо по согласованию с сотрудником.

Для еженедельных дней отдыха требования закона еще строже. Работодатель обязан предоставить персоналу не менее 42 часов отдыха в неделю. Как правило, такой период приходится на субботу и воскресенье. При сменных или непрерывных производствах конкретные дни еженедельного отдыха могут отличаться. В этом случае работодатель утверждает графики сменности, доводит их до персонала под роспись с соблюдением требований ТК РФ.

Для привлечения сотрудников к работе в еженедельные выходные дни нужно учитывать запреты и ограничения ТК РФ:

• вызов на работу возможен только в случаях, прямо указанных в законе, и только с письменного согласия сотрудника;
• за привлечение к работе в выходные дни полагается повышенная оплата, либо предоставление дополнительного дня отдыха;
• отдельные категории граждан вообще не могут привлекаться к сверхурочной работе или к труду в выходные дни;
• если выходные дни установлены с учетом сменности, изменить график смен можно только с уведомлением сотрудников под роспись.

Если специалист письменно подтвердит согласие на привлечение к работе в выходной день, а закон позволяет сделать это, возникает обязанность предоставить соответствующее количество часов или дней на замену, либо компенсировать такой труд по повышенным ставкам оплаты.

В течение календарного года могут неоднократно возникать основания для предоставления дополнительных выходных. В каждом случае оформляется отдельный приказ, а кадровый отдел учитывает такие дни в табелях учета рабочего времени. Также оформить дополнительный выходной день могут льготные категории сотрудников, если такое право им предоставлено законом. Ниже разберем каждое из оснований для предоставления дополнительных дней отдыха.

Расчет среднего заработка для оплаты дней ухода за детьми-инвалидами.

Согласно ст. 139 ТК РФ оплата каждого дополнительного дня по уходу за детьми-инвалидами производится в размере среднего заработка, определяемого в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение).

Расчет средней заработной платы производится исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в котором работнику предоставляется дополнительный выходной день по уходу за ребенком-инвалидом. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно) (ч. 3 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения). Так, расчетным периодом для исчисления среднего заработка для оплаты дней ухода за детьми-инвалидами, предоставленных в феврале 2019 года, является период с 01.02.2018 по 31.01.2019.

При определении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемых в соответствующем учреждении, независимо от источников этих выплат, в том числе начисленная работнику заработная плата (пп. «а» п. 2 Положения). При этом из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, если (п. 5 Положения):

– работник находился в очередном оплачиваемом отпуске, служебной командировке, ему выплачивался средний заработок по иным основаниям, предусмотренным ТК РФ (пп. «а»); – работник получал пособие по временной нетрудоспособности (пп. «б»); – работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами (пп. «д»).

Кроме того, при расчете среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.) (п. 3 Положения).

На практике при проверке правильности расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию между инспекторами ФСС и работодателями нередко возникают споры о правомерности включения в расчет среднего заработка тех или иных выплат. Например, арбитры СЗО полагают, что если материальная помощь предусмотрена системой оплаты труда, то она должна включаться в расчет.

Во избежание возникновения споров бухгалтер учреждения должен взвесить все за и против в отношении применения такого подхода.

Привлечение к работе в выходной день

Работодатель не может злоупотреблять своим правом на привлечение персонала к работе в выходные дни, даже при условии компенсации в денежной форме или заменой. Вот по каким основаниям допускается труд в выходные дни:

1. если это необходимо для устранения производственных аварий или последствий чрезвычайных ситуаций (стихийные и природные действия, и т.д.);
2. если вызов на работу обусловлен предотвращением несчастных случаев на производстве;
3. если возникает необходимость в выполнении срочной работы, от которой зависит деятельность предприятия;
4. если работа носит творческий характер (например, для организации выездных концертов или творческих вечеров).

Также допускается выход на работу по добровольному согласию между сотрудником и работодателем. Этот факт должен подтверждаться локальными документами – приказом с отметкой работника, заявлением с визой начальника, иными актами. Если гражданин отказывается выйти на работу в выходной день, его не могут привлечь к дисциплинарной или иной ответственности, засчитать прогул. Документы с подтверждением письменного согласия на работу в выходной будут учитываться бухгалтерией при начислении зарплаты в повышенном размере.

О привлечении персонала к работе в выходной день должен быть издан приказ. Это требование закона связано со специальным порядком компенсации:

• за каждый час внеурочной работы, в том числе и в законный выходной день, работодатель обязан оплатить ее в полуторном размере (за первые 2 часа внеурочной работы) или в двукратном размере (за каждый последующий час);
• вместо выплаты повышенной зарплаты, сотрудник вправе получить время отдыха в натуре, в том числе и дополнительные выходные дни;
• при предоставлении отгулов будет учитываться норматив часов, отработанных в выходные дни.

Воспользоваться таким дополнительным днем отдыха сотрудник может по своему усмотрению. Стороны трудового договора могут определить, что дополнительный день будет предоставлен сразу после завершения сверхурочной работы, либо в любой иной день по письменному заявлению сотрудника. Также возможен вариант с предоставлением отдыха при уходе в отпуск (в этом случае, общая продолжительность основного или дополнительного отпуска будет увеличена на количество дней отгула).

