Как малому бизнесу работать с наличкой в 2022 году и не нарваться на неприятности

Сначала о приятном

Спойлер: бумажной волокиты стало меньше.

Кассовый лимит

Организации и ИП – субъекты малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть на конец рабочего дня в кассе можно оставлять любую нужную сумму.

С 07.11.2020 налоговики обновляют реестр МСП ежемесячно. Так что сведения о новых субъектах малого бизнеса попадают в него оперативно.

Однако с окончанием 2022 года истек и мораторий на проверки кассовой дисциплины. Поэтому документы важно содержать в полном порядке. Если ваше предприятие решило не устанавливать лимит кассы, зафиксируйте этот факт приказом.

Порядок оформления кассовых операций

Поступление денег в кассу оформляют приходными кассовыми ордерами (форма КО-1), а выбытие – расходными кассовыми ордерами (форма КО-2).

Оформить документы может кассир, а вот подписывать их должен главбух или руководитель. Все операции по приходу и выбытию наличных вносят в кассовую книгу (форма КО-4). Документы можно вести как на бумаге, так и электронным способом.

ИП вправе не оформлять перечисленные выше кассовые документы, если они ведут налоговый учет. То есть учитывают доходы, расходы, физические показатели – данные, которые нужны для правильного расчета налогов.

Организации и ИП теперь могут вести кассовые операции через автоматические устройства без участия кассира. Главное, чтобы устройство умело распознавать на банкноте не менее четырех защитных признаков. Полный список признаков приводить не будем, его можно посмотреть в п. 1.1. Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630-П.

При загрузке денег в устройство заполняют расходный ордер. А изъятие денег оформляют приходником.

Идентификация получателя

При выдаче денег кассир обязан убедиться, что выдает деньги лицу, указанному в расходном ордере или ведомости. Но теперь проверять паспорт не обязательно. Кассир сам может решить, какое подтверждение потребовать. Например: опознать получателя по водительским правам.

Депонирование зарплаты

Отметка о депонировании зарплаты в ведомости теперь не нужна. Если на предприятии установлен кассовый лимит, то через пять дней невыданную зарплату нужно сдать в банк. Если лимита нет, можно оставить деньги в кассе.

Лимит кассы

Согласно указаний Банка России (№3210-У) наличные денежные средства организации сверх лимита храниться должны на банковском счете.В кассе деньги должны оставаться только в пределах определенного лимита. Данный лимит определяет руководитель компании. С установленным размером лимита сравнивается остаток наличности в кассе, которые по кассовой книге выводится в конце рабочего дня. Если оказывается, что в кассе больше денег, чем установлен лимит, то разницу следует сдать в банк. Как часто сдавать выручку сверх лимита в банк компания устанавливает самостоятельно. Это, например, можно делать раз в 5 дней. Главное, чтобы сдача наличный не была реже 7 рабочих дней. Но если компания находится в населенном пункте, в котором нет банка, то этот период времени может быть увеличен до 14 рабочих дней. Однако, если лимит в кассе превышен раньше, чем установлен срок для сдачи наличных, то денежные средства необходимо сдать не дожидаясь окончания срока. Пока лимит не превышен, банк посещать не нужно (

Выдача денег под отчет

В заявлении от работника теперь не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который его нужно выдать. Подпись руководителя на заявлении также не обязательна. Приказ о выдаче средств можно издать сразу на несколько человек. В приказе перечисляют фамилии работников, суммы и сроки выдачи денег под отчет.

Отменили трехдневный срок отчета по подотчетным суммам.

Теперь организации и ИП могут решать самостоятельно, через какой период времени работник должен сдать авансовый отчет. Выдавать деньги работнику снова можно даже тогда, когда он еще не отчитался за прошлые суммы.

Как правильно выдать фонд

Деньги передаются кассиру каждый день. Делать это нужно с утра. Средства передаются на основании кассового ордера. Последний составляется по форме №КО-2. Деньги передаются главбухом или другим лицом с соответствующими полномочиями. Размер суммы и номинал денег определяются конкретным торговым центром. Нужно учитывать средний чек магазина, проходимость в утреннее время.

