В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.
Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.
Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.
Что это такое?
Трудовой книжкой называют документ, который включает информацию о трудовой деятельности, производственном стаже граждан. Новый образец установлен Постановлением Правительства «О трудовых книжках», опубликованным 16 апреля 2003 года под № 225.
У документа есть дополнительные средства защиты. Это светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка», специальный шов, скрепляющий страницы. Листы созданы из специальной бумаги с содержанием водяных знаков. Реализация легальных документов выполняется официальным распространителем по договору о продаже.
Новый экземпляр имеет серую обложку, на которой есть герб России. У него меньший формат по сравнению с книжкой, которая была действительна ранее. В нем есть четыре дополнительные страницы.
Продаются книжки в:
- торговых компаниях, реализующих канцелярские товары;
- оптовых торговых фирмах, которые занимаются прямыми поставками;
- отделах сбыта объединения «Гознак».
Работодатель может требовать от принимаемого лица возмещения понесенных на покупку книжки расходов. При первом трудоустройстве сотрудника на работу документ оформляют в течение рабочей недели.
В каком порядке вносятся записи о работе
На следующей после титульной странице делается запись, подтверждающая факт трудоустройства. Сведения о работе оформляют так: сначала указывают название организации-работодателя, затем в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата. Затем указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.
Бумажная труднкнижка хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника. Те, кто оформил ЭТК, получают у работодателя сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в день увольнения или же по требованию сотрудника.
Трудкнижка является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале учета движения ТК. В нем указывается номер и серия бумажного документа и сведения о работнике.
ВАЖНО!
С 01.09.2021 необходимо разработать собственную форму журнала учета и движения трудкнижек. Утвержденные ранее бланки больше не действуют, но допускается взять их за основу локальных регистров.
Вот образец, как правильно оформить трудовую книжку при приеме на работу впервые:
Нормы
Правила ведения хронологии трудовой работы установлено федеральным законом. Действует Постановление Правительства РФ № 225 и Постановление Минтруда РФ № 69, где указаны формы документа, его образцы. Заполнение трудовой книжки впервые осуществляется по указанным правилам.
В п. 8. Постановления № 225 указано, что с первичным трудоустройством книжку заводят работодатели и за счет средств предприятия. Документ заводят на всех сотрудников, приступивших к своим обязанностям и выполняющим их не меньше календарной недели. Аналогичные нормы включает ст. 66 ТК РФ, где зафиксировано, что запись о трудоустройстве вносится не позже 5 рабочих дней.
Самостоятельно работники не могут вносить какую-либо информацию в трудовую книжку. Это выполняется только специалистом кадровой службы предприятия, где оформлено трудоустройство по трудовому договору.
Порядок
В трудовой книжке указана трудовая биография гражданина. При обращении человека за оформлением пенсии именно этот документ служит подтверждением стажа. У каждого работника когда-то трудовая книжка заводилась впервые. Не стоит допускать ошибки в указании паспортных данных.
Как завести трудовую книжку впервые? Специалист кадровой службы фирмы или ИП заполняет этот документ в присутствии нанимаемого специалиста, а затем должен проверить правильность обозначенной информации. Если есть ошибка, то работник должен требовать повторного заполнения бланка.
Оформление трудовой книжки впервые нельзя выполнять самостоятельно. Это должен делать кадровик или другой представитель работодателя. Законом не предусмотрено составление заявления. Но некоторые работодатели, чтобы завести трудовую книжку впервые, заявление требуют обязательно.
Если сотрудник, на которого заводится книжка на первой работе, устраивается еще и в другую компанию, вторую книжку оформлять не нужно. На втором месте он будет трудиться по совместительству. Указывать ли информацию о данном трудовом периоде, решает сам работник. Запись о приеме на второе место выполняет кадровый специалист по основному месту. Но для этого требуется предъявить ему подтверждающий документ.
Расчет и выдача документов на руки работнику
Выдача документов сотрудника всегда осуществляется работодателем в последний рабочий день (день увольнения). По нормам ТК РФ сроки выдачи трудовой книжки при увольнении по собственному желанию не отличаются от сроков, установленных при расторжении договора по желанию работодателя. Уволенный сотрудник получает все бумаги лично в руки под подпись: в самой трудовой, в книге учета движения трудовых и личной карточке Т-2. Это предусмотрено нормами статьи 84.1 ТК РФ. Разберемся, какие документы обязан выдать работодатель при увольнении в обязательном порядке:
- ТК вместе с вкладышем в нее (если он заведен);
- оригиналы бумаг, предоставленные ранее (например, медицинская книжка);
- справка о сумме заработка за последние два года;
- сведения об исчисленных и уплаченных страховых взносах (СЗВ-М).
Также работник вправе потребовать выдать и ряд других бумаг: копии приказов о приеме на работу, о переводах и т.д. Но то, что при увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, является главным правилом, за нарушение которого предусмотрена административная ответственность по КоАП РФ.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы и в какой срок необходимо выдать работнику при увольнении. Используйте эти инструкции бесплатно.
Заявление
Как завести трудовую книжку? Иногда работодатели требуют написать заявление. Оно составляется на листе А4. Пишут его по следующим правилам:
- В середине указывается — «Заявление».
- Затем необходимо написать о необходимости оформления книжки по причине заключения трудового договора и ч. 4 ст. 65 ТК РФ.
- Потом указывается дата и подпись с расшифровкой.
Это стандартный образец написания заявления. Но обычно составлять его не требуют. Главным является лишь правильное заполнение, ведение документа, а также его хранение и выдача.