Правила для работников Крайнего Севера

Согласно статье 319 Трудового кодекса Российской Федерации, родителям, работающим на Крайнем Севера либо в местностях, к нему приравненных, предоставляется один внеочередной неоплачиваемый выходной день в месяц. Это правило распространяется на тех детей, возраст которых не превышает шестнадцати лет.

Как и в случае с работницами села, вышеназванной категории граждан работодатель не вправе отказать в получении одного добавочного свободного дня в месяц. Если у сотрудника указанной категории несколько детей, количество дней не увеличивается. Это будет лишь 1 день в месяц. Как и в случае родителей детей с ограниченными возможностями, выходной предоставляется не только родителям, но и законным представителям: попечителям или опекунам. Порядок предоставления внеочередного свободного дня в точности такой же, как и во всех предыдущих случаях, по заявлению работника и при предъявлении справки о неиспользовании выходного другим родителем.

Право на неоплачиваемые дни отдыха

С согласия работодателя, сотрудник может в любой момент получить один или несколько дней освобождения от работы без сохранения заработной платы. Причины такой просьбы могут быть различными – семейные обстоятельства, срочный отъезд по личным делам, необходимость в работах по дому или на участке, иные уважительные причины. Однако работодатель не обязан подписывать заявление работника, если предоставление дополнительного дня отдыха повлечет срыв производственных задач.

В законе указан перечень случаев, когда предоставление неоплачиваемого отдыха будет обязанностью руководства:

1. до 35 дней может достигать дополнительный неоплачиваемый отдых ветеранов ВОВ;
2. если работник официально является пенсионером по возрасту, он может рассчитывать на 14 дней отдыха без содержания;
3. работающим инвалидам такой отпуск предоставляется в размере до 60 дней в году;
4. работодатель обязан предоставить сотруднику до 5 дней при рождении ребенка, регистрации брака, кончине близких родственников;
5. родителям и супругам служащих силовых ведомств, умершим или получившим увечье при исполнении обязанностей, отпуск предоставляется в размере до 14 дней.

В локальных актах предприятия могут вводиться и дополнительные основания для предоставления дней без сохранения заработка, а также иные категории льготников.

Сотрудник, имеющий право на дополнительные дни отдыха без содержания, может воспользоваться им в любой момент. Для этого нужно подать заявление на имя начальника, подтвердить основания или уважительные причины. Предоставление дней отдыха оформляется приказом по предприятию, с которым сотрудник знакомится под роспись.

В счет отпуска

Если работник не использовал отпуск за календарный год в полном объеме, он может попросить предоставить один или несколько дней в счет предстоящего ежегодного отдыха. При этом нужно учитывать следующие нюансы:

• руководство предприятия может на законном основании отказать в выделении одного или нескольких дней отпуска;
• при выделении из периода отпуска одного или нескольких дней, его продолжительность не должна оставаться менее 14 дней;
• при отказе работодателя предоставить выходной в счет отпуска, можно воспользоваться правом на отдых без сохранения заработка (если такой случай предусмотрен законом).

Если согласие работодателя получено, предоставление дополнительных выходных оформляется приказом по предприятию. Одновременно проводится кадровый учет оставшихся дней отпуска, с внесением изменений в график. Сложности могут возникать с начислением и выдачей отпускных за выделенные дни.

По общему правилу, работодатель обязан рассчитать сотрудника за 3 дня до ухода в отпуск. Однако при выделении одного или нескольких дней в счет будущего отпуска, допускается выплата одновременно с зарплатой, либо в ином порядке по согласованию с работником.

Как и когда можно получить дополнительные выходные?

Дополнительные свободные дни не предоставляются следующим категориям граждан:

1. Гражданам, находящимся в основном оплачиваемом отпуске.
2. Гражданам, пребывающим в дополнительном отпуске.
3. Гражданам, находящимся в декретном отпуске.

Если дополнительный выходной совпал с пребыванием работника на больничном, его возможно перенести на другой день в том же месяце. Сделать это возможно только при следующих условиях: работник должен выйти на работу и предоставить лист нетрудоспособности в текущем месяце. То есть если работник не использовал свой дополнительный выходной, скажем, в марте, на апрель этот выходной перенесен не будет. Правом на дополнительные выходные можно начинать пользоваться с того периода, когда ребенку была присвоена инвалидная группа. Заканчивается это право по достижении опекаемого совершеннолетнего возраста либо при снятии категории инвалидности.

Дополнительные основания для получения выходного

В законе содержится и ряд специальных оснований, по которым сотрудники могут претендовать на получение дополнительного выходного дня. Например, при проведении обязательной диспансеризации, работодатель обязан запланировать день отдыха для каждого работника. Воспользоваться таким днем можно в любой момент, однако на практике, его предоставляют сразу после прохождения диспансеризации.

Также предоставляются дни отдыха для доноров крови. Чтобы воспользоваться законной льготой, донор должен получить справку в медучреждении, представить ее работодателю. Воспользоваться дополнительными днями донор может в любой момент, в том числе путем суммирования или присоединения к отпускам.