В РКО нужно прописать «разменный фонд» в строке, в которой указывается основание передачи денег. В завершение дня средства, полученные под размен и оставшиеся с утра, сдаются с выручкой под приходный кассовый ордер. Последний документ составляется по форме №КО-1.

На возврат разменных денег и выручки рекомендуется оформлять разные приходные документы. Необходимы они для свидетельства того, что излишек средств в ККТ – это именно размен.

На базе оформленных РКО и ПКО выполняются записи в кассовой книге по форме №КО-4. В журнале, составляемом по форме №КМ-4, никаких сумм фиксировать не требуется. В этой бумаге отражается только выручка, которая прошла через кассовый аппарат. Если это правило не будет соблюдаться, налоговые службы могут найти правонарушение: выручка не была оприходована.

Если торговое предприятие состоит из нескольких точек по торговле, разменный фонд выдается старшему кассиру. Именно он обязан распределить деньги между всеми кассирами. Для целей документации нужно завести книгу учета денег, принятых и выданных кассиром. Книга эта составляется по форме №КО-5.

ВАЖНО! В ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года в последней редакции есть изменения. В частности, теперь отменено требование об обязательном использовании унифицированных форм первички. Однако кассовые первичные документы (приходные и расходные бумаги, книга для учета денег, выданных сотруднику) ведутся по специальным формам.

Что делать, если время работы магазина и бухгалтерского отдела различается

Часто часы работы магазина и бухгалтерского отдела различаются. Рассмотрим ситуации, когда магазин открывается раньше. В этом случае деньги на размен можно выдать вечером. В расходном ордере указывается следующая дата. То есть деньги фактически выдаются в один день, а в документе вносится следующая дата.

Проблема может быть в том, что магазин закрывается позднее. В таком случае сдать выручку и размен можно в начале следующего дня. При этом составляется приходной ордер, составляемый за предыдущую дату. В день сдачи выручки нужно не забыть зафиксировать выдачу размена на актуальную дату.

К СВЕДЕНИЮ! Рассмотренный порядок не совсем правомерный. Документ об операции нужно оформлять той датой, в которую фактически была выполнена операция.

Магазин и бухгалтерский отдел расположены далеко друг от друга: что делать

Бухгалтерский отдел может быть в одном конце города, а магазин – в другом. В этом случае придется тратить много времени на езду туда и обратно. Можно ли этого избежать? Да. Для этого можно использовать схему с выдачей денег кассиру под отчет. Средства можно выдать под отчет на месяц. Подобная схема никакими нормативными актами не запрещена.

Выдача денег под отчет предполагает, что кассир отсчитывается о расходовании выданных средств в течение 3 дней после истечения месячного срока. Процедура выдачи предполагает это сопровождение:

• Издание приказа управленца об определении размера фонда под размен за заданный период.
• Деньги предоставляются кассиру на базе ордера.
• Кассир по истечении положенного срока возвращает средства.
• При возврате средств нужно составить авансовый отчет, в пункте «назначение» которого прописывается «РФ».
• В отчете указывается размер полученных средств, размер расхода, сумма средств, возвращенных по приходному ордеру.

Отчетные деньги должны быть оприходованы. Однако на практике все нет так. Обычно деньги просто остаются в кассе. В большинстве случаев никакого штрафа за это нет, так как правонарушение почти невозможно обнаружить.

Теперь о неприятном

Спойлер: государство хочет, чтобы бизнес работал по безналу.

Расходование денег из кассы

Не все деньги, которые поступили в кассу, можно взять и сразу истратить на какие-то цели. Фактически расходовать напрямую можно только выручку.

Хотя правила наличных расчетов (п. 1 Указаний ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У) и содержат еще несколько вариантов, на практике такие ситуации встречаются редко. Например: можно напрямую истратить наличку, поступившую по договору займа от МФО или ломбарда.

Получается, что если подотчетник сдал в кассу остаток средств, то выдать их, например, на зарплату или под отчет другому работнику, уже нельзя. Сначала деньги нужно положить на расчетный счет, а потом снова снять нужную сумму.

Выручку из кассы можно израсходовать на следующие цели:

• зарплата, пособия;
• оплата товаров, работ, услуг:
• выдача под отчет;
• возврат наличных авансов клиенту, если сделка была расторгнута;
• выдача средств на личные нужды предпринимателя.