С какого возраста устраиваются на работу
Первое, что необходимо для оформления трудовой книжки, — достижение определенного возраста. По нормам ст. 63 ТК РФ работника вправе принять на предприятие с 16 лет, но на некоторые должности разрешается прием и несовершеннолетних сотрудников с 14 лет. Для этого требуется письменное разрешение родителей подростка и органов опеки и попечительства.
Разрешение звучит так: «Орган опеки и попечительства дает согласие на заключение трудового договора между (ФИО несовершеннолетнего гражданина, дата рождения, паспортные данные) для выполнения обязанностей (указывается должность, наименование работодателя) в свободное от образовательного процесса время не более 2,5 ч. в день и не более 12 ч. в неделю».
Подробнее: «Заключаем контракт с несовершеннолетним»
ВАЖНО!
На работника, устроившегося на работу впервые, обязательно заводится ТК. С 2022 года при первом трудоустройстве бумажный бланк больше не потребуется: всем, кого принимают на работу в первый раз, оформляют электронную трудкнижку, или ЭТК (ч. 8 ст. 2 439-ФЗ от 16.12.2019). Работодатель отправляет в ПФР сведения о трудовой деятельности таких сотрудников только в электронном виде.
Приобретение
У работодателя должно быть нужное число бланков трудовой книжки и вкладышей в нее по закону. Он не может требовать у сотрудника, чтобы он сам покупал документ. При выдаче книжки работодатель может взять плату, сумма которой устанавливается размером расходов на ее покупку.
Рассматривая тему, как завести трудовую книжку впервые, следует определить, кому надо покупать бланк – работнику или работодателю. Приобретать бланк нежелательно самостоятельно, так как есть риск приобретения экземпляра, который не соответствует стандартам, или созданного предприятием, не имеющим на это права.
Покупать книжки должен работодатель. В его обязанности входит:
- ведение книги по выдаче, хранению, приходу-расходу, регистрации документов новых работников;
- хранение книжек;
- выдача документов при увольнении с записью.
После оформления документа работодатель вправе удерживать из зарплаты работника цену трудовой книжки. Но выполняется это после выхода приказа, с которым следует ознакомить сотрудника под подпись. Нельзя высчитывать сумму без согласия лица.
Когда использовать новую форму трудовой книжки
Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 устанавливает несколько правил:
- Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года. Но такая необходимость может возникнуть только в двух случаях – если книжка была утеряна или испорчена. Тем сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются, нужно сразу заводить электронные трудовые.
- Имеющиеся трудовые книжки старого образца остаются действительными и обмену на новые не подлежат.
- Имеющиеся бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца могут использоваться без ограничения срока.
Как изменилась бумажная трудовая книжка с 1 сентября 2021 года
Заполнение
Как завести трудовую книжку впервые? Чистый бланк заполняют по трем документам:
- паспорту;
- документу об образовании;
- приказу.
Трудовую книжку оформляют после подписания приказа. За это же время выполняют запись о приеме/переводе на должность, награждении, повышении квалификации. Информацию об увольнении должны внести в тот же день, и документ сразу предоставляют на руки. Как завести трудовую книжку впервые? Образец заполнения позволит правильно это сделать:
- На 1 странице обозначается Ф.И.О. как в паспорте, дата рождения, образование, профессия, специальность.
- После указания данной информации кадровик предоставляет книжку работнику для проверки и подписи.
Если бланк испорчен, то кадровик обязательно составляет акт, а затем выписывает трудовую книжку снова. Исправления относятся к изменению Ф.И.О. сотрудника (если был оформлен брак) или к данным об образовании. Правила исправления следующие:
- Одной чертой зачеркивают надпись, чтобы она была читаемой.
- Фиксируются выше новые данные.
- Рядом обозначается наименование, номер и дата документа, который считается основанием для исправления.
- Запись заверяется подписью лица, которое внесло исправление, а также печатью предприятия.
Не допускаются зачеркивания и исправления записей о работе и поощрениях. Когда заполнен первый разворот, надо перевернуть страницу и внести сведения о приеме на работе, фиксируя в графах номер, дату, фразу «принят на работу на должность …» с обозначением названия подразделения фирмы, если оно есть в трудовом договоре. Также фиксируется наименование, номер и дата решения.
Сотрудник, которому выдается книжка впервые, может требовать записи об учебе на стационарном отделении вуза, службе в ВС или другом периоде, входящие в трудовой стаж. Если работником был предъявлен документ, который подтверждает воинскую службу, то после внесения записи о приеме на работу можно внести данные об этом.
Когда заводится трудовая книжка? Выполняется это при первом официальном трудоустройстве. Причем это может происходить как с 18 лет, так и позже.
Рассмотрели все правила, как завести трудовую книжку впервые. Важно придерживаться их, чтобы документ имел законную силу. При нарушениях его заполнения требуется срочное исправление всех недочетов.
Как заполнять трудовую книжку
Правила заполнения описаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 и Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Ниже расскажем о главном.
Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».
Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2022 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».
Какие сведения вносить
- о сотруднике;
- о выполняемой работе;
- о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
- основания прекращения трудового договора;
- сведения о награждениях за успехи в работе;
- о совместительстве — по желанию сотрудника.
Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.
Как заполнить титульный лист
При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.
- Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
- Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
- В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:
Образование: высшее профессиональное
Профессия, специальность: бухгалтер
- Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.
Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.
Как сделать запись о приёме на работу
В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.
- В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
- Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
- В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
- В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.
Как сделать запись об изменении должности сотрудника
- В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
- В столбце 2 — дату записи.
- В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
- В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.
Как сделать запись об увольнении
- В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
- В столбце 2 — дату увольнения.
- В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.
Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
- Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.