Если получение дополнительного выходного связано с уходом за ребенком, подать заявление сможет только один из родителей. При этом, с места работы второго родителя нужно получить справку о непредоставлении выходного по аналогичным основаниям. Если причины для получения выходного отличаются, оба родителя смогут воспользоваться таким правом одновременно.

Дополнительные выходные дни по уходу за инвалидом

Из нюансов по документам, необходимым при подаче заявления на внеочередные выходные, следует учесть, что помимо самой справки об инвалидности ребенка, нужно будет также получить справку из местных органов социальной защиты с информацией о том, что ребенок не содержится в спец. учреждении, то есть не находится на попечении государства. При этом содержание в детских интернатах пятидневного и шестидневного типа на это правило не распространяется.

Если один из родителей официально не трудоустроен или занимается обеспечением себя работой самостоятельно (к примеру, в случае с ИП), то второй работающий родитель представляет справку о том, что его супруг (супруга) безработный либо обеспечивает себя работой самостоятельно. Только при условии предоставления такой бумаги, работающему родителю будут выделены и оплачены положенные 4 свободных от работы дня в месяц. Если одним из супругов выходные взяты частично, то второй может взять оставшиеся оплачиваемые выходные по предъявлении вышеописанной справки. Если один из родителей в отпуске или декретном отпуске, то второй родитель может использовать право на предоставление дополнительных свободных дней.

Средний заработок рассчитывается делением заработной платы, начисленной за расчетный период, на количество рабочих дней в этот период на основании средней продолжительности рабочего времени, согласно законодательству Российской Федерации.

Ограничения и запреты

Дополнительный выходной можно получить только в период исполнения трудовых обязанностей. Поэтому нельзя оформить такой день отдыха в следующих случаях:

1. при нахождении в очередном или дополнительном отпуске;
2. при нахождении в отпуске по беременности и родам, либо по уходу за ребенком;
3. если сотрудник ушел в отпуск с последующим увольнением.

Специальные нюансы предусмотрены и для использования такого права при нахождении на больничном. Чтобы оформить дополнительный день отдыха, нужно своевременно сдать лист нетрудоспособности работодателю. Перенос таких дней осуществляется только в пределах одного месяца.

Как оплатить отгулы за вакцинацию

Оплачивать дополнительные выходные работодателю придётся из своего кармана, исходя из среднего заработка сотрудника.

Согласно п.1 ст. 210 Налогового кодекса, все доходы налогоплательщика облагаются НДФЛ. Поэтому не забудьте удержать с выплаты этот налог.

Ещё с суммы оплаты за дни отдыха после прививки работодатель обязан уплатить страховые взносы.

Важно.

Оплату за дополнительные выходные не получится учесть в расходах по налогу на прибыль или в расходах на упрощёнке «доходы минус расходы». А вот страховые взносы с этих выплат учесть можно.

Что делать если отказывают

Если предоставление дополнительных выходных является правом, а не обязанностью работодателя, оспаривать его отказ бессмысленно. Проще попытаться договориться и найти разумный компромисс, чем тратить время на бесцельную подачу жалобы. Однако если отказ в предоставлении законного выходного противоречит закону, сотрудник может обратиться за защитой в следующие ведомства:

• в подразделение Государственной трудовой инспекции;
• в прокуратуру;
• в судебные органы.

Трудовая инспекция обязана проводить проверки по каждому факту нарушения прав рабочих и служащих, в том числе при предоставлении дней отдыха. По итогам проверки может выноситься предписание об устранении нарушений. Если работодатель игнорирует такое требование, ему грозит административный штраф.

В полномочия прокуратуры входит надзор за соблюдением законодательства, в том числе в сфере трудового права. Поэтому по каждому обращению граждан будет проводиться проверка. Ее итогом может стать вынесение представления в адрес руководства организации с указанием срока, в течение которого нарушение должно быть устранено. За неисполнение представления прокурора виновные лица получат административный штраф.

Оспорить отказ можно и в судебном порядке. Однако если речь идет о предоставлении одного выходного дня, обращение в суд нецелесообразно. Длительность судебного процесса может составить до 1 месяца, а необходимость в получении выходного может уже отпасть. Проверки в прокуратуре и трудовой инспекции проходят значительно быстрее. Например, инспектор ГТИ может вынести предписание уже в день обращения гражданина с жалобой, если факт нарушения очевиден и подтверждается документами.

Характерные особенности получения выходных дней в отдельных отраслях

Существуют некоторые отрасли экономики, у которых присутствуют определенные особенности в получении выходных дней и их оплаты. Например, это касается сферы гражданской авиации Российской Федерации. Например, если диспетчер был привлечен к работе в свободный по закону день, ему обязательно будет предложен другой день для отдыха, так как существует регламентированный законом режим распределения рабочего времени и отдыха сотрудников, которые управляют воздушным сообщением.

Женщинам, работающим в области машиностроения и воспитывающим ребенка в возрасте до шестнадцати лет, предоставляется один внеочередной свободный день в течение месяца без оплаты. То же самое касается и женщин, трудящихся в сфере транспортного строительства.