Нельзя расходовать выручку на:

• покупку ценных бумаг;
• возвраты за товар, ранее оплаченный безналом;
• выплату дивиденды;
• выдачу займов;
• платежи по договору аренды.

Ограничение по расчетам наличными

Максимальная сумма расчетов наличными между организациями и ИП в рамках одного договора осталась прежней: 100 тысяч рублей.

И вообще с 10.01.2021 бизнес будут контролировать жестче. Все операции по снятию или внесению на счет наличных больше 600 тысяч рублей будут попадать «на карандаш». И тот факт, что операция связана с хоздеятельностью предприятия, в расчет приниматься не будет. Эту информацию банк обязан передать в Росфинмониторинг, который, в свою очередь, может оповестить ФНС.

Контроль качества денег

Кассир теперь обязан проверять платежеспособность денег.

Поврежденные, но платежеспособные банкноты и монеты нужно принять в кассу. Деньги проверяют по признакам из п. 1 Указаний Банка России от 26.12.2006 № 1778-У. В частности: купюры могут быть изношенными, потертыми, надорванными, а монеты иметь мелкие механические повреждения.

А вот выдавать из кассы деньги, которые имеют хотя бы одно повреждение из списка в п. 2.9 Положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П, нельзя. Речь идет в частности о купюрах с посторонними надписями, штампами, сквозными отверстиями.

Поврежденные деньги нужно сдавать в банк.

Как сдать остаток денежных средств в банк

Наличные деньги сверх установленного лимита должны храниться на банковских счетах (п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Способы сдачи наличности в банк

Сдать в банк сверхлимитный остаток наличных денег можно одним из следующих способов:

• самостоятельно в операционную кассу банка;

• через организацию, входящую в систему Банка России (например, инкассаторскую службу).

Перечень сотрудников, которые могут сдавать наличные деньги в банк, законодательно не установлен. Но целесообразнее, чтобы наличность сдавал кассир, несущий материальную ответственность за ее сохранность.

Услуги по инкассации наличных денежных средств оказывают кредитные организации (п. 1.5 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П).

Документальное оформление сдачи наличности

Независимо от способа сдачи наличности в банк оформите расходный кассовый ордер и внесите запись в кассовую книгу (п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В расходном кассовом ордере, в частности, укажите:

• в строке «Выдать» – фамилию, имя, отчество работника организации, который собрал и передал инкассаторам банка сумку с наличностью;

• в строке «Приложение» – прилагаемые первичные документы, их номера и даты составления.

Такой порядок следует из абзаца 3 пункта 4.6, пункта 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и разъяснен в письме Банка России от 16 октября 2015 г. № 29-1-1-ОЭ/4065.

При сдаче денежных средств непосредственно в кассу банка заполняется объявление на взнос наличными, которое включает в себя три документа:

• объявление;

• квитанцию;

• ордер.

При сдаче денежных средств с помощью инкассаторской службы к приезду инкассаторов кассир (старший кассир) должен подготовить наличную выручку, сложить ее в сумку (выдается банком) и составить:

• препроводительную ведомость;

• накладную к сумке;

• квитанцию к сумке.

Ведомость вкладывается кассиром в сумку с денежной наличностью, которая пломбируется таким образом, чтобы при перевозке ее нельзя было незаметно вскрыть. Накладная и сумка с наличными деньгами передаются инкассатору. Кроме того, кассир (старший кассир) учреждения заполняет явочную карточку.

При приеме сумки инкассатор подписывает квитанцию к сумке и проставляет на ней оттиск штампа. Квитанция остается в организации.

Такой порядок предусмотрен пунктами 4.2, 9.6, 9.7 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.

Кассир банка сверяет фактически переданную сумму с суммой, указанной в объявлении. Если они сходятся, он подписывает каждый документ и отдает сотруднику организации квитанцию. Если суммы расходятся, то объявление на взнос нужно оформить заново – на фактическую сумму. При этом кассир банка перечеркивает ошибочно заполненное объявление на взнос наличными, а на обороте квитанции указывает фактическую сумму и расписывается. Такие правила установлены пунктами 3.4 и 3.5 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.

При обнаружении сомнительной купюры сотрудник банка отправляет ее на экспертизу и составляет:

• акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег;

• ордер по передаче ценностей;

• справку о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков в двух экземплярах.

Такой порядок следует из пунктов 16.1 и 16.2 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.

Если экспертиза подтвердит, что купюра фальшивая, организация должна получить акт экспертизы (код ОКУД – 0402156) (п. 16.10 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П).

Бухучет: сдача в банк выручки

При сдаче денег в банк через кассира (или заменяющего его сотрудника) в бухучете нужно сделать проводку:

Дебет 51 Кредит 50

– сданы в банк денежные средства.

При сдаче денег инкассаторам в бухучете нужно сделать проводку:

Дебет 57 Кредит 50

– сданы в банк денежные средства.

При зачислении денег на расчетный счет делается запись:

Дебет 51 Кредит 57

– зачислены деньги на расчетный счет.

Такой порядок предусмотрен Инструкцией к плану счетов (счета 50, 51, 57).

Бухучет: фальшивые купюры

Если при сдаче наличности в банк обнаружилась фальшивая купюра, то на счете 51 «Расчетный счет» нужно отразить не всю сумму выручки, переданной в банк, а только ее часть – за вычетом нарицательной стоимости сомнительной купюры.

После получения акта экспертизы (код ОКУД – 0402156) о том, что купюра фальшивая, в бухучете нужно сделать проводку:

Дебет 94 Кредит 57

– отражена недостача в размере нарицательной стоимости фальшивой купюры.

Если виновным в наличии фальшивой купюры признан кассир, недостача взыскивается за его счет:

Дебет 73 Кредит 94

– отнесена недостача на кассира;

Дебет 70 (50) Кредит 73

– возмещена кассиром недостача.

Если сотрудник признан невиновным, то недостача включается в состав прочих расходов:

Дебет 91-2 Кредит 94

– списана недостача за счет собственных средств организации.

Порядок действий при обнаружении фальшивых купюр после инкассации и при сдаче наличности непосредственно в кассу банка — одинаковый.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 57, 73, 94).

Затраты, связанные с оплатой инкассаторских услуг, в бухучете включаются в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99):

Дебет 91-2 Кредит 60

– отражены расходы по оплате услуг инкассации;

Дебет 19 Кредит 60

– отражена сумма НДС по услугам инкассации.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 60, 91-2).

ОСНО

При расчете налога на прибыль стоимость услуг по инкассации включите в состав внереализационных расходов (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Суммы недостачи (фальшивых купюр) при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 49 ст. 270 НК РФ). Поскольку в бухучете такие расходы включаются в состав прочих, у организации возникнет постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02).

НДС по услугам инкассации примите к вычету при соблюдении условий, предусмотренных статьями 171 и 172 Налогового кодекса РФ.

УСН

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, затраты на инкассацию уменьшают налоговую базу в составе расходов, связанных с оплатой услуг банка (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Суммы недостачи, возникшие в результате обнаружения фальшивых купюр, не учитываются при расчете единого налога (п. 2 ст. 346.16, ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Такие расходы не являются экономически обоснованными.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет единого налога расходы на оплату услуг инкассации не влияют. Потери от получения фальшивых купюр при расчете ЕНВД также не учитывайте.

ОСНО и ЕНВД

Расходы на инкассацию выручки, полученной в рамках деятельности на общей системе налогообложения, учтите при расчете налога на прибыль. Если инкассируется наличность, полученная от деятельности, облагаемой ЕНВД, расходы на инкассацию при расчете единого налога не учитывайте. Рассчитайте ЕНВД исходя из вмененного дохода (ст. 346.29 НК РФ).

Если в рамках одного договора на инкассацию в банк сдается выручка, полученная от разных видов деятельности, расходы на инкассацию нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре на инкассаторские услуги, также нужно распределить. Распределите НДС пропорционально доле операций, облагаемых этим налогом. Долю операций, облагаемых НДС, определите исходя из стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), облагаемых НДС, в общем объеме отгрузки за налоговый период. Такой порядок предусмотрен в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

НДС, который можно принять к вычету, рассчитайте по формуле:

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).